Gebruikershandleiding voor CleverControl

Een account aanmaken

Volg deze eenvoudige stappen om CleverControl te gaan gebruiken:

1. Registreer een account via https://dashboard.clevercontrol.com/register of klik op de knop Gratis proefversie rechtsboven op de website.
2. Geef uw naam, telefoonnummer, bedrijfsnaam en een geldig e-mailadres op.
3. Maak een wachtwoord voor uw account.
4. Klik op de knop Sign Up om de registratie te voltooien.

Computers aan het account toevoegen

Om een computer te gaan monitoren, moet u de CleverControl-agent op die computer downloaden en installeren.

1. Meld u aan bij uw CleverControl-account met de knop Aanmelden. Na de registratie toont het dashboard instructies voor het toevoegen van de eerste computer.
2. Download het installatieprogramma voor het vereiste besturingssysteem. U kunt het rechtstreeks downloaden op de computer die u wilt monitoren of de juiste downloadlink voor Windows of macOS kopiëren en naar de persoon sturen die verantwoordelijk is voor de installatie.
3. Belangrijk: Installeer CleverControl alleen op de computers die u wilt monitoren. Installeer de agent niet op de computer van de beheerder, tenzij ook die computer moet worden gemonitord.
4. Schakel vóór de installatie tijdelijk de antivirussoftware op de doelcomputer uit.

5. Pak het gedownloade installatieprogramma uit, voer het uit en volg de instructies op het scherm. Het installatieproces verschilt enigszins per besturingssysteem. Raadpleeg de juiste handleiding voor de gedetailleerde stappen:

   • Installatiehandleiding voor Windows
   • Installatiehandleiding voor macOS
6. Na voltooiing van de installatie maakt het programma automatisch verbinding met uw CleverControl-account. Het kan 5–10 minuten duren voordat de nieuwe computer op het dashboard verschijnt.

Als u later meer computers wilt toevoegen, gebruikt u de knop Computers of + Add New Computer in uw CleverControl-account en herhaalt u de bovenstaande stappen op elke computer die u wilt toevoegen.

Activiteitsrapporten bekijken

Alle geregistreerde activiteitsgegevens zijn beschikbaar in uw onlineaccount. Voor eenvoudigere navigatie is de informatie onderverdeeld in verschillende categorieën, zoals Screenshots, Visited Websites en andere. De meeste van deze categorieën vindt u in het gedeelte Events Log .

Om de gedetailleerde activiteit van een gebruiker in chronologische volgorde te bekijken, gaat u naar Events Log het tabblad Events Log en selecteert u All Events op dit tabblad.

Voor een overzicht van de activiteit van alle gebruikers gaat u naar het tabblad Summary . Standaard wordt hier samengevatte informatie voor alle verbonden computers weergegeven.

Als u zich op specifieke medewerkers of computers wilt richten, gebruikt u het filter All Computers bovenaan de pagina.

Pas de periode van het overzicht zo nodig aan met het tijdfilter.

Gegevens exporteren uit het dashboard

Gegevens exporteren uit het CleverControl-dashboard is eenvoudig. Volg deze stappen:

1. Ga naar het tabblad Reports op het dashboard.
2. Klik op de knop Request New Report om de export te starten.

3. Pas het rapport aan. Selecteer in de opties:

   • De specifieke periode die het rapport moet bestrijken.
   • De gebruiker of gebruikers van wie u de gegevens wilt opnemen.
   • De soorten gebeurtenissen die in het rapport moeten worden opgenomen, zoals alle gebeurtenissen, schermafbeeldingen, bezochte webpagina's en meer.
   

4. Kies het rapportformaat. Er zijn twee opties:

   • CSV Report: bevat tekstuele informatie, zoals websitegeschiedenis en zoekopdrachten.
   • Smart Report: bevat tekst- en medialogs, zoals schermafbeeldingen. Smart-rapporten worden gedownload als .zip-bestand en moeten worden uitgepakt met een gratis programma, zoals 7-Zip.

5. Downloaden en controleren:

   • Klik na het kiezen van het gewenste formaat op de knop voor het betreffende rapporttype.
   • Het rapport is binnen enkele minuten gereed. Zodra het is aangemaakt, kunt u het vanaf dezelfde pagina downloaden.
   • Houd er rekening mee dat CSV- en Smart-rapporten geen activiteitsoverzichten of grafieken met gebruikersstatistieken bevatten.

Monitoringinstellingen wijzigen

U kunt de instellingen van CleverControl aanpassen aan uw behoeften en kiezen welke soorten activiteit het programma moet registreren.

