Моніторинг ефективності роботи персоналу: 6 ефективних методів

Ефективність працівників є основою будь-якого бізнесу, який хоче залишатися конкурентоспроможним. Високопродуктивні працівники підвищують прибуток і задоволеність клієнтів, створюючи позитивний імідж компанії.

Моніторинг ефективності роботи співробітників має важливе значення для розуміння індивідуального внеску, визначення сфер для вдосконалення та винагороди найкращих працівників. Своєчасні заходи для підтримки продуктивності - це ключ до розкриття справжнього потенціалу кожного працівника і компанії в цілому. Однак продуктивність - це широке поняття, його значення може змінюватися залежно від організації, сфери діяльності та посади. Що саме повинен оцінювати керівник і як це робити найкраще? На ці питання ми відповімо у цій статті.

У традиційному розумінні продуктивність працівника - це якість, ефективність та кількість виконаної роботи.

Щоб оцінити якість роботи, ви повинні перевірити, чи відповідає робота працівника очікуванням і стандартам галузі/компанії. Подивіться, чи досягнув працівник поставлених цілей і чи доклав максимум зусиль під час роботи над завданням. Залежно від сфери та посади, якісні метрики можуть бути:

• Задоволеність клієнтів: наскільки клієнти задоволені роботою працівника; наскільки добре і швидко працівник обробляє їхні запити; чи дотримується працівник кодексу поведінки тощо.

• Командна робота та співпраця: наскільки добре працівник працює з іншими, робить внесок у досягнення командних цілей та підтримує колег.

• Ініціатива: чи здатен працівник брати на себе нові завдання, пропонувати нові ідеї та самостійно вирішувати проблеми.

• Адаптивність: наскільки гнучко працівник реагує на мінливі ситуації та нові виклики.

• Спілкування: наскільки ефективно працівник може спілкуватися з колегами, клієнтами та керівництвом.

Кількість - це виробіток працівника - кількість вироблених одиниць продукції. Може здатися, що кількість можна виміряти лише у виробництві, але насправді вона може стосуватися будь-якого елементу, в тому числі нематеріального: продажі, виконані проекти, здійснені дзвінки тощо.

Ефективність вимірює, наскільки швидко та ефективно виконуються завдання, наприклад, час на виробництво одиниці продукції або час реагування на запити клієнтів. Це стосується дотримання дедлайнів, виконання завдань вчасно без шкоди для якості та використання найефективніших методів для досягнення робочих цілей. Ефективність можна виміряти в:

• Вироблено товарів/виконано завдань за годину/день/місяць;

• Час простою обладнання - час, протягом якого обладнання не працює через технічне обслуговування, поломки або інші проблеми;

• Споживання матеріалів та відходи - кількість матеріалів або витратних матеріалів, які використовуються або викидаються;

• Час циклу - час, необхідний для завершення процесу від початку до кінця;

• Дефекти на одиницю - кількість помилок або дефектів, виявлених в одиниці продукції.

Багато сучасних організацій надають пріоритет добробуту та залученості співробітників поряд із традиційними показниками. Такий підхід є обґрунтованим. Незалучені працівники частіше пропускають роботу, є непродуктивними, негативно впливають на своїх колег та клієнтів. Це коштує компаніям близько 34% від річної зарплати такого працівника або 450-550 мільярдів доларів щорічно лише у США. І навпаки, високозалучені команди демонструють на 23% більшу прибутковість.

Вимірюючи залученість, менеджери можуть звернути увагу на такі фактори:

• Загальна задоволеність роботою;

• Задоволеність працівників балансом між роботою та особистим життям;

• Сприйняття працівником можливостей зростання та кар'єрного росту в компанії;

• Задоволеність культурою компанії;

• Добровільна/недобровільна ротація;

• Прогули.

Окрім кількості, якості, ефективності та залученості, варто звернути увагу на поведінкові показники, які також можуть впливати на продуктивність:

• Робоча етика: відданість, цілеспрямованість та професіоналізм працівника.

• Відвідуваність і пунктуальність: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Дотримання: дотримання працівником політик, процедур і правил компанії.

Атестація - це систематичний процес оцінювання результатів роботи співробітника відповідно до заздалегідь визначених цілей та очікувань. Це чудовий метод для обговорення досягнень, виявлення сфер для вдосконалення та постановки нових цілей.

Атестація вимагає ретельної підготовки. Почніть з визначення чітких очікувань: окресліть обов'язки та очікувані результати, встановіть чіткі та вимірювані цілі. Відстежуйте результати роботи співробітників протягом певного періоду та збирайте кількісні та якісні показники. Відгуки керівників, колег і клієнтів стануть цінним внеском у загальну картину ефективності.

Під час перегляду намагайтеся створити комфортну та відкриту атмосферу для обговорення. Пропонуйте як позитивне підкріплення, так і конструктивний зворотний зв'язок щодо сфер, які потребують покращення. Будьте конкретними - наводьте приклади, що підтверджують ваші зауваження. Заохочуйте працівника ділитися своєю точкою зору та занепокоєнням. Наприкінці співбесіди створіть план для вирішення проблемних питань та сфер для вдосконалення.

Атестація ефективна, якщо вона проводиться регулярно. Однак 69% компаній організовує їх лише один-два рази на рік, що навряд чи достатньо.

