Controllo e motivazione: Cosa fa lavorare bene i dipendenti

Uno studio del 2021 sull'impatto del lavoro a distanza indotto dalla COVID-19 sulla motivazione ha rivelato che i dipendenti hanno più difficoltà a "concentrarsi" e a mantenere intatta la loro "routine" lavorativa. Questo dato è in linea con una serie di indagini condotte tra il 2010 e il 2015 per evidenziare la differenza di motivazione tra il lavoro a distanza e quello in azienda.

Sebbene ciò sia avvenuto molto prima dell'avvento della pandemia, le indagini hanno messo in cattiva luce il lavoro a distanza, evidenziando un netto divario di 17 punti tra i fattori motivazionali. In effetti, gli autori hanno affermato che si trattava dell'"equivalente del passaggio da una delle culture migliori a una delle più miserabili".

Attualmente, tuttavia, diversi modelli di lavoro (in-house, ibrido, remoto) soddisfano le esigenze del mondo del lavoro in tutto il mondo. È naturale che, mentre le aziende si adattano alle nuove modalità di assunzione, debbano anche escogitare modi per migliorare la motivazione dei dipendenti nel luogo di lavoro moderno.

Naturalmente, le aziende che riescono a gestire i lavoratori in modo efficace hanno maggiori possibilità di farli lavorare di più e più a lungo, con maggiore concentrazione e determinazione. Questo spiega perché nel corso degli anni si è assistito a un costante aumento dell'uso di strumenti di monitoraggio delle prestazioni, un modo sicuro per monitorare e migliorare i risultati dei dipendenti. Questi sistemi di controllo stanno inoltre diventando sempre più complessi, offrendo maggiori informazioni che possono contribuire a migliorare i risultati delle prestazioni dei dipendenti.

Un recente studio di Top10VPN ha riportato un aumento del 54% della propensione verso le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti, con la pandemia come principale fattore alla base di questo aumento. In realtà, anche nell'era pre-pandemia, l'indagine di Gartner su 239 grandi aziende ha affermato la richiesta di migliori strumenti di controllo. L'analisi ha riportato che oltre il 50% delle organizzazioni impiega diversi tipi di sistemi di gestione delle prestazioni, rispetto al 30% documentato nel 2015.

Forse non sorprende che il 32% dei dipendenti remoti nel Regno Unito, secondo un sondaggio Opinium, abbia dichiarato di essere monitorato. Recentemente, Capterra ha pubblicato un'indagine sulla forza lavoro canadese, rivelando come diverse funzioni (presenza dei dipendenti, gestione del tempo, gestione del carico di lavoro, attività al computer e comunicazioni digitali) vengano monitorate per migliorare le prestazioni. Uno studio simile ha riguardato il Sud-Est asiatico e ha evidenziato che il 78% delle aziende utilizza sistemi di tracciamento delle prestazioni per rafforzare il luogo di lavoro ibrido.

A questo proposito, Mark Turner, CEO di Instant Group, ha dichiarato che l'uso strategico del "monitoraggio" può aiutare a "identificare i problemi di risorse, snellire i processi e individuare le lacune", aiutando i dipendenti a stabilire le priorità e a gestire i carichi di lavoro.

I dipendenti che lavorano nell'ambito di un sistema di controllo strategico hanno maggiori probabilità di essere allineati con le finalità, gli obiettivi e i valori dell'organizzazione. Invece di essere distratti da informazioni o influenze esterne, saranno più concentrati sul loro lavoro. Inoltre, quando i dipendenti sanno che vi interessa il loro rendimento sul lavoro, è più probabile che siano motivati.

Tuttavia, la domanda che sorge spontanea è: il monitoraggio delle attività è davvero utile? La risposta è sì. Può aiutare a quantificare l'impatto effettivo delle diverse strategie, in modo che le risorse limitate possano essere indirizzate con maggiore precisione per ottenere i risultati migliori. Ma soprattutto è fondamentale per ridurre le distrazioni sul posto di lavoro, soprattutto quando la forza lavoro è distribuita in tutto il mondo e lavora da remoto.

Detto questo, ecco cinque modi in cui le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti possono aiutare a ridurre le distrazioni sul posto di lavoro e a migliorare le prestazioni dei dipendenti.

1. Gestione dell'uso di Internet.

   Internet è una grande fonte di informazioni, ma può anche essere una grande fonte di distrazione. Per esempio, chi è rimasto ore e ore su Facebook o Instagram sa quanto possano essere dannosi gli algoritmi di vendita istantanea. Questo cyberslacking si traduce in una perdita di tempo e di produttività.

   Il dato allarmante è che circa il 40% dell'attività internet dei dipendenti non riguarda il loro lavoro. Il problema si aggrava in ambienti remoti, quando i dipendenti utilizzano regolarmente i loro dispositivi personali. In poche parole, si tratta di una distrazione costosa che intacca la produttività dell'azienda.

