Hoe u vertrouwelijke informatie van werknemers kunt beschermen: regels en oplossingen

Uw bedrijf verzamelt veel gevoelige werknemersinformatie, waaronder burgerservicenummers, medische gegevens, geboortedata en dagelijkse activiteiten op werkcomputers. Het beschermen van deze gegevens is niet alleen een kwestie van ethiek en vertrouwen; een datalek heeft aanzienlijke juridische en financiële gevolgen.

Dus, hoe beveiligt u vertrouwelijke informatie van uw medewerkers? Begin met het identificeren van alle gevoelige gegevens, van de voor de hand liggende, zoals persoonlijke identificatiegegevens, tot de vaak over het hoofd geziene gegevens, zoals analyses van medewerkersmonitoring. Vervolgens bouwt u uw beveiligingssysteem. Dit betekent het handhaven van strikte toegangslimieten, het versleutelen van gegevens en het transformeren van uw personeel van een potentiële kwetsbaarheid tot uw eerste verdedigingslinie door middel van consistente training.

De weg naar robuuste gegevensbescherming is systematisch. Laten we de essentiële categorieën informatie waarvoor u verantwoordelijk bent, het wettelijk kader dat de bescherming van deze gegevens vereist, en de praktische, uitvoerbare oplossingen die u helpen deze te beveiligen, ontdekken.

Voordat u uw verdediging opbouwt, moet u eerst het gebied in kaart brengen. Wat is precies vertrouwelijke informatie over werknemers? Meestal beschouwen we het als persoonlijk identificeerbare gegevens, zoals een burgerservicenummer of bankrekeninggegevens. Gevoelige informatie gaat in de praktijk echter veel verder dan deze grenzen.

Denk verder dan het personeelsdossier. U creëert gevoelige gegevens gedurende het hele dienstverband van een persoon, van het sollicitatiegesprek tot het laatste exitgesprek. Deze gegevens kunnen worden gecategoriseerd in:

Persoonlijk identificeerbare informatie (PII)

Dit zijn enkele van de meest gevoelige gegevens die een persoon kunnen identificeren. Als ze gecompromitteerd worden, kan dit leiden tot identiteitsdiefstal en andere ernstige gevolgen. Dit is de ononderhandelbare lijst met te beschermen gegevens:

• Socialezekerheidsnummers
• Huisadres en persoonlijke contactgegevens
• Geboortedatum
• Bankgegevens voor salarisadministratie
• Burgerlijke staat en gegevens over afhankelijken

Werkgegevens

Op het eerste gezicht lijken deze gegevens misschien niet zo belangrijk, maar de vertrouwelijkheid ervan is essentieel voor het behoud van eerlijkheid en vertrouwen. Werkgeversgegevens zijn:

• Sollicitaties en cv's
• Interviewnotities
• Arbeidsovereenkomsten
• Prestatiebeoordelingen, disciplinaire maatregelen en formele waarschuwingen.
• Beëindigingsdocumenten en ontslagbrieven.

Financiële gegevens

Voor veel werknemers is dit misschien wel het meest gevoelige onderwerp. Deze informatie moet uiterst zorgvuldig worden beschermd om interne conflicten en externe aanvallen te voorkomen.

• Salaris
• Loongegevens
• Bonussen
• Stimulerende beloning
• Aanmeldingsformulieren voor uitkeringen (ziektekosten-, tandarts- en levensverzekering)
• Gegevens en bijdragen van pensioenplanrekeningen

Gezondheids- en medische informatie

Voor deze categorie gelden strenge regels, die per land kunnen verschillen. Hieronder vallen onder andere:

• Verlofverklaringen en medische documentatie
• Registraties van redelijke aanpassingen
• Claimdossiers voor werknemerscompensatie
• Resultaten van drugstesten en medische onderzoeksrapporten
• Doktersverklaringen ingeleverd bij afwezigheid

Een belangrijke best practice, die vaak wettelijk verplicht is, is om deze gegevens op te slaan in een apart, beveiligd medisch dossier, volledig gescheiden van het algemene personeelsdossier.

Onderzoeksgegevens

Onderzoeken naar intimidatie, discriminatie of ander wangedrag leveren zeer gevoelige gegevens op. Als deze gegevens in gevaar komen, kunnen ze niet alleen het onderzoek, maar ook de bedrijfscultuur verstoren en juridische gevolgen hebben. Onderzoeksgegevens zijn:

• Schriftelijke klachtenverklaringen
• Aantekeningen en samenvattingen van getuigenverhoren
• Verzameld bewijsmateriaal (e-mails, rapporten)
• Eindrapporten en conclusies van het onderzoek

Gegevens over werknemersmonitoring

De gegevens die door monitoringsoftware worden verzameld, vormen een gedetailleerd digitaal profiel van uw medewerker. Behandel deze gegevens met dezelfde ernst als een personeelsdossier.

