New Yorkse werkgeversgids voor het implementeren van software voor werknemersmonitoring

Het bestuderen van de wettelijke vereisten zou de eerste stap moeten zijn voor elke werkgever in New York die op zoek is naar implementatie of die momenteel gebruik maakt van software voor werknemerscontrole Federale en staatswetten zijn gericht op het beschermen van werknemersrechten (waaronder het recht op privacy). Ze kunnen aanzienlijke beperkingen opleggen aan de controlepraktijken die bedrijven mogen gebruiken.

Federale wetten

Op federaal niveau is de belangrijkste wet de Electronic Communications Privacy Act (ECPA) van 1986. Volgens deze wet is het opzettelijk onderscheppen van draad-, mondelinge en elektronische communicatie verboden. Er zijn echter twee uitzonderingen voor werkgevers:

• Ze kunnen communicatie controleren als ze een legitiem zakelijk belang hebben (de uitzondering voor zakelijke doeleinden).

• Werkgevers mogen informatie volgen als ten minste één partij bij de communicatie toestemming heeft gegeven (de toestemmingsuitzondering). Idealiter moet deze toestemming expliciet zijn. Hoewel rechtbanken het gebruik van door het bedrijf verstrekte apparaten door een werknemer na de kennisgeving over het volgen vaak interpreteren als impliciete toestemming, is expliciete toestemming altijd een veiligere benadering.

Werkgevers kunnen alleen apparaten en systemen volgen die eigendom zijn van het bedrijf. Als ze persoonlijke communicatie of apparaten willen volgen, kunnen ze dat alleen doen met expliciete toestemming of in het geval van zeldzame uitzonderingen.

De Stored Communications Act (SCA) is een onderdeel van ECPA dat de toegang van werkgevers tot opgeslagen elektronische communicatie regelt. Voorbeelden van dergelijke communicatie zijn e-mails of werkgerelateerde gespreksopnames die zijn opgeslagen op bedrijfsservers. Over het algemeen hebben werkgevers toegang tot opgeslagen communicatie op hun systemen. Voor toegang tot de persoonlijke accounts van een werknemer (zoals privé Gmail) is echter toestemming van de werknemer nodig of een wettelijke basis zoals een bevelschrift.

Wetten van de staat New York

New York heeft een aantal opmerkelijke regels die de federale wet aanvullen. De eerste is de Electronic Monitoring Law (Civil Rights Law Section 52-c), die van kracht werd op 7 mei 2022. Deze wet is van toepassing op alle particuliere werkgevers in het gebied, ongeacht hun grootte, die de elektronische communicatie van werknemers monitoren.

Volgens de wet Elektronisch Toezicht moeten organisaties hun werknemers bij indiensttreding en daarna jaarlijks schriftelijk op de hoogte stellen van het feit dat hun communicatie kan worden gecontroleerd. Werknemers moeten de ontvangst van deze kennisgeving schriftelijk of elektronisch bevestigen. Daarnaast moeten werkgevers deze mededelingen op opvallende plaatsen ophangen waar alle werknemers ze kunnen zien (fysieke posters of elektronische mededelingen op inlogschermen of interne netwerken).

De volgende cruciale regel is de New York Employee Privacy Law, die op 12 maart 2024 van kracht wordt. Volgens deze wet mogen werkgevers werknemers of sollicitanten niet vragen of verplichten om gebruikersnamen, wachtwoorden of andere verificatiegegevens voor persoonlijke accounts (zoals sociale media) vrij te geven. Werkgevers mogen werknemers ook niet vragen om in hun aanwezigheid in te loggen op hun accounts.

Naast deze reeds bestaande regelgeving kan voorgestelde wetgeving de controlepraktijken verder veranderen. In 2023 stelde de senaat van de staat New York wetsvoorstel 7623 voor, dat werkgevers zou verbieden om volledig geautomatiseerde besluitvormingsinstrumenten te gebruiken. Werkgevers zouden deze tools niet kunnen gebruiken om kandidaten te screenen of om andere beslissingen te nemen die van invloed zijn op werkroosters, vergoedingen, disciplinaire maatregelen, prestatiebeoordelingen en andere arbeidsvoorwaarden. In het licht van de snelle ontwikkeling van AI en de mogelijk bevooroordeelde output ervan, zijn dergelijke regels redelijk. Daarnaast stelt Senate Bill 7623 verdere beperkingen voor op het monitoren van de werkplek, zoals het gebruik van de minst indringende methoden, het minimaliseren van gegevensverzameling, proportionaliteit en gedetailleerde informatie over welke gegevens worden verzameld, hoe, wanneer en voor welk doel.

