Een gids met essentiële software voor personeelsbeheer

Het managen van werknemers is complex en tijdrovend. Het aannemen en inwerken van de beste kandidaat, het bijhouden van de productiviteit, ervoor zorgen dat alle deadlines worden gehaald en het plannen van strategieën voor de ontwikkeling en motivatie van werknemers zijn uitdagingen die managers en HR-afdelingen moeten overwinnen. Gelukkig leven we in een tijdperk van bloeiende technologie die onze dagelijkse problemen aanzienlijk kan verlichten. Er is een digitale oplossing voor alles. In dit artikel verkennen we de soorten software voor personeelsbeheer en hun voordelen en beschrijven we betrouwbare oplossingen in elke categorie.

Opvolgingsprogramma's zijn misschien wel de bekendste soort software voor personeelsbeheer. Hun functies omvatten meestal:

1. schermafbeeldingen
2. toetsaanslagen loggen
3. bezochte websites bijhouden
4. zoekopdrachten registreren
5. bestandsbewerkingen bewaken
6. printeractiviteit vastleggen
7. tijdregistratie en meer.

Deze gegevens worden samengevat in productiviteitsscores en statistieken, wat de evaluatie van prestaties vereenvoudigt.

Aan de andere kant van de medaille zijn er zorgen over de privacy. Vanwege de specifieke kenmerken kan software voor het monitoren van werknemers grote hoeveelheden gegevens verzamelen, waaronder gevoelige informatie. Daarom is het noodzakelijk om op de hoogte te zijn van de lokale privacyregels voordat u dergelijke oplossingen implementeert. Als u een evenwicht vindt tussen de controlebehoeften en het respecteren van de privacy van uw werknemers, zal software voor het volgen van werknemers uw betrouwbare assistent worden bij het stimuleren van de productiviteit van uw team.

CleverControl is een krachtige software voor personeelsbeheer. Het biedt alle noodzakelijke functies voor een soepele productiviteitsbewaking: screenshots, klembordbewaking, registratie van zoekopdrachten en websitebezoeken, het bijhouden van activiteiten op sociale media en messengers, en nog veel meer. Het platform analyseert het gebruik van apps, chats en het web door de werknemer, inclusief hoeveel tijd de werknemer dagelijks besteedt en hoe deze trends veranderen over de geselecteerde periode. CleverControl toont ook de meest gebruikte apps en websites. Met deze statistieken kunt u snel een overzicht krijgen van de dag van elke werknemer en onmiddellijk afleidingen opsporen.

Met CleverControl kunt u niet alleen achteraf controleren, maar ook in realtime. Dankzij de Live Viewing-functie kunt u direct zien wat er op het scherm van een medewerker gebeurt.

CleverControl heeft een aantal functies voor tijdregistratie waarmee u de aanwezigheidsregistratie kunt automatiseren. De software registreert de aanwezigheid van elke werknemer op de werkplek, het begin en einde van de werkdag en periodes van activiteit/inactiviteit. Je kunt het gedetailleerde activiteitenlogboek per tijd en uurstatistieken met de meest actieve uren bekijken. Met deze functie kun je individuele werkpatronen begrijpen en taken en vergaderingen beter plannen.

De geavanceerde functies van CleverControl omvatten schermopname, webcamopname en gespreksopname. Met behulp van Screen Recording kunt u de schermen van geselecteerde medewerkers gedurende de dag opnemen. Webcam Recording verandert de webcam van de computer in een eenvoudig bewakingssysteem of helpt bij het monitoren van klant-werknemer interacties. Met Gespreksopname kun je gesprekken opnemen van populaire messengers zoals Zoom, WhatsApp en Discord. Deze functie is van onschatbare waarde voor het evalueren van het werk van medewerkers van de klantenservice of het samenvatten van informatie van een belangrijke vergadering.

CleverControl volgt de laatste technologische ontwikkelingen op de voet. Het platform heeft onlangs AI-functionaliteit toegevoegd. AI onderzoekt de activiteiten van werknemers in apps, chats en online, vergelijkt deze met de benchmarks in de sector, berekent individuele productiviteitsscores en geeft kort commentaar op gevonden inefficiënties.

CleverControl heeft flexibele instellingen. De meeste functies kunnen worden in- en uitgeschakeld, zodat u uw monitoringpraktijken kunt aanpassen aan de geldende privacywet- en regelgeving. De software kan ook in de zichtbare modus worden geïnstalleerd, zodat werknemers de monitoring kunnen starten en stoppen of toegang hebben tot hun persoonlijke activiteitendashboard.

