Все під контролем: як впровадити програму моніторингу і не втратити команду
У 2021 році компанія ExpressVPN провела дослідження зрозуміти наслідки стеження для віддалених працівників.
Близько 83% працівників вказали на "етичні проблеми", пов'язані з моніторингом працівників.
56% працівників повідомили, що відчували стрес і занепокоєння через стеження з боку роботодавця
Насправді, 48% працівників погодилися на зниження зарплати, якщо це означало б, що їх не будуть контролювати
Але чому таке відчуття тривоги? Ну, деяких працівників лякає відсутність приватності в їхньому робочому середовищі, і це здебільшого через нав'язливу політику моніторингу, прийняту деякими роботодавцями.
По суті, моніторинг співробітників є надзвичайно життєздатним - особливо коли йдеться про виявлення вузьких місць у продуктивності, забезпечення дотримання протоколів безпеки та підвищення загальної продуктивності. Однак, часто відсутність єдиної, надійної програми моніторингу може призвести до серйозних наслідків, таких як зниження морального духу співробітників.
Нав'язливий моніторинг - як він впливає на вашу команду
Нещодавно німецьку роздрібну компанію зобов'язали сплатити штраф у розмірі штраф у розмірі $12,6 млн у відповідь на використання нею камер відеоспостереження для моніторингу діяльності на робочому місці, що порушувало правила конфіденційності, встановлені країною та Європейським Союзом. Аналогічно, норвезька компанія, що виробляє комп'ютерне обладнання, була оштрафована владою на $24 000 за передачу особистих адрес електронної пошти на свої сервери.
Тож не дивно, що працівники не бажають піддаватися моніторингу. Tech.co нещодавно опитала кількох працівників, які зазнали нав'язливого моніторингу. Відповіді були досить показовими - працівники говорили, що вони "відчували себе порушеними". Один працівник навіть сказав: "У якийсь момент я запитав, чи потрібно мені робити перерви на туалет".
Це свідчить про те, наскільки складно поєднати моніторинг на робочому місці з проблемами приватності, коли нав'язливі та нав'язливі практики моніторингу поширені повсюдно.
Останнє, що ви хочете зробити, - це зменшити довіру, яку працівники відчувають до вашої компанії. Це знижує продуктивність і, безумовно, може навіть негативно вплинути на утримання працівників, не кажучи вже про регуляторні проблеми, які можуть виникнути. У 2021 році італійський регулятор SA оштрафував муніципалітет (контролера) на 80 000 євро у зв'язку з порушенням законодавства про захист даних за скаргою працівника про збір його конфіденційної інформації.
Щоб уникнути регуляторної реакції, яка часто пов'язана з розгортанням нав'язливої програми моніторингу, вкрай важливо побудувати довіру у вашій команді. Щоб допомогти вам закласти фундамент для ефективної програми моніторингу співробітників, ми зібрали кілька важливих порад, яких ви можете дотримуватися.
Як впровадити програму моніторингу і не втратити команду
В одному з наших нещодавніх опитувань ми виявили, що додатковий вихідний день підвищили продуктивність праці працівників більш ніж на 5%. В іншому опитуванні ми змогли окреслити, як співвідносяться активний і неактивний час збільшилася/зменшилася до і після різдвяних канікул. Як ми це зробили? Проаналізувавши дані онлайн-моніторингу, які наші клієнти накопичили за цей період. І як це допомогло? Ми змогли окреслити проактивні заходи, які слід вжити нашим клієнтам, щоб допомогти їхнім працівникам почуватися краще та працювати краще.
Справа в тому, що дані не брешуть. Але щоб мати ці дані у своєму розпорядженні, вам потрібно переконатися, що ви добре знаєте своїх співробітників, команди та їхні робочі потреби. І це саме те, що має на меті зробити "ненав'язлива програма моніторингу". Від впорядкування робочих процесів до виявлення проблем і вузьких місць - ненав'язлива програма моніторингу може оптимізувати процеси, визначити пріоритетність завдань, які потребують уваги, підвищити операційну ефективність, збільшити продуктивність працівників і покращити результати діяльності.
