Come monitorare i dipendenti in modo legale ed efficace

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% un'ulteriore impennata del traffico. Il senso di urgenza è destinato a continuare, dato che la minaccia di attacchi informatici (in particolare di furti di identità) è in aumento. In un recente rapporto è stato riportato che anche le minacce interne sono in aumento. È un dato di fatto, 43% delle violazioni totali provengono dalle entità all'interno dell'organizzazione.

E poi, naturalmente, c'è il concetto di gestione delle prestazioni, che può essere uno strumento efficace per migliorare la produttività, guidare la crescita e alimentare una cultura dell'innovazione. Con così tanti vantaggi derivanti dall'utilizzo di app per il monitoraggio dei dipendenti, è comprensibile che le aziende siano ora propense a investire nella loro implementazione. Tuttavia, prima di impegnarsi nell'acquisto, è fondamentale che le aziende analizzino il panorama complessivo del monitoraggio dei dipendenti.

Domande come - Quale strumento di monitoraggio è più adatto al mio modello di business? Sarà un modo efficace per aumentare la produttività e il coinvolgimento dei dipendenti? Come installarlo? Che impatto avrà sulla mia attività l'aspetto legale del suo utilizzo? Sarebbe etico monitorare i dipendenti? Che ne sarà della privacy dei dipendenti e della protezione dei dati? È necessario adottare una politica specifica? - Le risposte devono essere date prima di prendere la decisione di utilizzare un software di monitoraggio dei dipendenti.

Per aiutarvi a farlo, ecco una lista di controllo con alcune linee guida su come monitorare i dipendenti in modo efficace e legale.

Prima di installare un software di monitoraggio dei dipendenti, rivedete le politiche di conformità della vostra azienda. Assicuratevi che tutti i dipendenti siano a conoscenza delle politiche di protezione dei dati e della privacy, nonché delle possibili ripercussioni in caso di violazione di tali politiche. Una politica di monitoraggio dei dipendenti potrebbe, ad esempio, stabilire che l'azienda può monitorare le comunicazioni con clienti e fornitori o le attività online dei propri dipendenti. È anche una buona idea includere nella politica la possibilità di monitorare l'uso dei dispositivi di proprietà dell'azienda. La presenza di queste politiche contribuirà a ridurre eventuali problemi legali in futuro relativi all'uso del software di monitoraggio dei dipendenti.

Il panorama legale può essere complicato. Le leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati variano da un Paese all'altro. È fondamentale conoscere i propri obblighi legali e le normative locali che regolano il software di monitoraggio dei dipendenti prima di prendere una decisione definitiva.

In Europa, ad esempio, il GDPR (General Data Protection Regulation) definisce le linee guida per la raccolta di informazioni personali che tutte le aziende dell'Unione Europea (UE) sono tenute a rispettare. Negli Stati Uniti, l'ECPA (Electronic Communications Privacy Act) prevede una maggiore flessibilità, consentendo ai datori di lavoro di monitorare le attività sui dispositivi di proprietà dell'azienda. Allo stesso tempo, però, la legge pone un freno all'intercettazione intenzionale di comunicazioni orali o elettroniche.

In altre parti del mondo, come l'India, la situazione è un po' più rilassata. Non ci sono regole specifiche che disciplinano l'uso del software di monitoraggio dei dipendenti. Per ora si tratta di una zona grigia. In generale, però, l'uso di questi software è consentito purché non comporti una violazione della privacy. Si consiglia ai datori di lavoro di trovare un equilibrio tra il monitoraggio dei dipendenti e il rispetto della loro privacy. (Maggiori informazioni nella prossima sezione)

Quindi, per garantire una navigazione legale senza intoppi, è importante scegliere uno strumento di monitoraggio dei dipendenti che sia conforme alle leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy del vostro Paese o della vostra regione. Si consiglia di rivolgersi a un consulente legale o a società specializzate in leggi sulla privacy e sulla protezione dei dati. Saranno in grado di consigliarvi sulla legalità dell'uso del software di monitoraggio dei dipendenti. Potete anche discuterne direttamente con il fornitore del software che avete scelto.

Come spiegato in precedenza, è importante assicurarsi il contributo dei dipendenti prima di implementare uno strumento di monitoraggio. Se i dipendenti sono a conoscenza di uno strumento di monitoraggio, è più probabile che lo rispettino. La trasparenza dello strumento di monitoraggio contribuirà a migliorare il rapporto tra i dipendenti e il loro datore di lavoro, a ridurre le tensioni e ad aumentare la produttività. Inoltre, è probabile che i dipendenti siano più fedeli all'azienda se hanno fiducia nel fatto che il datore di lavoro rispetta i loro diritti e li protegge.

