La gestione dei dipendenti è complessa e richiede molto tempo. Assumere e inserire il candidato migliore, monitorare la produttività, garantire il rispetto delle scadenze e pianificare strategie per lo sviluppo e la motivazione dei dipendenti sono sfide che i manager e i dipartimenti delle risorse umane devono superare. Per fortuna, viviamo nell'era del boom tecnologico che può alleviare notevolmente le nostre fatiche quotidiane. Esiste una soluzione digitale per tutto. In questo articolo esploriamo i tipi di software di gestione dei dipendenti e i loro vantaggi e descriviamo le soluzioni affidabili di ciascuna categoria.
Software di monitoraggio dei dipendenti
I programmi di tracciamento sono forse il tipo di software più conosciuto per la gestione dei dipendenti. Le loro caratteristiche includono solitamente:
- screenshot
- registrazione delle sequenze di tasti
- tracciare i siti web visitati
- registrazione delle query di ricerca
- monitoraggio delle operazioni sui file
- catturare l'attività della stampante
- monitoraggio del tempo e altro ancora.
Questi dati vengono riassunti in punteggi e statistiche di produttività, semplificando la valutazione delle prestazioni.
Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.
CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.
CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.
CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.
CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.
CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.
CleverControl ha impostazioni flessibili. La maggior parte delle sue funzioni può essere attivata/disattivata, consentendo di adattare le pratiche di monitoraggio alle leggi e alle normative sulla privacy applicabili. Il software può anche essere installato in modalità visibile, consentendo ai dipendenti di avviare e interrompere il monitoraggio o di accedere al proprio dashboard personale delle attività.
Software di gestione dei progetti
As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:
- creare, assegnare e dare priorità ai compiti
- fissare le scadenze
- monitoraggio dell'avanzamento delle attività
- commenti, messaggistica e chat all'interno della piattaforma
- condivisione di file
- mappatura stradale e monitoraggio delle tappe
- tracciamento del tempo
- monitoraggio del budget, gestione delle spese e altro ancora.
Un software di questo tipo per la gestione dei dipendenti permette ai manager di vedere l'intero progetto, di suddividerlo facilmente in compiti e sottocompiti e di assegnarli ai dipendenti. Possono ottenere informazioni in tempo reale sui progressi, individuare potenziali problemi e riassegnare le risorse necessarie. Questa migliore visibilità delle attività aumenta l'efficienza del team e migliora il processo decisionale e la gestione del budget. L'assegnazione chiara dei compiti e il monitoraggio dei progressi rendono i membri del team responsabili del loro lavoro.
Asana è uno dei più popolari software di gestione dei progetti basati su cloud. La sua interfaccia amichevole e l'ampia gamma di funzioni hanno conquistato migliaia di aziende in tutto il mondo. È possibile suddividere grandi progetti in attività e sottoattività più piccole e gestibili, definire le dipendenze e stabilire priorità e scadenze. Le visualizzazioni dei progetti possono essere personalizzate in base alle proprie preferenze. È possibile organizzare gli incarichi come un elenco, un calendario, una linea temporale, un diagramma di Gantt o una tavola Kanban. È possibile aggiungere campi personalizzati alle attività per facilitare l'ordinamento, il filtraggio e la creazione di rapporti.
Asana è in grado di tracciare il tempo impiegato per ogni attività, in modo da poter valutare con maggiore precisione le spese e il tempo necessario.
La piattaforma dispone di eccellenti funzioni di comunicazione, come la messaggistica di gruppo, le menzioni e la condivisione di file. La casella di posta intelligente consente di personalizzare le notifiche per filtrare gli aggiornamenti più importanti, mettere in pausa le notifiche per proteggere la propria attenzione e seguire le notifiche dalla casella di posta.
La robusta funzionalità di automazione aiuta ad automatizzare le attività ripetute. Ad esempio, è possibile assegnare attività basate su regole o notifiche di attivazione.
Asana si integra con molti altri strumenti, tra cui Google Drive, Slack e Microsoft Teams.
La piattaforma è adatta ad aziende di tutte le dimensioni e di diversi settori grazie alla sua facilità d'uso, alle potenti funzionalità e alla scalabilità.
