La gestión de los empleados es compleja y requiere mucho tiempo. Contratar e incorporar al mejor candidato, hacer un seguimiento de la productividad, garantizar el cumplimiento de todos los plazos y planificar estrategias para el desarrollo y la motivación de los empleados son retos que los directores y los departamentos de RRHH tienen que superar. Por suerte, vivimos en la era de la tecnología en auge que puede aliviar significativamente nuestras luchas diarias. Existe una solución digital para todo. En este artículo, exploramos los tipos de software de gestión de empleados y sus ventajas, y describimos soluciones fiables en cada categoría.
Software de control de empleados
Los programas de seguimiento son quizás el tipo de software más conocido para la gestión de empleados. Sus características suelen incluir:
- capturas de pantalla
- registro de pulsaciones de teclas
- seguimiento de los sitios web visitados
- registro de consultas de búsqueda
- control de las operaciones de archivo
- capturar la actividad de la impresora
- control del tiempo, etc.
Estos datos se resumen en puntuaciones y estadísticas de productividad, lo que simplifica la evaluación del rendimiento.
Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.
CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.
CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.
CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.
CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.
CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.
CleverControl tiene una configuración flexible. La mayoría de sus funciones pueden activarse/desactivarse, lo que le permite ajustar sus prácticas de supervisión a las leyes y normativas de privacidad aplicables. El software también puede instalarse en modo visible, lo que permite a los empleados iniciar y detener la supervisión o acceder a su panel de actividad personal.
Software de gestión de proyectos
As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:
- crear, asignar y priorizar tareas
- fijación de plazos
- seguimiento del progreso de las tareas
- comentarios, mensajería y chat dentro de la plataforma
- intercambio de archivos
- hoja de ruta y seguimiento de hitos
- seguimiento del tiempo
- seguimiento de presupuestos, gestión de gastos y mucho más.
Este tipo de software para la gestión de empleados permite a los directivos ver el proyecto completo, desglosarlo fácilmente en tareas y subtareas y asignarlas a los empleados. Pueden obtener información en tiempo real sobre el progreso, detectar posibles problemas y reasignar los recursos necesarios. Esta mayor visibilidad de las tareas aumenta la eficacia del equipo y mejora la toma de decisiones y la gestión del presupuesto. La asignación clara de tareas y el seguimiento del progreso hacen que los miembros del equipo sean responsables de su trabajo.
Asana es uno de los software de gestión de proyectos en la nube más populares. Su interfaz amigable y su amplia gama de funciones conquistaron a miles de empresas en todo el mundo. Puedes dividir grandes proyectos en tareas y subtareas más pequeñas y manejables, definir dependencias y establecer prioridades y plazos. Las vistas de los proyectos pueden personalizarse en función de sus preferencias. Puede organizar las tareas en forma de lista, calendario, cronograma, diagrama de Gantt o tablero Kanban. Se pueden añadir campos personalizados a las tareas para facilitar la clasificación, el filtrado y la elaboración de informes.
Asana puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea para que puedas evaluar los gastos y el tiempo necesario con mayor precisión.
La plataforma cuenta con excelentes funciones de comunicación, como mensajería en equipo, menciones y uso compartido de archivos. La bandeja de entrada inteligente permite personalizar las notificaciones para filtrar las actualizaciones más importantes, pausar las notificaciones para proteger tu concentración y hacer un seguimiento de las notificaciones desde la bandeja de entrada.
La robusta funcionalidad de automatización ayuda a automatizar tareas repetidas. Por ejemplo, puedes asignar tareas en función de reglas o activando notificaciones.
Asana se integra con muchas otras herramientas, como Google Drive, Slack y Microsoft Teams.
La plataforma es adecuada para empresas de todos los tamaños y de diversos sectores gracias a su facilidad de uso, su potente conjunto de funciones y su escalabilidad.
