Hoe het internetgebruik van werknemers controleren?

De digitale wereld draagt bij aan vele ontwikkelingen in ons leven. Het heeft geen zin om te ontkennen dat de vooruitgang van de geavanceerde IT-technologieën mensen aanmoedigt om te corresponderen. Iedereen streeft ernaar iets nieuws te creëren, te ontwikkelen, te ontwerpen. Online toezicht is ook voortdurend in ontwikkeling. Zakenmensen stellen zich vragen over hoe ze de productiviteit van elk personeelslid kunnen verhogen. Als gevolg daarvan zijn er innovatieve technologieën ontwikkeld, zoals software voor het monitoren van werknemers. Het artikel van vandaag behandelt de basis van een van de bewakingsfuncties voor werknemers - internetgebruik.

Het online bijhouden van het internetgebruik van werknemers is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om de activiteiten van werknemers tijdens werktijd te controleren en vast te leggen. De belangrijkste doelen zijn

1. ervoor zorgen dat het bedrijfsbeleid wordt nageleefd
2. productiviteit verhogen
3. beschermen tegen beveiligingsrisico's

De bescherming tegen veiligheidsrisico's betekent het bijhouden van bezochte websites, de tijd die online wordt doorgebracht en het gebruik van bandbreedte.

ScienceDirect , een vooraanstaand platform voor peer-reviewed wetenschappelijke literatuur, heeft onderzoek uitgevoerd en komt tot de volgende conclusie:

"Werknemers besteden ongeveer 2 uur per dag aan cyberloafing (d.w.z. het gebruik van internet op het werk voor niet-werkgerelateerde doeleinden), wat organisaties bijna 85 miljard dollar per jaar kost."

Als gevolg hiervan heeft al in 2001 80% van alle bedrijven wereldwijd het internetgebruik van hun werknemers gecontroleerd, zoals bevestigd door de American Management Association . Vanaf dat moment is de situatie niet fundamenteel veranderd: een iets hoger percentage bedrijven gebruikt deze of gene software voor het monitoren van werknemers om hun productiviteit te verhogen. Volgens het onderzoek van Spiceworks , 80% van de bedrijven hanteert ook een privacybeleid dat gebruikers informeert dat ze gemonitord kunnen worden tijdens het gebruik van bedrijfsnetwerken, -apparaten en -services.

Het controleren van het internetgebruik van werknemers is alleen gerechtvaardigd binnen het kader van de werkuren. Zolang bedrijven en hun administratief personeel geen inbreuk maken op de wettelijke rechten van werknemers, waarom zouden ze dan geen gebruik maken van dergelijke innovatieve producten?

Er zijn natuurlijk veel redenen waarom bedrijven deze functie gebruiken. Maar we hebben de belangrijkste gevonden:

• Productiviteit: Deze softwarefunctie helpt om de niet-werkgerelateerde activiteiten op kantoor bijna uit te sluiten. Zoals we al hebben vermeld, besteedt bijna elke werknemer 2 uur per dag aan cyberloafing. Dergelijke software voor het monitoren van internetgebruik maakt controle over het werkproces mogelijk en verhoogt de algehele productiviteit.
• Beveiliging: De controle over het internetgebruik helpt om de gevoelige gegevens van het bedrijf te beschermen tegen cyberdiefstal. Bovendien is het verboden om toegang te krijgen tot malware en schadelijke websites.
• Optimalisatie van bronnen: Door het bandbreedtegebruik bij te houden, kunnen bedrijven netwerkbronnen beter beheren. Dit garandeert dan weer dat kritieke bedrijfsactiviteiten de nodige bandbreedte krijgen en niet vertraagd worden door niet-essentieel gebruik.
• Risicobeheer: Deze optie helpt risico's te beperken door ongepast of onveilig gedrag, zoals de toegang tot verboden inhoud, te identificeren en aan te pakken. Het niet voorkomen van dergelijk gedrag kan leiden tot juridische problemen of de reputatie van het bedrijf schaden.

