Hoe CleverControl hielp de productiviteit in een technologiebedrijf te verhogen

Tijddiefstal, gebrek aan verantwoording, ineffectieve werkpatronen en compensatie voor luie collega's zijn slechts enkele productiviteitsproblemen die moderne werkomgevingen teisteren. Maar wat als je realtime inzicht zou kunnen krijgen in de activiteiten van medewerkers, deze problemen op tijd zou kunnen identificeren of zelfs voorkomen en de productiviteit van je team zou kunnen verhogen? In deze casestudy van CleverControl onderzoeken we hoe een technologiebedrijf deze uitdagingen heeft bestreden en de productiviteit heeft verhoogd met behulp van software voor het monitoren van werknemers.
De uitdaging
Onze klant is een snelgroeiend middelgroot softwareontwikkelingsbedrijf met 47 werknemers. Het bedrijf is gespecialiseerd in het maken van softwareoplossingen op maat, waaronder mobiele apps, interne bedrijfsplatforms en CRM-systemen voor kleine en middelgrote bedrijven. Het bedrijf begon als een kleine startup en vertrouwde in het begin op directe zichtbaarheid als de belangrijkste methode voor aanwezigheids- en prestatiemanagement. Naarmate het personeelsbestand groeide, kon het hoofd van de organisatie niet alle werknemers en processen rechtstreeks controleren.
Het bedrijf had problemen met het bijhouden van de werktijd, het meten van de productiviteit en de zichtbaarheid van projecten. Traditionele tijdregistratiemethoden waren onbetrouwbaar. Werknemers vergaten vaak om timesheets op tijd in te vullen en leverden daardoor onnauwkeurige, benaderende gegevens in. Bovendien ontdekte het hoofd zelfs verschillende gevallen van tijddiefstal.
Het observeren van werkprocessen door middel van supervisie en regelmatige team- en één-op-één vergaderingen was tijdrovend, subjectief en onnauwkeurig. Dit gebrek aan betrouwbare gegevens stond nauwkeurige projectschattingen in de weg en maakte het moeilijk om tijdrovende taken te identificeren.
Het team miste deadlines: ongeveer 15% van de projecten overschreden hun oorspronkelijke deadlines, waardoor klanten ontevreden waren en de reputatie van het bedrijf geschaad werd. Het was moeilijk om de echte redenen voor de mislukkingen aan te wijzen: slecht management, inefficiënte processen of persoonlijke onproductiviteit. Elke medewerker gaf een andere kijk op het probleem.
Bovendien had het hoofd geen middelen om 12 externe teamleden rechtstreeks te controleren en kon hij niet alleen vertrouwen op hun rapporten. Hij wilde meer real-time zichtbaarheid om problemen ter plekke te identificeren en tijdig feedback te geven.
Tot slot zocht het hoofd naar een manier om minder tijd te besteden aan het controleren van de productiviteit en meer objectieve resultaten te behalen.
De oplossing
Om deze uitdagingen op te lossen, besloot het bedrijf om software voor het monitoren van werknemers te proberen en koos voor CleverControl. CleverControl hield automatisch het begin en het einde van de werkdag bij, waardoor het bedrijf timesheets volledig kon afschaffen. De controlerapporten bevatten ook actieve en inactieve perioden gedurende de dag, waardoor verslaafden aan het licht konden komen.
De Live Viewing-functie van CleverControl bood het hoofd van het bedrijf de gewenste real-time zichtbaarheid. Het hoofd kon het scherm van elke werknemer bekijken en zien in welke fase het werk zich bevond tijdens de werkdag.
Met de gedetailleerde activiteitenrapporten en statistieken over de apps en sites die het meest werden gebruikt, kon worden geanalyseerd hoeveel tijd de werknemers daadwerkelijk besteedden aan werktaken en wat er kon worden verbeterd.
Het resultaat
De eerste monitoringresultaten waren niet verrassend: de meeste teamleden vertoonden hoge niveaus van productiviteit en betrokkenheid. De productiviteitsstijging werd veroorzaakt door de monitoring zelf. Omdat ze wisten dat al hun acties werden bijgehouden, besteedden de werknemers minder tijd aan onproductieve of niet-werkgerelateerde activiteiten.
