Уявіть собі невидимого злодія, який безшумно викачує мільйони з каси вашої компанії. Крадіжки співробітників — поширена загроза, на яку часто не звертають уваги — це саме те, про що ми говоримо.

За даними Exploding Topics, щороку в американських компаній крадуть 50 мільярдів доларів США їхні ж працівники. Компанії втрачають приблизно 5% свого доходу через крадіжки грошей, матеріальних цінностей або фінансові махінації, які здійснюють їхні працівники.

Як наслідок, крадіжки співробітників щорічно висмоктують з бізнесу приголомшливі 50 мільярдів доларів і стають причиною понад 30% банкрутств у США.

Окрім фінансових втрат, крадіжки співробітників підривають довіру, шкодять моральному духу та ставлять під загрозу репутацію вашої компанії. Правда полягає в тому, що крадіжки на робочому місці не є ізольованою проблемою — це загроза, що нависла над усіма галузями та впливає на бізнес будь-якого розміру.

Ця стаття стане вашим путівником, висвітлюючи різні форми, яких можуть набувати крадіжки співробітників, їхні далекосяжні наслідки і, що найважливіше, конкретні кроки, яких ви можете вжити для запобігання та виявлення крадіжок у вашій організації.

Загроза в різних формах

Крадіжка співробітників — це не єдиний злочин; вона проявляється в різних формах обману, більших чи менших, залежно від галузі та посади працівника. Викрадення блоку стікерів або ручки може здатися дрібницею, але технічно навіть це є крадіжкою, яка зменшує ресурси вашої компанії.

Розглянемо, до яких форм крадіжок найбільш схильні різні галузі.

Роздрібна торгівля

Роздрібна торгівля — благодатне поле для всіх видів шахрайства. Наприклад, американські ритейлери втрачають до 43% доходів через крадіжки співробітників.

Крадіжки в цій галузі включають:

  • Крадіжка з каси: працівники можуть щодня оперувати великими сумами готівки, що залишає їм простір для тіньових схем. Вони включають зняття коштів до того, як вони будуть зареєстровані в системі, часто через шахрайські транзакції або привласнення готівкових платежів.
  • Крадіжка товарів: це крадіжка товарів для особистого використання або перепродажу. Особливо вразливими до цього виду крадіжок є підприємства роздрібної торгівлі: працівники мають безліч можливостей привласнити дрібні речі, одяг, їжу і навіть технічні гаджети.
  • Маніпуляції з запасами: включають в себе оманливі практики, які спотворюють записи про запаси. Працівники можуть підробляти звіти про пошкодження, щоб вимагати неіснуючі товари для особистої вигоди. Касири також можуть анулювати законні угоди купівлі-продажу, вдаючи, що клієнт передумав. Потім вони можуть привласнити готівку або використати анульований чек для оформлення шахрайського повернення для себе або спільника. Таку схему також можна застосувати при поверненні товарів — оформити повернення без фактичного отримання товару.

Випадок 1.

Деякі співробітники виявляють неабияку креативність у таких схемах. CleverControl працював з невеликим офлайн-магазином, який пропонував програму бонусних карток для постійних клієнтів. Недобросовісний касир розробив схему для використання цієї системи. Він непомітно списував бонуси з карток клієнтів, щоб покрити частину або навіть всю вартість покупки. Однак він все одно брав з покупця повну вартість готівкою. Таким чином, він привласнював різницю між фактичною вартістю та сумою, сплаченою за допомогою бонусів.

Крадіжки співробітників є причиною 28% втрат запасів і 43% втраченого доходу в роздрібній торгівлі, при цьому кожен нечесний працівник коштує бізнесу в середньому $1 551,66.

Фінанси

Фінанси — ще одна сфера, найбільш вразлива до крадіжок. Схеми шахрайства тут наступні:

  • Розкрадання: стосується привласнення довірених коштів або майна з метою отримання особистої вигоди. Довірений працівник може перенаправляти кошти компанії на власні потреби.
  • Шахрайство з видатковими рахунками: передбачає подання працівниками завищених або фальшивих звітів про витрати, щоб зарахувати особисті витрати як ділові.
  • Маніпуляції з фінансовими документами: Працівники можуть змінювати фінансову звітність, щоб приховати розтрату коштів або інші форми крадіжок. Такі маніпуляції можуть ускладнити виявлення шахрайських дій і мати серйозні юридичні наслідки.

Випадок 2.

Зухвалий акт внутрішньої крадіжки розкрився у філії компанії, коли колишній працівник звернувся до корпоративного офісу. Чоловік запитав, чому він досі отримує податкові форми W-2 і сплачує податки із заробітної плати, яку ніколи не отримував. Розслідування виявило, що генеральна директорка протягом двох років шахрайським шляхом вносила колишнього працівника до системи нарахування заробітної плати. Потім вона привласнювала зарплату, виплачену на ім'я підставного працівника.

