5 Помилок ділового листування

5 Помилок ділового листування

Спілкування електронною поштою стало невід'ємною частиною нашої роботи, тому електронні листи повинні бути написані правильно. Видання Business Insider розповіло про помилки працівників у діловому листуванні.

Не надсилайте листи на неправильну адресу

Ніщо не може бути більш очевидним. Але люди все одно припускаються такої помилки. Завжди можна вибачитися перед людиною, якій ви надіслали неправильного листа, але у неї все одно залишиться неприємний осад.

Тому, перш ніж надсилати електронного листа, перевірте, будь ласка, адресу та ім'я одержувача: "Шановна Дебра Келлі,...". Прочитайте ім'я вголос - це допоможе вам сконцентруватися і не помилитися.

Не ховайте свинцю

Відомий серед журналістів термін "заховати головне" означає заховати головне глибоко в тексті листа. Настільки глибоко, що її важко знайти. Це помилка, яка часто зустрічається в діловому листуванні. Щоб її уникнути, запитайте себе: "Що я хочу сказати?". І відповідайте дуже швидко. Саме такого листа - чіткого, короткого і по суті - чекають від вас ваші колеги.

"Я пишу, щоб обговорити співпрацю між нашими компаніями до початку четвертого кварталу".

Якщо ви не викладете головне на початку листа, а будете довго і витіювато переходити до суті, одержувач не зрозуміє, яка мета листа. Пишіть просто і уникайте в текстах непотрібних роздумів.

Не використовуйте терміни та абревіатури, які можуть бути незрозумілі іншим людям

Це класичний провал у діловому листуванні. Бізнес-сленг, зрозумілий вам і вашим колегам, може спантеличити ваших партнерів і колег з інших відділів.

"Давайте зустрінемося в СО в кімнаті 200 о 18:30. Так, і не забудьте принести завдання, у нас "зелений код" після 17:00".

Про що йдеться в листі? Подивіться на список адресатів вашого листа і запитайте себе: чи всі вони знають, що таке СО? Чи всі вони знають про "зелений кодекс"? Якщо це не так, роз'ясніть ці терміни.

"Давайте зустрінемося в центральному офісі, в кімнаті 200 о 18:30. Так, і не забудьте про завдання, після 17:00 у нас "зелений код". Для тих, хто не знає, "зелений код" означає, що ви маєте бути на зустрічі у повній готовності".

Бачиш? Лист вже набагато кращий.

Не забувайте відповідати на електронні листи

Дуже часто у щоденному поспіху ми швидко читаємо чийсь лист, подумки відповідаємо на нього і забуваємо насправді надіслати відповідь. Це неприпустимо. Ви повинні відповідати на листи своїх колег. Ваша відповідь може вплинути на весь робочий процес.

Величезні абзаци в листі

Пам'ятайте, що в епоху Твіттера та Фейсбуку ніхто не любить читати повідомлення, які довші за два речення. Саме тому довгі абзаци в діловому листуванні просто проглядаються, але не читаються уважно. Розбивайте довгі абзаци і робіть їх зручними для читання.

Tags:

Here are some other interesting articles: