Hoe kiest u een tijdregistratiesysteem dat bij u past?

Het kiezen van het juiste bewakingssysteem voor werknemers is geen taak die lichtvaardig moet worden opgevat. Uw opties variëren van gratis tot hoogwaardige systemen, elk met zijn voor- en nadelen. Het is belangrijk dat u begrijpt wat deze systemen te bieden hebben, hoe ze zich verhouden tot elkaar, in hoeverre ze aansluiten bij uw bedrijfspraktijken, en vooral, hoeveel ze kosten naarmate het bedrijf groeit.

De keuze van het verkeerde systeem kan ernstige gevolgen hebben, zoals hoge kosten, lage productiviteit en lage ROI. In het ergste geval kunnen er juridische problemen ontstaan door niet-naleving - waardoor het economische en reputatierisico van de keuze voor het verkeerde systeem nog groter wordt.

Dit roept de vraag op - hoe kiest u het juiste controlesysteem voor uw bedrijf? In dit artikel bespreken we de taxonomie van personeelsbewakingssystemen en geven we een gedetailleerd overzicht van hun mogelijkheden en hun toepasbaarheid op uw bedrijf.

Daarom is hier een stap-voor-stap gids om u op weg te helpen.

Begin met een grondig onderzoek van uw bedrijfsvoering - de manier waarop u werkt, de eisen die u stelt en de manieren waarop u kunt schalen. Aan de hand daarvan kunt u beslissen welk systeem voor werknemersbewaking het beste bij u past. Als er bijvoorbeeld een toename is van werknemersfraude en u de interne controles wilt verbeteren, zult u waarschijnlijk op zoek zijn naar een systeem dat op dit gebied waarde toevoegt.

Dit is waarschijnlijk de belangrijkste stap bij het kiezen van het juiste personeelsbewakingssysteem voor uw bedrijf. Zodra u uw bedrijfsbehoeften hebt beoordeeld, moet u een criterium kunnen opstellen waarmee u de waarde van het ene systeem boven het andere kunt kwantificeren. Het is belangrijk dat u elk systeem objectief evalueert, zonder vooroordelen. In onze ervaring moet u het systeem toetsen aan drie fundamentele aspecten:

De functionaliteit van een bepaald systeem verwijst naar het gemak waarmee het het bedrijf kan ondersteunen bij het bereiken van zijn kerndoelstellingen. Met andere woorden, het is de kleinste gemene deler van wat een bedrijf kan verwachten van een personeelsmonitoringsysteem. Daartoe omvat functionaliteit de volgende kenmerken:

• Schaalbaarheid: Een systeem is schaalbaar als het groei kan ondersteunen zonder dat dure upgrades nodig zijn.

• Uitvoerbaarheid: Hoe minder omslachtig en betrokken het proces van installatie, instelling en gebruikersopleiding, hoe meer u uw totale kosten kunt verlagen.

• Integratiemogelijkheden: Een systeem is geïntegreerd als het gemakkelijk met andere systemen kan worden geïntegreerd, zodat belangrijke bedrijfsfuncties niet in het gedrang komen.

• Compatibiliteit: Het juiste systeem moet compatibel zijn met de nieuwste Windows- en Mac OS X-versies. Compatibiliteit met mobiele besturingssystemen (Android en iOS) is een extra voordeel voor bedrijven die onderweg toegang tot hun systemen willen of sociale media, internetberichten, enz. willen controleren.

• Bruikbaarheid: De interface van een systeem moet eenvoudig, intuïtief en gemakkelijk te navigeren zijn, zodat u snel de juiste zakelijke beslissingen kunt nemen.

• Analytics: Het systeem moet nuttige analyses bieden, idealiter in real time, om u te helpen uw personeel beter te begrijpen.

Van webpagina tot applicatiebewaking, sociale activiteit tot AV (audio-video) controle en gegevensback-up, de functies omvatten alles op het pakket. Meer diepgaand zijn hier de functies die u moet zoeken in een bewakingssysteem voor werknemers:

Toezicht op afstand

In het post-pandemische tijdperk, waarin een hybride werkcultuur de norm is, is het belangrijk dat werkgevers hun werknemers op afstand kunnen controleren via een beveiligd webaccount. Dit is vooral belangrijk in het licht van de toenemende inbraken op endpoints. Een recent Onderzoek van het Ponemon Instituut schetste dat ongeveer 68% van de organisaties te lijden had onder endpointaanvallen die hun gegevens en infrastructuur in gevaar brachten. Het is daarom noodzakelijk om de activiteiten van werknemers op afstand in real-time te controleren.