Sistemas de gestión de recursos humanos
El software de gestión de recursos humanos (SGRH) es una plataforma integral diseñada para agilizar y automatizar las funciones de RRHH a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado. Sus características clave son:
- almacenamiento de información sobre los empleados (datos de contacto, historial laboral, registros de rendimiento, etc.)
- Sistema de seguimiento de candidatos (ATS) (gestión de ofertas de empleo y candidaturas)
- flujos de trabajo de incorporación y listas de comprobación
- verificación de antecedentes y control de drogas
- procesamiento de nóminas y cálculo de impuestos
- administración de prestaciones (seguro médico, planes de jubilación, etc.)
- control de presencia
- gestión del rendimiento
- iniciativas de desarrollo de los empleados, etc.
Este tipo de software para la gestión de empleados automatiza las tareas repetitivas, reduce la carga administrativa de los especialistas en RRHH y minimiza los errores en la introducción de datos y el procesamiento de nóminas. Gracias a ello, los equipos de RRHH pueden centrarse en iniciativas estratégicas que mejoren el compromiso de los empleados.
Gracias al SGRH, las organizaciones pueden mantener registros precisos y garantizar el cumplimiento de la legislación laboral. Además, el SGRH proporciona datos y perspectivas valiosos que permiten tomar decisiones informadas en materia de RRHH.
El SGRH también ofrece funciones para los empleados. Sus funciones de autoservicio permiten a los empleados gestionar su información y acceder fácilmente a los servicios de RRHH.
Workday es un avanzado software basado en la nube para la gestión de empleados. Unifica todas las funciones de RRHH, como nóminas, beneficios, administración del talento y gestión de datos de los empleados, en un único sistema.
La plataforma ofrece paneles e informes personalizables. En ellos, puede obtener información sobre los índices de rotación, las tendencias de rendimiento y los datos demográficos de la plantilla. Todos los cambios se reflejan al instante, para que siempre tenga acceso a la información más actualizada y pueda tomar decisiones estratégicas.
Workday soporta todo el ciclo de vida del empleado, desde la publicación de ofertas de empleo hasta el seguimiento de candidatos y la incorporación, pasando por la gestión del rendimiento y los beneficios. También facilita la planificación de la sucesión, ya que puede ayudar a identificar a los empleados con alto potencial. Posteriormente, puede prepararlos para futuros puestos de liderazgo.
Otro práctico conjunto de funciones automatiza los procesos de pago de nóminas: salario, impuestos, prestaciones y deducciones. La automatización reduce los errores y la carga administrativa y garantiza pagos puntuales y precisos.
Workday también beneficia a los empleados. Su sólida funcionalidad de autoservicio les permite gestionar su información personal, acceder a las nóminas, solicitar tiempo libre e inscribirse en las prestaciones.
En definitiva, Workday es una solución eficaz que mejora significativamente la gestión de los recursos humanos. Puede adaptarse a las necesidades específicas de organizaciones de diversos sectores y dar soporte tanto a pequeñas como a grandes empresas.
Plataformas de experiencia del empleado
Como su nombre indica, las plataformas de experiencia del empleado (EX) sirven para mejorar la experiencia global del empleado desde su incorporación hasta el momento de abandonar la empresa. Este tipo de software se suma a las funciones tradicionales de RRHH. Su objetivo principal es mejorar el bienestar y la motivación de los empleados, aumentar la productividad y crear un entorno de trabajo agradable y atractivo.
EX suele ofrecer las siguientes funciones:
- employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
- herramientas de reconocimiento (por ejemplo, sistemas basados en puntos, premios entre iguales, etc.)
- redes sociales o foros internos
- chats e intercambio de archivos
- un centro de noticias y anuncios de la empresa
- datos y análisis sobre el compromiso de los empleados, el sentimiento y las tendencias de rendimiento
- acceso a materiales y cursos de formación
- programas de bienestar, etc.
Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.
14% más productivo
