Diefstal door werknemers: Een stille epidemie die bedrijven miljarden kost

Stel je een onzichtbare dief voor die stilletjes miljoenen uit de kas van je bedrijf haalt. Diefstal door werknemers, een alomtegenwoordige bedreiging die vaak over het hoofd wordt gezien, is precies dat.

Volgens Exploding Topics wordt er jaarlijks maar liefst 50 miljard dollar gestolen van Amerikaanse bedrijven door hun eigen werknemers. Bedrijven verliezen ruwweg 5% van hun omzet doordat werknemers geld of fysieke eigendommen stelen of financiële fraude plegen.

Diefstal van werknemers leidt niet alleen tot financiële verliezen, maar tast ook het vertrouwen aan, schaadt het moreel en brengt de reputatie van uw bedrijf in gevaar. De waarheid is dat diefstal op de werkplek geen geïsoleerd probleem is - het is een dreigend gevaar in alle sectoren, dat bedrijven van alle groottes treft.

Dit artikel zal als gids dienen en licht werpen op de verschillende vormen die diefstal door werknemers kan aannemen, de verstrekkende gevolgen ervan en, het allerbelangrijkste, de concrete stappen die u kunt nemen om diefstal binnen uw organisatie te voorkomen en op te sporen.

Diefstal door werknemers is geen op zichzelf staand misdrijf; het manifesteert zich in verschillende bedrieglijke gedragingen, groot of klein, afhankelijk van de bedrijfstak en de functie van de werknemer. Een blokje sticky notes of een pen wegnemen lijkt misschien niet veel voor te stellen, maar technisch gezien is zelfs dit diefstal die de middelen van uw bedrijf aantast.

Laten we eens kijken voor welke vormen van diefstal verschillende branches het meest gevoelig zijn.

De detailhandel is een vruchtbaar gebied voor allerlei soorten fraude. Amerikaanse detailhandelaren lopen bijvoorbeeld tot 43% van hun omzet mis door diefstal door hun werknemers.

Stelen in deze industrie omvat:

• Diefstal van kassa: Werknemers kunnen dagelijks grote hoeveelheden contant geld verwerken, waardoor ze ruimte hebben voor duistere zaakjes. Deze omvatten het afromen van geld voordat het in het systeem wordt opgenomen, vaak door frauduleuze transacties of het in eigen zak steken van contante betalingen.

  Geval 1. Sommige werknemers zijn opmerkelijk creatief in dergelijke regelingen. CleverControl werkte samen met een kleine offline retailer die een bonuskaartprogramma aanbood voor trouwe klanten. Een kassier zonder scrupules bedacht een plan om dit systeem uit te buiten. Hij trok discreet bonussen af van klantenkaarten om een deel of zelfs het hele aankoopbedrag te dekken. Hij rekende de klant echter nog steeds de volledige prijs contant aan. Op die manier stak hij het verschil tussen de werkelijke prijs en het betaalde bedrag met de bonussen in zijn zak.

• Diefstal van goederen is het stelen van producten voor persoonlijk gebruik of doorverkoop. Detailhandelsbedrijven zijn bijzonder kwetsbaar voor dit soort diefstal: werknemers hebben veel mogelijkheden om kleine artikelen, kleding, voedsel en zelfs technische gadgets in hun zak te steken.

• Inventaris manipulatie Het gaat om misleidende praktijken die de voorraadadministratie vervalsen. Werknemers kunnen schaderapporten vervalsen om niet-bestaande producten te claimen voor persoonlijk gewin. De caissières kunnen ook legitieme verkooptransacties ongeldig maken door te doen alsof de klant van gedachten is veranderd. Ze kunnen dan het geld houden of de ongeldige bon gebruiken om een frauduleuze retourzending voor zichzelf of een medeplichtige te verwerken. Deze truc kan ook worden toegepast bij het retourneren van goederen - het verwerken van een retourzending zonder de artikelen daadwerkelijk te ontvangen.

Financiën is een ander gebied dat het meest vatbaar is voor diefstal. Fraudeconstructies zijn hier de volgende:

• Verduistering Verwijst naar het verduisteren van toevertrouwde fondsen of eigendommen voor persoonlijk gewin. Een vertrouwde werknemer kan bedrijfsfondsen voor eigen gebruik misbruiken.

• Fraude met onkostenrekeningen Het gaat om werknemers die opgeblazen of valse onkostendeclaraties indienen om persoonlijke uitgaven als zakelijke kosten op te voeren.

• Financiële gegevens manipuleren Werknemers kunnen financiële gegevens wijzigen om verduistering of andere vormen van diefstal te verbergen. Deze manipulaties kunnen het opsporen van frauduleuze activiteiten bemoeilijken en ernstige juridische gevolgen hebben.

