Як обрати систему обліку робочого часу, яка підходить саме Вам?

Вибір правильної системи моніторингу співробітників - завдання, до якого не можна ставитися легковажно. У вас є вибір від безкоштовних до дорогих систем, кожна з яких має свої плюси та мінуси. Важливо, щоб ви розуміли, що ці системи можуть запропонувати, як вони конкурують між собою, наскільки вони відповідають вашій діловій практиці, і, найголовніше, скільки вони коштують у міру зростання масштабу бізнесу.

Помилка у виборі неправильної системи може призвести до серйозних наслідків, включаючи, але не обмежуючись, високі витрати, низьку продуктивність та низьку рентабельність інвестицій. У найгіршому випадку через недотримання вимог можуть виникнути юридичні проблеми, що посилює економічні та репутаційні ризики, пов'язані з вибором неправильної системи.

Виникає питання - як обрати правильну систему контролю для свого бізнесу? У цій статті ми обговоримо таксономію систем моніторингу співробітників, а також надамо детальну розбивку їх можливостей та їх застосовності для вашого бізнесу.

З цією метою ми пропонуємо вам покрокову інструкцію, яка допоможе вам розпочати роботу.

Почніть з того, що уважно подивіться на свою ділову практику - способи роботи, вимоги, які ви маєте, і способи, якими ви можете масштабуватися. Це допоможе вам прийняти рішення про те, яка система моніторингу працівників є найкращою для вас. Наприклад, якщо спостерігається зростання кількості випадків шахрайства з боку працівників і ви бажаєте покращити внутрішній контроль, вам, швидше за все, знадобиться система, яка додасть цінності в цій сфері.

Це, мабуть, найважливіший крок у виборі правильної системи моніторингу співробітників для вашої компанії. Після того, як ви оцінили потреби вашого бізнесу, ви повинні бути в змозі створити критерій, який ви можете використовувати для кількісної оцінки цінності однієї системи над іншою. Важливо, щоб ви оцінювали кожну систему об'єктивно, без будь-яких упереджень. З нашого досвіду, ви повинні розглядати систему за трьома основними напрямками:

Функціональність конкретної системи означає легкість, з якою вона може підтримувати бізнес у досягненні його основних цілей. Іншими словами, це найнижчий загальний знаменник того, що бізнес може очікувати від системи моніторингу працівників. З цією метою функціональність охоплює наступні атрибути:

• Масштабованість: Система є масштабованою, якщо вона здатна підтримувати зростання без необхідності дорогої модернізації.

• Простота реалізації: Чим менш складним і трудомістким є процес встановлення, налаштування та навчання користувачів, тим більше ви можете розраховувати на зниження загальних витрат.

• Інтеграційні можливості: Система є інтегрованою, якщо вона може легко інтегруватися з іншими системами, гарантуючи, що ключові бізнес-функції не будуть порушені.

• Сумісність: Правильна система повинна бути сумісною з останніми версіями Windows та Mac OS X. Сумісність з мобільними ОС (Android та iOS) є додатковою перевагою для тих підприємств, які покладаються на доступ до своїх систем у дорозі або хочуть контролювати соціальні мережі, інтернет-повідомлення тощо.

• Юзабіліті: Інтерфейс системи має бути простим, інтуїтивно зрозумілим та зручним для навігації, що дозволить швидко приймати правильні бізнес-рішення.

• Аналітика: Система повинна надавати корисну аналітику, в ідеалі в режимі реального часу, щоб допомогти вам краще зрозуміти вашу робочу силу.

Від моніторингу веб-сторінок до моніторингу додатків, соціальної активності до контролю AV (аудіо-відео) та резервного копіювання даних - функції включають в себе все, що є в пакеті. Більш глибоко, ось функції, на які слід звернути увагу в системі моніторингу співробітників:

Віддалений моніторинг

У постпандемічну епоху, коли гібридна культура роботи є нормою, для роботодавців важливо мати можливість контролювати співробітників віддалено через захищений веб-обліковий запис. Це особливо важливо у зв'язку зі збільшенням кількості вторгнень на кінцеві точки. Нещодавній Дослідження Інституту Понемона зазначив, що близько 68% організацій постраждали від атак на кінцеві точки, які скомпрометували їхні дані та інфраструктуру. Тому перевірка діяльності віддалених співробітників в режимі реального часу є вкрай необхідною.

