Як налагодити дисципліновану віддалену роботу без надмірного тиску на команду?

Поширеність віддаленої роботи зросла в таких сферах, як останніми роками. Більшість співробітників працюють віддалено вже майже два роки, і на цей момент вони вже звикли до цього. Дозволяти працівникам певний ступінь віддаленої роботи - це вигідно. Можливість працювати з будь-якого місця - це величезний прискорювач продуктивності.

Але здатність розробників підтримувати ідеальний графік і самодисципліну під час віддаленої роботи зменшується. Продуктивність вашого бізнесу значно постраждає, якщо ви не дисциплінуєте своїх віддалених працівників. Тож у цій статті я поясню, як допомогти віддаленим працівникам розвинути почуття самодисципліни, щоб бути продуктивними.

Давайте почнемо.

Багато працівників отримали вигоду від більшої автономії, безпеки та продуктивності віддаленої роботи, але вони також втратили частину своєї традиційної трудової етики. Працівники більше не встають через рівні проміжки часу, не ходять на обідню перерву та не дотримуються норм і процедур, встановлених керівництвом. Сучасні працівники прокидаються опівдні, одягаються недбало протягом усього робочого дня, приходять на роботу і йдуть з неї, коли їм зручно.

Пам'ятайте, що традиційні форми дисципліни не працюватимуть на сучасних віддалених робочих місцях. Це пов'язано з тим, що штучний бар'єр відокремлює керівництво від персоналу. Статус команди, яка працює віддалено, не завжди легко визначити.

Як наслідок, важливо навчити команду віддаленого менеджменту самодисципліни, щоб вони могли досягти успіху, працюючи з дому, і створити сприятливе середовище для їхньої роботи. Вам не потрібно буде турбуватися про навчання віддаленої команди, щойно ви покажете їм, як працювати самостійно, ефективно розподіляти свій час і залишатися продуктивними.

На додаток до цих стратегій, ви можете допомогти своїй команді здійснювати більше самоконтролю, роблячи такі речі

Ви не повинні виглядати диктатором на своєму віртуальному робочому місці, але порядок все одно необхідний. Як і в будь-якій іншій компанії, у вас повинні бути правила та процедури, що регулюють роботу вашого персоналу. Будь ласка, ознайомте своїх співробітників з правилами та положеннями, що діють у вашій компанії, і переконайтеся, що вони прищеплюють їм почуття дисципліни.

Наведіть конкретні приклади того, як порушення правил може мати негативні наслідки. Непунктуальність, відсутність на запланованих зустрічах, вперта відмова працювати разом - все це має призвести до дисциплінарних стягнень. У деяких ситуаціях ви можете прийняти рішення про суворе дотримання правил.

Враховуючи, що вони працюють вдома, ви, напевно, хочете знати, чому вони не послухалися. Уникайте суворого та неуважного ставлення, попросивши експерта ознайомитися з цими кодексами поведінки.

Якщо ви знаєте, що вмієте відкладати справи на останню хвилину, встановіть собі дедлайн, який охоплює більшу частину проекту, але не весь. При створенні програмного забезпечення ніколи не рекомендується пропускати кроки. Зазвичай, це є джерелом труднощів і проблем.

Замість цього спробуйте Agile-спринт - короткий період, протягом якого ви зосереджуєтесь на конкретному завданні, меті або модулі. Люди отримують користь від розбиття роботи на керовані частини, але ретельне планування на початку спринту є дуже важливим.

Ціль може бути не досягнута в рамках спринту, але це нормально і може використовуватися як метрика. Зрозуміло, хто може точно передбачити, скільки часу займе виконання завдання, а хто ні.

Якщо віддалені працівники не працюють на належному рівні або не справляються зі своїми обов'язками, швидке оновлення або нагадування може бути все, що потрібно, щоб повернути їх у потрібне русло.

Можливо, це потрібно робити щодня, щотижня або навіть щомісяця, щоб не відставати від конкретних ситуацій. Під час індивідуальної зустрічі з віддаленими працівниками з'ясуйте, чи відчувають вони труднощі і що можна зробити для їхнього подолання.

За даними тематичне дослідження Згідно з дослідженнями Університету Волдена, залученість працівників та розробників зростає, коли вони відчувають особистий зв'язок з компанією. Ви повинні забезпечити чітку та постійну комунікацію з віддаленим персоналом як менеджер або керівник команди. Впевненість працівників зростатиме, а співпраця буде плідною. Якщо працівник виглядає стурбованим або незадоволеним, ви можете дізнатися про це, регулярно викликаючи його в чат.

Не покладайтеся лише на робоче спілкування. Поспілкуйтеся з віддаленими співробітниками, щоб краще їх пізнати. Поцікавтеся їхнім вихованням, смаками в музиці та фільмах. Це продемонструє, що ви цінуєте їх не лише як співробітників, але й як людей.

Відеодзвінки - це, безумовно, найефективніший метод для прямого спілкування з віддаленими співробітниками один на один. Це дозволить вам прочитати мову тіла вашого співробітника та оцінити його загальний настрій.

Сплануйте, як показати віддаленим працівникам, що їх цінують і чекають у будь-який час. Працівники, які надихаються досягати більшого, показують кращі результати.

