CleverControl - 7 μύθοι που έχουν οι εργαζόμενοι σχετικά με το λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης

Η ιδέα της παρακολούθησης των εργαζομένων έγινε δημοφιλής καθώς οι εταιρείες έσπευσαν να εφαρμόσουν την απομακρυσμένη εργασία λόγω της πανδημίας.

Οι διευθυντές δεν επιτρεπόταν πλέον να ελέγχουν προσωπικά τις ομάδες τους. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που είχαν προηγουμένως αμφιβάλει για την εξ αποστάσεως απασχόληση ανέπτυξαν γρήγορα πολιτικές εργασίας από το σπίτι. Άλλες επιχειρήσεις αγκάλιασαν με ενθουσιασμό την εξ αποστάσεως εργασία, επιτρέποντας στις ομάδες να λειτουργούν μόνιμα από οποιαδήποτε τοποθεσία.

Ακόμη και ο τρόπος με τον οποίο οι εταιρείες επικοινωνούν με τους πελάτες μεταβλήθηκε σημαντικά. Οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν τα κορυφαία συστήματα help desk για να αντιμετωπίσει την αύξηση του αριθμού των εισιτηρίων που αποστέλλονται από τους πελάτες.

Εκτός από τη διαχείριση των ερωτημάτων των πελατών, τα συστήματα γραφείου βοήθειας μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να δημιουργήσουν μια θετική σχέση με τους πελάτες. Οι λύσεις help desk παρέχουν επίσης ένα στρατηγικό σημείο εκκίνησης για να καταστεί η εταιρεία πιο αποτελεσματική στην αντιμετώπιση των διαρκώς μεταβαλλόμενων απαιτήσεων της αγοράς.

Η απαίτηση να γνωρίζουμε τι επιτυγχάνεται, όπως η υποστήριξη πελατών, κατά τη διάρκεια της ημέρας και να υπάρχει μια ενιαία, κεντρική μέθοδος παρακολούθησης της προόδου ήταν παρούσα σε διάφορες καταστάσεις.

Καθώς αυξανόταν το ενδιαφέρον για την παρακολούθηση, αυξάνονταν και οι ανησυχίες των εργαζομένων. Οι εργαζόμενοι είχαν απορίες καθώς προσαρμόζονταν σε αυτές τις νέες διαδικασίες και προσπαθούσαν να δημιουργήσουν χώρους στα σπίτια τους για απομακρυσμένες θέσεις εργασίας.

Το λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης είναι ένα πρόγραμμα που επιτρέπει στους διαχειριστές της εταιρείας να παρακολουθούν και να εποπτεύουν όλες τις συσκευές των υπαλλήλων τους από απόσταση. Συνήθως αναπτύσσεται σε ένα εταιρικό δίκτυο και προσφέρει κεντρική προβολή αρχείων καταγραφής από έναν και μόνο υπολογιστή δικτύου.

Η παρακολούθηση μπορεί να πραγματοποιηθεί με διάφορες μεθόδους.Παραδείγματα απομακρυσμένης παρακολούθησης περιλαμβάνουν την παρακολούθηση της χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και του διαδικτύου, την παρακολούθηση καταγραφών και βίντεο και την παρακολούθηση μέσω GPS. Ο πρωταρχικός στόχος είναι να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα της ομάδας σας και να αποκτάτε πληροφορίες για πιθανές προκλήσεις.

Σύμφωνα με έρευνα της Top10VPN, η ανάγκη για λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης αυξήθηκε κατά 54% μετά το απότομο ξέσπασμα του ιού Covid-19. Πολλές εταιρείες χρησιμοποίησαν πρόσφατα λογισμικό παρακολούθησης υπολογιστών για να παρακολουθούν τη διαδικτυακή συμπεριφορά των υπαλλήλων τους.

