Software voor werknemersbewaking in New Jersey: gegevensbeveiliging en naleving

Het aantal bedrijven dat hun medewerkers in de VS volgt, is aanzienlijk toegenomen door de opkomst van thuiswerken en hybride werken. Bedrijven in New Jersey volgen deze landelijke trend: ze gebruiken trackingtools om de werkefficiëntie te verbeteren en zichzelf te beschermen tegen datalekken en cyberaanvallen. Maar hoe kunnen bedrijven in New Jersey de noodzaak van monitoring in evenwicht brengen met de eisen van databeveiliging en de privacy van hun medewerkers?

Dit artikel onderzoekt deze twee cruciale aspecten en biedt inzichten voor bedrijven in New Jersey die hun strategieën voor werknemersmonitoring willen implementeren of verfijnen. We onderzoeken hoe robuuste cybersecurity en bescherming van persoonsgegevens de basis moeten vormen van elk monitoringprogramma, en waarom een holistische aanpak, waarbij monitoring wordt geïntegreerd met toegangscontrole, niet alleen een goed idee is, maar ook een noodzaak voor uitgebreide beveiliging en compliance.

Monitoring is in essentie meer dan alleen het bijhouden van productiviteit. Deze term omvat ook het beschermen van bedrijfsmiddelen en het verlagen van de risico's op inbreuken en datalekken.

Medewerkersmonitoring is een essentieel onderdeel van elk beveiligingssysteem en beschermt vertrouwelijke gegevens en intellectuele eigendom. Dat is geen verrassing, aangezien fouten van medewerkers 88% van alle datalekken veroorzaken of aanzienlijk verergeren. Gespecialiseerde Data Leakage Prevention (DLP)-software kan ongeautoriseerde toegang tot bestanden, verdachte communicatiepatronen of ongebruikelijk inloggedrag detecteren voordat ze escaleren tot ernstige incidenten.

Gespecialiseerde Data Leakage Prevention (DLP)-software kan ongeautoriseerde toegang tot bestanden, verdachte communicatiepatronen en ongebruikelijk aanmeldgedrag detecteren voordat deze escaleren tot ernstige incidenten.

Controleren of uw organisatie voldoet aan de regelgeving is een ander gebied waarop werknemersmonitoring kan helpen. Zorgaanbieders moeten bijvoorbeeld voldoen aan de HIPAA en financiële instellingen aan de FINRA. Sommige bedrijven in New Jersey moeten mogelijk zelfs rekening houden met de AVG als ze werknemers in Europa hebben. Monitoring creëert een audit trail en waarborgt de verantwoordingsplicht, waardoor het gemakkelijker wordt om naleving aan te tonen.

Managers kunnen monitoringtools gebruiken om werklozen en overbelaste medewerkers op te sporen, werklasten opnieuw toe te wijzen, obstakels aan het licht te brengen en werkprocessen in het algemeen te verbeteren. Het gaat niet om micromanagement - het gaat om het verkrijgen van objectieve informatie en het nemen van effectievere beslissingen.

Maar deze voordelen brengen ook uitdagingen met zich mee. New Jersey kent robuuste arbeidsbescherming; bovendien worden werknemers zich steeds bewuster van hun privacyrechten. Deze factoren zorgen ervoor dat bedrijven voorzichtiger te werk gaan op het gebied van controle. Ze moeten een evenwicht vinden tussen de hoeveelheid noodzakelijk toezicht en respect voor de privacy van werknemers en wettelijke voorschriften.

Medewerkersmonitoring betekent het verzamelen van gegevens, vaak gevoelige gegevens. Zelfs als u alleen de strikt noodzakelijke gegevens verzamelt, kan de resulterende digitale voetafdruk enorm zijn: screenshots, e-mail- en chatlogs, browsegeschiedenis en meer. Het bewaren en beveiligen van de persoonsgegevens van uw medewerkers is een enorme verantwoordelijkheid.

De eerste stap naar verantwoorde gegevensverwerking is bepalen welke gegevens uw organisatie moet verzamelen en waarom. Dit is het principe van dataminimalisatie: alleen de gegevens verzamelen die absoluut noodzakelijk zijn om uw legitieme bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Moet u elke toetsaanslag registreren, of is een overzicht van gebruikte apps voldoende? Moet u uw webgeschiedenis registreren als u de aanwezigheid wilt bijhouden? Door deze vragen vooraf te stellen, kunt u uw bedrijf later problemen besparen.