Ось як впровадити таку програму моніторингу і не втратити команду:
Почніть з визначення цілей контролю
Для реалізації вашої програми моніторингу необхідно спочатку визначити цілі контролю. Це означає:
Визначення цілей, яких ви хочете досягти за допомогою вашої програми моніторингу
Визначення обов'язків для кожного члена команди
Встановлення керівних принципів щодо того, що є прийнятним, а що ні
Підготуйте дорожню карту того, як ви хочете, щоб програма моніторингу працювала
Таким чином, ви матимете чітке уявлення про те, що потрібно вашій команді, та відповідні вимоги, які необхідно виконати. "Дорожня карта", зокрема, закладає основу для подальших міркувань, таких як межі спостереження, стандарти захисту даних, консенсуальний контроль тощо.
Оцініть критерії моніторингу
Далі вам потрібно переконатися, що ви оцінюєте критерії для моніторингу. Це може означати щось на кшталт
Визначення типу каналу, який буде відстежуватися (наприклад, електронна пошта, Інтернет, телефонні дзвінки)
Визначення часу, коли функція моніторингу буде активна
Оцініть рівень спостереження, який вам потрібно мати на місці
Оцінка того, чи підпадає цей рівень під дію законів (про це пізніше)
Повідомте персоналу про потенційну функцію моніторингу
Дуже важливо заручитися згодою персоналу та інформувати його про функції моніторингу. Наявність інформованої згоди є обов'язковою умовою ефективної програми моніторингу, оскільки вона гарантує, що ви несете відповідальність за програму і не виходите за межі дозволеного. З цією метою ефективно залучатиметься
Пояснення співробітникам, чому і як їх будуть контролювати
Пояснення цілей контролю (перерахування цілей, яких ви хочете досягти)
Розповісти про переваги/наслідки дотримання/недотримання настанов (наприклад, дисциплінарні стягнення або штрафи)
Відповідаємо на запитання та занепокоєння ваших співробітників
Тут є дещо, що заслуговує на увагу: Хоча GDPR робить акцент на отриманні добровільної згоди від працівників, це не означає, що будь-яке спостереження або збір персональних даних може здійснюватися на основі цієї згоди. Наприклад, якщо працівник дає згоду на встановлення камери відеоспостереження для спостереження, це не означає, що роботодавець може це зробити. Що робити, якщо відеоспостереження не дозволено законом або не належить до компетенції місцевої юрисдикції? Це може бути складний сценарій - краще його уникати.
Вивчіть відповідні закони, що стосуються конкретного регіону
Наразі ми з'ясували, що вкрай важливо переконатися, що ви добре знаєте закони вашого регіону, які регулюють види моніторингової діяльності, якими ви можете займатися.
Як ці закони можуть запропонувати напрямки для функції моніторингу? Розглянемо кілька прикладів:
В Європейському Союзі (ЄС) Загальний регламент про захист даних (GDPR) гарантує, що роботодавці отримують згоду на збір персональних даних. Моніторинг працівників є допустимим, але програма моніторингу не повинна втручатися в особисту, конфіденційну інформацію працівників.
У Сполучених Штатах Америки Закон про конфіденційність електронних комунікацій 1986 року гарантує, що роботодавці мають певну, обґрунтовану причину для спостереження за електронними та усними комунікаціями на робочому місці.
Оберіть систему моніторингу співробітників
Тепер, коли ви добре розумієте, які зобов'язання вам потрібно виконувати, настав час обрати правильну платформу для моніторингу співробітників. Але як це зробити, особливо коли ринок здається насиченим морем різноманітних рішень? Щоб допомогти вам у цьому, ось кілька запитань, на які ми відповімо:
Чи може програмне забезпечення для моніторингу працівників функціонувати ненав'язливо? Чи розроблене воно таким чином, щоб не втручатися в особисте життя працівника?
Чи легко її реалізувати? Чи можна приступити до роботи одразу після реєстрації на програму?
Як працюють модулі звітності? Чи можете ви легко створювати звіти про продуктивність, відвідуваність, спілкування та завдання?
Чи підпадає це під дію відповідних законів? Чи відповідає вона стандартам вашої місцевої юрисдикції?
Чи зменшує вона ручну роботу для працівників, допомагаючи їм зосередитися на більш творчих завданнях? Наприклад, чи зменшує система моніторингу ручну роботу зі створення табелів обліку робочого часу та звітів?