Real-time gegevensverzameling

Directe toegang tot real-time gegevens zorgt ervoor dat u tijdig beslissingen kunt nemen, de risico's van bedrijfsverstoringen kunt minimaliseren en potentiële problemen kunt identificeren voordat ze escaleren. Een voorbeeld hiervan is CleverControl Companion - een mobiele app waarmee bedrijven naadloos real-time info uit de systemen van werknemers kunnen verzamelen en bekijken.

Veelzijdige opnamefunctionaliteit

Keylogging, screenshots, monitoring van verwijderbare apparaten, monitoring van chatberichten en GPS-tracking zijn slechts enkele voorbeelden van de veelzijdige functies die een systeem voor werknemersmonitoring kan bieden. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat deze functies aan uw behoeften voldoen, aangezien dit de zaken zijn die u uiteindelijk helpen uw werknemers in de gaten te houden en de interne controles te verbeteren.

Audio- en videosurveillance

De mogelijkheid om videobeelden op afstand te monitoren kan voor veel bedrijven een revolutie betekenen. Snapshots, geluidsopnames van microfoons en webcam video-opnames kunnen veel informatie opleveren over het gedrag van werknemers, waardoor werkgevers over de kennis beschikken om betere beslissingen te nemen. Dat gezegd zijnde, is het van vitaal belang dat u rekening houdt met de juridische en privacy-implicaties van uw controlepraktijken. Laten we daar in de volgende paragraaf dieper op ingaan.

Tijdregistratie

Systemen voor het monitoren van werknemers worden steeds vaker uitgebreid met functies voor tijdregistratie. De mogelijkheid om de productiviteit van werknemers in real time te volgen, kan u helpen de prestaties van uw werknemers te volgen en te meten, verbeterpunten te ontdekken en u uiteindelijk een voorsprong te geven op de concurrentie. Het bijhouden van de tijd van werknemers is met name relevant voor bedrijven die hun operationele efficiëntie willen verbeteren, fraude willen elimineren en factureringsprocessen willen stroomlijnen.

Denk aan het geval van overwerkclaims; die kunnen worden voorkomen wanneer werknemers bewust worden gemaakt van de noodzaak om hun toegewezen tijd te verantwoorden. Met andere woorden, bedrijven kunnen hun payrollprocessen stroomlijnen door het integreren van tijdregistratie-analyses. En niet te vergeten de productiviteitsverbeteringen die kunnen worden bereikt wanneer real-time monitoring wordt gekoppeld aan het bijhouden van de tijd van werknemers. Het systeem kan werkgevers inzicht verschaffen in de dynamiek van de werkplek, van aanmelden tot afmelden en het opsporen van inactieve tijd, en een wezenlijke bijdrage leveren aan het wegwerken van knelpunten, het aanpakken van productiviteitsproblemen en het automatiseren van bedrijfsprocessen.

Het is belangrijk dat u uw beleid inzake werknemerscontrole en de juridische gevolgen van uw keuzes begrijpt. De wetten in de verschillende landen en regio's verschillen, waarbij sommige strenger zijn dan andere. In Europa, bijvoorbeeld, legt de General Data Protection Regulation (GDPR) de regels vast voor bedrijven die persoonlijke gegevens van hun werknemers willen verzamelen en analyseren. Evenzo mogen werkgevers in de Verenigde Staten op grond van de Electronic Communications Privacy Act van 1986 toezicht houden als zij daarvoor een legitieme reden hebben.

Houd daartoe deze dingen in gedachten:

• Beoordeel de wettelijke vereisten van uw staat.

• Zorg ervoor dat het controlesysteem dat u kiest wettelijk in orde is, d.w.z. dat de leverancier van de controledienst geregistreerd is bij de bevoegde regelgevende instanties in uw land.

• Zorg dat werknemers schriftelijk of per e-mail bevestigen dat zij uw beleid hebben gelezen en begrepen (indien vereist).

• Een doeltreffend reactiemechanisme voor klachten van werknemers paraat hebben.

• Vraag om juridisch advies in geval van twijfel of onduidelijkheid.

Nu u uw zakelijke behoeften hebt beoordeeld en uw criteria hebt vastgesteld, moet u overgaan tot de volgende stap: het selecteren van het juiste personeelsbewakingssysteem. Voor uw gemak hebben we de vijf meest prominente controlesystemen opgesomd op basis van de tests die we erop hebben uitgevoerd.

Clever Control is een geavanceerd systeem voor werknemersproductiviteit en is gespecialiseerd in het bijhouden van activiteiten en werktijden. Met een scala aan functies, waaronder webcam, stem- en tekstopname, e-mail en social media monitoring, is het perfect geschikt voor assemblagelijnwerkgevers en bedrijven waar werknemers in real-time moeten worden gevolgd. Bovendien is het installatieproces eenvoudig, is het dashboard uitzonderlijk gebruiksvriendelijk en zijn de rapportagemogelijkheden uitgebreid. De oplossing kan worden aangepast aan uw bedrijfsbehoeften en is beschikbaar voor een gratis proef.

