Wat zijn de ethische grenzen van werknemerssurveillance?

Medewerkersmonitoring is tegenwoordig een gangbare praktijk. Wanneer bedrijven overwegen om medewerkers te monitoren, evalueren ze de voordelen, selecteren ze de te monitoren activiteiten, implementeren ze de tools en bestuderen ze de staats- en lokale wetgeving die werknemersmonitoring in dat gebied reguleert. Wat managers vaak negeren, is de ethische kant van het monitoren. Dit kan echter verwoestend zijn voor het psychologische klimaat in het team en de bedrijfscultuur.

In dit artikel onderzoeken we de ethische grenzen van werknemerssurveillance: de negatieve effecten van overmatig volgen en de ethische principes van monitoring.

Werknemerstoezicht is vaak noodzakelijk in gereguleerde sectoren, zoals de financiële sector of de gezondheidszorg, en zeer nuttig in andere sectoren. Bedrijven die het gebruiken, streven doorgaans de volgende doelen na:

• Prestatie-evaluatie;

• Inefficiënties opsporen en werkprocessen verbeteren

• Voorkomen van datalekken en verhogen van de veiligheid;

• Naleving van branchespecifieke regelgeving;

• Beheer van teams op afstand.

Deze doelen zijn legitiem, maar ze doen niets af aan de noodzaak van een ethische toepassing van monitoring.

Centraal in de ethische debatten rondom werknemerstoezicht staat de ultieme vraag: hoeveel toezicht is passend zonder het vertrouwen en de waardigheid te ondermijnen?

Werknemers gedragen zich professioneel op het werk, maar verwachten nog steeds een redelijke mate van privacy. Constante monitoring, vooral wanneer deze onzichtbaar of te opdringerig is, kan ervoor zorgen dat mensen zich wantrouwend, bekeken of zelfs onmenselijk voelen. Het gevolg:

• Werknemers voelen zich meer gestrest en angstig. Uit een onderzoek van ExpressVPN bleek dat 56% van de gecontroleerde werknemers stress en angst ervaart door de surveillance.

  Uit het onderzoek van de American Psychological Association uit 2023 blijkt dat werknemersmonitoring een negatieve impact heeft: 45% van de respondenten die wel worden gemonitord, zegt dat hun werkplek een negatieve impact heeft op hun geestelijke gezondheid, vergeleken met 29% van de werknemers die niet worden gemonitord.

• Werknemers hebben het gevoel dat hun privacy wordt geschonden. Volgens een onderzoek van ExpressVPN zou 48% van de werknemers zelfs bereid zijn hun salaris te verlagen als dat betekent dat er geen toezicht meer is.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Werknemers worden minder creatief en innovatief. Een cultuur van constante controle kan het nemen van risico's en creatief denken ontmoedigen – kwaliteiten die essentieel zijn voor groei op de lange termijn.

• Werknemers vertonen vaker ongewenst gedrag. Ongeoorloofde pauzes nemen, kantoorapparatuur stelen en expres langzaam werken worden de norm wanneer werknemers hun zelfredzaamheid verliezen.

Bovendien bestaat er een risico op vooringenomenheid in de interpretatie van monitoringgegevens. Zonder goede regels en beleid kunnen subjectieve oordelen of onvolledige gegevens leiden tot oneerlijke evaluaties of discriminerende praktijken. Daarom is het cruciaal om ethische grenzen te stellen aan surveillancepraktijken.

Om de negatieve effecten van monitoring op werknemers te voorkomen, moeten bedrijven de volgende principes in acht nemen:

Zelfs als de regelgeving in de regio niet specifiek vereist dat werknemers over monitoring worden geïnformeerd, is het altijd verstandig om dit wel te doen. Het bevordert wederzijds respect en verbetert de perceptie van surveillance. Werknemers moeten het volgende weten:

• Welke gegevens worden verzameld (bijvoorbeeld inlogtijden, applicatiegebruik, e-mailmetadata).

• Waarom de gegevens worden verzameld (bijv. beveiliging, naleving, prestaties).

• Hoe lang de gegevens bewaard worden en wie er toegang toe heeft.

U kunt deze gegevens opnemen in arbeidsovereenkomsten, handboeken, interne beleidsregels en onboardingmaterialen.

Elke monitoringpraktijk moet een gedefinieerd, legitiem doel dienen. Vermijd 'monitoren om het monitoren'. Bijvoorbeeld:

• Gebruik toetsaanslagregistratie alleen als er een gedocumenteerd beveiligingsrisico is.

• Houd uw websitegebruik bij om uw productiviteit te beheren, niet om uw pauzes nauwkeurig te analyseren.

Het vastleggen van persoonlijke communicatie of activiteiten buiten het werk schendt de ethische grenzen van werknemersbewaking.

Kies de minst ingrijpende methode die uw doel bereikt. Bijvoorbeeld:

• In plaats van 24/7 schermopnames te maken, kunt u overwegen om periodieke activiteitensamenvattingen te maken.

• Vervang invasieve tracking waar mogelijk door op resultaten gebaseerde prestatiemetingen.

Hoe indringender het instrument, hoe sterker de rechtvaardiging moet zijn.

Een goede manier om de ethische grenzen te bepalen, is door medewerkers te betrekken bij het ontwerpen van monitoringbeleid en de reikwijdte ervan. Tara Behrend zegt: "Door medewerkers te vragen wat zij een zinvolle en eerlijke manier vinden om hun prestaties te meten, vergroot u de kans dat de meetgegevens nuttig zijn en dat ze door de medewerkers worden geaccepteerd wanneer ze worden ingezet."

Behandel de verzamelde gegevens zoals u de gevoelige informatie van het bedrijf behandelt. Ze moeten worden beschermd met strenge beveiligingsmaatregelen. Alleen geautoriseerd personeel, zoals HR, IT-beveiliging of managers, mag toegang hebben tot de monitoringgegevens. Deze medewerkers moeten de principes van ethische gegevensverwerking en -beveiliging kennen.

De verzamelde gegevens moeten een vaste bewaartermijn hebben. Hoe langer u de gegevens bewaart, hoe groter de ethische en juridische risico's. Verwijder informatie die niet langer het beoogde doel dient, op een veilige manier.

Monitoring moet worden gebruikt ter ondersteuning van de ontwikkeling, niet ter bestraffing. Gebruik inzichten om:

• Identificeer trainingsbehoeften.

• Erken toppresteerders.

• Coach medewerkers die voor uitdagingen staan.

Neem nooit beslissingen op basis van alleen de monitoringgegevens. Evalueer de prestaties van medewerkers altijd met een combinatie van monitoringlogs, hun bijdrage aan het project en de waarde die ze voor het bedrijf genereren. Managers die surveillancegegevens interpreteren, moeten getraind zijn om dit objectief te doen en aannames of vooringenomenheid te vermijden.

De beslissing om werknemerssurveillance in te voeren is niet alleen een technologische keuze, maar ook een culturele en ethische keuze. Een verkeerde aanpak kan het moreel schaden, het personeelsverloop verhogen en uw werkgeversimago schaden. Een zorgvuldige, transparante en respectvolle aanpak kan de beveiliging verbeteren, de prestaties verbeteren en een cultuur van verantwoordelijkheid versterken.

De sleutel ligt in het erkennen en respecteren van de ethische grenzen die de waardigheid van werknemers beschermen en tegelijkertijd de bedrijfsdoelen ondersteunen. Door transparant, doelgericht en proportioneel te zijn, kunnen managers en bedrijfseigenaren monitoringtools niet gebruiken als controle-instrumenten, maar als katalysatoren voor vertrouwen, eerlijkheid en duurzaam succes.