Збір даних в режимі реального часу

Миттєвий доступ до даних у режимі реального часу дозволяє приймати своєчасні рішення, мінімізувати ризики перебоїв у роботі та виявляти потенційні проблеми до того, як вони загострюються. Прикладом може бути CleverControl Companion - мобільний додаток, який дозволяє компаніям безперешкодно збирати та переглядати інформацію в режимі реального часу з систем співробітників.

Багатогранний функціонал запису

Записи клавіатурного введення, скріншоти, моніторинг знімних пристроїв, моніторинг миттєвих повідомлень і GPS-відстеження - це лише кілька прикладів багатогранних можливостей, які можуть бути надані системою моніторингу співробітників. Важливо переконатися, що ці функції відповідають вашим потребам, оскільки саме вони в кінцевому підсумку допомагають вам стежити за вашими співробітниками і покращувати внутрішній контроль.

Аудіо- та відеоспостереження

Можливість віддаленого моніторингу відеоканалів може змінити правила гри для багатьох підприємств. Знімки, звукові записи з мікрофона та відеозаписи з веб-камери можуть дати багато інформації про поведінку працівників, надаючи роботодавцям знання для прийняття кращих рішень. З огляду на це, вкрай важливо враховувати правові та приватні наслідки вашої практики моніторингу. Давайте розглянемо це більш детально в наступному розділі.

Відстеження часу

Системи моніторингу співробітників все більше розвиваються і включають в себе функцію відстеження робочого часу. Можливість контролювати продуктивність працівників у режимі реального часу може допомогти вам відстежувати та вимірювати ефективність роботи працівників, виявляти сфери, які потребують вдосконалення, і, в кінцевому рахунку, дати вам перевагу над конкурентами. Відстеження робочого часу співробітників, зокрема, актуально для підприємств, які прагнуть підвищити свою операційну ефективність, усунути шахрайство і оптимізувати процеси виставлення рахунків.

Розглянемо випадок з претензіями щодо понаднормової роботи: їх можна уникнути, якщо працівники усвідомлюють необхідність звітувати про відпрацьований час. Простіше кажучи, підприємства можуть оптимізувати свої процеси нарахування заробітної плати, інтегрувавши аналітику обліку робочого часу. Не варто забувати про підвищення продуктивності, яке можна досягти, коли моніторинг в режимі реального часу поєднується з відстеженням робочого часу співробітників. Від входу в систему до виходу з неї та виявлення простоїв, система може надати роботодавцям інформацію про динаміку робочого часу та суттєво сприяти усуненню вузьких місць, вирішенню проблем продуктивності та автоматизації бізнес-процесів.

Важливо розуміти Вашу політику моніторингу працівників та юридичні наслідки Вашого вибору. Закони в різних країнах і регіонах відрізняються, причому деякі з них є більш суворими, ніж інші. В Європі, наприклад, Загальний регламент про захист даних (GDPR) встановлює правила для підприємств, які бажають збирати та аналізувати персональні дані своїх працівників, що робить обов'язковим отримання згоди та визнання політики моніторингу. Аналогічним чином, у США Закон про конфіденційність електронних комунікацій 1986 року дозволяє роботодавцям здійснювати моніторинг, якщо вони мають на це законні підстави.

У зв'язку з цим слід пам'ятати про такі речі:

• Оцініть вимоги законодавства вашої держави.

• Переконайтеся, що обрана вами система контролю відповідає вимогам законодавства, тобто постачальник послуг з моніторингу зареєстрований у відповідних регуляторних органах вашої країни.

• Отримайте письмове або електронне підтвердження від співробітників про Вашу політику і про те, що вони прочитали і зрозуміли її (якщо потрібно).

• Мати напоготові ефективний механізм реагування на скарги працівників.

• У разі виникнення сумнівів або неясності зверніться до юридичної консультації.

Тепер, коли ви оцінили потреби вашого бізнесу та визначилися з критеріями, слід перейти до наступного кроку - вибору правильної системи моніторингу співробітників. Для вашої зручності ми перерахували п'ять найбільш відомих систем контролю на основі проведеного нами тестування.

Найсучасніша система підвищення продуктивності праці працівників Clever Control спеціалізується на відстеженні активності та робочого часу. Пропонуючи широкий спектр функцій, включаючи веб-камеру, спрямовану на працівника, запис голосу і тексту, моніторинг електронної пошти і соціальних мереж, вона ідеально підходить для роботодавців, які працюють на конвеєрі, і об'єктів, де працівники повинні контролюватися в режимі реального часу. Крім того, процес встановлення є простим, інформаційна панель надзвичайно зручна у використанні, а можливості звітування є всеосяжними. Рішення може масштабуватися відповідно до вимог вашого бізнесу і доступне за ціною безкоштовна пробна версія.