• Toetsaanslaglogboeken en websitegebruikgeschiedenis
• Schermafbeeldingen en activiteitsniveaus
• GPS-locatiegegevens van bedrijfsvoertuigen of -apparaten
• E-mail- en communicatiemetadata

Veel van de bovengenoemde soorten vertrouwelijke werknemersinformatie worden beschermd door specifieke wetten of regelgeving. De reikwijdte van de bescherming verschilt echter per rechtsgebied en per land. In de Verenigde Staten moeten werkgevers bijvoorbeeld voldoen aan de Americans with Disabilities Act (ADA), die vereist dat medische informatie van werknemers vertrouwelijk wordt behandeld en apart wordt bewaard van algemene personeelsdossiers.

Andere opvallende regelingen zijn:

• De Family and Medical Leave Act (FMLA). Deze wet bepaalt dat medische verklaringen en details met betrekking tot het verlof van een werknemer vertrouwelijk moeten blijven.
• De Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA). Deze wet beschermt de genetische informatie en medische familiegeschiedenis van werknemers.
• De Fair Credit Reporting Act (FCRA). Wanneer werkgevers antecedentenonderzoek uitvoeren voor beslissingen over het in dienst nemen van personeel, legt deze regelgeving hen strenge verplichtingen op.

Bovendien hebben sommige staten uitgebreide privacywetten aangenomen. Een voorbeeld is de California Consumer Privacy Act (CCPA/CPRA), die extra rechten en bescherming biedt aan werknemersgegevens in die regio's.

In Europa is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) de belangrijkste privacyregelgeving. Elke organisatie in de EU die persoonsgegevens verwerkt (inclusief vertrouwelijke gegevens van werknemers), moet zich aan verschillende belangrijke principes houden: een wettelijke basis voor de verwerking, dataminimalisatie, gegevensbescherming en respect voor de rechten van individuen.

Als uw personeelsbestand verspreid is over meerdere rechtsgebieden, moet u rekening houden met de privacywetgeving in elk van deze rechtsgebieden. Een one-size-fits-all-aanpak is een recept voor falende naleving. Het is verstandig om een ​​juridisch expert te raadplegen die gespecialiseerd is in de arbeids- en gegevensprivacywetgeving van elk land waar u actief bent. Dit kan potentiële juridische problemen helpen voorkomen.

Dus, hoe beschermt u vertrouwelijke gegevens van werknemers? We stellen vijf pijlers voor waarop u een solide gegevensbeschermingssysteem kunt bouwen.

Gegevensbescherming begint met toewijding. Een uitgebreid gegevensbeveiligingsbeleid vormt de basis van uw organisatie voor informatieverwerking.

Wat te doen:

• Stel een duidelijk en volledig document op. Het moet vertrouwelijke informatie nauwkeurig definiëren, duidelijke procedures voor de afhandeling beschrijven en de concrete gevolgen van inbreuken schetsen.
• Zorg voor ondertekende overeenkomsten. Dit maakt het beleid voor gegevensverwerking persoonlijk. Door het beleid te ondertekenen, wordt een algemene regel een persoonlijke inzet van elke medewerker, waarvoor hij of zij verantwoordelijk is.

Een database zonder toegangscontrole is als een huis met alle deuren open. In een solide gegevensbeschermingssysteem mag niemand toegang hebben tot gegevens, tenzij zijn/haar functie dat vereist.

Wat te doen:

• Implementeer rolgebaseerde toegangscontrole. Creëer subaccounts in uw HR-systemen, software voor personeelsmonitoring en andere gegevensopslagsystemen, zodat managers en HR-medewerkers alleen de informatie kunnen zien die ze absoluut nodig hebben. Het marketingteam heeft niets te zoeken in de salarisadministratie, net zoals de boekhouding geen roadmap voor productontwikkeling nodig heeft.
• Verwaarloos de fysieke wereld niet. Voor elk afgesloten digitaal bestand zou er een bijbehorende afgesloten archiefkast moeten zijn. Beheer sleutels nauwgezet. De meest geavanceerde encryptie is nutteloos als iemand er zomaar met een papieren map vandoor kan gaan.
• Houd toegangslogboeken bij voor gegevensopslagsystemen. Weten wie wanneer toegang heeft gehad tot wat, creëert een waardevol audittrail.

U moet altijd vertrouwelijke informatie van werknemers beschermen, ongeacht hoe deze wordt opgeslagen en gebruikt: op een server, per e-mail verzonden of in een map op het bureau van de manager.