De eerste - installatie van agenten: Installeer eerst de agent op de doelapparaten - pc's, laptops, tablets. Deze softwareprogramma's werken zonder overbelasting. Het legt internetactiviteiten vast zonder het normale pc-gebruik te verstoren. De geïnstalleerde agent verzamelt het volgende:

• Bezochte websites
• Lopende applicaties en gebruiksduur
• Geüploade of gedownloade bestanden
• Toetsaanslagen en tekst op het scherm
• Screenshots

Tweede stap - verzameling en opslag van gegevens: Binnen de aangegeven tijdspanne stuurt de software de ontvangen gegevens naar de gekozen on-cloud opslag. De informatie die door de websurfmonitor van de werknemer wordt overgedragen, kan van twee types zijn: geanonimiseerd en geassocieerd. Deze gegevens worden goed gecodeerd en veilig opgeslagen. Ze zijn alleen toegankelijk voor bevoegde managers.

De derde stap - rapportage en analyse: Veel software voor werknemersmonitoring biedt realtime dashboards. Deze dashboards geven de lopende activiteiten van werknemers weer. Deze dashboards kunnen de huidige actieve gebruikers weergeven: welke applicaties of websites worden gebruikt. Het geeft ook productiviteitsniveaus weer. Dergelijke dashboards zijn niet de enige manier om de ontvangen gegevens te analyseren. De gerapporteerde gegevens omvatten:

• Activiteitenlogboeken
• Gebruik van toepassingen
• Website categoriseren
• Software voor tijdregistratie

Er zijn ook extra functies zoals realtime monitoring, meldingen en waarschuwingen, gebruikersblokkering en productiviteitsoptimalisatie. In een notendop biedt software toegang tot de gegevens die nodig zijn om bij te dragen aan de productiviteit van werknemers.

Er zijn veel mogelijkheden om het internetgebruik onder controle te krijgen. Software voor werknemerscontrole biedt zo'n mogelijkheid. Als voorbeeld nemen we CleverControl met zijn belangrijkste softwareproducten. Laten we eens diep kijken naar wat de industrie ons biedt.

Remote monitoring software is onderverdeeld in twee verschillende functies. Ze zijn monitoring op afstand via beveiligde webaccounts en realtime live monitoring. Laten we eens kijken naar de belangrijkste functies.

Bewaking op afstand via beveiligde webaccounts biedt dus de volgende mogelijkheden:

• Hoe je werkplek van minuut tot minuut verandert
• Welke taken ontstaan en nemen de eerste plaats in
• Welke unieke ideeën worden geuit en besproken

Als we het hebben over real-time live monitoring, impliceren we dat het administratieve personeel toegang mag krijgen tot het volgende dat op de pc van een werknemer is geïnstalleerd:

• toepassingen
• websites
• bestanden
• berichten
• e-mails.

Maar vergeet niet dat elke werknemer het wettelijke recht heeft om te weten of hij/zij wordt gevolgd. De wetten en regels met betrekking tot dit gebruik veranderen voortdurend. Meer informatie en bewust zijn. Maar in het algemeen, zoals gezegd door HR DIVE , 68% van de managers is ervan overtuigd dat monitoring de prestaties verbetert, maar anderen zijn het daar niet mee eens.

Wat er nog meer beschikbaar is op CleverControl en andere platforms:

• Keylogger
• Screenshots
• Bewaking van verwijderbare opslagapparaten (USB, HDD, SD)
• Controle over afdrukken

Met Keylogger kun je bijvoorbeeld direct zien welke tekst een werknemer schrijft en kun je toetsaanslagen in elke toepassing opnemen. Daarnaast kun je controleren op ongewenste waarschuwingswoorden in de toetsaanslagen van werknemers.