Fare della trasparenza la vostra bussola etica non nuoce di certo alla vostra attività. Dimostra che siete disposti a fare un salto di qualità verso un futuro sconosciuto. Questo livello di franchezza nella comunicazione vi consentirà di costruire relazioni durature, fiducia e lealtà, che possono contribuire a migliorare l'immagine del marchio, a ridurre il turn over e ad aumentare il coinvolgimento.

Tornando all'efficienza dello strumento di monitoraggio dei dipendenti, è importante capire quali sono le caratteristiche di cui la vostra azienda ha effettivamente bisogno. Inoltre, è necessario capire come far funzionare il software in modo efficace. Alcuni imprenditori si rivolgono al monitoraggio dei dipendenti solo dopo essersi trovati di fronte a un problema, come una bassa produttività o un elevato turnover. Si tratta di una strategia reattiva e non ottimale. Il modo più efficace per garantire che il monitoraggio dei dipendenti venga utilizzato in modo corretto ed efficace è quello di implementarlo fin dalle prime fasi del processo.

Nel farlo, ecco cosa tenere presente:

• Lo strumento è completo, in quanto può monitorare l'utilizzo di Internet, registrare le schermate, registrare i tasti premuti, tracciare l'orario e la posizione dei dipendenti, ecc.

• È facile da configurare e si adatta alla crescita dell'azienda.

• Lo strumento facilita la visualizzazione di cruscotti informativi e facilmente comprensibili.

• Lo strumento consente una facile gestione e manutenzione.

• È facile da installare e non richiede alcuna attrezzatura aggiuntiva.

• Lo strumento è complementare alla strategia e agli obiettivi aziendali.

• Lo strumento funziona su tutti i principali sistemi operativi: Windows, MacOS.

• È facile da configurare e distribuire su più sedi.

• La posizione legale del software è definita e dichiarata esplicitamente nella sua politica di utilizzo.

Il monitoraggio dei dipendenti è spesso percepito come un modo per esercitare un controllo sui dipendenti. Non è sempre così. Anzi, può essere utilizzato come un potente strumento per incoraggiare l'autonomia e consentire ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro in modo più efficace. Per esempio, un software che monitora l'uso di Internet da parte dei dipendenti può rendere il lavoro più efficiente, riducendo il tira e molla tra i dipendenti e i loro manager. Questo potrebbe influenzare in modo significativo il clima psicologico del luogo di lavoro.

Alla luce di ciò, ecco cosa vi consigliamo: Scegliere uno strumento di monitoraggio che possa "adattarsi" al modello aziendale. Un metodo semplice e self-service per implementare e monitorare la produttività dei dipendenti, ad esempio, darà potere ai dipendenti, riducendo al contempo il carico cognitivo dei supervisori.

Assicuratevi di non perdere di vista i vostri obiettivi mentre implementate uno strumento di monitoraggio dei dipendenti. È fondamentale misurare costantemente l'efficacia del software nel raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Considerate questo: Clever Control è stato implementato da un'organizzazione in seguito a un accesso illegale ai dati e a fughe di informazioni riservate. In breve tempo, l'azienda è stata in grado di individuare chi accedeva alle informazioni riservate, ponendo così un freno alle fughe di notizie. Di fatto, l'implementazione ha permesso di risparmiare 500 ore di tempo degli amministratori IT - grazie alla gestione automatizzata degli accessi messa in atto per ridurre al minimo l'accesso alle informazioni riservate.

Tali vantaggi non sono sempre garantiti; tuttavia, nella maggior parte dei casi, è possibile aspettarsi un aumento della produttività, un maggiore livello di coinvolgimento dei dipendenti e la possibilità di valutare le prestazioni in modo più accurato, il tutto a costi inferiori.

Il monitoraggio dei dipendenti non è un argomento facile da affrontare. Tuttavia, un approccio strutturato ed etico ridurrà la responsabilità legale e assicurerà che gli interessi e i valori dell'azienda siano allineati, rendendo l'intero processo vantaggioso per tutti.

Desiderate impostare il monitoraggio dei dipendenti nella vostra organizzazione? Contattateci per discutere le vostre opzioni.