Come stabilire un lavoro a distanza disciplinato senza mettere troppo sotto pressione il team?

La prevalenza del lavoro a distanza è aumentata in ultimi anni. La maggior parte dei dipendenti lavora in remoto da quasi due anni e a questo punto si è abituata. Consentire ai dipendenti un certo grado di lavoro a distanza è vantaggioso. La possibilità di lavorare da qualsiasi luogo è un enorme incentivo alla produttività.

Ma la capacità degli sviluppatori di mantenere i loro orari ideali e la loro autodisciplina mentre lavorano in remoto diminuisce. La produttività della vostra azienda ne risentirà in modo significativo, a meno che non siate voi a disciplinare i vostri lavoratori remoti. In questo articolo vi spiegherò come aiutare i lavoratori remoti a sviluppare un senso di autodisciplina per essere produttivi.

Entriamo subito nel vivo.

Molti dipendenti hanno beneficiato della maggiore autonomia, sicurezza e produttività del lavoro in remoto, ma hanno anche perso parte della loro etica lavorativa tradizionale. I lavoratori non si alzano più a intervalli regolari, non fanno più la pausa pranzo e non si attengono più alle norme e alle procedure stabilite dalla direzione. I lavoratori di oggi si alzano a mezzogiorno, vestono in modo casual per tutta la giornata lavorativa e timbrano il cartellino quando lo desiderano.

Ricordate che le forme tradizionali di disciplina non funzionano negli attuali luoghi di lavoro remoti. Questo perché una barriera artificiale separa il management dal personale. Lo stato di un team che lavora a distanza non è sempre facile da accertare.

Di conseguenza, è essenziale formare il team di gestione remota all'autodisciplina, in modo che possa avere successo mentre lavora da casa e stabilire un ambiente favorevole al suo lavoro. Non dovrete preoccuparvi di formare un team remoto una volta che avrete mostrato loro come lavorare in modo indipendente, gestire bene il loro tempo e rimanere produttivi.

Oltre a queste strategie, potete aiutare il vostro team a esercitare un maggiore autocontrollo facendo cose come:

Dovete evitare di apparire come un dittatore nel vostro luogo di lavoro virtuale, ma l'ordine è comunque necessario. Dovete avere politiche e procedure per governare il vostro personale come ogni altra azienda. Condividete con i vostri collaboratori le norme e i regolamenti che disciplinano la vostra azienda e fate in modo che infondano un senso di disciplina.

Fornite esempi specifici di come la violazione delle regole possa avere esiti negativi. La mancanza di puntualità, l'assenza alle riunioni programmate e il rifiuto ostinato di lavorare insieme dovrebbero comportare un'azione disciplinare. In alcune situazioni, potete decidere di applicare le regole in modo rigoroso.

Dato che lavorano da casa, probabilmente vorrete sapere perché hanno disobbedito. Evitate di essere duri e sconsiderati facendo controllare questi codici di condotta da un esperto.

Se sapete di essere bravi a rimandare le cose fino all'ultimo minuto, datevi una scadenza che copra la maggior parte del progetto ma non tutto. Saltare le fasi non è mai consigliato quando si crea un software. Di solito, questo è fonte di difficoltà e di sfide.

Provate invece uno sprint Agile, un breve periodo in cui vi concentrate su un compito, un obiettivo o un modulo specifico. Le persone traggono beneficio dalla suddivisione del lavoro in parti gestibili, ma è essenziale un'attenta pianificazione all'inizio dello sprint.

L'obiettivo potrebbe non essere raggiunto entro lo sprint, ma va bene così e può essere usato come parametro. È chiaro chi può prevedere con precisione la durata di un compito e chi no.

Se i lavoratori remoti non sono all'altezza o non stanno rispettando le loro responsabilità, può bastare un rapido aggiornamento o un messaggio di promemoria per rimetterli in carreggiata.

Potrebbe essere necessario farlo quotidianamente, settimanalmente o addirittura mensilmente per tenere il passo con situazioni specifiche. In un incontro individuale con i dipendenti remoti, scoprite se stanno incontrando delle difficoltà e cosa si può fare per alleviarle.

Secondo un studio di caso della Walden University, l'impegno dei dipendenti e degli sviluppatori aumenta quando sentono un legame personale con l'azienda. In qualità di manager o team leader, dovete garantire una comunicazione chiara e costante con il personale remoto. La fiducia dei lavoratori crescerà e la collaborazione sarà fruttuosa. Se un dipendente sembra stressato o insoddisfatto, potete capirlo chiamandolo regolarmente per una chiacchierata.

Non affidatevi solo alle comunicazioni di lavoro. Chiacchierate con il personale remoto per conoscerlo meglio. Informatevi sulla loro educazione e sui loro gusti in fatto di musica e film. Questo dimostra che li apprezzate come persone, oltre che come dipendenti.

Le videochiamate sono di gran lunga il metodo più efficace per comunicare direttamente e a tu per tu con i dipendenti lontani. In questo modo è possibile leggere il linguaggio del corpo del dipendente e valutare il suo stato d'animo generale.

Pianificate di mostrare ai lavoratori remoti che sono apprezzati e benvenuti in ogni momento. I dipendenti che sono ispirati a ottenere di più producono risultati migliori.