Zodra de reikwijdte van de benodigde gegevens is gedefinieerd en de monitoring start, wordt de beveiliging van de verzamelde informatie van cruciaal belang. Deze moet niet alleen worden beschermd tegen externe aanvallen, maar ook tegen ongeautoriseerde toegang van binnenuit het bedrijf. De belangrijkste aspecten van bescherming zijn:

1. Versleuteling: De monitoringgegevens moeten worden versleuteld, zowel tijdens de overdracht (met behulp van protocollen zoals TLS/SSL) als bij de opslag op servers (meestal met algoritmen zoals AES-256). Neem contact op met de leverancier van uw software voor personeelsmonitoring om te controleren of de gegevens zowel in rust als tijdens de overdracht worden versleuteld.
2. Toegangscontrole: Wie de verzamelde gegevens ziet, is belangrijk. Uw monitoringsysteem moet strikte rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC) hebben. Dit gebeurt meestal door een beheerdersaccount en verschillende subaccounts aan te maken, bijvoorbeeld zodat managers alleen hun eigen teamgegevens kunnen zien.
3. Veilige opslag: Of u nu kiest voor cloudgebaseerde of on-premise oplossingen, zorg ervoor dat de opslagomgeving veilig is. Dit omvat beveiligde datacenters, regelmatige back-ups en een goed gedefinieerd noodherstelplan.
4. Kwetsbaarheidsbeheer: Geen enkele software is onkwetsbaar. Voer daarom regelmatig beveiligingsaudits en penetratietests uit en werk uw monitoringtool tijdig bij. Deze maatregelen maken het mogelijk om potentiële kwetsbaarheden te patchen voordat ze kunnen worden uitgebuit.

New Jersey heeft, net als veel andere staten, een eigen juridisch landschap met betrekking tot de privacy van werknemers. Hoewel specifiek juridisch advies altijd van een gekwalificeerde advocaat afkomstig moet zijn, zullen we in dit artikel algemene principes bespreken.

In New Jersey lag de nadruk van de regelgeving de laatste jaren vooral op het volgen van voertuigen op de werkplek, elektronische communicatie, videobewaking en het ruimere recht op privacy van werknemers.

Kennisgeving vóór voertuigtracking (Assemblagewet nr. 3950)

Vanaf 18 april 2022 moeten werkgevers in New Jersey hun werknemers schriftelijk op de hoogte stellen voordat ze een elektronisch of mechanisch volgapparaat gebruiken in een voertuig dat door de werknemer wordt gebruikt. Dit geldt ongeacht of het voertuig eigendom is van het bedrijf of van de werknemer.

Elektronische communicatie en bewaking

De New Jersey Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act verbiedt het afluisteren van telefoon- of elektronische communicatie van werknemers, tenzij ten minste één partij toestemming geeft. Werkgevers verkrijgen deze toestemming doorgaans via personeelsbeleid of -handboeken.

Hoewel werknemers enige verwachting van privacy hebben, is monitoring vaak toegestaan als werknemers op de hoogte zijn gesteld en de monitoring een legitiem zakelijk doel dient.

Videobewaking

Organisaties kunnen werknemers in gemeenschappelijke ruimtes, zoals kantoren, monitoren. Maar videobewaking is ten strengste verboden op plaatsen waar werknemers privacy verwachten, zoals toiletten of kleedkamers.

De wet vereist niet altijd dat werknemers worden geïnformeerd over videobewaking. Werkgevers wordt echter wel aangeraden dit wel te doen.

Monitoring van e-mail, internetgebruik en computeractiviteit

Werkgevers mogen wettelijk toezicht houden op het computergebruik van hun werknemers, inclusief internetten en e-mailen, als er een duidelijk gecommuniceerd beleid is.

Persoonlijke sociale media-accounts

Sommige werkgevers menen dat ze het recht hebben om het online gedrag van hun werknemers buiten werktijd te monitoren of zelfs toegang te vragen tot hun persoonlijke accounts. Dit is echter ten strengste verboden volgens de wet van New Jersey.

