Software voor werknemersmonitoring in Texas: Voldoen aan staats- en federale wetten
Sinds de opkomst van software voor het monitoren van werknemers is de privacy van werknemers een veelvoorkomend juridisch probleem op de werkplek. Welke activiteiten en apparaten kan de werkgever monitoren en welke niet? Welke controlepraktijken worden beschouwd als een schending van de privacy van werknemers? Het antwoord op deze vraag hangt af van de wetgeving waarin de organisatie opereert.
Het probleem is dat er meestal geen specifieke wet is die het monitoren van werknemers regelt. In plaats daarvan wordt het beheerst door een complex web van staats- en federale privacy- en arbeidswetten. Vandaag zullen we dit web voor Texas ontwarren en onderzoeken hoe software voor het monitoren van werknemers kan worden gebruikt in overeenstemming met staats- en federale wetten.
Het federale en staatsrechtskader
Op federaal niveau is de belangrijkste wetgeving voor het monitoren van elektronische communicatie de Electronic Communications Privacy Act (ECPA) van 1986. Deze wet verbiedt in het algemeen het opzettelijk onderscheppen van draad-, mondelinge en elektronische communicatie. Er zijn echter uitzonderingen voor werkgevers. Het staat werkgevers vrij om elektronische communicatie te volgen op apparaten die eigendom zijn van het bedrijf in de normale gang van zaken of met toestemming van de werknemer. Het afluisteren van privégesprekken is over het algemeen verboden.
Wat staatswetten betreft, zouden Texaanse werkgevers de Texas Privacy Protection Act van 2019 moeten overwegen. Volgens deze wet moeten werkgevers werknemers informeren wanneer en hoe hun activiteiten worden gemonitord. Met andere woorden, hoewel monitoring is toegestaan, moeten werknemers worden geïnformeerd over de aard en omvang van de monitoringpraktijken.
Praktijken die als opdringerig kunnen worden beschouwd, namelijk video- en audiobewaking, zijn toegestaan, maar met beperkingen. Hoewel de Texaanse wet over het algemeen videobewaking in openbare ruimten op de werkplek toestaat zonder toestemming van de werknemer, is voor geluidsopnames toestemming van ten minste één partij nodig (wat betekent dat de recorder een deelnemer aan het gesprek moet zijn of toestemming van één deelnemer moet hebben). Voor het monitoren van privégebieden of persoonlijke apparaten/accounts is expliciete toestemming van de werknemer nodig.
Texas erkent ook het gewoonterecht op privacy en de onrechtmatige daad van inbreuk op de privacy, in het bijzonder de "inbreuk op de privacy". Om een schending te claimen, moet een werknemer een opzettelijke en zeer beledigende inbreuk bewijzen op privé-aangelegenheden waar een redelijke verwachting van privacy bestaat. Ruimtes zoals kleedkamers en badkamers vallen bijvoorbeeld onder de categorie van redelijke verwachtingen van privacy. Persoonlijke chats op apparaten van het bedrijf vallen daar echter niet onder.
Specifieke monitoringpraktijken kunnen in de volgende tabel worden samengevat:
Praktische stappen voor werknemersmonitoring
Gezien de staats- en federale regelgeving zijn de best practices voor organisaties in Texas die software voor het monitoren van werknemers gebruiken:
- Werkgevers moeten het doel van de opvolging definiëren en de omvang van de activiteiten die opgevolgd moeten worden om dit doel te bereiken. Opvolging moet beperkt worden tot deze specifieke activiteiten.
- Werkgevers moeten zorgvuldig overwegen om toezicht te houden in gevallen waarin de grenzen tussen werk en privé vervagen, bijvoorbeeld bij kantoren aan huis of een beleid om je eigen apparaten mee te nemen.
- Organisaties moeten waar mogelijk minder indringende bewakingsmethoden gebruiken. Managers kunnen bijvoorbeeld bewakingssoftware instellen om ongewenste websites en sociale media te blokkeren in plaats van de internet- en chatgeschiedenis nauwgezet bij te houden.
- Werkgevers moeten een gedetailleerd controlebeleid opstellen en dit beschikbaar stellen aan alle betrokken werknemers. Deze documenten moeten beschrijven welke gegevens worden verzameld, de opslagvoorwaarden, de doeleinden van het bijhouden en de mensen die toegang hebben tot de gegevens. Organisaties moeten het monitoringbeleid regelmatig herzien, in overleg met HR- en juridische professionals, om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de huidige wetgeving.
- Texaanse werkgevers moeten hun werknemers op de hoogte stellen van hun controlepraktijken en, idealiter, hun schriftelijke toestemming verkrijgen. Hoewel toestemming niet altijd vereist is, helpt het om de verwachtingen van werknemers te managen en versterkt het de juridische verdediging van de werkgever tegen privacyclaims.
- De Texaanse wet erkent, net als de federale wet, dat bepaalde ruimtes inherent privé zijn. Plaatsen waar werknemers een hoge verwachting van privacy hebben, zoals kleedkamers of toiletten, mogen niet afgeluisterd worden. Hoewel het werkgevers toegestaan kan zijn om in pauzeruimtes of gemeenschappelijke ruimten toezicht te houden met kennisgeving, moeten ze ervoor zorgen dat het toezicht niet te opdringerig of intimiderend is.
- Werknemers in Texas mogen persoonlijke apparaten van werknemers, zoals laptops of telefoons, niet openen of volgen zonder uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar, zelfs als het apparaat voor het werk wordt gebruikt. Op dezelfde manier is het niet toegestaan om de persoonlijke e-mail of sociale media accounts van een werknemer te volgen, zelfs als de werknemer deze benadert op een bedrijfscomputer.
- Werkgevers mogen de locatie van voertuigen en apparaten die eigendom zijn van het bedrijf volgen als ze de werknemers informeren over het volgen en hun toestemming vragen.
- Voordat werkgevers nieuwe controleformulieren implementeren, moeten ze de mogelijke impact ervan beoordelen en overleggen met privacytoezichthouders en ondernemingsraden.
Als Texaanse werkgevers zorgvuldig rekening houden met zowel federale als staatswetten en een goed gedefinieerd, transparant monitoringbeleid implementeren, zal software voor het monitoren van werknemers hun krachtige bondgenoot worden in het stimuleren van de productiviteit en veiligheid van het bedrijf.