Sistemi di gestione delle risorse umane
Il software di gestione delle risorse umane (HRMS) è una piattaforma completa progettata per semplificare e automatizzare le funzioni HR durante l'intero ciclo di vita dei dipendenti. Le sue caratteristiche principali sono:
- archiviazione delle informazioni sui dipendenti (dati di contatto, storia lavorativa, record di prestazioni, ecc.)
- Applicant Tracking System (ATS) (gestione degli annunci di lavoro e delle candidature)
- flussi di lavoro e liste di controllo per l'onboarding
- controlli dei precedenti e screening delle sostanze stupefacenti
- elaborazione delle buste paga e calcolo delle imposte
- amministrazione dei benefit (assicurazione sanitaria, piani pensionistici, ecc.)
- Tracciamento delle presenze
- gestione delle prestazioni
- iniziative di sviluppo dei dipendenti e altro ancora.
Questi software per la gestione dei dipendenti automatizzano le attività ripetitive, riducono gli oneri amministrativi per gli specialisti delle risorse umane e minimizzano gli errori nell'inserimento dei dati e nell'elaborazione delle buste paga. Grazie a ciò, i team HR possono concentrarsi su iniziative strategiche che migliorano il coinvolgimento dei dipendenti.
Utilizzando gli HRMS, le organizzazioni possono mantenere registri accurati e garantire la conformità alle leggi sul lavoro. Inoltre, l'HRMS fornisce dati e approfondimenti preziosi che consentono di prendere decisioni informate in materia di risorse umane.
HRMS offre funzionalità anche per i dipendenti. Le sue caratteristiche self-service consentono ai dipendenti di gestire le proprie informazioni e di accedere facilmente ai servizi HR.
Workday è un software avanzato basato su cloud per la gestione dei dipendenti. Riunisce in un unico sistema tutte le funzioni HR, come buste paga, benefit, amministrazione dei talenti e gestione dei dati dei dipendenti.
La piattaforma offre dashboard e report personalizzabili. È possibile ottenere informazioni sui tassi di turnover, sulle tendenze delle prestazioni e sui dati demografici della forza lavoro. Tutte le modifiche si riflettono istantaneamente, in modo da avere sempre accesso alle informazioni più aggiornate e prendere decisioni strategiche.
Workday supporta l'intero ciclo di vita dei dipendenti, dagli annunci di lavoro al monitoraggio dei candidati e all'onboarding, fino alla gestione delle prestazioni e dei benefit. Inoltre, facilita la pianificazione della successione, in quanto può aiutare a identificare i dipendenti con un alto potenziale. In seguito, è possibile prepararli per futuri ruoli di leadership.
Un'altra serie di funzioni pratiche automatizza i processi di busta paga: stipendio, tasse, benefit e detrazioni. L'automatizzazione riduce gli errori e il carico amministrativo e garantisce pagamenti puntuali e precisi.
Workday è vantaggioso anche per i dipendenti. La sua solida funzionalità self-service consente loro di gestire i propri dati personali, accedere alle buste paga, richiedere ferie e iscriversi ai benefit.
Nel complesso, Workday è una soluzione efficace che migliora notevolmente la gestione delle risorse umane. È in grado di adattarsi alle esigenze specifiche delle organizzazioni di diversi settori e di supportare sia le piccole che le grandi imprese.
Piattaforme per l'esperienza dei dipendenti
Come suggerisce il nome, le piattaforme per l'esperienza dei dipendenti (EX) servono a migliorare l'esperienza complessiva dei dipendenti, dal momento dell'ingresso in azienda al momento dell'uscita. Questo tipo di software si aggiunge alle tradizionali funzioni HR. Il suo scopo principale è migliorare il benessere e la motivazione dei dipendenti, aumentare la produttività e creare un ambiente di lavoro amichevole e coinvolgente.
EX offre solitamente le seguenti funzionalità:
- employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
- strumenti di riconoscimento (ad esempio, sistemi basati su punti, premi peer-to-peer, ecc.)
- social network o forum interni
- chat e condivisione di file
- un hub centrale per le notizie e gli annunci aziendali
- dati e analisi sull'impegno dei dipendenti, sul sentiment e sulle tendenze delle performance
- accesso a materiali e corsi di formazione
- programmi di benessere e altro ancora.
Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.
14% di produttività in più