Гостинність

Робота у сфері гостинності часто асоціюється з низькою винагородою, поганими умовами праці, надмірним стресом і вигоранням від спілкування з клієнтами. У таких умовах працівник може не встояти перед спокусою, коли з'являється така можливість, як забута річ або відкрита скринька з готівкою.

До найпоширеніших крадіжок у сфері гостинності належать:

  • Крадіжка готівки з касових апаратів: це коли працівники можуть красти готівку безпосередньо з кас ресторанів або зі стійок реєстрації в готелях.
  • Привласнення чайових, призначених колегам: працівники, які об'єднують чайові, можуть вкрасти частину, призначену для своїх колег. Така поведінка не лише шкодить бізнесу, але й створює напругу та недовіру серед персоналу.
  • Завищення цін для клієнтів: працівники можуть додавати несанкціоновані пункти до рахунків або завищувати ціни заради особистої вигоди.

Випадок 3.

Злочинні уми з'являються в індустрії гостинності так само, як і в роздрібній торгівлі, розробляючи складні схеми для отримання прибутку, як у наступному випадку.

Генеральний менеджер готелю отримав дзвінок від гостя зі скаргою на попереднє перебування і проханням повернути гроші. Після короткого розслідування він виявив, що інформація про перебування гостя відсутня в системі, а номер, про який йде мова, позначений як такий, що не працює, оскільки в той день проводилося чищення килима.

Подальше розслідування виявило приголомшливе відкриття: співробітники нічного аудиту та покоївка, які перебували в інтимних стосунках, змовилися привласнювати платежі від гостей, які платили готівкою і заселялися вночі на одну ніч. Нічний ревізор приймав готівкові платежі, реєстрував гостей і позначав номери як "несправні". Вранці покоївка прибирала номер і відновлювала його статус як "вільний/чистий".

Ця шахрайська схема діяла протягом п'яти років, залишаючись непоміченою керівництвом, і призвела до збитків у розмірі близько 100 000 доларів США.

Офіс

Офісні крадіжки можуть приймати неочевидні форми і іноді здаватися незначними, проте вони можуть призвести до серйозних наслідків для вашого бізнесу. Ось що найчастіше крадуть офісні працівники:

  • Канцелярське приладдя: Незважаючи на те, що накопичення вкраденого офісного приладдя, такого як папір, ручки чи тонер-картриджі, здається незначним, з часом може призвести до значних витрат. Так, використання офісних принтерів в особистих цілях також вважається крадіжкою.
  • Обладнання: Крадіжка обладнання, такого як ноутбуки, планшети або спеціалізовані інструменти, може порушити роботу і призвести до витоку даних.
  • Порушення даних: Працівники, які мають доступ до конфіденційної інформації, можуть викрасти дані клієнтів, комерційну таємницю або інтелектуальну власність. Це може мати серйозні юридичні та фінансові наслідки для компаній у всіх галузях, особливо у фінансовій та технологічній.

Наголосіть на важливості збереження активів компанії та захисту конфіденційної інформації.

Крадіжка часу:

Працівники, які марнують час, перебуваючи на роботі, наприклад, беруть надто довгі перерви або виконують особисті доручення, по суті, крадуть у свого роботодавця. Крадіжка часу може бути проблемою в середовищі, де робочий час не контролюється суворо.

На перший погляд, крадіжка часу є непомітною і невинною, але вона призводить до відчутних втрат — близько 400 мільярдів доларів на рік, зачіпаючи 75% бізнесу. Понад 40% працівників здійснюють крадіжку часу в тій чи іншій формі — від завищення робочого часу до частих перерв під час роботи.

Виробництво

Так само, як і в роздрібній торгівлі та офісах, працівники на виробництві крадуть матеріали, інструменти чи готову продукцію для особистого використання або перепродажу. Такі крадіжки можуть порушити виробничі графіки та призвести до значних фінансових втрат.

Вплив крадіжок працівників

Крадіжки співробітників можуть суттєво вплинути на ваш бізнес різними способами, далеко за межами очевидних фінансових наслідків.

Фінансові втрати

Інцидент з розкраданням призводить до збитків у розмірі 357 650 доларів США в середньому. Ця сума включає не лише прямі збитки від шахрайства, а й непрямі, такі як витрати на звільнення та найм працівників, збільшення витрат на аудит та безпеку, а також втрачені клієнти.

Репутаційні збитки

Крадіжки співробітників можуть підірвати довіру клієнтів і зашкодити репутації вашої компанії. Коли клієнти дізнаються, що співробітники крадуть, вони починають турбуватися про безпеку своєї інформації та загальну цілісність компанії. Наслідки для репутації також включають втрату клієнтів, недовіру акціонерів і зниження прибутку.