Το λογισμικό για την παρακολούθηση των εργαζομένων αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο των επιχειρήσεων παγκοσμίως. Το πρόγραμμα αποτελεί ευλογία για τις επιχειρήσεις που δυσκολεύονται να διαχειριστούν το απομακρυσμένο προσωπικό που εργάζεται από το σπίτι ή το χώρο εργασίας του. Σήμερα, είναι μια απαίτηση που επιβάλλεται από τις παγκόσμιες εταιρικές απαιτήσεις και τους συνεχώς εξελισσόμενους ρυθμιστικούς περιορισμούς. Παρά τα διάφορα πλεονεκτήματα, πολλές εταιρείες διστάζουν να αναπτύξουν λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων. Αδιάκοπες διαφωνίες και παρεξηγήσεις αμφισβητούν την αναγκαιότητά του.

Σύμφωνα με μελέτη της International Data Corporation, το 30-40% των εργαζομένων χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο για δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία. Η μελέτη αποκάλυψε επίσης ότι το 21-31% των εργαζομένων συμμετέχουν ενεργά σε ανήθικες δραστηριότητες, όπως η έκθεση πληροφοριών ιδιοκτησίας ή πνευματικής ιδιοκτησίας σε εξωτερικά μέρη και η διακινδύνευση πολλών κρίσιμων έργων και περιουσιακών στοιχείων.

Το καλύτερο λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης και διαχείρισης προσφέρει μια εναλλακτική μέθοδο παρακολούθησης και ανάλυσης της απόδοσης των εργαζομένων για την αποκάλυψη νέων και βελτιωμένων διαδικασιών, κάτι που είναι αδύνατο με τις συμβατικές μεθόδους παρατήρησης. Οι λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων βοηθούν τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων και τους υπαλλήλους τους να αποκτήσουν μια ολοκληρωμένη επίγνωση των δραστηριοτήτων στο χώρο εργασίας. Μέσω της παρακολούθησης, οι οργανισμοί του συστήματος μπορούν να ανακαλύψουν πώς μπορούν να κάνουν το προσωπικό τους ασφαλέστερο και πιο παραγωγικό, ενώ παράλληλα βελτιώνουν τη ροή εργασιών των επιχειρηματικών τους δραστηριοτήτων.

Πολλοί εργαζόμενοι πιστεύουν ότι η αφοσίωσή τους αμφισβητείται λόγω αυτού του προγράμματος. Έχοντας αυτούς τους παράγοντες κατά νου, ακολουθούν οι κοινές παρανοήσεις σχετικά με το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων.

1. Η λύση απομακρυσμένης παρακολούθησης παραβιάζει την ιδιωτικότητα των εργαζομένων

   Η παρακολούθηση των εργαζομένων δεν πρέπει να χρησιμοποιείται για παραβίαση της ιδιωτικής ζωής. Όταν χρησιμοποιούνται με διαφάνεια και δικαιοσύνη, αυτές οι τεχνολογίες και οι γνώσεις τους βοηθούν τους ιδιοκτήτες και το προσωπικό των επιχειρήσεων να αποδίδουν αποτελεσματικότερα. Κατά τη χρήση των εργαλείων παρακολούθησης εργαζομένων, οι επιχειρήσεις πρέπει να δίνουν προτεραιότητα και να διατηρούν το απόρρητο των συμμετεχόντων.

   Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να είστε ανοιχτοί και ειλικρινείς με τους υπαλλήλους σχετικά με το σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων, τα δεδομένα που συλλέγετε και τον τρόπο με τον οποίο σκοπεύετε να τα χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να το κάνετε αυτό επαγγελματικά μέσω μιας επίσημης πολιτικής ή ανεπίσημα μέσω μιας περιστασιακής συζήτησης ή ενός email. Η υπευθυνότητα παρέχει αξιοπιστία, η οποία είναι απαραίτητη για τον κατευνασμό τυχόν ανησυχιών για την προστασία της ιδιωτικής ζωής.

2. Μόνο η διοίκηση επωφελείται από την παρακολούθηση των εργαζομένων

   Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων έχει πολλαπλά οφέλη για τους εργαζόμενους. Οι τεχνολογίες αυτές, για παράδειγμα, διευκολύνουν και ενθαρρύνουν την επέκταση των εικονικών και ευέλικτων ευκαιριών εργασίας.

   Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων δίνει στις επιχειρήσεις την αυτοπεποίθηση να επιτρέπουν στους υπαλλήλους τους να εργάζονται εξ αποστάσεως. Εξαλείφει τους περιορισμούς του προγραμματισμού του γραφείου που περιορίζουν τις δυνατότητες διακοπών και τον κοινωνικό και οικογενειακό χρόνο και συνεπάγονται δαπανηρές και δυσάρεστες μετακινήσεις. Επιπλέον, καθώς οι εκροές εργασίας συνδέονται με ατομικά και εταιρικά στατιστικά στοιχεία, τα δεδομένα που συλλέγονται από το λογισμικό παρακολούθησης μπορούν να διευκολύνουν τις ισότιμες προαγωγές και τις αυξήσεις μισθών.

3. Η παρακολούθηση εργαζομένων ισχύει μόνο για απομακρυσμένους υπαλλήλους

   Ορισμένοι πιστεύουν ότι μια λύση παρακολούθησης είναι κατάλληλη μόνο για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των εργαζομένων στο διαδίκτυο. Ωστόσο, αυτό είναι παραπλανητικό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό παρακολούθησης για να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα ενός υπαλλήλου στο διαδίκτυο, είτε αυτός βρίσκεται τοπικά είτε απομακρυσμένα.

   Πολλές επιχειρήσεις αγοράζουν αυτό το λογισμικό ειδικά για να παρακολουθούν την απόδοση των απομακρυσμένων εργαζομένων τους. Οι εταιρείες πρέπει να δίνουν στους απομακρυσμένους εργαζομένους τους την ελευθερία να κάνουν τις δραστηριότητές τους χωρίς συνεχή επίβλεψη, επειδή στο σπίτι υπάρχουν πολλές διακοπές.

   Ενώ οι εργαζόμενοι προσαρμόζονται στην εργασία εξ αποστάσεως, οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν την ηλεκτρονική τους δραστηριότητα για να διασφαλίσουν ότι η αλλαγή περιβάλλοντος δεν έχει επηρεάσει αρνητικά την παραγωγικότητα.

4. Η παρακολούθηση των εργαζομένων θα βλάψει το ηθικό

   Απομακρυσμένη παρακολούθηση εργαζομένων η τεχνολογία έχει τη δυνατότητα να ενισχύσει τη δέσμευση των εργαζομένων, όταν εφαρμόζεται κατάλληλα. Η διαφάνεια και η συνάφεια των συμπεριφορών των πελατών επιτρέπουν στην ανώτατη διοίκηση να εξετάσει τι δεν λειτουργεί σωστά. Τα σημεία συμφόρησης των αγωγών μπορούν να βρεθούν γρήγορα και να διορθωθούν με τη χρήση μετρήσεων απόδοσης και στρατηγικών για τη μείωση των χρονοβόρων και αναποτελεσματικών δραστηριοτήτων.

   Οι διευθυντές γνωρίζουν τη διαθεσιμότητα των εργασιών, συμπεριλαμβανομένων των υπερφορτωμένων και των υποαπόδοσης εργαζομένων. Αυτό διευκολύνει τη δίκαιη κατανομή των ευθυνών και των έργων των εργαζομένων και προτρέπει σε δράση όταν είναι απαραίτητο.

   Εκτός από την προώθηση ενός υγιέστερου περιβάλλοντος και την ενίσχυση της διατήρησης των εργαζομένων, μπορεί επίσης να μειώσει τις αρνητικές επιπτώσεις, όπως η επαγγελματική εξουθένωση και οι εσωτερικές συγκρούσεις.

5. Η απομακρυσμένη παρακολούθηση δημιουργεί πρόσθετες εργασίες

   Αρχικά, η χρήση ενός εργαλείου παρακολούθησης για την παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να ακούγεται παρεμβατική. Δημιουργεί τη δυσάρεστη εικόνα ενός χώρου εργασίας όπου οι διευθυντές παρακολουθούν κάθε πληκτρολόγιο και οι εργαζόμενοι φοβούνται να κάνουν διαλείμματα.

