Hoe een bedrijf 1,5 miljoen dollar kan besparen met CleverControl: Een Praktijkvoorbeeld

Tegen het einde van 2021, na de wereldwijde pandemie en een moeilijke periode van werken op afstand, merkte een grote leverancier van bedrijfsoplossingen een wijdverspreide afname van de productiviteit onder zijn 800 medewerkers. Maar zonder een objectieve en allesomvattende monitoringoplossing was het moeilijk om de precieze omvang te bepalen en strategieën uit te werken om dit tegen te gaan. Toen de werknemers geleidelijk terugkeerden naar hun kantoren, realiseerde de directie zich dat er dringend behoefte was aan een robuust monitoringsysteem. Ze kozen voor CleverControl, een allesomvattende software voor de controle van de werknemers. De implementatie van CleverControl bleek het beslissende keerpunt voor het bedrijf. De oplossing verhoogde niet alleen de productiviteit van de werknemers maar resulteerde ook in aanzienlijke besparingen van ongeveer 1,5 miljoen dollar voor het jaar. Hier is een gedetailleerd verslag van hun reis.

De kern van het streven van het bedrijf naar verbeterde efficiëntie was het streven om de productiviteit van de werknemers te controleren, inefficiënte patronen of afleidingen te identificeren en effectieve corrigerende maatregelen te implementeren. Na slechts een paar weken CleverControl te hebben ingezet, kwam aan het licht dat werknemers maar liefst 35% van hun werktijd verspilden aan onproductieve activiteiten, zoals surfen op sociale media en shoppingwebsites of langdurige pauzes.

De werknemers gaven toe dat ze een gebrek aan discipline hadden na het thuiswerken, waar ze op elk moment konden pauzeren om te ontspannen of zichzelf te vermaken. Het management waarschuwde de afdelingshoofden en spoorde de werknemers aan om aan hun discipline en productiviteit te werken. Het resultaat was dat de onproductieve tijd werd teruggebracht tot een veel gezondere 13%. Door deze drastische vermindering van verspilde tijd bespaarde het bedrijf ongeveer $1.411.000 aan productiviteitskosten.

De functionaliteit van CleverControl strekt zich uit tot het registreren van alle programma's die op de bewaakte computers zijn geïnstalleerd. Het kan bijhouden wanneer elk programma wordt gestart en afgesloten, programma-activiteit analyseren en de meest gebruikte toepassingen markeren. Controle wees uit dat werknemers de professionele softwarelicenties en -abonnementen die het bedrijf ter beschikking stelde niet volledig gebruikten. In andere gevallen vroegen werknemers om specifieke software of betaalde abonnementen, maar lieten deze na aanschaf inactief.

Het bedrijf had het werkelijke softwaregebruik of de automatische facturering niet nauwkeurig genoeg gecontroleerd, waardoor het management zich niet bewust was van de verspilling. Aangemoedigd door de onthullende inzichten van CleverControl nam het bedrijf de nodige stappen om ongebruikte abonnementen op te zeggen en onderbenutte licenties te beperken, wat resulteerde in een besparing van ongeveer $20.000.

In een tijdperk waarin papierloos werken de duurzame keuze is, hield het bedrijf, net als maar liefst 90% van de bedrijven, de printkosten niet bij. Doorgaans onderschatten dergelijke bedrijven hun werkelijke kosten met gemiddeld 40%. CleverControl, met zijn printerbewakingsfunctie, houdt printertaken bij met tijdstempels en de gebruiker die de afdruk heeft geïnitieerd. In combinatie met schermafbeeldingen en logboeken voor schermopnamen geven deze gegevens waardevolle inzichten in de printgewoonten van werknemers.

Tijdens het controleproces merkten afdelingshoofden op dat werknemers vaak persoonlijke bestanden die niets met het werk te maken hadden, afdrukten met behulp van kantoorapparatuur. Anderen kozen ervoor om documenten af te drukken voor de traditionele papieren beoordeling en aantekeningen, zelfs als er digitale alternatieven beschikbaar waren. Bovendien waren werknemers geneigd om extra kopieën af te drukken 'voor het geval dat', die onvermijdelijk ongebruikt bleven.

Het management begon met het verbieden van elk misbruik van kantoorprinters voor persoonlijke doeleinden. Inzichten uit de gegevens van CleverControl inspireerden het bedrijf om te beginnen met het uitwerken van papierloze bewustwordingsinitiatieven en de werknemers aan te moedigen tot een meer digitaal gerichte aanpak. Deze initiatieven verminderden de printkosten met 20%, waardoor het bedrijf een indrukwekkende $117.000 bespaarde.

Het streven van het bedrijf om de productiviteit te verhogen en onnodige kosten te verlagen door middel van het uitgebreide bewakingssysteem van CleverControl, schetst een overtuigend beeld van de kracht van proactief personeelsbeheer. Geconfronteerd met de uitdaging van een dalende productiviteit na de fase van werken op afstand, wendde het bedrijf zich tot de technologie voor een oplossing. En CleverControl stelde niet teleur.

Door de omvang van onproductief gedrag te onthullen, stelde de software het bedrijf in staat om datagestuurde beslissingen te nemen en werknemers aan te moedigen om hun werkgewoonten en discipline te verbeteren. In kwantificeerbare termen leidde de vermindering van verspilde tijd tot een opmerkelijke besparing van ongeveer 1,41 miljoen dollar, een aanzienlijke stimulans voor het bedrijfsresultaat.

Maar de voordelen hielden niet op bij de verbeterde productiviteit. Door gebruik te maken van de functionaliteit van CleverControl om het softwaregebruik bij te houden, ontdekte het bedrijf andere verspillingen: onderbenutte professionele softwarelicenties en abonnementen. Toen deze sluimerende kosten werden aangepakt, leidde dit tot een besparing van $20.000.

De mogelijkheid van de software om het printergebruik te monitoren bracht een ander gebied van aanzienlijke kostenbesparing aan het licht: het verminderen van de printkosten. Door een strikt beleid voor printergebruik op te leggen en een verschuiving naar digitale oplossingen aan te moedigen, maakte het bedrijf aanzienlijke stappen in de richting van duurzaamheid en slaagde erin nog eens $117.000 te besparen.

De conclusie is dat de proactieve stappen van het bedrijf om inefficiënties te identificeren, in combinatie met de implementatie van de CleverControl controleoplossing, resulteerde in een besparing van 1,5 miljoen dollar in één jaar. Deze casestudy is een inzichtelijke demonstratie van hoe bedrijven moderne technologie kunnen gebruiken om hun activiteiten te stroomlijnen, de productiviteit te verhogen en kosten te besparen. Het toont het potentieel voor andere bedrijven om hetzelfde te doen en uitdagingen om te zetten in kansen voor verbetering en groei.