Hoe graag managers ook alle projectdeadlines, -opdrachten en -uitgaven willen onthouden en controleren, slechts weinigen kunnen bogen op een supercomputerbrein. Projectbeheer is een soort software voor personeelsbeheer die ontworpen is om deze last van de schouders van een manager weg te nemen. Het is een gecentraliseerd platform voor het plannen, organiseren en effectief beheren van projecten. De gebruikelijke functies zijn onder andere:

1. taken creëren, toewijzen en prioriteren
2. deadlines stellen
3. taakvoortgang bijhouden
4. commentaar geven, berichten sturen en chatten binnen het platform
5. bestandsuitwisseling
6. routekaarten en mijlpalen bijhouden
7. tijdregistratie
8. budget bijhouden, uitgaven beheren en meer.

Met dergelijke software voor personeelsbeheer kunnen managers het volledige project bekijken, het eenvoudig opsplitsen in taken en subtaken en deze toewijzen aan medewerkers. Ze kunnen realtime inzicht krijgen in de voortgang, potentiële problemen opsporen en de benodigde resources opnieuw toewijzen. Deze verbeterde zichtbaarheid van taken verhoogt de efficiëntie van het team en verbetert de besluitvorming en het budgetbeheer. Duidelijke taaktoewijzingen en het bijhouden van de voortgang houden teamleden verantwoordelijk voor hun werk.

Asana is een van de populairste cloudgebaseerde projectbeheersoftware. De vriendelijke interface en het brede scala aan functies hebben wereldwijd duizenden bedrijven voor zich gewonnen. U kunt grote projecten opdelen in kleinere, beheersbare taken en subtaken, afhankelijkheden definiëren en prioriteiten en deadlines instellen. Projectweergaven kunnen worden aangepast aan je voorkeuren. Je kunt taken organiseren als een lijst, kalender, tijdlijn, Gantt-diagram of Kanban-bord. Je kunt aangepaste velden aan taken toevoegen om het sorteren, filteren en rapporteren te vergemakkelijken.

Asana kan de tijd bijhouden die aan elke taak wordt besteed, zodat u uitgaven en benodigde tijd nauwkeuriger kunt beoordelen.

Het platform heeft uitstekende communicatiefuncties zoals teamberichten, mentions en het delen van bestanden. Met Smart inbox kun je meldingen aanpassen om de belangrijkste updates te filteren, meldingen pauzeren om je focus te beschermen en meldingen uit de inbox opvolgen.

Robuuste automatiseringsfuncties helpen bij het automatiseren van herhaalde taken. Je kunt bijvoorbeeld taken toewijzen op basis van regels of triggerende meldingen.

Asana integreert met veel andere tools, zoals Google Drive, Slack en Microsoft Teams.

Dankzij de gebruiksvriendelijkheid, krachtige functies en schaalbaarheid is het platform geschikt voor bedrijven van alle groottes en uit verschillende branches.

HRMS (Human Resource Management Software) is een uitgebreid platform dat is ontworpen om HR-functies te stroomlijnen en automatiseren gedurende de hele levenscyclus van een werknemer. De belangrijkste functies zijn:

1. opslag van personeelsgegevens (contactgegevens, arbeidsverleden, prestatiegegevens, enz.)
2. Applicant Tracking System (ATS) (beheren van vacatures en sollicitaties van kandidaten)
3. workflows en checklists voor onboarding
4. achtergrondcontroles en drugsonderzoeken
5. salarisverwerking en belastingberekeningen
6. administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden (ziekteverzekering, pensioenplannen, enz.)
7. tijd- en aanwezigheidsregistratie
8. prestatiebeheer
9. initiatieven voor de ontwikkeling van werknemers en nog veel meer.

Dergelijke software voor personeelsbeheer automatiseert repetitieve taken, vermindert de administratieve last voor HR-specialisten en minimaliseert fouten bij het invoeren van gegevens en de salarisverwerking. Hierdoor kunnen HR-teams zich richten op strategische initiatieven die de betrokkenheid van werknemers vergroten.

Met behulp van HRMS kunnen organisaties nauwkeurige gegevens bijhouden en ervoor zorgen dat de arbeidswetgeving wordt nageleefd. Bovendien levert HRMS waardevolle gegevens en inzichten op die gefundeerde HR-beslissingen mogelijk maken.

HRMS biedt ook functionaliteit voor werknemers. Dankzij de selfservicefuncties kunnen werknemers hun informatie beheren en eenvoudig toegang krijgen tot HR-services.

Workday is geavanceerde cloudsoftware voor personeelsbeheer. Het verenigt alle HR-functies, zoals salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden, talentadministratie en het beheer van werknemersgegevens, in één systeem.

Het platform biedt aanpasbare dashboards en rapporten. Daar kun je inzicht krijgen in verloopcijfers, prestatietrends en personeelsdemografie. Alle wijzigingen worden direct weergegeven, zodat je altijd toegang hebt tot de meest actuele informatie en strategische beslissingen kunt nemen.