Het effectief implementeren van software voor het monitoren van werknemers gaat verder dan alleen voldoen aan de relevante privacyregelgeving. Werkgevers moeten ook nadenken over de ethische kant van de zaak en de mogelijke effecten van monitoring op het moreel en de motivatie van werknemers. Als we wettelijke vereisten en ethische overwegingen combineren, kunnen we de volgende best practices voor het implementeren van monitoringsoftware opnoemen:

• Wees transparant: wees eerlijk tegen uw werknemers over het bestaan, de aard en het doel van de monitoring. Verkrijg toestemming van uw werknemers voor het volgen, vooral als u hun communicatie volgt.
• Beperk het monitoren tot legitieme zakelijke doeleinden: monitor alleen activiteiten die direct verband houden met uw verklaarde zakelijke doelstellingen, zoals prestatie-evaluatie of het beschermen van handelsgeheimen. Vermijd het monitoren van persoonlijke communicatie van werknemers of gebieden waar werknemers een redelijke verwachting van privacy hebben.
• Minimaliseer het verzamelen van gegevens: verzamel alleen de gegevens die nodig zijn om je bewakingsdoel te bereiken. Hoe minder gevoelige gegevens je verzamelt, hoe kleiner het risico op misbruik of een datalek. Verwijder gegevens die hun doel niet meer dienen.
• Controleer nooit de privéaccounts van werknemers op sociale media en vraag hen nooit om hun gebruikersnamen of wachtwoorden voor hun privéaccounts.
• Vraag om deskundig juridisch advies: het juridische veld kan lastig en veranderlijk zijn. Dit artikel is een algemeen overzicht en onthult mogelijk niet alle fijne kneepjes van de regelgeving in New York en de unieke omstandigheden van jouw bedrijf. Raadpleeg bij twijfel een advocaat die gespecialiseerd is in de arbeidswetgeving van New York om er zeker van te zijn dat uw controleplannen, beleid en implementatiemethoden volledig in overeenstemming zijn met de wet.
• Ontwikkel een uitgebreid monitoringbeleid voor werknemers: dit beleid moet betrekking hebben op de reikwijdte van de verzamelde gegevens, de voorwaarden voor de opslag en het gebruik ervan en de monitoringpraktijken. Het beleid moet direct beschikbaar zijn voor alle werknemers.
• Herzie het beleid regelmatig en werk het bij: Technologie verandert snel en dat geldt ook voor wetten en best practices. Bekijk regelmatig uw controlebeleid en -praktijken om ervoor te zorgen dat ze blijven voldoen aan de huidige federale wetten en wetten van de staat New York en nog steeds hun beoogde doel effectief en ethisch dienen.
• Zorg voor consistentie en non-discriminatie.

Een duidelijk, uitgebreid en goed opgesteld beleid voor het volgen van werknemers is een noodzakelijk onderdeel van het volgen van werknemers. Het maakt de trackingpraktijken duidelijk voor het personeel en de werkgever en minimaliseert potentiële juridische en ethische valkuilen. Het moet de volgende belangrijke onderdelen bevatten:

• Een duidelijke verklaring van het doel van de monitoring
• Reikwijdte van monitoring: welke activiteiten en communicatie worden gevolgd?
• Gebruikte methoden voor bewaking (videobewaking, netwerklogboeken, bewakingssoftware, etc.)
• Beschrijving van hoe de verzamelde gegevens worden gebruikt, hoe lang ze worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft.
• Een duidelijke verklaring dat werknemers geen privacy mogen verwachten bij het gebruik van apparaten, netwerken en systemen die eigendom zijn van het bedrijf, ongeacht of het gebruik werkgerelateerd of privé is
• Naleving van de wet
• Gevolgen van de beleidsovertreding
• Een gedeelte waar werknemers ondertekenen of elektronisch bevestigen dat ze het beleid hebben ontvangen, gelezen en begrepen.

Als de eerste versie van het beleid af is, vraag dan een jurist met ervaring in de arbeidswetgeving van New York om het na te kijken. Zo weet je zeker dat het voldoet aan de huidige staats- en federale regelgeving.

Als het beleid compleet is, verspreid het dan onder de werknemers. Verzamel schriftelijke of elektronische acceptatiebevestigingen van alle werknemers, met name van nieuwe werknemers tijdens het inwerken. Houd deze bevestigingen bij.

Het beleid moet altijd beschikbaar zijn voor alle werknemers. Je kunt het bijvoorbeeld in het personeelshandboek, het bedrijfsintranet of de gemeenschappelijke ruimte zetten.

Vergeet niet om het beleid regelmatig te herzien en aan te passen aan de veranderende technologie en wetgeving.

Het implementeren van werknemersmonitoring in New York vereist zorgvuldige overweging van de federale en strenge staatsregels en het opstellen van een uitgebreid monitoringbeleid. Het geven van prioriteit aan legitieme zakelijke doeleinden, het minimaliseren van gegevens en het inwinnen van juridisch advies zijn essentiële stappen in het creëren van een compliant en ethisch monitoringprogramma waar zowel de werkgever als de werknemers baat bij hebben. Een verantwoorde implementatie is de sleutel tot het effectief inzetten van monitoringtechnologie, het nakomen van wettelijke verplichtingen en het bevorderen van een vertrouwensvolle werkomgeving.