  Casus 2. Een brutale daad van interne diefstal kwam aan het licht toen een voormalige werknemer contact opnam met het hoofdkantoor. De man vroeg zich af waarom hij nog steeds W-2 belastingformulieren ontving en belasting verschuldigd was over loon dat hij nooit had verdiend. Uit het onderzoek bleek dat de general manager de voormalige werknemer twee jaar lang frauduleus had toegevoegd aan het salarissysteem. Vervolgens stak ze het salaris dat onder de naam van de nepwerknemer werd uitbetaald in eigen zak.

Werken in de horeca wordt vaak geassocieerd met een lage vergoeding, slechte werkomstandigheden, overweldigende stress en een burn-out door de communicatie met klanten. In deze omstandigheden kan de werknemer de verleiding niet weerstaan als de gelegenheid zich voordoet, zoals een vergeten ding of een open kassalade.

De meest voorkomende diefstallen in de horeca zijn:

• Diefstal van contant geld uit kassa's is wanneer werknemers geld stelen van restaurantkassa's of receptiebalies van hotels.

• Fooien voor collega's in eigen zak steken: Werknemers die fooien samenvoegen, stelen misschien een deel dat voor hun collega's bedoeld is. Dergelijk gedrag schaadt niet alleen het bedrijf, maar creëert ook spanning en wantrouwen onder het personeel.

• Klanten te veel in rekening brengen: medewerkers kunnen ongeoorloofde items toevoegen aan facturen of prijzen opblazen voor persoonlijk gewin.

  Casus 3. Criminele geesten duiken net als in de detailhandel op in de horeca en bedenken ingewikkelde complotten om winst te maken, zoals in het volgende geval.

  De general manager van het hotel kreeg een telefoontje van een gast over een eerder verblijf en wilde zijn geld terug. Na een kort onderzoek ontdekte hij dat het verblijf van de gast ontbrak in het systeem, met de kamer in kwestie gemarkeerd als buiten gebruik vanwege tapijtreiniging die dag.

  Verder onderzoek bracht een onthutsende ontdekking aan het licht: het personeel van de nachtcontrole en een huishoudster, die een intieme relatie hadden, hadden samengespannen om betalingen in eigen zak te steken van contant betalende gasten die 's nachts incheckten voor een verblijf van één nacht. De nachtcontrole accepteerde contante betalingen, checkte gasten in en markeerde kamers als 'niet in orde'. s Ochtends maakte de huishoudster de kamer schoon en zette de status op 'leeg/schoon'.

  Dit bedrieglijke plan bleef vijf jaar lang onopgemerkt door het management en resulteerde in een geschat verlies van ongeveer 100.000 dollar.

Diefstal op kantoor kan onopvallende vormen aannemen en lijkt soms onbeduidend, maar kan ernstige gevolgen hebben voor je bedrijf. Dit is wat kantoormedewerkers meestal stelen:

• Kantoorbenodigdheden: Hoewel het klein lijkt, kan de opeenstapeling van gestolen kantoorbenodigdheden zoals papier, pennen of tonercartridges na verloop van tijd tot aanzienlijke kosten leiden. Ja, het gebruik van kantoorprinters voor persoonlijke doeleinden telt ook als diefstal.

• Uitrusting: Het stelen van apparatuur, zoals laptops, tablets of speciale gereedschappen, kan de werkzaamheden verstoren en leiden tot datalekken.

• Datalekken: Medewerkers met toegang tot gevoelige informatie kunnen klantgegevens, handelsgeheimen of intellectueel eigendom stelen. Dit kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben voor bedrijven in alle sectoren, vooral in de financiële en technische sector.

• Tijddiefstal: Werknemers die tijd verspillen terwijl ze op de klok staan, zoals het nemen van buitensporig lange pauzes of het doen van persoonlijke boodschappen, stelen in wezen van hun werkgever. Tijddiefstal kan een probleem zijn in omgevingen waar de werktijden niet strikt worden gecontroleerd.

Net als in winkels en kantoren stelen productiemedewerkers materialen, gereedschappen of eindproducten voor persoonlijk gebruik of doorverkoop. Deze diefstallen kunnen productieschema's verstoren en aanzienlijke financiële verliezen veroorzaken.

Diefstal door werknemers kan aanzienlijke gevolgen hebben voor uw bedrijf op verschillende manieren, veel meer dan alleen de voor de hand liggende financiële gevolgen.

Volgens TechJury heeft 75% van de werknemers minstens één keer gestolen van hun werkgever; meer dan 37% deed het minstens twee keer. Drie van de tien werknemers dieven doen het al jaren.

Diefstal door werknemers leidt dan ook tot een verbazingwekkende diefstal van 50 miljard dollar per jaar en veroorzaakt meer dan 30% van de faillissementen in de VS.

Diefstal door werknemers is de oorzaak van 28% van de voorraadverliezen en 43% van de omzetverliezen in de detailhandel, waarbij elke oneerlijke werknemer een bedrijf gemiddeld $1.551,66 kost.

Een verduisteringsincident leidt gemiddeld tot $357.650 aan verliezen. Dit bedrag omvat niet alleen directe fraudeverliezen, maar ook indirecte verliezen, zoals kosten voor het ontslaan en aannemen van personeel, hogere uitgaven voor audits en beveiliging, en verloren klanten.