Додаток CleverControl Companion, зокрема, пропонує безліч гнучких можливостей і функцій, що робить його ідеальним вибором для робочих місць, які хочуть контролювати співробітників в режимі реального часу. Він інтуїтивно зрозумілий та інтерактивний і може бути налаштований відповідно до вимог вашого бізнесу. Особливістю системи є її здатність сприяти отриманню інформації про діяльність користувачів в режимі реального часу, активний час та час простою. Останнє особливо актуально для компаній, які прагнуть оптимізувати операційну ефективність, усунути перешкоди в робочому процесі та максимізувати продуктивність.

Insightful позиціонує себе як платформу для аналітики робочої сили та підвищення продуктивності, і це цілком виправдано. Інструмент, подібний до Clever Control, пропонує широкий спектр функцій для моніторингу працівників, відстеження робочого часу та автоматичного відображення часу. Insightful, як випливає з назви, виділяється своїми можливостями звітності, оскільки він надає уявлення про найдрібніші деталі діяльності співробітників, використовуючи такі поля, як час простою, найбільш часто використовувані додатки і т.д. Однак він трохи дорожчий.

Крім того, Insightful допомагає підприємствам оптимізувати час, пов'язаний з реалізацією проектів. Це відбувається завдяки тому, що роботодавці можуть відстежувати час, витрачений на кожне завдання, додаток, веб-сайт тощо. Така детальна інформація в поєднанні з функцією управління проектами Kanban board дозволяє роботодавцям зосередитися на найважливіших завданнях, усунути марнування часу та підвищити загальну продуктивність.

CurrentWare - це система управління з явним акцентом на захист систем від внутрішніх загроз. Крім того, система дозволяє віддалено контролювати діяльність людей у вашій мережі - відмінна функція для роботодавців з великою кількістю віддалених співробітників. Єдиний мінус - це те, що різні модулі можливостей доводиться привозити окремо. Наприклад, три модулі - BrowseReporter (моніторинг комп'ютерів), BrowseControl (веб-фільтрація) і AccessPatrol (контроль USB і DLP) повинні бути придбані окремо. З іншого боку, це може бути вигідним для підприємств з дуже специфічними вимогами.

ActivTrak користується великою популярністю завдяки можливості реєстрації діяльності в режимі реального часу, що дозволяє системі відстежувати і реєструвати поведінку співробітників в режимі реального часу. Але особливістю цього інструменту є його здатність керувати діями, а не просто збирати та візуалізувати дані. А це сприяє підвищенню якості роботи роботодавця, не кажучи вже про загальну ефективність бізнесу, за рахунок скорочення паперового документообігу. Корпоративні рішення ActivTrak є дещо дорогими, проте існує безкоштовна версія, тому вам не доведеться платити жодної копійки, поки ви не будете задоволені системою.

Подібно до Insightful, ActivTrak має комплексну функцію відстеження часу, що дозволяє роботодавцям переглядати зміни продуктивності протягом дня, тижня та місяця. Слід зазначити, що ActivTrak також дозволяє роботодавцям встановлювати гнучкі графіки для оцінки діяльності організаційних одиниць. Це можуть бути фрілансери, контрактні працівники або інші сторонні постачальники послуг, яких використовує бізнес.

Мабуть, одна з найпопулярніших систем контролю в цьому списку. Teramind спеціалізується на безпеці кінцевих точок та захисті даних. Однією з найкращих особливостей цієї системи контролю є аналітика поведінки користувачів, що дозволяє роботодавцям розуміти поведінкові моделі своїх співробітників та реагувати відповідно. Крім того, вона надає достатню підтримку бізнесу для забезпечення ефективного управління політикою та правилами, завдяки готовим шаблонам правил. Однак, з точки зору життєздатності, Teramind може не відповідати потребам кожного малого бізнесу і краще підходить для набагато ширших установ.

Кожен бізнес має унікальні потреби, тому важливо не переплачувати за те, що вам не потрібно. Тому перед покупкою обов'язково проведіть ретельну юридичну перевірку та шукати систему контролю які можуть задовольнити ваші потреби. Після того, як ви визначилися з продуктом, зверніть увагу на демо-версію, перш ніж зробити остаточний дзвінок.