Workday ondersteunt de volledige levenscyclus van werknemers, van vacatures tot het volgen van kandidaten en onboarding tot prestatiebeheer en secundaire arbeidsvoorwaarden. Het vergemakkelijkt ook de opvolgingsplanning, omdat het kan helpen bij het identificeren van werknemers met een hoog potentieel. Later kun je ze voorbereiden op toekomstige leiderschapsrollen.

Een andere praktische set functies automatiseert salarisprocessen: salaris, belastingen, voordelen en inhoudingen. De automatisering vermindert fouten en administratieve lasten en zorgt voor tijdige en nauwkeurige betalingen.

Workday biedt ook voordelen voor werknemers. Dankzij de robuuste selfservicefunctionaliteit kunnen ze hun persoonlijke gegevens beheren, loonstroken inzien, verlof aanvragen en zich inschrijven voor secundaire arbeidsvoorwaarden.

Al met al is Workday een effectieve oplossing die het personeelsbeheer aanzienlijk verbetert. Het kan zich aanpassen aan de specifieke behoeften van organisaties in verschillende sectoren en ondersteunt zowel kleine als grote bedrijven.

Zoals de naam al doet vermoeden, dienen Employee Experience Platforms (EX) om de algehele ervaring van werknemers te verbeteren, vanaf het moment dat ze in dienst treden tot het moment dat ze het bedrijf verlaten. Dit type software is een aanvulling op de traditionele HR-functies. Het primaire doel is om het welzijn en de motivatie van werknemers te verbeteren, de productiviteit te verhogen en een vriendelijke en aantrekkelijke werkomgeving te creëren.

EX biedt meestal de volgende functionaliteit:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. erkenningstools (bijvoorbeeld puntensystemen, peer-to-peer awards, etc.)
3. interne sociale netwerken of forums
4. chats en het delen van bestanden
5. een centraal punt voor bedrijfsnieuws en aankondigingen
6. gegevens en analyses over werknemersbetrokkenheid, sentiment en prestatietrends
7. toegang tot trainingsmateriaal en cursussen
8. welzijnsprogramma's en meer.

Dankzij platforms voor werknemerservaringen voelen werknemers zich meer verbonden en gewaardeerd. Volgens onderzoeken zijn werknemers die regelmatig erkenning krijgen 14% productiever, 43% meer betrokken en drie keer loyaler aan hun organisatie. Investeren in EX betekent dus investeren in een lager verloop en een hogere productiviteit.

EX biedt toegang tot alle benodigde bronnen op één plek, van bedrijfsbrede aankondigingen tot welzijnsprogramma's. Hierdoor zijn werknemers minder tijd kwijt aan het zoeken naar informatie en blijven ze op de hoogte van beschikbare mogelijkheden.

Tot slot helpen ervaringsprogramma's van werknemers burn-out en stress op de werkplek te verminderen, wat weer leidt tot een hogere productiviteit en betrokkenheid.

Culture Amp is een van de toonaangevende platforms voor werknemerservaringen. Het biedt meerdere enquêtesjablonen en tools om feedback van werknemers te verzamelen over verschillende aspecten van hun ervaring. Je kunt bijvoorbeeld betrokkenheidsenquêtes, diversiteits- en inclusiebeoordelingen en 360-graden feedback houden. Je kunt de feedbackresultaten het hele jaar door handig verzamelen en organiseren in de centrale hub. Deze hub met gegevens maakt de voorbereidingen voor functioneringsgesprekken veel eenvoudiger.

Culture Amp is gebaseerd op de nieuwste inzichten in psychologie en datawetenschap. Het helpt je niet alleen feedback te verzamelen, maar het ook te vertalen naar uitvoerbare verbeterplannen.

Met Culture Amp kun je rolbeschrijvingen en competenties die nodig zijn voor elke rol maken en delen. Deze informatie verduidelijkt niet alleen individuele verantwoordelijkheden, maar stelt werknemers ook in staat om hun huidige vaardigheden te beoordelen en mogelijke hiaten te identificeren. Het platform kan ook worden gebruikt om gepersonaliseerde ontwikkelingsplannen op te stellen om de prestaties en betrokkenheid te verhogen.

Culture Amp biedt een ondersteunende community met virtuele evenementen en een Slack-groep. Het biedt doorlopend onderwijs en netwerkmogelijkheden voor HR-professionals.

Kortom, Culture Amp's effectieve evaluatie van werknemerservaringen in combinatie met wetenschappelijke inzichten maakt het een waardevol hulpmiddel voor elke organisatie die een aantrekkelijke en boeiende werkplek wil creëren.

In ons technologietijdperk hebben we gelukkig voor elke routinetaak een app. Deze vier soorten software voor personeelsbeheer verlichten de administratieve last, optimaliseren complexe tijdrovende taken zoals prestatiebeoordelingen en onderzoeken naar de betrokkenheid van werknemers en maken effectief projectbeheer mogelijk.