Beleid inzake werknemerscontrole om te voorkomen dat de wetgeving inzake werknemerscontrole wordt overtreden

Voor de doeltreffende werking van organisaties mogen werkgevers informatie over hun werknemers verzamelen en gebruiken. De wet bepaalt echter duidelijk dat er geen sprake mag zijn van intimidatie of wraakzucht. De werkgever mag alleen gegevens verzamelen die relevant zijn voor de gelegenheid. Het moet worden gerechtvaardigd door een passend gebruik. De wet legt de werkgever bepaalde verantwoordelijkheden op wat betreft het verzamelen en gebruiken van gegevens, met inbegrip van informatie die van derden wordt verzameld.

Er zijn een aantal manieren waarop het gedrag van werknemers kan worden gecontroleerd. Normaal gesproken installeert en gebruikt elke organisatie CCTV voor het opsporen van misdrijven. Dit kan ook worden gebruikt om misdrijven door werknemers op te sporen. De meest voorkomende vorm van beveiligingsinbreuken in organisaties gebeurt door het lekken van gegevens via e-mails. De werkgever heeft het volste recht om e-mailscans te installeren zodat dit lek wordt gedicht. Bepaalde maatregelen die de organisatie neemt om haar eigen activa te beschermen, zijn volgens de wet altijd toegestaan.

Controle en inbreuk gaan meestal hand in hand. De werkgever moet er gewoon voor zorgen dat het evenwicht bewaard blijft en er geen inbreuk op de privacyrechten plaatsvindt. Iedere werknemer heeft recht op privacy en dat wordt hem door de wet toegekend. De werkgever kan niet boven de wet staan. Niemand kan inbreuk maken op het wettelijk recht op privacy van de werknemer. Alleen de wetgever heeft het recht om dergelijke privé-informatie op te vragen en alleen op grond van zijn richtlijnen kan de werkgever die informatie verzamelen en openbaar maken.

Er is een wettelijke bepaling die de werknemer het recht geeft te weten dat hij of zij door zijn werkgever wordt gecontroleerd. De werkgever is verplicht de werknemer naar behoren in te lichten (behalve in uitzonderlijke omstandigheden) en hem op de hoogte te houden. Van de werkgever wordt altijd verwacht dat hij ervoor zorgt dat er borden worden opgehangen waarop staat dat er CCTV-toezicht is in gebieden die door deze CCTV-camera's worden bestreken. De werkgever zou ook af en toe e-mails kunnen sturen naar de werknemer over de computeractiviteiten. Dit kan de werknemer erop wijzen dat deze activiteiten in de gaten worden gehouden en dat hij dus voorzichtig moet zijn.

Het is de plicht van de werkgever ervoor te zorgen dat het controlebeleid naar behoren wordt gedocumenteerd. De documenten moeten duidelijk aangeven wat de werknemer wel en niet mag doen. Ook de werkgever moet ervoor zorgen dat hij zijn kant van het contract nakomt voordat hij van de werknemer verwacht dat hij zijn kant van het contract nakomt. De werkgever moet er ook op toezien dat er van zijn kant geen excessen worden begaan. Het kan voor beide partijen voordelig zijn om dit schriftelijk vast te leggen.

Steekproeven zijn volgens de wet toegestaan. Met steekproeven wordt bedoeld dat de werkgever het recht heeft willekeurige steekproeven te nemen uit gegevens zoals e-mails of CCTV-gegevens om eventuele gevallen van diefstal te controleren. De werkgever heeft ook het recht om de gegevens te controleren van een werknemer die hij verdacht acht.

Het is de bindende verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat alleen de voor het specifieke geval vereiste informatie wordt verzameld. In het geval van verder onderzoek, als bepaalde nieuwe dingen aan het licht komen, heeft de werkgever het volste recht om meer informatie te verzamelen. De wet schrijft ook voor dat de verzamelde informatie op een veilige plaats moet worden bewaard. Er is ook een termijn waarna de gegevens niet langer mogen worden bewaard. Deze aspecten moeten door de werkgever in detail worden gevolgd.

Vaak komt het voor dat de werkgever persoonlijke informatie over de gezondheid van zijn werknemer moet verzamelen. Dit kan het gevolg zijn van veiligheidsnormen, met name op plaatsen waar in een gevaarlijke omgeving wordt gewerkt. De werknemer moet echter op de hoogte worden gehouden en moet weten dat dergelijke informatie wordt verzameld. De werkgever moet ook kunnen verantwoorden waarom dergelijke informatie wordt gevraagd. De regels en voorschriften moeten duidelijk aan de werknemer worden uitgelegd. Het spreekt vanzelf dat dergelijke informatie op een veilige plaats moet worden opgeslagen.

Soms kan de integriteit van de werknemer verdacht zijn. Onder dergelijke omstandigheden heeft de werkgever het recht een geheim onderzoek te verrichten zonder dat de betrokken werknemer daarvan op de hoogte is. Het informeren van de werknemer onder dergelijke omstandigheden zou het doel waarvoor het onderzoek wordt verricht, tenietdoen. De wet bepaalt echter dat de toestemming voor een dergelijke geheime controle moet worden verkregen van het hogere management en dat er een beperking moet gelden voor het aantal personen dat het onderzoek uitvoert.

Er is een specifieke periode waarbinnen het toezicht moet zijn voltooid. Het is ook zeer duidelijk gedocumenteerd dat absolute privé-plaatsen zoals toiletten geen deel mogen uitmaken van het toezicht, tenzij de zaak een politieonderzoek impliceert. Indien de werkgever overtuigd is van de criminele bedoelingen van de werknemer, moeten ook de politieautoriteiten worden ingelicht.

De werkgever heeft het recht tegen de werknemer op te treden volgens de regels van de organisatie. De werknemer moet echter alle gelegenheid krijgen om zijn zaak te verdedigen. Hij moet het recht krijgen opmerkingen te maken over de bevindingen en deze te betwisten als hij ze onjuist vindt. De werkgever mag de werknemer geen informatie onthouden, aangezien de wet hem deze rechten toekent.

Toezicht op werknemers is noodzakelijk, maar het moet gebeuren binnen de bepalingen van de wet.