   Per evitarlo, è essenziale che i datori di lavoro sviluppino una politica sull'utilizzo di Internet, che copra aree chiave quali:

   • Le ore di utilizzo di internet (preferibilmente durante le pause programmate)

   • Assegnazione di dispositivi e connessioni specifiche per il lavoro, piuttosto che affidarsi a dispositivi personali.

   • Feedback sull'utilizzo di Internet per comprendere l'efficacia e le aree di miglioramento.

   Tutte queste aree possono essere monitorate e regolate attraverso uno strumento di monitoraggio di Internet. Ad esempio, funzioni come i filtri per gli URL, il blocco delle app, il blocco dei siti web e i rapporti automatici possono aiutare a identificare i problemi in tempo reale per una risoluzione proattiva.

   Che rapporto c'è con la motivazione dei dipendenti? Invece di permettere alle distrazioni di insinuarsi, i datori di lavoro possono dare spazio alla gamification, incentivando i dipendenti a essere produttivi e a rimanere in linea con gli obiettivi aziendali.

2. Tracciamento e gestione del tempo

   Un recente studio condotto da ricercatori dell'Università del North Dakota ha rilevato una correlazione positiva tra una gestione efficace del tempo e il rafforzamento dell'auto-motivazione. La ricerca ha ulteriormente approfondito il fatto che la gestione del tempo rafforza il "successo percepito".

   Sulla stessa linea, uno studio del 2019 ha documentato una relazione positiva tra la gestione del tempo e la definizione degli obiettivi, la definizione delle priorità, la gestione delle interruzioni e la programmazione. Mentre entrambi questi studi pongono il mondo accademico all'avanguardia della ricerca, anche le tendenze nel mondo delle imprese hanno convalidato il monitoraggio delle attività e la rilevazione del tempo come metodo per migliorare la motivazione dei dipendenti.

   Come si realizza una pratica efficace di monitoraggio e gestione del tempo?

   • Tenendo sotto controllo gli orari di entrata e di uscita, i datori di lavoro possono documentare il tempo dedicato a compiti prestabiliti e urgenti. Inoltre, possono assicurarsi che nessuno sia sovraccarico di lavoro.

   • Tenendo sotto controllo il tempo di inattività, i datori di lavoro possono identificare i "tempi morti" nella giornata dei loro dipendenti e prendere le misure necessarie per ridurre le distrazioni che compromettono la produttività.

   • Il monitoraggio delle ore può garantire una presenza ottimale e rispondere alla necessità di pause a breve o lungo termine.

   Che rapporto c'è con la motivazione dei dipendenti? Il tracciamento e il monitoraggio aiutano a identificare i periodi di picco e di calo dell'attività dei dipendenti. Possono anche essere utilizzati per identificare le opportunità di aumento della produttività, come quelle che si presentano durante le pause e le ore successive al lavoro. Più in profondità, questo monitoraggio in tempo reale può aiutare:

   • Dare priorità ai compiti urgenti

   • Programmare pause e ricompense

   • Identificare le distrazioni e fornire soluzioni pertinenti per arginarle.

   • Adattare in modo proattivo il carico di lavoro, ecc.

3. Gestione delle prestazioni

   Uno studio che ha valutato 800.000 dipendenti per due anni dopo l'avvento della pandemia ha affermato che il lavoro a distanza contribuisce ad aumentare la produttività. Infatti, in un rapporto pubblicato da Prodoscore, è stato rivelato che la produttività annuale è aumentata del 47% dal 2020.

   Tuttavia, le ultime ricerche sostengono anche che chi lavora da casa è meno produttivo del 70% rispetto alle sue controparti. Ebbene, cosa credere? È naturale pensare che lavorare da remoto o in una configurazione ibrida aumenti la comodità e la produttività, ma alla fine si tratta di un'arma a doppio taglio. Per essere più precisi, per quanto il lavoro da remoto aumenti la produttività, è anche un terreno fertile per le distrazioni e la procrastinazione.

   È qui che i sistemi di controllo si rivelano utili: possono aiutare a mantenere intatte le metriche di performance implementando un keylogger, scattando screenshot dell'attività in tempo reale, stabilendo un controllo sulla stampa e favorendo la registrazione video e audio con webcam e microfono, ecc. Le informazioni ricavate da questi dati possono essere utilizzate per gestire il carico di lavoro, riassegnare i compiti e fornire un feedback immediato ai dipendenti.

   Più in profondità, questi dati possono aiutare:

   • Esaminare i modelli di attività dei dipendenti e identificare le interruzioni della produttività.

   • Creare obiettivi e benchmark significativi per migliorare le prestazioni.

   • Fornire una piattaforma interattiva per il coaching e il feedback in tempo reale.

   • Prendere decisioni informate in termini di pianificazione della successione e di assunzione.

   Per ottenere informazioni ancora più dettagliate sui diversi strumenti di monitoraggio, vi consigliamo di leggere l'articolo sui 20 software di monitoraggio più diffusi nel 2022.

4. Analisi e gestione del comportamento

   Problemi come il cyberbullismo, le minacce interne e le molestie sessuali sono stati costantemente al centro delle cronache negli ultimi tempi. E questi sono esattamente i tipi di problemi che i responsabili delle risorse umane dovrebbero tenere sotto controllo.