Tijddiefstal is op het eerste gezicht subtiel en onschuldig, maar het leidt tot tastbare verliezen - ongeveer 400 miljard dollar per jaar, waar 75% van de bedrijven mee te maken heeft. Meer dan 40% van de werknemers pleegt een of andere vorm van tijddiefstal, van het opblazen van hun werkuren tot het nemen van frequente pauzes terwijl ze zijn ingeklokt.

Diefstal door werknemers kan het vertrouwen van klanten ondermijnen en de reputatie van uw bedrijf schaden. Wanneer klanten ontdekken dat werknemers hebben gestolen, maken ze zich zorgen over de veiligheid van hun informatie of de algehele integriteit van het bedrijf. Reputationele gevolgen zijn ook verlies van klanten, wantrouwen van aandeelhouders en lagere winsten.

Interne diefstal kan achterdocht en wantrouwen kweken onder het personeel. Eerlijke werknemers die diefstal ontdekken, kunnen zich ontmoedigd voelen en twijfelen aan de inzet van het bedrijf voor een eerlijke behandeling. Diefstal kan een negatieve invloed hebben op het moreel en de werkcultuur, leiden tot een hoger personeelsverloop en zelfs hogere wervingskosten om de beschadigde bedrijfsreputatie goed te maken.

Het bestrijden van diefstal door werknemers vereist een allesomvattende aanpak die preventieve maatregelen combineert met effectieve detectiestrategieën. Hier zijn enkele belangrijke stappen die u kunt nemen:

• Stel een duidelijk en beknopt bedrijfsbeleid op waarin acceptabel en onacceptabel gedrag wordt beschreven. Diefstal door werknemers en de gevolgen daarvan moeten expliciet worden besproken.
• Implementeer een systeem van functiescheiding. Dit betekent dat kritieke taken, zoals het autoriseren van betalingen, het omgaan met contant geld en het afstemmen van rekeningen, gescheiden moeten worden om de mogelijkheden voor één werknemer om diefstal te plegen en te verbergen tot een minimum te beperken.
• Voer regelmatig interne audits uit om discrepanties of verdachte activiteiten te identificeren.

• Gebruik beveiligingscamera's op strategische locaties om diefstal tegen te gaan en de activiteiten van werknemers in de gaten te houden.
• Toegangscontrolesystemen implementeren om de toegang tot gevoelige gebieden en informatie te beperken op basis van functies en verantwoordelijkheden.
• Investeer in moderne kassasystemen met functies die individuele transacties van werknemers bijhouden en ongeoorloofde annuleringen of kortingen voorkomen.
• Software voor het monitoren van werknemers, zoals CleverControl, kan een ander hulpmiddel zijn in uw verdediging tegen diefstal door werknemers. Hoewel het niet de enige oplossing zou moeten zijn, kan het waardevolle inzichten verschaffen in de activiteiten van werknemers. Door het monitoren van computergebruik, internet browsing geschiedenis, toetsaanslagen, screenshots en het gebruik van gezichtsherkenning, kunt u verdacht gedrag detecteren dat nader onderzoek rechtvaardigt. Bovendien kan het besef gemonitord te worden diegenen afschrikken die diefstal overwegen. De software die de productiviteit van werknemers bijhoudt, is ook perfect om tijddiefstal tegen te gaan. Het is cruciaal om een duidelijk beleid te implementeren en toestemming van de werknemer te krijgen voordat je dergelijke software gebruikt.

• Een bedrijfscultuur bevorderen die eerlijkheid, integriteit en ethisch gedrag benadrukt.
• Geef het goede voorbeeld - laat ethisch gedrag van bovenaf zien.
• Creëer anonieme meldkanalen om werknemers aan te moedigen vermoedelijke misstanden te melden zonder bang te hoeven zijn voor vergelding.

• Voer regelmatig trainingsprogramma's uit om werknemers te informeren over het bedrijfsbeleid inzake diefstal en fraude.
• Informeer werknemers over de verschillende soorten diefstal door werknemers en de gevolgen ervan.
• Benadruk het belang van de bescherming van bedrijfsmiddelen en gevoelige informatie.

Door deze preventieve en detectieve maatregelen te implementeren, kunt u uw kwetsbaarheid voor diefstal door werknemers aanzienlijk verminderen en uw bedrijf beschermen tegen de verwoestende financiële gevolgen en gevolgen voor de reputatie.

Hoewel diefstal door werknemers vaak verborgen blijft, kan het aanzienlijke schade toebrengen aan uw bedrijf. De financiële verliezen, reputatieschade en aantasting van het werknemersmoreel benadrukken de noodzaak van proactieve maatregelen. Het goede nieuws is dat u niet machteloos staat. Door de strategieën in dit artikel toe te passen, kunt u een versterkte verdediging tegen diefstal door werknemers opbouwen.