Команду та персонал можна мотивувати через регулярне публічне визнання їхніх зусиль. Це дасть їм змогу відчути, що вони є частиною команди і роблять свій внесок у її роботу. Переконайтеся, що вони знають, наскільки ви цінуєте додаткові зусилля, які вони докладають, демонструючи свою вдячність за них. Не обов'язково використовувати лише слова, коли ви висловлюєте похвалу. Видача навіть скромних бонусів може мати значний вплив на моральний дух.

Кожна форма дистанційної роботи повністю залежить від технологічного прогресу. Все, що стоїть на заваді, може деморалізувати. Уявіть собі працівника, який покладається на нестабільне програмне забезпечення та неадекватні засоби зв'язку. Його моральний дух підірваний, і, як наслідок, продуктивність праці знизилася.

Заохочуйте використання високоякісних комп'ютерів та швидкого доступу до Інтернету серед ваших співробітників. Спростіть для них спілкування за допомогою текстових і відеоповідомлень, а також спільного використання та завантаження файлів. Таким чином, ваша відеоконференція та проект пройдуть без проблем.

Ви можете використовувати програмне забезпечення для моніторингу співробітників як CleverControl, щоб ефективно та зручно контролювати своїх співробітників. Дізнавайтеся все, що вам потрібно знати про повсякденну діяльність вашої команди: від додатків, якими вони користуються, до тексту, який вони пишуть і копіюють у своє місцезнаходження. Створюйте індивідуальні скріншоти, щоб продемонструвати участь співробітників у робочому процесі.

Є велика спокуса продовжувати дзвонити і запитувати інформацію по кілька разів на день. Пам'ятайте, що ви працюєте з невидимою командою без безпосереднього нагляду лікаря. Але така стратегія часто обертається проти вас.

Почнемо з очевидного: керівники-початківці часто роблять помилку, коли починають мікроменеджмент і переслідують своїх співробітників замість того, щоб дозволити їм займатися своєю роботою. По-друге, це свідчить про те, що ви не вірите в їхню здатність самостійно впоратися з ситуацією. Щоб не заважати їхній продуктивності, плануйте чек-іни та брифінги по проекту у відповідний час, щоб вони могли отримувати актуальну інформацію.

У разі локдауну працівники можуть відчувати себе невмотивованими, коли вони змушені сидіти вдома і відрізані від зовнішнього світу. Керівник або лідер команди повинен заохочувати свою віддалену команду, підштовхуючи їх до використання можливостей професійного та особистого розвитку.

Одне з визначень мислення зростання - це віра в те, що вдосконалення можливе на будь-якому етапі і в будь-якій професії. Лідери та менеджери можуть створити культуру, в якій люди цінують зростання, а не негайні результати. Створіть середовище, в якому працівники заохочуються до навчання та ризику заради кар'єрного зростання.

У вашій компанії сильна внутрішня комунікація та чітко визначені, досяжні цілі. Проте, показуючи співробітникам, як вони працюють, ви допоможете їм працювати краще. Створіть візуальне табло, щоб відстежувати командну та індивідуальну ефективність і заохочувати до старанної роботи.

Ключові показники ефективності (KPI) та головні пріоритети для кожної команди можуть бути викладені на візуальному табло у відкритому доступі. Менеджери та їхні команди можуть використовувати найсучасніші інструменти, такі як Trello, для розподілу завдань та спільної роботи, а також статистику та візуальні дані для відстеження прогресу щотижня чи щомісяця.

Регулярні зустрічі, на яких розглядаються показники та основні цілі, допомагають тримати співробітників в курсі подій, залучати їх до роботи та підтримувати ентузіазм щодо досягнення поставлених цілей.

Можливість працювати з дому - головна перевага віддаленої роботи і основний мотиватор для більшості співробітників. Надайте команді необхідні ресурси та допомогу, а потім зробіть крок назад. Вам потрібно буде розробити політику, яка допоможе кожному в команді усвідомити свої ролі та обов'язки.

Працівників, які працюють віддалено, слід проінформувати про цілі компанії, щоб вони могли прийняти культуру, яка сприятиме досягненню цих цілей. Дистанційні працівники з більшою ймовірністю залишатимуться вмотивованими, якщо віритимуть у загальне благо.

Багато працівників сьогодні звикли працювати віддалено і висловлюють незадоволення тим, що їм доводиться працювати більше годин, ніж раніше. Якщо працівник відчуває вигорання, це може негативно вплинути на його продуктивність і змусити його замислитися про звільнення.

Вам не варто хвилюватися! Встановити розумний графік перерв для працівників дуже просто. Кожні півтори години їм слід надавати 15- або 5-хвилинну перерву на додаток до регулярної обідньої перерви. Адже тривале використання комп'ютера пов'язане з втомою та зниженням когнітивних функцій.

Для того, щоб працівники могли зберігати здоровий глузд під час роботи вдома, їхні керівники повинні дозволяти їм робити часті, але короткі перерви.

Не має значення, чи група співпрацює віддалено, чи фізично. Щоб підтримувати постійний рівень ефективності та продуктивності, необхідно забезпечити дотримання суворих правил і норм на робочому місці. Вам не потрібна детальна або абсолютна влада над працівниками. Буде корисно, якщо ви розробите формальні правила, яких ви будете дотримуватися разом зі своїми співробітниками.