Il mondo digitale porta molti cambiamenti nelle nostre vite. Non ha senso negare che il progresso delle più moderne tecnologie informatiche favorisca la comunicazione tra le persone. Tutti cercano di creare, sviluppare e progettare qualcosa di nuovo. Anche il monitoraggio online è in continua evoluzione. Gli imprenditori si chiedono sempre più spesso come aumentare la produttività di ogni membro del personale. Ne sono derivate tecnologie innovative come il software di monitoraggio dei dipendenti. L'articolo di oggi tratterà le basi di una delle funzioni di monitoraggio dei dipendenti: l'utilizzo di Internet.
Cos'è il Monitoraggio Online dell'Attività di Navigazione dei Dipendenti?
Il monitoraggio online dell'attività di navigazione dei dipendenti è uno strumento utilizzato per supervisionare e registrare le attività dei dipendenti durante l'orario di lavoro. I suoi obiettivi principali sono:
- garantire il rispetto delle politiche aziendali
- aumentare la produttività
- proteggere dai rischi per la sicurezza
La protezione dai rischi per la sicurezza include il monitoraggio dei siti web visitati, del tempo trascorso online e dell'utilizzo della larghezza di banda.
Secondo BitMat, il 61% degli incidenti di cybersecurity in Italia è causato da errori umani — legati a distrazione, negligenza o comportamenti scorretti — e solo il 16% delle aziende italiane si ritiene all'avanguardia in materia di sicurezza informatica. Questo tipo di dato spiega perché un numero crescente di aziende italiane si rivolga a software di monitoraggio dell'utilizzo di Internet, per individuare tempestivamente comportamenti a rischio e ridurre la propria esposizione a questo genere di incidenti.
Il monitoraggio dell'utilizzo di Internet da parte dei dipendenti è giustificato esclusivamente nell'ambito dell'orario di lavoro. E finché le aziende e il loro personale dirigente non violano i diritti legali dei lavoratori, non c'è motivo di non avvalersi di soluzioni così innovative.
Scopo del Monitoraggio dell'Utilizzo di Internet da Parte dei Dipendenti
Esistono naturalmente molte ragioni per cui le aziende utilizzano questa funzione. Ecco le più importanti:
- Produttività: questa funzione del software aiuta a eliminare quasi completamente le attività estranee al lavoro in ufficio. Come già accennato, una parte significativa degli incidenti di sicurezza in Italia è legata a errori umani. Il software di monitoraggio dell'utilizzo di Internet consente di controllare il processo lavorativo e aumenta la produttività complessiva.
- Sicurezza: il controllo dell'utilizzo di Internet aiuta a proteggere i dati sensibili dell'azienda dal furto informatico. Inoltre, blocca l'accesso a software dannosi e siti web pericolosi.
- Ottimizzazione delle Risorse: monitorando l'utilizzo della larghezza di banda, le aziende possono gestire meglio le risorse della propria rete. Questo, a sua volta, garantisce che i processi aziendali importanti dispongano della larghezza di banda necessaria e non vengano rallentati da un utilizzo superfluo.
- Gestione del Rischio: questa opzione aiuta a mitigare i rischi individuando e correggendo comportamenti inappropriati o non sicuri, come l'accesso a contenuti vietati. La mancata prevenzione di tali comportamenti può portare a problemi legali o danneggiare la reputazione dell'azienda.
Come Funziona il Monitoraggio dell'Attività Internet dei Dipendenti?
Primo — installazione dell'agente: anzitutto, l'agente viene installato sui dispositivi target — computer, laptop e tablet. Questi programmi funzionano senza appesantire il sistema. Registrano l'attività su Internet senza interferire con il normale utilizzo del computer. L'agente installato raccoglie:
- i siti web visitati
- le applicazioni avviate e la durata del loro utilizzo
- i file caricati o scaricati
- i tasti premuti e il testo visualizzato sullo schermo
- screenshot
Secondo — raccolta e archiviazione dei dati: a intervalli di tempo prestabiliti, il software invia i dati ricevuti allo storage cloud selezionato. Le informazioni trasmesse dallo strumento di monitoraggio dell'attività Internet del dipendente possono essere di due tipi: anonime o riconducibili a una persona specifica. Questi dati vengono correttamente crittografati e archiviati in modo sicuro. Sono accessibili solo ai manager autorizzati.
Terzo — reportistica e analisi: molti software di monitoraggio dei dipendenti offrono dashboard in tempo reale. Queste dashboard mostrano le attività in corso dei dipendenti — quali applicazioni o siti web vengono utilizzati — oltre ai livelli di produttività. Le dashboard non sono l'unico modo per analizzare i dati ricevuti. I dati riportati includono:
- registri delle attività
- utilizzo delle applicazioni
- categorizzazione dei siti web
- software di rilevamento del tempo
Sono presenti anche funzionalità aggiuntive come il monitoraggio in tempo reale, notifiche e avvisi, blocco degli utenti, ottimizzazione della produttività. In breve, il software fornisce accesso ai dati necessari per contribuire alla produttività dei dipendenti.
Come Monitorano le Aziende l'Utilizzo di Internet dei Dipendenti?
Esistono molte opzioni disponibili per tenere sotto controllo l'utilizzo di Internet. Il software di monitoraggio dei dipendenti offre questa possibilità. Come esempio, prenderemo in considerazione CleverControl con i suoi principali prodotti software. Vediamo più da vicino cosa offre questo settore.