80% of employees воліли б отримувати регулярний зворотній зв'язок замість щорічних оцінок. Індивідуальні перевірки - це чудовий спосіб заповнити проміжок між оцінюваннями ефективності та бути в курсі робочого процесу. У той час як атестації в основному зосереджені на минулих результатах і охоплюють більші періоди, чек-іни служать для підтримки регулярної комунікації та забезпечення того, щоб все йшло за планом. Вони, як правило, відбуваються частіше, часто щотижня або раз на два тижні, і є більш неформальними. Вони зосереджені на конкретних проектах, вирішенні повсякденних завдань і наданні своєчасної підтримки.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників є цінним інструментом для контролю продуктивності. Воно збирає великі дані про використання комп'ютера працівником, дозволяючи побачити, куди йде робочий час і як використовуються ресурси компанії, забезпечити дотримання політик компанії та посилити безпеку.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників збирає та аналізує дані про їхню діяльність і представляє їх у вигляді графіків продуктивності, відвідуваності, використання програмного забезпечення та Інтернету. Просунуті інструменти надають додаткові можливості, такі як пряма трансляція екранів співробітників, що дозволяє вам бачити, над чим вони працюють. CleverControl, провідне програмне забезпечення для моніторингу продуктивності співробітників, нещодавно представило AI Scoring. Алгоритм на основі штучного інтелекту аналізує діяльність працівника, порівнює її з галузевими стандартами, розраховує індивідуальний бал продуктивності та надає рекомендації.

Програмне забезпечення для моніторингу співробітників економить багато часу та зусиль менеджерів. Замість того, щоб вручну переглядати звіти про продуктивність і відвідуваність, вони можуть отримати статистику одним клацанням миші. Завдяки всеосяжному функціоналу та глибокому аналізу, такі програми можна використовувати як спосіб моніторингу продуктивності працівників окремо або в поєднанні з іншими методами. Наприклад, зібрана інформація може бути використана для щорічної оцінки ефективності роботи. Програмне забезпечення для моніторингу працівників можна використовувати для збору якісних показників та показників ефективності, а також для оцінки залученості працівників.

Впровадження програмного забезпечення для моніторингу співробітників вимагає прозорості та поваги до приватності. Використовуйте його для вимірювання продуктивності та визначення сфер для вдосконалення. Збирайте лише ті дані, які є дійсно необхідними, і забезпечуйте відповідність чинному законодавству та нормативним актам. Рекомендується повідомляти працівників про моніторинг і пояснювати його цілі, щоб уникнути непотрібного тиску і проблем з довірою.

Програмне забезпечення для управління завданнями - ще один цінний інструмент для відстеження продуктивності. У той час як програми моніторингу працівників відстежують загальну активність працівників, час простою/активності та відволікання, менеджери завдань зосереджуються на конкретних проектах і завданнях. Ці системи можуть відстежувати хід виконання завдань співробітниками, дозволяючи вам виявляти потенційні проблеми на ранніх стадіях і надавати своєчасну підтримку. Ви бачитимете, скільки часу потрібно працівнику для виконання завдання, відстежуватимете його прогрес і притягуватимете до відповідальності за дотримання дедлайнів. Ви можете стежити за навантаженням кожного працівника, рівномірно розподіляти його по команді та виявляти найкращих виконавців і тих, хто не справляється з роботою.

Програмне забезпечення для управління завданнями добре підходить для збору кількісних, якісних показників та показників ефективності. Щоб отримати максимальну віддачу від цих інструментів, встановлюйте чіткі досяжні цілі для кожного працівника, відстежуйте прогрес і надавайте своєчасний зворотній зв'язок.

Колегіальна оцінка - це отримання відгуків про роботу працівника від його колег. Такі відгуки доповнюють відгуки керівників та підлеглих і пропонують іншу цінну перспективу. Крім того, працівники можуть відчувати себе більш залученими та цінованими, коли їхні колеги беруть участь в оцінюванні їхньої роботи.

Щоб заохочувати чесний зворотний зв'язок, переконайтеся, що відгуки є анонімними і зосереджені на конкретних навичках і поведінці, що відповідають ролі працівника.

Залучення працівників до оцінювання своєї діяльності є цінним методом моніторингу. Він сприяє підвищенню підзвітності, покращує залученість і демонструє унікальну перспективу. Працівники отримують можливість висловити свої думки про свою роботу, завдання, колег, потенційні проблеми та пропозиції.

Самоконтроль може допомогти працівникам краще зрозуміти свої сильні та слабкі сторони. Це навіть може підвищити продуктивність: працівники з більшою ймовірністю досягають своїх цілей, коли активно відстежують свій прогрес і коригують його за потреби.

Адаптація стратегії моніторингу ефективності роботи співробітників до конкретних потреб вашої компанії має вирішальне значення для досягнення оптимальних результатів. Існують різні методи, але найефективніший підхід часто передбачає комбінацію методів.

Використовуючи можливості регулярних оцінок ефективності, індивідуальних перевірок, програмного забезпечення для моніторингу співробітників, інструментів управління завданнями, експертних оцінок і самоконтролю, ви можете створити комплексну систему, яка підтримує розвиток співробітників, сприяє створенню позитивної робочої атмосфери і сприяє загальному успіху бізнесу.