Computers van werknemers controleren: 5 gratis tools voor kleine bedrijven

De populariteit van software voor het monitoren van werknemers is op zijn hoogtepunt - 96% van bedrijven op afstand maakt er gebruik van en 85% van de werknemers in persoon is onderworpen aan een of andere vorm van monitoring. 81% van de bedrijven die volgsoftware implementeerden, zagen de prestaties van hun werknemers toenemen. Volgsoftware kan de activiteiten van werknemers registreren en analyseren en productiviteitsproblemen helpen identificeren en aanpakken. Hierdoor kunnen werkgevers deze problemen in een vroeg stadium aanpakken en de kosten verlagen die gepaard gaan met productiviteitsverlies, personeelsverloop en wettelijke aansprakelijkheid.

Verzamelde productiviteitsgegevens kunnen hiaten in de kennis blootleggen, waardoor gerichte opleidings- en ontwikkelingsprogramma's kunnen worden opgesteld.

Tot slot kan het monitoren van de computeractiviteiten van werknemers helpen bij het detecteren en voorkomen van beveiligingsrisico's, zoals onbevoegde toegang of inbreuken op gegevens.

De voordelen van het monitoren van werknemerscomputers zijn moeilijk te onderschatten: het aanpakken van productiviteits- en beveiligingsproblemen is van vitaal belang voor bedrijven van elke omvang. Terwijl grotere bedrijven meer middelen hebben om een geschikte oplossing te kiezen, kunnen kleine bedrijven zich vaak geen software voor werknemersmonitoring veroorloven vanwege de hoge licentie- en operationele kosten en de complexe implementatie.

Dit artikel geeft een overzicht van vijf gratis of betaalbare tools voor het monitoren van de activiteiten van werknemers op computers die geschikt zijn voor kleine bedrijven.

CleverControl is een geavanceerde oplossing voor het monitoren van het computergebruik van werknemers. De basisfunctionaliteit omvat keylogging, screenshots, het bijhouden van internetactiviteiten en zoekopdrachten, het bijhouden van het gebruik van sociale media, het vastleggen van klembordgebeurtenissen en printertaken, webcam- en geluidsbewaking en nog veel meer. De software biedt ook functionaliteit voor tijdregistratie. Het houdt automatisch de aanwezigheid bij en registreert het begin en einde van de werkdag, het totaal aantal werkuren en de actieve/actieve tijd per werknemer, team of het hele bedrijf.

CleverControl analyseert vervolgens de verzamelde gegevens en presenteert productiviteitsstatistieken: werktijd, dynamiek in het gebruik van applicaties, web en sociale media, meest gebruikte sites en apps, en meer. De onlangs toegevoegde AI Scoring-functie schat de prestaties van elke werknemer in en markeert onproductieve patronen met behulp van kunstmatige intelligentie.

Met CleverControl kunt u de schermen van uw werknemers in realtime in de gaten houden - u kunt streams van hun computers bekijken alsof u er zelf bij zit. Het programma kan ook video streamen van de webcam van de computer, waardoor het een eenvoudig maar effectief bewakingssysteem wordt.

Tot de geavanceerde functies van CleverControl behoren schermopname, gespreksopname en gezichtsherkenning.

Je kunt gegevensrapporten ontvangen op je online dashboard, die je kunt downloaden om ze offline te bekijken. Daarnaast kun je dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse rapporten per e-mail plannen.

CleverControl is perfect voor kleine bedrijven omdat de oplossing een combinatie is van uitgebreide controle van werknemers, tijdregistratie en basisfunctionaliteit voor gegevensbescherming. Hierdoor kunnen bedrijven een alles-in-één trackingoplossing krijgen, besparen op softwarekosten en kostbare middelen inzetten voor groei en ontwikkeling.

De oplossing biedt een gratis proefversie van 14 dagen, betaalbare prijzen vanaf $4,70 per pc per maand en kortingen.

Voordelen

• Allesomvattende software voor gedetailleerde controle van computergebruik en aanwezigheid van werknemers

• Eenvoudige en snelle installatie vereist geen technische kennis

• Gebruiksvriendelijke interface en flexibele externe instellingen

• Meerdere beheerders-subaccounts met lager machtigingsniveau

• Zelfcontrole: werknemers kunnen hun productiviteitsstatistieken bekijken en analyseren

• Site blokkering

• Beschikbaar voor Windows en macOS

• Betaalbare prijzen en kortingen

Nadelen

• Geen gratis plan

DeskTime is tijdregistratiesoftware die is ontworpen om de productiviteit te verhogen en de workflow te verbeteren, geschikt voor bedrijven van alle groottes en individuen. Het houdt automatisch alle computeractiviteiten bij, waardoor het invullen van urenstaten en rapporten niet meer nodig is. Als het werk offline gaat - bijvoorbeeld een teamvergadering of een lunch met een klant - kan de werknemer dit handmatig toevoegen aan het rapport om ervoor te zorgen dat deze tijd wordt verantwoord. Managers kunnen afwezigheden van medewerkers plannen, zoals vakanties, vrije dagen, ziekteverlof, enz. en deze in de kalender markeren voor een snel overzicht.

Met DeskTime kunnen managers diensten plannen en werknemers laten weten wanneer ze moeten werken en voor hoeveel uur. Werknemers kunnen ook shiftaanvragen indienen met voorkeursdata en -tijden.

De functies van DeskTime zijn niet beperkt tot alleen tijdregistratie - de software registreert websites en apps die werknemers gedurende de dag gebruiken, met tijdstempels en gebruiksduur. Elke website of app wordt gemarkeerd als productief, neutraal of onproductief. Op basis van deze gegevens geeft het programma individuele prestatiestatistieken, zoals de totale hoeveelheid productieve tijd en productiviteits- en effectiviteitsniveaus. Deze rapporten helpen om toppresteerders en luilakken te onthullen.

Bovendien kan DeskTime schermafbeeldingen en de namen van de documenten, e-mailonderwerpregels, Slack-kanaalnamen, enz. vastleggen en precies bijhouden hoeveel tijd er in elk project en elke taak gaat zitten. Zo weet je zeker dat iedereen zich op zijn taken concentreert.

Rapporten worden in realtime bijgewerkt en kunnen worden gedownload voor archivering of verdere analyse. De tool kan integreren met populaire projectbeheer- en kalenderapps, zoals Trello, Jira, Google Calendar en meer.

De gratis versie van DeskTime is beperkt tot tijd, apps en URL rekken. Volledige functionaliteit kost je vanaf $7 per gebruiker per maand.

Voordelen

• Nauwkeurige automatische urenstaten vereenvoudigen de salarisadministratie

• Bijhouden hoeveel tijd er aan een taak of project wordt besteed

• Integraties van projectbeheer- en agendasoftware

Nadelen

• De gratis versie heeft beperkte functies en is mogelijk niet geschikt voor teams

• De volledige versie kan duur zijn

• Gebrek aan gedetailleerde tracering van werknemersactiviteiten

Traqq is een andere oplossing voor tijdregistratie die geschikt is voor particulieren en bedrijven van elke grootte. De functionaliteit omvat automatische en handmatige tijdsregistratie, registratie van actieve en inactieve tijd en werktijdstatistieken. Traqq stuurt herinneringen naar werknemers die vergeten hun timer aan of uit te zetten zodat ze geen factureerbare uren missen.

Traqq analyseert de activiteitsniveaus van elke werknemer gedurende de dag door muisbewegingen en toetsaanslagen bij te houden. Het toont de dagelijkse activiteitsgegevens als een kleurgecodeerde grafiek waarbij groen staat voor uren met veel activiteit, geel voor normale activiteit en rood voor uren met weinig activiteit. Met deze grafiek kunt u de productiviteit van uw werknemers in één oogopslag volgen, pieken en dalen zien en de redenen voor de daling analyseren.

Traqq waarschuwt werknemers als ze lange tijd niet werken om ze weer op de rails te krijgen. Omgekeerd, als een werknemer overwerkt, zal Traqq hem eraan herinneren een pauze te nemen om een burn-out te voorkomen.

De software biedt basisbewaking van de activiteiten van werknemers op de computer. Het registreert alle apps en websites waar de werknemer meer dan 10 seconden op doorbrengt en toont elke 15 minuten de top 3 apps en websites. Alle activiteit wordt weergegeven als een cirkeldiagram met kleurcodering en de lijst met top 10 sites en apps.

Traqq maakt het mogelijk om het monitoren te beperken tot specifieke dagen en uren. Deze functie werkt het beste voor werknemers op afstand die op persoonlijke apparaten werken en hun privacy willen behouden. Het voorkomt ook ongeoorloofd overwerk en helpt een burn-out van werknemers te voorkomen.

Alle tijd- en activiteitenrapporten zijn beschikbaar op het online dashboard, waar ze kunnen worden bekeken, gedownload en gedeeld via e-mail. Je kunt de gegevens delen met meerdere managers of werknemers, zodat ze hun prestaties kunnen analyseren en evalueren.

Alle functies van Traqq zijn gratis beschikbaar voor maximaal drie seats. Grotere teams kunnen een Premium plan krijgen voor $7 per gebruiker/maand.

