5 найкращих способів вимірювання продуктивності співробітників у реальному часі

Уявіть, що весь ваш бізнес працює на живій інтерактивній інформаційній панелі. Кожен проект, кожен член команди та кожен момент продуктивності видно в яскравому режимі реального часу. Саме про цю силу ми говоримо, коли сьогодні обговорюємо вимірювання продуктивності працівників. Покладатися лише на ретроспективні дані вже недостатньо, щоб залишатися попереду на ринку, що постійно змінюється. Щоб по-справжньому керувати, оптимізувати та розвиватися в сучасному ландшафті, вам потрібні негайні зворотні зв’язки, а не історичні архіви. Ця стаття розкриє для вас п’ять дієвих стратегій, які допоможуть вам стежити за роботою вашої робочої сили, щоб ви завжди були на крок попереду.

Інструменти відстеження часу – це програмне забезпечення, яке фіксує фактичні робочі години та час, який співробітники витрачають на виконання завдань і проектів.

Датчики часу можуть бути автоматичними і ручними. У першому випадку програма моніторингу автоматично фіксує початок і кінець активності співробітника на пристрої. Він припускає, що це початок і кінець робочого дня, і відповідно розраховує загальну кількість робочих годин.

У випадку ручного відстеження часу працівники повинні самостійно відстежувати час роботи та вводити свої години для конкретних завдань, використовуючи спеціальний інтерфейс.

Менеджери можуть контролювати робочий час у режимі реального часу через онлайн-панель.

Програмне забезпечення для обліку часу забезпечує найточніші дані для виставлення рахунків клієнтам, розрахунку заробітної плати та розподілу ресурсів. Це також дозволяє менеджерам зрозуміти, скільки часу насправді займає конкретне завдання, і краще планувати майбутні проекти.

Порада: Вибираючи інструмент відстеження часу, виберіть такий, який легко інтегрується з платформами керування проектами вашої компанії.

Моніторинг активності в реальному часі виходить за рамки простого відстеження часу. Ці інструменти контролюють використання комп’ютера співробітником: які програми вони використовують, які веб-сайти відвідують, що вводять і багато іншого.

Як це працює? Компанія встановлює певний програмний агент на офісні комп’ютери. Потім агент збирає дані про цифрову активність співробітників протягом робочого часу.

Цей тип моніторингу в режимі реального часу є чудовим інструментом для оцінки продуктивності співробітників. Це допомагає менеджерам помічати діяльність, не пов’язану з роботою, час простою та інші падіння продуктивності одразу, коли вони відбуваються. Моніторинг також виділить високоефективних співробітників і дозволить керівникам визнати їхні досягнення. Моніторинг також може виявити потенційні ризики безпеки та допомогти вчасно їх усунути.

Моніторинг у реальному часі допомагає ефективніше використовувати ресурси компанії. як? Бачачи, які програми та служби використовуються найбільше, а які недостатньо, компанія може скасувати підписку на непотрібні ліцензії на програмне забезпечення та скоротити свої витрати.

Порада: Перш ніж запроваджувати будь-який інструмент, подумайте про етичну та правову сторони моніторингу співробітників. Ми рекомендуємо вивчити місцеві закони про конфіденційність і закони, щоб дізнатися, які методи моніторингу дозволені.

Don't use activity monitoring for individual scrutiny or punishment. Instead, make it a source of data to pinpoint areas where employees may need additional training or where processes could be improved. Always have a clear "Acceptable Use Policy" in place and communicate it effectively.

Платформи управління проектами, як видно з їх назви, допомагають командам планувати та відстежувати прогрес поточних проектів і окремих завдань. Це цифровий простір, де ви можете створювати проекти, розбивати їх на етапи та завдання, встановлювати кінцеві терміни та призначати ці завдання співробітникам. Потім ви можете відстежувати прогрес у реальному часі за допомогою оновлень статусу, коментарів і візуальних засобів, таких як дошки Канбан.

Багато програмного забезпечення для управління проектами також дозволяють планувати бюджет, що допомагає залишатися в межах обмежень і вчасно коригувати можливі додаткові витрати.

Основна перевага платформ для управління проектами полягає в тому, що вони в режимі реального часу показують завдання та прогрес проекту та допомагають помітити перешкоди, які можуть гальмувати роботу. Крім того, вони допомагають оцінити навантаження окремих співробітників і команд і за необхідності перегрупувати їх.

Порада. Щоб отримати максимальну віддачу від цих платформ, заохочуйте співробітників використовувати їх постійно та регулярно оновлювати статуси завдань.

Розширені інструменти моніторингу в реальному часі іноді включають аналітику ШІ. Спеціально навчена модель штучного інтелекту аналізує різні типи зібраних даних про діяльність співробітників (наприклад, відвідані веб-сайти, використані програми, пошукові запити тощо), порівнює їх із галузевими стандартами та на цій основі розраховує продуктивність працівників. Штучний інтелект також може прогнозувати продуктивність і виснаження, висвітлювати тенденції продуктивності, пропонувати стратегічну інформацію та навіть персоналізувати плани навчання та розвитку для співробітників.

Аналітика ШІ чудово економить час для зайнятих менеджерів. Якщо людина витрачає години на перегляд звітів, ШІ робить те саме за лічені секунди. Крім того, він вільний від суб'єктивних оцінок, властивих людям.

Порада: Перш ніж запроваджувати рішення на основі ШІ, чітко визначте мету, яку ви хочете досягти за допомогою моніторингу. Виберіть рішення, яке надає пріоритет безпеці та конфіденційності.

Зворотний зв'язок - це не такий інструмент, як описані вище. Це скоріше культура, де менеджери та співробітники (або навіть однолітки) регулярно обмінюються думками про ефективність один одного та ростуть разом. Будь то заплановані індивідуальні маршрути чи спонтанні щоденні реєстрації, цей миттєвий обмін дозволяє швидко коригувати курс, коли виникають проблеми.

Сила безперервного зворотного зв’язку полягає не лише в здатності швидко визначати проблеми, але й у тому, щоб побачити проблему з іншого погляду. Коли співробітники діляться своєю стороною проблеми, це відкриває можливості для пошуку кращих рішень.

Ще одна вагома перевага зворотного зв’язку — це його здатність підвищувати моральний дух і залученість. Коли його дають правильно, зосереджуючись на можливостях покращення, а не на догани, співробітники відчувають визнання, увагу, підтримку та знають, як рухатися вперед.

Порада. Створіть алгоритм зворотного зв’язку, який включатиме як позитивні, так і конструктивні вказівки. Зворотній зв'язок не повинен бути монологом; заохочуйте співробітників висловлюватись і ділитися своїми ідеями та проблемами.

Компанія - це не сукупність окремих співробітників - це оркестр, який грає симфонію. Моніторинг продуктивності співробітників у режимі реального часу дає вам диригентську паличку: це дозволяє почути кожну неправильну ноту та переконатися, що кожен музикант грає гармонійно. Моніторинг — це розширення можливостей ваших музикантів і, зрештою, створення ефективного шедевру.