Case Study: De rol van CleverControl bij het verbeteren van de samenwerking binnen externe teams
Moderne bedrijven floreren op wendbaarheid, en voor de klant van CleverControl, een klein softwareontwikkelingsbedrijf gevestigd in de VS, betekende dit de overstap naar een volledig thuiswerkmodel. Het bedrijf had 32 ontwikkelaars, testers en projectmanagers in dienst, verspreid over verschillende tijdzones, dus die flexibiliteit was een overwinning. Maar in de praktijk verliepen de zaken niet zo soepel als ze leken.
Het team beschikte over de gebruikelijke tools: Jira voor taken, een interne chat voor berichten, enzovoort. Maar er ontbrak iets. Projectleiders waren zich slechts vaag bewust van het werkproces. Wie liep waar vast? Waarom liepen sommige sprints achter? En waarom leken sommige teamleden overbelast terwijl anderen downtime hadden?
Ze hadden niet te maken met luiheid, maar met onzichtbaarheid. Dat was waar CleverControl zijn rol speelde. Het was niet bedoeld om toezicht te houden op hun team, maar om eindelijk te zien hoe het werk werd gedaan en de samenwerking tussen teams op afstand te verbeteren.
Transparantie eerst
Het uitrollen van monitoringsoftware kan snel averechts werken als het op spionage lijkt. Dus in plaats van stilletjes de schakelaar om te zetten, voerde de bedrijfsleiding een open gesprek met het team.
"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."
Het management was specifiek over welke gegevens verzameld zouden worden: app-gebruik, tijd besteed aan werktools, periodieke screenshots en actieve/inactieve periodes. Ze maakten ook duidelijk: geen toetsaanslagregistratie en geen verborgen tracking. En, cruciaal, medewerkers konden ook hun eigen gegevens inzien.
Die transparantie veranderde het spel. In plaats van wantrouwen kregen ze acceptatie.
Wat de gegevens onthulden
Toen de gegevens eenmaal op gang kwamen, duurde het niet lang om patronen te ontdekken die eerder onzichtbaar waren.
De communicatie verliep in cirkels
Het bedrijf ging ervan uit dat de interne messenger dé oplossing was voor alles wat met projecten te maken had, maar het bleek dat veel taakupdates nog steeds via e-mail werden uitgevoerd. Sterker nog, projectmanagers schakelden constant tussen Jira en e-mail, misten updates en dubbel werk. Hierdoor was de samenwerking binnen externe teams inefficiënt en achterblijvend.
De oplossing: Het management stelde een duidelijke regel op: alle taakgerelateerde communicatie verloopt via Jira. De interne messenger is bedoeld voor snelle vragen en teamupdates. Simpel, maar het verminderde de ruis en maakte de overdracht soepeler.
Gereedschap werd verspild (en verkeerd toegewezen)
Sommige teams hadden licenties voor dure ontwikkeltools die ze nauwelijks gebruikten, terwijl andere weken moesten wachten op toegang. De rol van CleverControl was het verzamelen van rapporten over app- en websitegebruik. Het ging niet om budget - het ging om zichtbaarheid.
De oplossing: Met de gebruiksrapporten van CleverControl kon IT zien wie wat daadwerkelijk nodig had. Ze wezen licenties opnieuw toe op basis van daadwerkelijk gebruik, niet op basis van aannames.
Senior ontwikkelaars deden juniorwerk
Uit de gegevens bleek dat topontwikkelaars uren besteedden aan het beantwoorden van routinematige ondersteuningsvragen, tijd die ze beter hadden kunnen besteden aan complexe architectuur en codebeoordelingen.
De oplossing: Ze creëerden een roulerende ondersteunende rol voor junior teamleden. Dit gaf senior ontwikkelaars meer tijd en gaf junioren praktijkervaring. Iedereen groeide, de samenwerking binnen teams op afstand verbeterde en projecten verliepen sneller.
De beste praktijken waren voor het oog verborgen
Eén team leverde consistent sneller dan gepland. Toen ze de data onderzochten, ontdekten ze dat deze toppresteerders een specifieke set interne documenten en externe bronnen vaker gebruikten dan anderen.
De oplossing: ze hielden die kennis niet voor zichzelf. Ze werkten de interne wiki bij, organiseerden een paar korte trainingen en deelden het draaiboek met het hele bedrijf. Plotseling werden best practices gemeengoed.
De echte impact: verder dan productiviteit
Projecten gingen sneller en de resourceplanning werd effectiever. Maar de grootste winst was van culturele aard:
De communicatie werd duidelijker: minder gemiste updates, minder frustraties.
De werkdruk werd eerlijker: managers konden onevenwichtigheden signaleren voordat er sprake was van een burn-out.
Samenwerking op afstand werd bewuster: omdat ze zagen hoe het werk verliep, konden ze het vormgeven.
Het moreel van het team verbeterde: mensen voelden zich gesteund in plaats van bekeken.
De rol van CleverControl was belangrijk. Hoewel het hun bestaande tools niet verving, zorgde het er wel voor dat ze beter werkten. Het gaf het bedrijf het inzicht dat ze nodig hadden om te stoppen met gissen en te beginnen met optimaliseren – niet door mensen aan te sturen, maar door hun workflow te begrijpen.
Voor software voor teambuilding op afstand voor klanten wereldwijd was die duidelijkheid niet alleen prettig. Het was het verschil tussen overleven op afstand en er echt in floreren.