   Το άγχος των εργαζομένων μπορεί να μειωθεί με την παρακολούθηση ορισμένων δραστηριοτήτων. Οι επαγγελματίες των πωλήσεων χρησιμοποιούν εφαρμογές CRM, όπως το Pipeliner CRM, για να επιτύχουν υψηλότερα επίπεδα δέσμευσης με τους πελάτες. Το πρόγραμμα επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να οργανώνουν τους οδηγούς και τις επαφές, να καλλιεργούν τις προοπτικές, να σχεδιάζουν δραστηριότητες που σχετίζονται με τις πωλήσεις και να παρακολουθούν τις ευκαιρίες.

   Η ακριβής γνώση του χρόνου που χρειάζονται συγκεκριμένες εργασίες για να ολοκληρωθούν θα βοηθούσε τους διευθυντές να κατανέμουν το χρόνο και να κατανέμουν τα καθήκοντα μεταξύ των μελών της ομάδας πιο αποτελεσματικά. Στο τέλος, αυτό ωφελεί τόσο τον εργοδότη όσο και τον εργαζόμενο.

   Η διατήρηση ισχυρής και ανοιχτής επικοινωνίας στο χώρο εργασίας είναι ο καλύτερος τρόπος για να αμβλυνθούν οι ανησυχίες των εργαζομένων σχετικά με το λογισμικό παρακολούθησης. Περιγράψτε την ανάγκη για το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων και πώς μπορεί να ωφελήσει όλα τα μέρη. Όλοι δεν θα πρέπει να ανησυχούν επειδή όλα είναι ανοιχτά και προφανή.

6. Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι παράνομη

   Επειδή οι κανονισμοί διαφέρουν από χώρα σε χώρα, το τι μπορούν να παρακολουθούν οι εταιρείες ποικίλλει ανάλογα με την τοποθεσία της επιχείρησης και των υπαλλήλων της. Σε ορισμένες χώρες, οι εταιρείες επιτρέπεται να χρησιμοποιούν μόνο το καλύτερα εργαλεία παρακολούθησης if they notify their employees ahead, while in others, "stealth" monitoring is allowed.

   Ωστόσο, οι περισσότερες χώρες επιτρέπουν την παρακολούθηση των εργαζομένων σε κάποιο βαθμό και υπό ορισμένες καταστάσεις. Η παρακολούθηση των εργαζομένων διέπεται συχνά από ευρεία πρότυπα που περιλαμβάνουν τη συλλογή, την επεξεργασία και την προστασία δεδομένων, σε αντίθεση με ειδικούς νόμους.

7. Το λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης είναι δαπανηρό

   Οι λύσεις απομακρυσμένης παρακολούθησης μπορεί να φαίνονται ακριβές, αλλά δεν είναι. Μπορείτε να εγγραφείτε σε εφαρμογές που βασίζονται στο cloud και αποθηκεύουν δεδομένα με μηνιαία χρέωση. Οι προγραμματιστές του καλύτερου λογισμικού απομακρυσμένης παρακολούθησης προσφέρουν πολυάριθμες επιλογές συνδρομής με βάση τον αριθμό των εργαζομένων μιας εταιρείας, δίνοντας τη δυνατότητα σε μικρές και μεγάλες επιχειρήσεις να επιλέξουν τη βέλτιστη λύση για τις απαιτήσεις τους.

Το λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης για υπαλλήλους, όπως και κάθε άλλη τεχνολογία, έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να προστατεύσετε τα δεδομένα της εταιρείας σας, διατηρώντας παράλληλα τη συμμόρφωση, την υπευθυνότητα και την αποτελεσματικότητα των εργαζομένων.

Ωστόσο, είναι εύκολο να γίνει κατάχρηση. Ως εκ τούτου, πρέπει να οργανώσετε προσεκτικά τη διαδικασία εκπαίδευσης του προσωπικού σας για την παρακολούθηση. Αποφύγετε τα συνήθη λάθη, όπως η εφαρμογή του λογισμικού χωρίς να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας.

Μπορείτε να διαψεύσετε αυτούς τους μύθους σχεδιάζοντας και εκτελώντας σωστά το λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης. Το καλύτερο χαρακτηριστικό είναι ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους τόσο στο γραφείο όσο και εξ αποστάσεως.