De computerinstellingen openen

1. Klik op uw e-mailadres rechtsboven op het dashboard.
2. Selecteer Computers in het vervolgkeuzemenu.

Verbonden computers beheren

U ziet een lijst met alle computers die met uw account zijn verbonden. Op deze pagina kunt u:

• De naam van een computer of gebruiker bewerken door op het potloodpictogram naast de naam te klikken.
• De monitoring voor de hele computer of voor afzonderlijke gebruikers starten of stoppen.
• Extra functies in- of uitschakelen, zoals schermopname, gespreksopname en zelfmonitoring.
• Een computer van het dashboard verwijderen door op het prullenbakpictogram te klikken. Deze handeling verwijdert CleverControl niet van de computer.

De instellingen van een specifieke computer configureren

Klik voor meer gedetailleerde instellingen op Setup Computer onder de naam van de computer.

De instellingen zijn verdeeld in twee hoofdgedeelten:

Device Info

In dit gedeelte worden gegevens weergegeven over het besturingssysteem van de computer en de geïnstalleerde versie van de CleverControl-agent.

U kunt ook geselecteerde soorten opgeslagen logs verwijderen of het programma op afstand stoppen door op Remote Uninstall te klikken.

Houd er rekening mee dat Remote Uninstall de CleverControl-agent niet van de gemonitorde computer verwijdert. Hiermee wordt alleen de monitoring gestopt en kan de agent geen nieuwe gegevens meer verzenden. Om het programma volledig te verwijderen, moet u het rechtstreeks op de gemonitorde computer verwijderen.

Met de instelling User Activity kunt u bepalen hoe lang een gebruiker inactief moet zijn voordat die periode in de logs en statistieken als inactiviteit wordt geregistreerd. Kortere perioden worden niet als inactieve tijd meegerekend.

Monitoring Control

Dit gedeelte bevat de meeste beschikbare monitoringinstellingen.

Hier kunt u Clipboard monitoring, Screenshots, Screen recording, Call recording en andere opties voor het registreren van activiteit in- of uitschakelen.

Als er meerdere microfoons op de computer zijn aangesloten, kunt u ook selecteren welke microfoon CleverControl moet gebruiken voor scherm- en gespreksopname.

Computers in groepen indelen

Door meerdere verbonden computers in groepen in te delen, worden ze eenvoudiger te beheren. Volg deze stappen:

1. Groepsbeheer openen:

   • Klik op uw e-mailadres rechtsboven in het scherm.
   • Selecteer in het vervolgkeuzemenu Groups.

2. Een nieuwe groep maken:

   • Klik om een nieuwe groep te maken op Add new group .
   • Voer een naam voor de groep in.
   • Selecteer de computers die u aan de groep wilt toevoegen.
   • Als u eerder groepen hebt aangemaakt, kunt u de schakelaar Computers without groups gebruiken om computers te vinden die nog niet aan een groep zijn toegewezen.

Subaccounts aanmaken

Als u meerdere afdelingen of teams binnen één CleverControl-account monitort, kunt u subaccounts aanmaken voor afdelingshoofden, teamleiders of andere bevoegde medewerkers.

De toegang van elk subaccount kan worden beperkt tot specifieke computergroepen. Zo kunnen managers alleen de activiteit bekijken van medewerkers voor wie zij verantwoordelijk zijn, zonder toegang tot gegevens van andere afdelingen.

Door de toegang op deze manier te beperken, helpt u ook de privacy te beschermen en aan nalevingsvereisten te voldoen, omdat medewerkersgegevens alleen beschikbaar zijn voor bevoegde personen die deze voor hun werk nodig hebben.

Houd er rekening mee dat subaccounts beperkte rechten hebben. Gebruikers van subaccounts kunnen monitoringgegevens bekijken, maar kunnen de monitoringinstellingen van verbonden computers niet wijzigen.

Een subaccount aanmaken:

1. Maak eerst een computergroep aan en voeg de computers toe waartoe de team- of afdelingsmanager toegang moet hebben.

2. Open het tabblad Access Rights bovenaan het dashboard en klik op + Add a subaccount.

   

3. Voer het e-mailadres en de functie van de manager in. Selecteer vervolgens de computergroep of computergroepen waartoe de manager toegang moet hebben en klik op Save.

   
4. Nadat het subaccount is aangemaakt, kopieert u de link voor het opnieuw instellen van het wachtwoord en stuurt u deze naar de manager. De manager kan deze link gebruiken om een veilig wachtwoord aan te maken en zich bij het subaccount aan te melden.

5. U kunt bestaande subaccounts beheren op de pagina Access Rights. Op deze pagina kunt u:

   • Het e-mailadres of de functie van het subaccount wijzigen.
   • Computergroepen toevoegen of verwijderen.
   • Het subaccount verwijderen wanneer het niet meer nodig is.

Het programma verwijderen

Volg voor het verwijderen van CleverControl de instructies voor het besturingssysteem van de gemonitorde computer:

• Windows
• macOS