Zoals we zien, zijn transparantie en een duidelijk monitoringbeleid de sleutel tot naleving van de meeste wettelijke vereisten. Een goed geschreven en goed gecommuniceerd beleid kan misverstanden voorkomen, verwachtingen managen en zelfs juridische verdediging bieden bij vragen.

Stel u uw beveiligingssystemen niet voor als geïsoleerde eilanden, maar als een verbonden, intelligent netwerk. Dit is de kracht van het integreren van medewerkersmonitoring met uw toegangscontrolesystemen. U kunt de rapporten van de monitoringsoftware koppelen aan gegevens van fysieke toegangssystemen (zoals badgelezers en biometrische scanners) en logische toegangssystemen (zoals netwerklogins en applicatiemachtigingen). Zo creëert u een werkelijk uniforme verdediging.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

De uniforme aanpak heeft belangrijke voordelen, zoals:

1. Betere detectie van bedreigingen dankzij het correleren van gegevens uit verschillende bronnen
2. Snellere identificatie van de bron en de omvang van de inbreuk
3. Geautomatiseerde beleidshandhaving
4. Eén enkel, geconsolideerd overzicht van de activiteiten van werknemers voor naleving en onderzoeken
5. Door één centraal systeem te beheren in plaats van meerdere, losstaande systemen, wordt de administratieve belasting aanzienlijk verminderd.

Om deze naadloze integratie te bereiken is een zorgvuldige planning vereist:

1. API's: De door u gekozen oplossingen voor bewaking en toegangscontrole moeten open API's (Application Programming Interfaces) hebben en voldoen aan de industrienormen om een soepele gegevensuitwisseling mogelijk te maken.
2. Datasynchronisatie: Data moet in realtime of bijna realtime tussen systemen stromen om effectief te zijn. Vertragingen kunnen beveiligingslekken veroorzaken.
3. Schaalbaarheid: Naarmate uw bedrijf in New Jersey groeit, moet uw geïntegreerde beveiligingsoplossing mee kunnen schalen en ruimte bieden aan meer werknemers, locaties en datapunten, zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties.
4. Integraties: Geef prioriteit aan oplossingen van leveranciers die actief integratie met andere beveiligingsplatforms promoten en ondersteunen.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Wees altijd open en eerlijk tegenover uw medewerkers over monitoring - transparantie moet uw prioriteit zijn. Medewerkers moeten weten waarom ze worden gemonitord, welke activiteiten de software registreert, wie hun gegevens kan inzien en welke rechten ze hebben. De antwoorden op deze vragen moeten ook worden vastgelegd in een duidelijk monitoringbeleid. Dit beleid moet te allen tijde gemakkelijk toegankelijk zijn.

Monitoringmethoden kunnen en moeten in de loop van de tijd worden aangepast. Regelgeving en het beleid van uw organisatie veranderen, en oudere methoden voor monitoring worden minder effectief. Daarom is het belangrijk om uw monitoringmethoden regelmatig te evalueren en te controleren of ze voldoen aan de vereisten en effectief zijn. Houd de oorspronkelijke doelstellingen in gedachten. Monitoring moet altijd in verhouding staan tot uw monitoringdoelen, zonder te opdringerig te worden.

Tot slot moeten medewerkers worden getraind in gegevensbeveiliging in het algemeen. Een goed geïnformeerd personeelsbestand is uw eerste verdedigingslinie.

Tegenwoordig is werknemersmonitoring meer dan alleen een tool voor prestatiemanagement. Het is een belangrijk onderdeel van het beveiligingssysteem van het bedrijf en een compliancetool.

Medewerkersmonitoring kan nog beter werken als deze geïntegreerd is met toegangscontrolesystemen. Maar ongeacht hoe het wordt gebruikt, moet het transparant worden gebruikt en de verzamelde monitoringgegevens moeten goed worden beveiligd. Voor leiders die monitoring willen implementeren of al gebruiken: raadpleeg juridische experts en cybersecurity-experts, investeer in veilige, schaalbare oplossingen en communiceer altijd helder en empathisch. Goed uitgevoerd, versterkt medewerkersmonitoring uw organisatie, zowel operationeel als cultureel.

Laten we verder kijken dan toezicht dat wordt gedreven door angst en overstappen op intelligent, geïntegreerd en respectvol toezicht.