Naarmate de werknemers gewend raakten aan het monitoren, keerden ze geleidelijk terug naar hun gebruikelijke werkpatronen. Het monitoren van deze patronen leverde veel interessantere resultaten op. Zo bracht het hoofd met CleverControl verschillende inefficiënties aan het licht, bijvoorbeeld:
Een van de softwareontwikkelaars besteedde uren aan het nauwgezet documenteren van elke kleine taak en het maken van buitensporige rapporten. Hoewel documenteren van vitaal belang is bij de ontwikkeling van software, was de medewerker zichzelf zodanig aan het micromanagen dat het de daadwerkelijke voortgang in de weg stond.
Een van de managers plande talloze vergaderingen over elk klein probleem. Hoewel het zijn doel was om het team op de hoogte te houden, waren de meeste van deze frequente vergaderingen onproductief, tijdrovend en verpestten ze de workflow van die dag voor andere teamleden. Rapporten toonden een toename van 15% in inactieve tijd, persoonlijke browsing en minder productieve activiteiten op de dagen dat de teamleden meerdere van dergelijke vergaderingen moesten bijwonen.
Monitoring hielp het bedrijf ook om de oorzaken te achterhalen van de gebruikelijke improductiviteit van sommige werknemers:
Een van de IT-specialisten werd beschouwd als een gewoonlijke luilak totdat de manager haar activiteitenrapport analyseerde. Het bleek dat de medewerker een aanzienlijk deel van haar werkdag besteedde aan het helpen van haar collega's of het voltooien van taken die zij aan haar hadden gedelegeerd. Natuurlijk miste ze haar deadlines en kon ze zich niet goed concentreren op haar directe verantwoordelijkheden.
De AI-scoring van CleverControl detecteerde een paar externe werknemers die minimale werkgerelateerde activiteiten uitvoerden en veel tijd besteedden aan persoonlijke browsing.
De PR-manager bleek een echte "sociale vlinder" te zijn. Hij maakte bijna 40% van de werkdag gebruik van messengers. Hij onderbrak het werk van collega's vaak met lange en irrelevante gesprekken of berichten, waardoor ze zich moeilijk konden concentreren en hun taken niet konden afmaken.
Door deze en enkele andere inefficiënties te identificeren, kon het bedrijf eraan werken om ze te elimineren en de productiviteit te verhogen. Met nauwkeurige tijdregistratie en realtime monitoring konden managers de deadlines van projecten nauwkeuriger inschatten, waardoor meer projecten en taken op tijd werden opgeleverd. Bovendien konden ze bepaalde resources en medewerkers opnieuw toewijzen, zodat de juiste mensen op het juiste moment aan de juiste taken werkten.
Het bedrijf besloot gebruik te maken van de zelfcontrolefunctie. Werknemers konden hun activiteitenrapporten inzien en analyseren, waardoor ze meer verantwoording moesten afleggen en hun betrokkenheid met 7% toenam.
Als gevolg van de monitoring werd binnen de eerste zes maanden van de implementatie 96% van de projecten op tijd opgeleverd. Het management schrapte onnodige vergaderingen, waardoor er alleen nog wekelijkse en maandelijkse check-ins overbleven.
In het algemeen zag het bedrijf een productiviteitsstijging van 11% binnen de zes maanden na de implementatie.
Inpakken
Werknemersmonitoring hielp het bedrijf om zijn benadering van werkmanagement te transformeren. "Vóór CleverControl waren we blind aan het vliegen", zegt het hoofd van het bedrijf, "We vertrouwden sterk op onderbuikgevoelens en subjectieve beoordelingen. Met monitoringrapporten en activiteitenstatistieken zien we nu een duidelijker beeld en kunnen we weloverwogen beslissingen nemen."
Deze casestudy van CleverControl toont aan dat de software het bedrijf heeft geholpen zijn werkprocessen te verbeteren en een cultuur van transparantie en verantwoordelijkheid te bevorderen.
Wilt u meer weten over CleverControl? Bezoek de productpagina of neem contact met ons op.