Elk van de genoemde functies is gericht op het beperken van het internetgebruik voor niet-werkgerelateerde activiteiten.

Wat gebruiken bedrijven nog meer om de internetactiviteiten en het internetgebruik van werknemers te controleren? Video- en audiocontrole omvatten gezichtsherkenning, snapshots, geluidsopnames via de microfoon, webcamvideo. Je baas kan sociale media controleren als die voor zakelijke doeleinden worden gebruikt.

Alle genoemde softwaremogelijkheden laten zien dat zakenmensen ernaar streven om de productiviteit zoveel mogelijk te verhogen vanwege de toegenomen cyberloafing.

Dat is het zeker! De wetten en regels hangen af van het land of de staat waarin je woont. Laten we eens kijken in welke landen het absoluut legaal is om het internetgebruik van werknemers te controleren.

De Verenigde Staten, bevestigd door de Electronic Communications Privacy Act van 1986, mogen software voor het monitoren van werknemers gebruiken. Maar er is een belangrijke kanttekening, de wetten kunnen per staat verschillen. Sommige Amerikaanse staten vereisen dat bedrijven elk personeelslid op de hoogte brengen van het feit dat hij of zij gemonitord wordt.

De Europese Unie, met landen als Spanje, Frankrijk en Duitsland, heeft geen strikte regels met betrekking tot het artikel. De EU neemt als basis de Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR). Volgens deze regeling moet de inlener een werknemer op de hoogte brengen voordat er software wordt geïnstalleerd.

Als de informatie binnen de wettelijke kaders wordt ontvangen, kan deze worden gecontroleerd, geregistreerd en geanalyseerd.

China houdt bijvoorbeeld toezicht op het internetgebruik van werknemers. Het toezicht wordt beschermd en gereguleerd door de voorschriften van 1994 over veiligheid en bescherming van computerinformatiesystemen en de bestuursregels van 1997 over veiligheid en bescherming van internationale verbindingen via computerinformatienetwerken. Elke werkgever moet het personeel laten weten welke software wordt gebruikt om dergelijke gegevens te verzamelen.

Veelvoorkomende uitdagingen zijn:

• Privacy
• Wettelijke naleving
• Werknemersmoreel
• Technische implementatie
• Overbelasting van gegevens
• Kosten

In het geval van hybride of op afstand werken, is het mogelijk om dezelfde softwaretools te gebruiken die we hierboven hebben genoemd. Verbied de toegang tot de computers van software voor het monitoren van werknemers.

Ja, veel bedrijven monitoren en registreren het verkeer dat door hun netwerk gaat voor juridische en veiligheidsdoeleinden. Als je WiFi voor persoonlijke doeleinden gebruikt, worden deze gegevens waarschijnlijk opgenomen. Omdat ze enige tijd worden opgeslagen, kunnen ze ook worden geanalyseerd.

Je kunt de bandbreedte van het netwerk van werknemers controleren met behulp van tools voor netwerkbewaking. Deze houden het bandbreedtegebruik bij, identificeren bronnen met veel verkeer en analyseren de gegevensstroom over je netwerk.

We gaan de belangrijkste conclusies trekken uit bovenstaande tekst:

1. In de meeste gevallen is het legaal om het internetgebruik te monitoren. Natuurlijk hangt het af van de regelgeving van het land, maar toch is het mogelijk om dergelijke software te gebruiken.
2. In veel landen moet een werkgever werknemers op de hoogte brengen van deze software-installatie.
3. Er zijn veel tools, functies en subfuncties om werkgevers te helpen bij het controleren van de activiteiten van hun personeel.
4. Het kost weinig tijd om een agent op de doel-pc of een ander apparaat te installeren en de eerste records te verkrijgen.
5. Het belangrijkste doel van een dergelijke controle is om het aantal niet-werkgerelateerde activiteiten te verminderen. Met andere woorden, de productiviteit van werknemers zal aanzienlijk worden verbeterd.