Delegeren: 100% van de taken gedaan krijgen

Delegatie is het proces waarbij taken die door een meerdere moeten worden uitgevoerd, samen met de nodige discretie aan een ondergeschikte worden toegewezen.

Ja, dit is een managementactie waarvan veel managers redelijkerwijs geloven dat het het geheim van succes is. Mensen die weten hoe ze moeten delegeren bereiken sneller de hoogte in het bedrijfsleven en hun werknemers worden efficiënter. Managers die weten hoe ze moeten delegeren, hebben alle reden om goede organisatoren te worden genoemd: ze vragen niet om functies - ze worden gevraagd.

Delegatie is de organisatie van het werk waarbij de leider bepaalde taken onder zijn ondergeschikten verdeelt. Je kunt het ook anders noemen: delegatie is het proces waarbij taken die door een meerdere moeten worden gedaan, met de nodige discretie worden toegewezen aan een ondergeschikte.

Hoe leer je taken gewillig te delegeren, zonder te denken dat je het beter zelf kunt doen dan het 10 keer opnieuw te doen? Je kunt immers niet al het geld verdienen en je kunt niet alle taken afmaken.

Er zijn 3 soorten taken die je bijna altijd aan anderen moet delegeren:

1. Routinezaken. Mijn mening is dat managers voor een effectieve bedrijfsontwikkeling zich moeten concentreren op de belangrijkste onderdelen van projecten, zonder in details te treden. Een pedante benadering van controle, de wens om alles te controleren en alles te weten leidt tot een buitensporig tijdverlies. Alles bijhouden is onmogelijk. Geen enkele manager kan al het werk alleen doen.

2. Specifiek werk. Er zijn altijd taken die alleen door professionals goed gedaan kunnen worden. Ja, laat de programmeur programmeren, laat de technisch beheerder de verwerking van nieuwe zaken beheren en laat de office manager de stroom van documenten en e-mails controleren. Bouw de workflow zo op dat elke medewerker de taken begrijpt en goed uitvoert, zodat u ze niet hoeft te controleren.

3. Dingen die je niet leuk vindt. Ja, dat klopt. Als je het niet leuk vindt wat je op dit moment doet, heb je twee opties: het blijven doen of overdragen aan iemand die het misschien wel leuk vindt. En zo niet, bied deze persoon dan geld aan of een alternatief in de trant van "jij helpt mij - ik help jou".

De delegatie bestaat uit verschillende onderdelen: Delegatie = Toewijzing + Autoriteit + Vertrouwen.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

In het algemeen gaat het echter om klassieke misvattingen, die in korte definities kunnen worden uitgedrukt:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

Delegeren is niet alleen het dumpen van dringende en onaangename taken bij anderen of het afwijzen van verplichtingen. Afzien van je verplichtingen betekent niet dat je ook de verantwoordelijkheid weggeeft. Verantwoordelijkheid kan worden gedelegeerd maar niet worden overgedragen, want de controle blijft bij jou.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Bij de 5W1H-techniek wordt nieuwe informatie gewonnen door een aantal indringende vragen te beantwoorden. U moet alle vragen beantwoorden voordat u kunt delegeren. Deze zijn: Wat moet er gebeuren? Waarom is deze taak belangrijk? Waar moet het gebeuren? Wanneer moet deze taak klaar zijn? Wie is verantwoordelijk voor het resultaat? Hoe moet het gebeuren?

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Eenvoudig gezegd moet u drie belangrijke vragen beantwoorden alvorens te delegeren:

1. Wat is het doel van deze taak? Het belangrijkste is dat u, als leider, duidelijk een doel stelt en een specifiek eindresultaat bepaalt.

2. Bespreek de taak met de werknemer en ontdek zijn of haar houding tegenover de taak. Laat de werknemer vertellen hoe hij of zij de rol van de uitvoerder van deze taak ziet en de manier waarop de taak moet worden opgelost. Vanuit mijn ervaring kan ik zeggen dat het delegeren van gezag effectiever zal zijn als het een partnerschap is in plaats van een baas-ondergeschikte relatie.

3. Waarom zou u of de persoon die u vertrouwt het moeten doen? Niet elke werknemer kan de taak uitvoeren zoals u dat wilt. Daarom adviseer ik speciale aandacht te besteden aan de selectie van de persoon aan wie u gaat delegeren. Om te beginnen moet u rekening houden met het niveau van de kwalificaties en de ervaring. Besteed aandacht aan de werklast van de werknemer. U mag niet vergeten dat een teveel aan taken onvermijdelijk de kwaliteit van het werk vermindert. En ten slotte moet u rekening houden met de persoonlijke kwaliteiten van de werknemer. Want alleen de werknemer die de taak wil doen, doet het goed. De taak mag de werknemer niet onder stress zetten, anders wordt het probleem niet efficiënt opgelost.

4. Hoe kan ik het probleem oplossen? Geef de mate van vrijheid van handelen van de werknemer aan. Bijvoorbeeld een vervulling van strikte eisen op de lijst, of voldoende vrijheid in handelingen en beslissingen van de werknemer, of volledige vrijheid, het belangrijkste is dat het resultaat moet overeenkomen met uw verwachtingen en eisen.

U moet ook onthouden dat u de werknemer zoveel gezag moet geven als nodig is om de taak te voltooien. Als u hem te veel geeft, zou hij er misbruik van kunnen maken, en als u hem te weinig geeft, zou hij het doel niet kunnen bereiken.

Delegatie kan dus worden gerealiseerd met een eenvoudige formule. Vergeet niet dat de basis van elk succesvol bedrijf het goed delegeren van gezag is. Je kunt een genie zijn en een onvermoeibare workaholic, maar als je geen taken toewijst aan ondergeschikten, kun je alles verliezen waar je zo hard aan gewerkt hebt. Door te delegeren koopt u tijd.