   Secondo il rapporto 2022 Cost of Insider Threats Global del Ponemon Institute, le organizzazioni di servizi finanziari hanno dovuto affrontare un aumento del 47% dei costi di gestione delle minacce interne. Non è che i casi siano più gravi o acuti, ma i rischi sono certamente più elevati.

   Inoltre, la videosorveglianza può aiutare ulteriormente a identificare e arrestare le minacce interne. Ad esempio, le apparecchiature di sorveglianza installate in remoto possono tenere d'occhio i movimenti online che potrebbero indicare un'imminente violazione o furto.

   Che rapporto c'è con la motivazione dei dipendenti? Tenere sotto controllo il comportamento dei dipendenti e identificare una potenziale minaccia può aiutare a costruire un sistema di gestione del comportamento efficace che, a sua volta, contribuisce a salvaguardare l'azienda da una serie di inconvenienti e problemi.

   Oltre a tutti i modelli elaborati sopra, anche aspetti come la gestione delle buste paga, la gestione degli accessi e così via possono essere legati alla motivazione dei dipendenti. Il modo migliore per farlo è utilizzare un programma olistico di monitoraggio dei dipendenti.

In CleverControl abbiamo creato una suite di strumenti che mirano a rendere il monitoraggio dei dipendenti il più semplice possibile. Il risultato finale è una solida piattaforma di reportistica e analisi che può essere utilizzata per perseguire gli obiettivi di monitoraggio: maggiore produttività, tempi di attività più lunghi, morale migliore e, soprattutto, forza lavoro motivata.

Ecco due casi di studio che illustrano come le nostre soluzioni possono essere utilizzate per raggiungere diversi obiettivi aziendali.

Caso di studio 1: Gestire le minacce interne

Un'organizzazione si è trovata di fronte al problema particolare di identificare il dipendente che accedeva illegalmente ai dati e rubava informazioni altamente riservate all'azienda. Si trattava di una questione molto preoccupante perché l'organizzazione stava lavorando su alcuni progetti sensibili. L'azienda ha cercato di mettere in atto e far rispettare un codice di condotta, che però era di natura troppo reattiva.

Favorevolmente, utilizzando il CleverControl La piattaforma è stata in grado di identificare il colpevole abbastanza rapidamente. Il colpevole era un noto dipendente part-time che lavorava anche a diversi altri progetti dell'azienda. Le azioni del dipendente sono state registrate e caricate come prova a sostegno delle loro affermazioni. Inoltre, la soluzione, grazie agli screenshot, ha permesso di scoprire che metà dell'ufficio utilizzava i computer aziendali per il mining.

Risultato:

L'azienda è riuscita a ridurre il rischio di un altro evento simile e ha applicato una serie di misure di sicurezza. Le nuove misure comprendevano verifiche obbligatorie, sessioni di sensibilizzazione regolari con i dipendenti, controlli sul background dei dipendenti, ecc. Inoltre, grazie alla gestione automatizzata degli accessi, è stato possibile risparmiare quasi 500 ore di tempo degli amministratori IT e migliaia di dollari all'anno.

Caso di studio 2: riduzione dell'abbandono dei dipendenti

Questa azienda stava lottando per trovare una soluzione al problema dell'abbandono dei dipendenti. Ogni anno, il reparto interessato vedeva molti dipendenti terminare il proprio servizio e lasciare l'organizzazione. La maggior parte degli specialisti IT portava con sé tutti gli accessi, aggravando il problema.

L'azienda aveva bisogno di identificare la causa del licenziamento e di evitare che si ripetesse. Ha installato CleverControl per monitorare tutti i dipendenti e mantenere il controllo degli accessi. Hanno iniziato a monitorare le metriche per trovare alcuni punti in comune nei dati dei dipendenti.

Risultato:

L'azienda è stata in grado di identificare i potenziali problemi e di risolverli prima che si manifestassero. Tra i problemi individuati figurano: retribuzione, benefit, cultura del lavoro, controllo degli accessi, ecc. Infatti, grazie allo strumento di ricerca sul web, sono riusciti a individuare un contabile che stava cercando un nuovo lavoro. L'azienda gli ha offerto uno stipendio migliore e i relativi benefit, che ha accettato volentieri.

"Che si tratti di individuare una minaccia interna o di tenere sotto controllo la produttività dei dipendenti, i casi di studio sopra riportati dimostrano chiaramente che il monitoraggio dei dipendenti è uno strumento potente che può essere sfruttato per risolvere problemi aziendali complessi."

"In questo senso, è essenziale capire che la motivazione dei dipendenti è un fattore chiave per garantire la longevità di un'organizzazione. Noi di CleverControl ci assicuriamo che nessuna azienda sia priva di un efficace monitoraggio dei dipendenti, che è un elemento chiave per migliorarne il morale".

Per saperne di più sulle nostre soluzioni e su come possono contribuire ad aumentare la motivazione dei dipendenti, contattateci oggi stesso!