Voordelen

• Gedetailleerde urenstaten met productiviteitsdynamiek

• Offline tijdregistratie

• Ondersteunt Windows, macOS en Linux

• Meerdere subaccounts voor beheerders met verschillende machtigingsniveaus

Nadelen

• Houdt de computeractiviteiten van werknemers niet in detail in de gaten

• Geen integraties met software voor projectbeheer en budgettering

ActivTrak is een privacygericht bewakingssysteem dat een diepgaande analyse van productiviteitspatronen biedt. Het verzamelt beperkte gegevens over het gebruik van apps en websites door werknemers, zoals de naam van de app/site, de duur, URL's en optionele schermafbeeldingen. ActivTrak registreert geen daadwerkelijke toetsaanslagen, videobeelden van een scherm of webcam, of andere details van gebruikersactiviteiten. De verzamelde gegevens worden gecategoriseerd als productief/onproductief, focus/multitasking, e-mail/vergaderen/sociale media, enz. en geanalyseerd door het systeem. Als resultaat zie je gedetailleerde grafieken van verschillende productiviteitsaspecten, zoals productieve tijd, focus-uren en multitasking-uren. Je kunt deze statistieken vergelijken tussen teams en onderbenutte en overbelaste teams blootleggen. Met de statistieken kun je de productiviteitsdynamiek onderzoeken en de invloed die extern of hybride werken heeft, afleidingen, werkpatronen en werknemers die op het randje van een burn-out staan.

ActivTrak heeft flexibele instellingen, zodat je handmatig activiteiten kunt categoriseren als productief/niet-productief, en productiviteitsdoelen en schema's kunt instellen om monitoring buiten werktijd te vermijden.

ActivTrak is gratis voor maximaal drie gebruikers, maar de functies zijn beperkt tot het bijhouden van tijd, apps en website-activiteiten. Als je de productiviteit van medewerkers wilt bijhouden en volledige inzichten wilt ontvangen, kun je kiezen uit verschillende plannen vanaf $10 per gebruiker per maand.

Voordelen

• Diepgaande AI-gebaseerde productiviteitsanalyse

• Integraties met zakelijke apps en agenda-apps van derden

• Levert meetbare ROI in een paar weken

• Focus op de privacy van werknemers en verzamelde gegevensbeveiliging

Nadelen

• De interface en statistieken zijn ingewikkeld en verwarrend voor veel gebruikers

• Biedt geen gedetailleerde rapporten van gebruikersacties, waardoor medewerkers activiteiten kunnen vervalsen

WorkTime is een computercontrolesoftware voor werknemers met functies voor het bijhouden van tijd en productiviteit. Het kan inlog- en uitlogtijden registreren, aanwezigheid bijhouden met een uitsplitsing naar werk op afstand en op kantoor, actieve/actieve tijd en overuren bijhouden en heeft zelfs een aanwezigheids leaderboard! Deze functies helpen bij het opsporen van gebruikelijke laatkomers en vroege vertrekkers, het opsporen en voorkomen van fraude met overuren en het handhaven van discipline op kantoor.

WorkTime heeft een basisfunctie voor het monitoren van de productiviteit van werknemers. Het registreert alle gebruikte applicaties en bezochte websites, categoriseert ze als productief of onproductief en biedt een productiviteitsrapport dat in realtime wordt bijgewerkt. Andere rapporten geven een overzicht van de meest gebruikte sociale netwerken, URL's en werknemers die de meeste tijd online doorbrengen met de duur van het gebruik. Rapporten over internetgebruik kunnen statistieken tonen per werknemer, afdeling of het hele bedrijf.

Het monitoren van de tijd die wordt besteed aan online vergaderingen is een interessante functie die inzicht geeft in hoeveel werktijd ze in beslag nemen en hoe ze de productiviteit beïnvloeden. Als gevolg daarvan kunt u de vergaderpraktijken optimaliseren, de onnodige gesprekken verwijderen en de noodzakelijke gesprekken effectiever maken.

De gratis versie van WorkTime is beschikbaar voor maximaal drie werknemers. Deze versie biedt beperkte rapporten over app- en webgebruik, logboeken en activiteitenoverzichten. De gegevens worden twee weken bewaard en slechts één beheerder heeft toegang. Meer functies zijn beschikbaar in Basic, Premium en Enterprise plannen, vanaf $6,99 per werknemer/maand.

Voordelen

• Tijd-, productiviteits- en aanwezigheidsstatistieken met klassementen

• Site blokkering

• Detecteert werknemers die op vacaturesites zoeken

• Afleidingsscore

Nadelen

• Interface-ontwerp kan worden verbeterd

• Interface-ontwerp kan worden verbeterd

Het monitoren van de computeractiviteit van werknemers kan niet alleen de productiviteit verhogen, maar ook duidelijk maken waar werktijd naartoe gaat. Door te analyseren hoe het personeel hun werktijd indeelt, afleidingen en ineffectief gebruik van bronnen bloot te leggen, kunnen kleine bedrijven efficiënte processen ontwikkelen, experimenteren met workflows en de beste patronen kiezen.

Het monitoren van werknemers levert de meeste waarde op als het open en transparant wordt geïmplementeerd. Het team moet weten welke informatie wordt verzameld en waarom. De productiviteitsrapporten moeten worden gebruikt om werknemers te ondersteunen, hun zwakke plekken bloot te leggen en te adviseren hoe ze zich kunnen verbeteren, niet om ze te straffen. Deze eenvoudige praktijken helpen onnodige stress, vertrouwen en privacyproblemen te voorkomen.