Зниження морального духу працівників

Внутрішні крадіжки можуть породити підозри та недовіру серед персоналу. Чесні працівники, які виявили крадіжку, можуть відчути себе зневіреними і поставити під сумнів прихильність компанії до справедливого ставлення до них. Крадіжки можуть негативно вплинути на моральний дух і культуру на робочому місці, призвести до збільшення відтоку кадрів і навіть до збільшення витрат на підбір персоналу, щоб компенсувати зіпсовану репутацію компанії.

Тиха загроза: зупиніть крадіжки співробітників, поки вони не завдали серйозної шкоди

За даними TechJury, 75% працівників хоча б раз крали у свого роботодавця; понад 37% робили це щонайменше двічі. Троє з десяти працівників-крадіїв займаються цим роками.

Тиха загроза: складність виявлення та довгострокові наслідки

На жаль, справжня вартість крадіжок співробітників виходить далеко за межі початкових втрат. У статті TechJury наводиться протверезлива статистика: за оцінками, лише 10% крадіжок співробітників насправді виявляються. Значна частина крадіжок залишається непоміченою протягом тривалого часу, що дозволяє зловмиснику завдати ще більших фінансових збитків. За даними ACFE, в середньому схеми професійного шахрайства продовжують діяти протягом двох років до того, як їх виявляють. Такий тривалий часовий проміжок підкреслює важливість впровадження проактивних заходів для запобігання та виявлення крадіжок працівників до того, як вони суттєво вплинуть на ваш бізнес.

Побудова укріпленого захисту: стратегії запобігання та виявлення

Боротьба з крадіжками співробітників вимагає комплексного підходу, який поєднує превентивні заходи з ефективними стратегіями виявлення. Ось кілька ключових кроків, які ви можете зробити:

Сильний внутрішній контроль:

  • Встановіть чіткі та зрозумілі правила компанії, що визначають прийнятну та неприйнятну поведінку. Вони повинні чітко визначати крадіжки працівників та їхні наслідки.
  • Впровадьте систему розподілу обов'язків. Це означає розподіл критично важливих завдань, таких як авторизація платежів, робота з готівкою та звірка рахунків, щоб звести до мінімуму можливості для одного працівника здійснювати та приховувати крадіжки.
  • Проводьте регулярні внутрішні аудити, щоб виявити будь-які невідповідності або підозрілу діяльність.
  • Впроваджуйте системи контролю доступу, щоб обмежити доступ до конфіденційних зон та інформації на основі посадових ролей та обов'язків.

Технологічні рішення:

  • Використовуйте камери спостереження в стратегічних місцях, щоб запобігти крадіжкам і контролювати діяльність співробітників.
  • Інвестуйте в сучасні POS-системи з функціями, які відстежують індивідуальні транзакції співробітників і запобігають несанкціонованим зниженням цін або знижкам.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників, таке як CleverControl, може стати ще одним інструментом у вашому захисті від крадіжок. Хоча це не повинно бути єдиним рішенням, воно може надати цінну інформацію про діяльність співробітників. Відстежуючи використання комп'ютера, історію інтернет-перегляду, натискання клавіш, скріншоти та використовуючи розпізнавання облич, ви можете виявити підозрілу поведінку, яка може вимагати подальшого розслідування. Крім того, усвідомлення того, що за вами стежать, може стримувати тих, хто планує крадіжку. Програмне забезпечення, яке відстежує продуктивність працівників, також ідеально підходить для боротьби з крадіжками часу. Важливо впровадити чітку політику та отримати згоду працівника перед використанням такого програмного забезпечення.

Обмеження цілей та безпека даних

Виховання культури етики:

  • Сприяйте розвитку корпоративної культури, яка підкреслює чесність, цілісність та етичну поведінку.
  • Показуйте приклад — демонструйте етичну поведінку зверху донизу.
  • Створіть канали анонімних повідомлень, щоб заохотити працівників повідомляти про підозри у вчиненні правопорушень без страху перед помстою.

Навчання працівників:

  • Інформуйте працівників про різні види крадіжок та їхні наслідки.
  • Проводьте регулярні навчальні програми для ознайомлення співробітників з політикою компанії щодо крадіжок і шахрайства.
  • Наголосіть на важливості збереження активів компанії та захисту конфіденційної інформації.

Впровадивши ці превентивні та детективні заходи, ви зможете значно знизити свою вразливість до крадіжок співробітників і захистити свій бізнес від руйнівних фінансових та репутаційних наслідків.

Висновок

Крадіжки співробітників, хоча часто і приховані, можуть завдати значної шкоди вашому бізнесу. Фінансові втрати, шкода репутації та підрив морального духу співробітників підкреслюють гостру потребу в проактивних заходах. Хороша новина полягає в тому, що ви не безсилі. Впроваджуючи стратегії, описані в цій статті, ви можете побудувати надійний захист від крадіжок співробітників.