Met name de CleverControl Companion app biedt een groot aantal flexibele functies en functionaliteiten, waardoor het de ideale keuze is voor werkplekken die werknemers in real time willen controleren. Hij is intuïtief en interactief en kan worden aangepast aan uw bedrijfsbehoeften. Wat opvalt is de mogelijkheid om kennis over de real-time activiteiten, actieve tijd en inactieve tijd van gebruikers te faciliteren. Dit laatste is met name relevant voor bedrijven die de operationele efficiëntie willen stroomlijnen, belemmeringen in de workflow willen elimineren en de productiviteit willen maximaliseren.

Insightful verkoopt zichzelf als een platform voor personeelsanalyse en productiviteit, en terecht. De tool, verwant aan Clever Control, biedt een scala aan functies voor werknemerscontrole, tijdregistratie en automatische tijdsindeling. Insightful onderscheidt zich, zoals de naam al aangeeft, door zijn rapportagemogelijkheden, want het biedt inzicht in de details van de activiteiten van de werknemer - met behulp van velden als inactieve tijd, meest gebruikte apps, enz. Het is echter een beetje duurder.

Daarnaast helpt Insightful bedrijven om hun tijd met betrekking tot het uitvoeren van projecten te optimaliseren. Het doet dit door werkgevers in staat te stellen de tijd te volgen die wordt besteed aan elke taak, app, website, enz. Dergelijke gedetailleerde inzichten, gekoppeld aan een Kanban-bordfunctie voor projectbeheer, stellen werkgevers in staat zich te concentreren op de belangrijkste taken, tijdverspilling tegen te gaan en de algehele productiviteit te verhogen.

CurrentWare is een controlesysteem met een expliciete nadruk op het beveiligen van de systemen tegen bedreigingen van binnenuit. Bovendien stelt het systeem u in staat de activiteiten van mensen in uw netwerk op afstand te controleren - een uitstekende functie voor werkgevers met veel werknemers op afstand. Het enige nadeel is dat de verschillende capaciteitsmodules afzonderlijk moeten worden aangeschaft. Zo moeten de drie modules BrowseReporter (computerbewaking), BrowseControl (webfiltering) en AccessPatrol (USB-controle en DLP) afzonderlijk worden aangeschaft. Aan de andere kant kan dit voordelig zijn voor bedrijven met zeer specifieke eisen.

ActivTrak geniet de voorkeur vanwege de real-time activiteitenregistratie, waarmee het systeem het gedrag van werknemers in real-time kan volgen en registreren. Maar wat opvalt aan de tool is zijn vermogen om acties aan te sturen in plaats van alleen maar gegevens te verzamelen en te visualiseren. En dit verbetert de werkgeverservaring, om nog maar te zwijgen van de algemene efficiëntie van het bedrijf, door het papierwerk te verminderen. De bedrijfsoplossingen van ActivTrak zijn een beetje duur; er is echter een gratis versie, dus u hoeft geen cent te betalen totdat u tevreden bent met het systeem.

Net als Insightful beschikt ActivTrak over een uitgebreide tijdregistratiefunctie, waarmee werkgevers productiviteitsverschillen over de dag, week en maand kunnen bekijken. ActivTrak stelt werkgevers met name ook in staat om flexibele schema's in te stellen voor het beoordelen van de activiteiten van organisatorische entiteiten. Dit kunnen freelancers, contractwerkers of andere externe dienstverleners zijn die het bedrijf in dienst heeft.

Misschien wel een van de populairste controlesystemen op deze lijst. Teramind is gespecialiseerd in eindpuntbeveiliging en gegevensbescherming. Een van de beste kenmerken van dit controlesysteem is de analyse van het gebruikersgedrag, waardoor werkgevers inzicht krijgen in de gedragspatronen van hun werknemers en dienovereenkomstig kunnen reageren. Bovendien biedt het de bedrijven voldoende ondersteuning voor een effectief beheer van beleid en regels, dankzij out-of-the-box regelsjablonen. Teramind is echter niet geschikt voor elk klein bedrijf en is beter geschikt voor veel bredere instellingen.

Elk bedrijf heeft unieke behoeften, dus het is belangrijk dat u niet te veel betaalt voor iets dat u niet nodig hebt. Zorg er dus voor dat u vóór de aankoop een grondige due diligence uitvoert en zoeken naar een controlesysteem die aan uw behoeften kunnen voldoen. Als u eenmaal een product hebt gekozen, kijk dan uit naar een demo voordat u de knoop doorhakt.