Зрештою, ідеальним рішенням буде:
Ненав'язливо: Забезпечення цілісної видимості на робочому місці, не заважаючи працівникам
Інтуїтивно: Простий у використанні та запряганні
Гнучкий: Розширюваність і масштабованість у міру зростання бізнесу
Налаштовується: Дозволяє налаштувати певні політики
Згоден: Підтримуйте місцеве законодавство та закони
Масштабований: Підтримує низку робочих процесів і процесів
Економічно ефективно: Дозволяє підвищити операційну ефективність та усунути вузькі місця
Проконсультуйтеся з місцевим юристом
Хоча загальні правила в загальних рисах викладені в нормативних актах, все ж є нюанси, які необхідно вивчити. Наприклад, припустимо, що працівники працюють в ЄС, а компанія базується в Сінгапурі. Які принципи будуть застосовуватися в обох країнах? Щоб врахувати ці нюанси, вам потрібно звернутися за послугами до юридичного експерта. Він також успішно проконсультує вас щодо життєздатності конкретного програмного забезпечення для моніторингу, яке ви обрали.
Не оцінюйте перші кілька тижнів або місяців
Як і будь-якому іншому новому проекту, вам потрібно дати час, щоб прижитися. Ви не отримаєте моментальний знімок ефективності одразу. Наскільки це можливо, дайте співробітникам звикнути до системи моніторингу протягом декількох тижнів або місяців. Не переходьте до оцінювання одразу, інакше ви ризикуєте бути занадто суворими.
Тим часом продовжуйте збирати дані. До того часу, як ви проведете оцінку, ви матимете глибоке розуміння, пов'язане з тим, що відбувається:
Продуктивність робочого місця в розрізі активного та неактивного часу
Чи є якісь проблеми, які виникають щодня
Виконання проекту з урахуванням часових та бюджетних обмежень
Якщо вразливості в системі безпеки з'являються занадто часто
Чи існує широкомасштабне зловживання ресурсами компанії
Чи ненав'язливість системи моніторингу відповідає вашим очікуванням
Чи працює сама система моніторингу так, як очікувалося
Таке розуміння призведе до створення шаблонів, які допоможуть вам визначити, як покращити робочі процеси. Це також допоможе вам співвіднести впровадження з такими змінними, як загальна продуктивність, час простою та іншими факторами.
Переосмислити політику та винагороди
Тепер настав час відновити взаємодію з працівниками та залучити їх до ідеї моніторингу. Ось де вам потрібно переосмислити політику і заохотити людей замислитися над наступними питаннями
Потенційні переваги наявної системи моніторингу (принаймні, як мотиваційного інструменту)
Винагороди, пов'язані з виконанням певного стандарту
Наслідки падіння нижче певного стандарту
Заохочення на основі рівнів досягнень
Роблячи ці кроки, ви заохочуєте співробітників брати на себе відповідальність за результати своєї роботи. Вони будуть більш відкритими для того, щоб зробити свій внесок в успіх бізнесу. З точки зору роботодавця, це надзвичайно корисно для створення конкретних робочих процесів.
Наприклад, якщо у вас є віддалені працівники, і вам потрібно ретельно відстежувати, чи дотримуються вони режиму роботи з дому, ви можете надати їм доступ до календаря онлайн і заохочувати їх перевіряти його з відповідною періодичністю. Ви можете попросити їх встановити цілі та регулярно оновлювати їх. Крім того, ви можете надавати звіти про виконану роботу, щоб мати змогу побачити, чи немає проблем зі зловживанням.
Доопрацювати та вдосконалити
Коли ви впроваджуєте програму моніторингу у своїй компанії, завжди є місце для вдосконалення. Вам потрібно постійно переглядати систему, щоб рухатися вперед. Ви можете помітити, що працівники не виконують достатньо роботи. Або дехто з них прогулює. Можливо, ви не отримуєте своєчасних звітів про прогрес. Можливо, працівники не беруть на себе відповідальність за зворотній зв'язок. Можливо, у програмному забезпеченні відсутня якась функція, яка є ключовою для ваших потреб.
Всі ці спостереження вказують на одне: вам потрібно вдосконалити підхід. Продовжуйте спілкуватися з працівниками, щоб керувати їхніми очікуваннями. Встановіть контрольні точки та оцінюйте прогрес. Перегляньте політику і переконайтеся, що вона актуальна, як ніколи.
Підсумок
Програма моніторингу вважатиметься успішною, якщо вона допоможе вам покращити культуру праці та робочий процес. Для цього важливо, щоб ви встановили надійну, всеосяжну та ненав'язливе програмне забезпечення для моніторингу співробітників доопрацювати операційні процеси після виявлення вузьких місць та неефективності, а також сформувати чітке бачення разом з командою.