Il team e il personale possono essere motivati attraverso un regolare riconoscimento pubblico dei loro sforzi. In questo modo sentono di avere un posto nel team e di essere membri che contribuiscono. Assicuratevi che sappiano quanto apprezzate lo sforzo supplementare che stanno facendo, mostrando il vostro apprezzamento. Non è necessario usare solo le parole quando si elogiano i collaboratori. L'assegnazione di bonus anche modesti può avere un impatto significativo sul morale.

Ogni singola forma di telelavoro si basa interamente sui progressi tecnologici. Tutto ciò che ostacola può essere demoralizzante. Immaginate un dipendente che si affida a un software instabile e a mezzi di comunicazione inadeguati. Il suo morale è stato distrutto e, di conseguenza, il suo rendimento lavorativo è diminuito.

Promuovete l'uso di computer di alta qualità e di connessioni Internet veloci tra i vostri collaboratori. Semplificate la comunicazione attraverso messaggi di testo e video e la condivisione e il caricamento di file. In questo modo, la videoconferenza e il progetto si svolgeranno senza intoppi.

È possibile utilizzare software di monitoraggio dei dipendenti come CleverControl per monitorare in modo efficiente e pratico i vostri dipendenti. Scoprite tutto quello che c'è da sapere sulle attività quotidiane del vostro team, dalle app che usano al testo che scrivono e copiano, fino alla loro posizione. Create screenshot personalizzati per dimostrare la partecipazione dei dipendenti al flusso di lavoro.

Si è tentati di continuare a chiamare e chiedere informazioni più volte al giorno. Ricordate che state lavorando con un team invisibile, senza la supervisione diretta di un medico. Ma questa strategia spesso si ritorce contro in modo spettacolare.

Partendo dall'ovvio, i manager alle prime armi spesso commettono l'errore di fare da micromanager e di tormentare i propri dipendenti invece di lasciarli lavorare. In secondo luogo, dimostra che non si ha fiducia nella loro capacità di gestire la situazione in modo indipendente. Per evitare di interferire con la loro produttività, pianificate dei check-in e dei briefing sul progetto in momenti appropriati, in modo che possano ricevere aggiornamenti.

In caso di blocco, i dipendenti possono sentirsi demotivati quando sono costretti a rimanere a casa e sono isolati dal mondo esterno. Un manager o un team leader deve incoraggiare il proprio team remoto spingendolo a perseguire possibilità di sviluppo professionale e personale.

Una definizione di mentalità di crescita consiste nel credere che il miglioramento sia possibile in qualsiasi fase o professione. I leader e i manager possono creare una cultura in cui le persone danno più valore alla crescita che ai risultati immediati. Creare un ambiente in cui i dipendenti siano incoraggiati a imparare e ad assumersi dei rischi per avanzare nella loro carriera.

La vostra azienda ha una forte comunicazione interna e obiettivi ben definiti e raggiungibili. Tuttavia, mostrare al personale come sta andando li aiuterà a fare meglio. Create un quadro di valutazione visiva per monitorare le prestazioni individuali e di squadra e stimolare il lavoro.

I Key Performance Indicators (KPI) e le priorità principali di ogni team possono essere visualizzati in modo chiaro su un Visual Scoreboard. I manager e i loro team possono utilizzare strumenti all'avanguardia come Trello per l'assegnazione dei compiti e la collaborazione, oppure statistiche e immagini per comunicare i progressi compiuti ogni settimana o mese.

Riunioni regolari per rivedere il quadro di valutazione e gli obiettivi principali possono mantenere i membri del personale informati, coinvolti ed entusiasti di raggiungere i loro obiettivi.

La possibilità di lavorare da casa è uno dei principali vantaggi del lavoro da remoto ed è la motivazione principale per la maggior parte dei dipendenti. Fornite al team le risorse e l'aiuto necessari, e poi fate un passo indietro. Dovrete definire una politica che renda tutti i membri del team consapevoli dei loro ruoli e doveri.

Chi lavora a distanza deve essere informato sugli obiettivi dell'azienda, in modo da poter adottare una cultura che serva a promuovere tali obiettivi. I lavoratori a distanza hanno maggiori probabilità di rimanere motivati quando credono in un bene superiore.

Molti lavoratori di oggi sono abituati a lavorare da remoto e hanno espresso insoddisfazione per il fatto di dover lavorare più ore rispetto al passato. Se un dipendente si sente esaurito, questo potrebbe danneggiare le sue prestazioni lavorative e fargli prendere in considerazione l'idea di licenziarsi.

Non c'è da preoccuparsi! Stabilire un orario ragionevole per le pause dei dipendenti è semplice. Dovrebbero fare una pausa di 15 o 5 minuti ogni ora e mezza, oltre alla normale pausa pranzo. Dopo tutto, l'uso prolungato del computer è stato collegato all'affaticamento e al declino delle funzioni cognitive.

Se si vuole che i lavoratori mantengano la loro sanità mentale mentre lavorano da casa, i loro supervisori dovrebbero consentire loro di fare pause frequenti ma brevi.

Non fa differenza se il gruppo collabora a distanza o fisicamente. Per mantenere un tasso di efficienza e di produzione costante, è necessario applicare regole e norme rigorose in tutto il luogo di lavoro. Non è necessario avere un potere granulare o assoluto sui lavoratori. Sarebbe utile creare decorazioni formali da imporre al personale.