Software di Monitoraggio Remoto
Il software di monitoraggio remoto si suddivide in due funzioni distinte: monitoraggio remoto tramite account web sicuri e monitoraggio live in tempo reale. Vediamo le funzionalità principali.
Il monitoraggio remoto tramite account web sicuri offre le seguenti opzioni:
- come cambia il tuo spazio di lavoro minuto per minuto
- quali attività emergono e ottengono priorità
- quali idee uniche vengono espresse e discusse
Per quanto riguarda il monitoraggio live in tempo reale, ciò significa che il personale amministrativo ha accesso a quanto segue, installato sul computer del dipendente:
- applicazioni
- siti web
- file
- messaggi
- email.
Tuttavia, tieni presente che ogni dipendente ha il diritto legale di sapere se è sottoposto a monitoraggio. Le leggi e le normative relative a questo utilizzo cambiano costantemente — per questo è importante rimanere informati. In Italia, l'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, come modificato dal Jobs Act, richiede che i dipendenti ricevano un'adeguata informativa sulle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e sull'effettuazione dei controlli, nel rispetto del principio di proporzionalità rispetto alla finalità perseguita.
Cos'altro Offrono CleverControl e Altre Piattaforme:
- screenshot
- monitoraggio dei dispositivi di archiviazione rimovibili (USB, HDD, SD)
- controllo della stampa
Ciascuna delle funzionalità elencate è orientata a limitare l'utilizzo di Internet per attività non correlate al lavoro.
Cos'altro utilizzano le aziende per monitorare l'attività online e l'utilizzo di Internet dei dipendenti? Il monitoraggio audio e video include la registrazione del suono, il riconoscimento facciale, gli screenshot della webcam e le registrazioni del microfono. Il tuo superiore può anche monitorare i social media, se utilizzati per scopi lavorativi.
Tutte le funzionalità software elencate dimostrano che le aziende si sforzano di aumentare la produttività il più possibile, considerando il ruolo che l'errore umano continua a svolgere nella sicurezza informatica aziendale.
È Legale Monitorare l'Attività Internet dei Dipendenti?
Certamente, sì! Le leggi e le normative dipendono dal Paese in cui opera l'organizzazione. Vediamo il quadro giuridico in vigore in Italia in quanto Stato membro dell'Unione Europea.
In Italia, il monitoraggio dei dati dei dipendenti è disciplinato dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell'UE, in combinazione con l'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970), come modificato dal Jobs Act (D.Lgs. 151/2015). Questa normativa consente al datore di lavoro di controllare gli strumenti informatici assegnati ai dipendenti, a condizione che questi ultimi siano stati preventivamente informati, in modo chiaro e dettagliato, sulle modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e sull'effettuazione dei controlli. Il Garante per la protezione dei dati personali vigila sul rispetto di questi principi e ha più volte ribadito che un controllo capillare e sistematico della cronologia di navigazione, se non proporzionato alla finalità, può risultare illegittimo.
Se le informazioni vengono raccolte nell'ambito di questo quadro giuridico, possono essere monitorate, registrate e analizzate.
Domande Frequenti
Quali Sono le Sfide del Monitoraggio dell'Utilizzo di Internet dei Dipendenti?
Le sfide comuni sono:
- preoccupazioni relative alla privacy
- conformità legale
- il morale dei dipendenti
- l'implementazione tecnica
- il sovraccarico di dati
- i costi
Come Monitorare l'Utilizzo di Internet dei Dipendenti in Caso di Lavoro Ibrido o da Remoto?
In caso di modalità di lavoro ibrida o da remoto, è possibile utilizzare gli stessi strumenti software menzionati sopra, tramite accesso remoto ai computer mediante software di monitoraggio dei dipendenti.
Un Datore di Lavoro Può Tracciare l'Utilizzo del WiFi?
Sì, molte aziende monitorano e registrano effettivamente il traffico che passa attraverso la loro rete per motivi legali e di sicurezza. Se utilizzi il WiFi per scopi personali, questi dati verranno probabilmente registrati. Poiché vengono conservati per un certo periodo, possono anche essere analizzati.
Come Posso Monitorare la Larghezza di Banda della Rete dei Dipendenti?
Puoi monitorare la larghezza di banda della rete dei tuoi dipendenti utilizzando strumenti di monitoraggio della rete. Questi tracciano l'utilizzo della larghezza di banda, identificano le fonti di traffico elevato e analizzano il flusso di dati nella tua rete.
Riepilogo
Riassumiamo le conclusioni principali del testo sopra riportato:
- Nella maggior parte dei casi, monitorare l'utilizzo di Internet è legale. Naturalmente, ciò dipende dalle normative del Paese in questione, ma è comunque possibile utilizzare questo tipo di software.
- In molti Paesi, il datore di lavoro deve informare i dipendenti dell'installazione di questo software.
- Esistono numerosi strumenti, funzioni e sottofunzioni che aiutano i datori di lavoro a verificare le attività del proprio personale.
- L'installazione di un agente sul computer target o su un altro dispositivo e l'ottenimento dei primi dati richiedono poco tempo.
- L'obiettivo principale di questo tipo di monitoraggio è ridurre la percentuale di attività non correlate al lavoro. In altre parole, la produttività dei dipendenti migliorerà considerevolmente.
