5 fouten in zakelijke correspondentie

Communicatie via e-mail is een essentieel onderdeel van ons werk geworden en daarom moeten e-mails correct worden geschreven. Business Insider vertelde over fouten van werknemers in zakelijke correspondentie.

Niets is duidelijker. Toch maken mensen zo'n fout. Je kunt altijd je excuses aanbieden aan de persoon aan wie je een verkeerde e-mail hebt gestuurd, maar hij of zij houdt er toch een slecht gevoel aan over.

Dus, voordat je een e-mail stuurt, controleer het adres en de naam van de ontvanger: "Beste Debra Kelly,...". Lees de naam hardop - het zal je helpen je te concentreren en geen fouten te maken.

De bekende term onder journalisten "to bury the lead" betekent om het belangrijkste punt diep in de brief te verbergen. Zo diep dat het moeilijk te vinden is. Het is een veelgemaakte fout in zakelijke correspondentie. Om het te vermijden, vraag jezelf af: "Wat wil ik zeggen?". En geef daar heel snel antwoord op. Zo'n brief - duidelijk, kort en bondig - wordt door uw collega's van u verwacht.

"Ik schrijf om de samenwerking tussen onze bedrijven te bespreken voor het begin van het vierde kwartaal."

Als u de hoofdzaak niet aan het begin van de brief vermeldt, maar lang en bloemrijk tot de kern komt, zal de ontvanger niet begrijpen wat de bedoeling van de brief is. Schrijf eenvoudig en vermijd onnodige bombast in de teksten.

Dit is een klassieke fout in zakelijke correspondentie. Zakelijk jargon, duidelijk voor u en uw collega's, kan uw partners en collega's van andere afdelingen in verwarring brengen.

"Laten we afspreken bij de CO in kamer 200 om 18.30 uur. Ja, en vergeet niet de taak mee te nemen, we hebben de "groene code" na 17.00 uur."

Waar gaat de brief over? Kijk naar de lijst van ontvangers van je brief en vraag je af: weten ze allemaal wat de CO is? Zijn ze allemaal op de hoogte van de "groene code"? Als dat niet zo is, verduidelijk dan deze termen.

"Laten we elkaar ontmoeten op het centrale kantoor, in kamer 200 om 18.30 uur. Ja, en vergeet de opdracht niet, we hebben de "groene code" na 17.00 uur. Voor degenen die het misschien niet weten, de "groene code" betekent dat je volledig voorbereid op de vergadering moet zijn".

Zie je? De brief is nu veel beter.

In de dagelijkse drukte lezen we heel vaak snel een brief van iemand, beantwoorden hem in gedachten en vergeten het antwoord daadwerkelijk te posten. Dit is onaanvaardbaar. U moet de brieven van uw collega's beantwoorden. Uw antwoord kan de hele workflow beïnvloeden.

Vergeet niet dat in het tijdperk van Twitter en Facebook niemand graag berichten leest die langer zijn dan twee zinnen. Daarom worden lange paragrafen in zakelijke correspondentie wel doorgekeken, maar niet aandachtig gelezen. Breek lange paragrafen af en maak ze handig leesbaar.