Personeelsmonitoring trends in 2024

2023 has been quite a ride for technology enthusiasts, with AI dominating a good amount of debates and conversations. It has also been a year where organisations have looked to improve upon their operational workflows in the backdrop of different working setups.

Maar één ding is hetzelfde gebleven, of misschien zelfs nog diepgaander geworden in de discussies, en dat is het garanderen van een uitstekende arbeidsproductiviteit. Hier wordt het gebruik van de juiste oplossingen voor werknemersmonitoring verstandig.

As enterprises strive to improve workplace productivity, they must be aware of what's transpiring in the employee monitoring space going into 2024.

Dingen evolueren voorgoed!

According to Gartner, large organisations will dedicate more than $2.5 million annually to ensure privacy in the face of evolving regulations. The consulting giant also predicts that privacy regulations will guard 75% of the world population's personal data by 2024.

In the employee monitoring space, this has a significant bearing. The concept of employee surveillance has always been a matter of profound discourse across continents. That's why we see various regulations like GDPR in Europe and CCPA in the USA governing how organisations use employees' data. And this is understandable, considering the several security implications associated with the housing of sensitive data. There's also the "employee consent" element that needs to be considered here.

Dus, wat kunnen we verwachten op het gebied van werknemersmonitoring nu de gegevensvoorschriften steeds algemener en strenger worden? Er zijn twee manieren om ernaar te kijken:

• The strategic perspective in how organisations go about their employee monitoring activities

• The technology perspective that takes into account the underlying technical infrastructure and how it lends security support to the surveillance initiatives

Strategisch perspectief

Aan de kant van de operationele strategie zullen meer organisaties zich richten op:

• Uitgebreide beleidsontwikkeling die rekening houdt met de wettelijke en ethische beperkingen van het toezicht op werknemers

• Involving employees in discussions about monitoring productivity. Fostering trust and transparency will be key here because employees would want their personal data to be private, and understandably so. In a recent survey, about 93% of employees displayed concern about their personal data in the face of distributed working models. Although this survey was specific to India, it would be safe to assume that this is, in fact, a reflection of what's ahead for the world.

• extern deskundig advies inwinnen om de controlepraktijken van werknemers te peilen en na te gaan of ze in overeenstemming zijn met de veranderende regelgeving

• Regelmatig de productiviteitsverbeteringen over de hele linie beoordelen om te begrijpen of de praktijk werkt en wat er moet verbeteren om de privacy van gegevens te waarborgen

Technologisch perspectief

Het debat tussen de cloud en on-premise is al jaren aan de gang. Voor het grootste deel zijn on-premise oplossingen op de achtergrond geraakt vanwege de vele voordelen op het gebied van flexibiliteit, schaalbaarheid, toegankelijkheid, enz. die de cloud biedt.

However, there's a growing trend of organisations now preferring on-premise solutions for use cases where sensitive data is involved. To substantiate this further, we've seen some of our clients and potential clients inclining towards CleverControl On-Premise — a full-blown employee monitoring platform with all the functionalities of its cloud counterpart.

Deze neiging kan worden toegeschreven aan het feit dat on-premise implementaties bedrijven in staat stellen om de gegevens intern op te slaan en een concrete strategie uit te stippelen voor informatieverwerking. Ze zijn doorgaans beter uitgerust met een dergelijke oplossing wanneer ze actief zijn in sterk gereguleerde sectoren zoals de gezondheidszorg, de financiële sector, enz.

Dit wil niet zeggen dat cloudimplementaties minder zijn. Sterker nog, ze zijn al een aantal jaren de go-to oplossingen en de drempel om een cloud-medewerkersmonitoringprogramma te gebruiken is vrij laag. Maar sommige organisaties zijn ook begonnen met het onderzoeken van de mogelijkheden op locatie, en dit zou wel eens een duidelijke IT-infrastructuurtrend kunnen zijn voor 2024.

This year, Microsoft announced the integration of Copilot (the Generative AI solution) with the Microsoft Power Platform. The Power Platform constitutes a variety of apps associated with coding, website creation, etc.

Maar om de huidige discussie specifiek te houden, richten we ons op een van de apps, namelijk Power BI. Het is een populaire business intelligence-oplossing. Copilot's kennismaking met Power BI betekende twee dingen:

• Gebruikers kunnen gewoon de inzichten beschrijven die ze zoeken via stellingen/vragen, en Power BI zal onmiddellijk de meest relevante gegevens presenteren.
• Copilot maakt op maat gemaakte samenvattingen en rapporten van de analytics-initiatieven die een bedrijf heeft genomen.