Wat te doen:

• Versleutel alle gevoelige gegevens. Behandel versleuteling als standaardstatus voor alle vertrouwelijke informatie van medewerkers, zowel op uw apparaten als tijdens verzending via uw netwerk.
• Gebruik multifactorauthenticatie. Wachtwoorden bieden op zichzelf geen volledige bescherming meer. Multifactorauthenticatie vereist een tweede identiteitsbewijs en voegt een extra beveiligingslaag toe. Het is een gratis en effectieve manier om potentiële risico's te verlagen.
• Voer een clean desk policy in. Hoe verrassend het ook mag lijken, een rommelige werkplek of een ontgrendelde computer biedt een uitstekende kans op een datalek. Een simpele regel – alle documenten beveiligen en uitloggen voordat u weggaat – vormt uw eerste verdedigingslinie en kan beveiligingsrisico's aanzienlijk verminderen.
• Trek een harde grens voor persoonlijke apparaten. Het gemak van het gebruik van een persoonlijke telefoon of laptop voor werk is een Trojaans paard. Verbied het. Je hebt geen controle over welke potentieel onveilige apps werknemers op hun apparaat installeren of aan wie ze het apparaat uitlenen.

Technologie kan veel, maar het kan het menselijk oordeel niet vervangen. Je team is óf je sterkste schild, óf je zwakste schakel. Training maakt het verschil.

Wat te doen:

• Maak van de training een verhaal, geen preek. Laat de slides met opsommingstekens achterwege. Gebruik echte verhalen om medewerkers te leren hoe ze een slimme phishingmail kunnen herkennen of een manipulatief social engineering-gesprek kunnen weerstaan. Verbind de verbanden tussen hun acties en de veiligheid van het bedrijf.
• Herhaal, versterk, herinner. Training in beveiliging zou geen eenmalige gebeurtenis moeten zijn. Het zou een reeks regelmatige sessies moeten zijn (bijvoorbeeld per kwartaal of per jaar). Waakzaamheid vervaagt zonder versterking.
• Democratiseer verantwoordelijkheid. Beschouw gegevensbescherming als een collectieve missie, een gedeelde plicht, en dan zul je slagen.

Gegevens hebben een levensduur. Het negeren van de laatste fase – veilige vernietiging – is als het zorgvuldig opsluiten van een document in een kluis en vervolgens de sleutel uit het raam gooien.

Wat te doen:

• Vernietig papier met een doel. Gooi documenten niet zomaar in de papierbak. Snijd ze in stukken en versnipper ze. Zorg ervoor dat vernietigingsbakken net zo gangbaar zijn als prullenbakken in ruimtes waar gevoelige documenten worden verwerkt.
• Delete data for good. Dragging a file to your computer's trash bin does not erase it. It just hides it. Use digital "shredding" software that overwrites the information, making it truly unrecoverable.
• Beheers de kunst van het redigeren. Als het document dat u wilt delen vertrouwelijke informatie van werknemers bevat die niet zichtbaar mag zijn, kunt u deze informatie redigeren. Voor fysieke kopieën kunt u een zwarte stift gebruiken, voor elektronische documenten kunt u speciale AI-gestuurde redigeringstools gebruiken.

Bedreigingen evolueren voortdurend. Ondanks uw beste inspanningen zullen er incidenten plaatsvinden. Een robuuste gegevensbeschermingsstrategie kan deze incidenten minimaliseren en een actieplan voorstellen in geval van een inbreuk.

Controleer ten eerste regelmatig uw controles. Een regel die niet wordt gehandhaafd, wordt al snel een regel die er niet toe doet. Consistentie in verantwoording is wat een beleidsdocument onderscheidt van een operationele realiteit.

Second, create a breach response plan. It is not a matter of if the breach will happen; it is a matter of when. A breach response plan is a clear set of actionable steps that will make employees act in the right moment instead of panicking.

Uw plan moet beschrijven hoe u de schade kunt beperken, de impact kunt inschatten, aan wettelijke meldingsplichten kunt voldoen en, cruciaal, de kwetsbaarheid kunt verhelpen. Wanneer elke seconde telt, is dit plan uw kompas.

Het beschermen van vertrouwelijke werknemersinformatie is een voortdurende inspanning. Het vereist het implementeren van uitgebreide beveiligingsmaatregelen voor alle gevoelige informatie, inclusief informatie die verder gaat dan de gebruikelijke persoonlijk identificeerbare gegevens, en het opstellen van een robuust plan voor het reageren op inbreuken. Door dit te doen, vinkt u niet alleen een compliance-vakje aan - u creëert een veiligere, beter beveiligde werkplek voor iedereen.