Kijk nu eens naar het domein van het toezicht op werknemers. Organisaties zijn altijd op zoek naar manieren om de operationele efficiëntie te verbeteren door tijd- en energieverspilling tegen te gaan. Ze hebben oplossingen voor het monitoren van werknemers die inzichten genereren op basis van productiviteitspatronen. Maar nu kunnen ze meer doen met minder.

Organisaties kunnen nu met de tool communiceren in natuurlijke taal, op zoek gaan naar zeer specifieke inzichten (in de vorm van visualisaties) en met de tool brainstormen om een strategisch plan uit te stippelen om bijvoorbeeld de productiviteit van de werknemers nog verder te verhogen.

In dat licht volgen hier enkele voorbeeldscenario's die zeer binnenkort kunnen plaatsvinden:

• Imagine engaging with the employee monitoring tool in natural language and being very specific with your queries—for example—"What are the productivity improvements for Team A in October as compared to September and August?"
• Stel je voor dat de monitoringoplossing automatisch waarschuwt voor productiviteitspieken of tijddiefstal naast een rationale die dit had kunnen laten gebeuren. Geen handmatige configuratie nodig!
• Stel je voor dat je met één klik op een knop hypergepersonaliseerde productiviteitsrapporten kunt maken voor verschillende afdelingen.

De mogelijkheden zijn inderdaad legio. Dit betekent natuurlijk niet dat de ruimte zich precies zo zal ontwikkelen als de scenario's laten zien. Alles zal afhangen van waar gebruikers naar op zoek zijn en hoe de integratie van Gen AI in staat is om dat aan te pakken en tegelijkertijd te werken binnen de bestaande technologische opzet. Eén ding is echter duidelijk: er zal veel toegevoegde waarde zijn.

For the sake of optimism, this prediction from McKinsey is one to abide by:

"Generative AI could add the equivalent of $2.6 trillion to $4.4 trillion annually across the 63 use cases we analysed—by comparison, the United Kingdom's entire GDP in 2021 was $3.1 trillion."

The good thing about employee surveillance today is that it's not just about bringing forth a set of performance metrics and basing every decision on that. In our conversations with C-level executives, we have seen them realise and relay that there may be different reasons for low productivity—professional and personal. They also consider how the workplace models have changed over the past two or three years. And so, not everything needs to be the same.

Dus hoe kan progressieve monitoring in de toekomst uitpakken?

Realtime feedback delen

Safe to say, the annual, bi-annual, and even quarterly reviews are losing their sheen in the face of real-time feedback mechanisms. The employee monitoring solutions today facilitate extensive data analysis. Through the help of AI, they can also aid in predictive analytics. Such insights can easily inform what improvements need to be made and where employees have performed well.

Het gebruik van deze inzichten voor een realtime dialoog met werknemers is de sleutel tot het invoeren van een klimaat van transparantie en motivatie. Op deze manier lijkt het monitoren van werknemers geen kwakkelende onderneming in de ogen van de werknemers. In plaats daarvan zien ze het als een haalbare interventie om het beste in zichzelf naar boven te halen.

Experimenteren met niet-traditionele methoden

At the start of this year, we published a study about an extra day off helped increase employee productivity by 5%. We surveyed several of our clients who experimented with the 4-day workweek to understand if they had seen any potential improvements that the media has been raving about. The findings were intriguing. In fact, one of the clients reported the active time to have increased to 79% from 71% within one week of implementation.

CleverControl heeft een belangrijke rol gespeeld tijdens dit experiment omdat onze klanten alle productiviteitsverbeteringen documenteerden door de actieve en inactieve tijd te analyseren die op de oplossing werd geregistreerd.

Aan het einde van het experiment constateerde een groot aantal bedrijven aanzienlijke productiviteitsverbeteringen. Het experiment, ondersteund door een monitoringoplossing, maakte de weg vrij voor ongekende inzichten in wat goed zou kunnen werken voor het personeel.

Naarmate oplossingen voor het monitoren van werknemers geavanceerder worden, zullen organisaties meer ruimte krijgen om te kijken of verschillende opstellingen goed kunnen werken om werknemers te betrekken en te motiveren. Voor degenen die het initiatief nemen tot dit experiment, zal het de weg vrijmaken voor progressieve monitoring in 2024 en daarna.

A lot can be thought of in terms of the employee monitoring trends that can transpire over the next few years. Technological interventions like predictive analytics, Generative AI, facial recognition, and more are already making their way into surveillance solutions. But there is also the qualitative side, where organisations need to ensure that their internal policies are in line with what their employees expect, especially in the face of distributed working models.

Striking a balance between the two will help enterprises leverage the potential of new-age employee monitoring solutions in amplifying productivity to a great extent.

Interested in learning more? Book a strategy call with our experts today.

Already decided on adopting an employee monitoring solution? Sign up for a free trial of CleverControl.