Tutto è sotto controllo: come implementare un programma di monitoraggio e non perdere una squadra

Nel 2021, ExpressVPN ha condotto un studio per comprendere le implicazioni della sorveglianza sulla forza lavoro a distanza.

• Circa l'83% dei dipendenti ha espresso "preoccupazioni etiche" associate al monitoraggio dei dipendenti.

• Il 56% dei dipendenti ha dichiarato di aver provato stress e ansia a causa della sorveglianza del datore di lavoro.

• In effetti, il 48% dei dipendenti ha accettato di subire una riduzione dello stipendio, se ciò significava che non sarebbero stati monitorati.

Ma perché questo senso di disagio? Alcuni dipendenti sono spaventati dalla mancanza di privacy nel loro ambiente di lavoro, soprattutto a causa delle invadenti politiche di monitoraggio adottate da alcuni datori di lavoro.

In sostanza, il monitoraggio dei dipendenti è estremamente utile, soprattutto quando si tratta di identificare i colli di bottiglia della produttività, garantire il rispetto dei protocolli di sicurezza e migliorare le prestazioni complessive. Tuttavia, spesso la mancanza di un programma di monitoraggio uniforme e solido può portare a gravi conseguenze, come un calo del morale dei dipendenti.

Qualche tempo fa, un'azienda tedesca di vendita al dettaglio è stata obbligata a pagare una multa di 12,6 milioni di dollari in risposta all'uso di telecamere di videosorveglianza per monitorare le attività sul posto di lavoro, in violazione delle norme sulla privacy definite dal Paese e dall'Unione Europea. Allo stesso modo, un'azienda di hardware per computer in Norvegia è stata multata di 24.000 dollari dalle autorità in quanto ha trasferito indirizzi e-mail personali sui suoi server.

Non c'è da stupirsi, quindi, che i dipendenti esitino a farsi monitorare. Tech.co ha recentemente intervistato alcuni dipendenti sottoposti ad attività di monitoraggio invasivo. Le risposte sono state piuttosto rivelatrici: i dipendenti hanno detto di "sentirsi violati". Un dipendente ha persino detto: "A un certo punto mi hanno chiesto se dovevo fare delle pause in bagno".

Questo dato la dice lunga su quanto possa essere difficile conciliare il monitoraggio del posto di lavoro con le preoccupazioni per la privacy, quando le pratiche di monitoraggio intrusivo e invadente sono diffuse.

L'ultima cosa che si vuole fare è diminuire la fiducia che i dipendenti nutrono nei confronti dell'azienda. Questo intacca la produttività e può sicuramente avere un impatto negativo sulla fidelizzazione dei dipendenti, per non parlare dei problemi normativi che potrebbero sorgere. Nel 2021, la SA italiana ha inflitto a un comune (controllore) un'ammenda di 80.000 EUR a causa di una violazione delle leggi sulla protezione dei dati, a fronte del reclamo presentato da un dipendente per la raccolta dei suoi dati sensibili.

Per evitare i contraccolpi normativi che spesso si verificano con l'implementazione di un programma di monitoraggio invasivo, è di fondamentale importanza creare fiducia all'interno del vostro team. Per aiutarvi a gettare le basi di un programma di monitoraggio dei dipendenti efficace, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti essenziali da seguire.

In uno dei nostri recenti sondaggi, abbiamo scoperto che un giorno di ferie in più aumento della produttività dei dipendenti di oltre il 5%. In un altro sondaggio, siamo riusciti a delineare come i tempi di attività e inattività aumentato/diminuito prima e dopo le vacanze di Natale. Come lo abbiamo fatto? Analizzando i dati di monitoraggio online che i nostri clienti hanno accumulato nel periodo. E come ci ha aiutato? Siamo riusciti a delineare le misure proattive che i nostri clienti dovrebbero adottare per aiutare i loro dipendenti a sentirsi meglio e a lavorare meglio.

Il punto è che i dati non mentono. Ma per poter disporre di tali dati, è necessario assicurarsi di avere un controllo sui dipendenti, sui team e sulle loro esigenze lavorative. Ed è proprio questo l'obiettivo di un "programma di monitoraggio non invasivo". Dallo snellimento dei flussi di lavoro all'identificazione di problemi e colli di bottiglia, un programma di monitoraggio non intrusivo può ottimizzare i processi, dare priorità alle attività che richiedono attenzione, aumentare l'efficienza operativa, incrementare la produttività dei dipendenti e incrementare i profitti.

Ecco come implementare un programma di monitoraggio di questo tipo e non perdere la squadra:

1. Iniziare definendo gli obiettivi del controllo

   Per implementare il programma di monitoraggio, è indispensabile definire innanzitutto gli obiettivi del controllo. Ciò significa che:

   • Identificare gli obiettivi che si vogliono raggiungere attraverso il programma di monitoraggio.

   • Definire le responsabilità di ciascun membro del team

   • Stabilire linee guida su ciò che è accettabile e ciò che non lo è.

   • Preparare una tabella di marcia per il funzionamento del programma di monitoraggio.

   In questo modo, avrete un'idea chiara di ciò che serve al vostro team e dei requisiti corrispondenti che dovete avere. La "tabella di marcia", in particolare, pone le basi per ulteriori considerazioni come i limiti di sorveglianza, gli standard di protezione dei dati, il controllo consensuale, ecc.

2. Valutare i criteri di monitoraggio

   Successivamente, è necessario assicurarsi di valutare i criteri di monitoraggio. Questo potrebbe comportare qualcosa di simile:

   • Definire il tipo di canale da monitorare (ad esempio, e-mail, Internet, telefonate).

   • Determinazione degli orari di attivazione della funzione di monitoraggio

   • Valutare il livello di sorveglianza da adottare

   • Valutare se tale livello rientra nell'ambito di applicazione delle leggi (per saperne di più, più avanti).

3. Informare il personale della potenziale funzione di monitoraggio

   È fondamentale ottenere il consenso del personale e tenerlo al corrente delle funzioni di monitoraggio. Avere il consenso informato è indispensabile per avere un programma di monitoraggio efficace, in quanto garantisce che siate responsabili del programma e che non stiate oltrepassando i limiti. A tal fine, si tratterebbe di

   • Comunicare al personale i motivi e le modalità del monitoraggio.

   • Spiegare gli obiettivi del controllo (elencare gli obiettivi che si vogliono raggiungere)

   • Comunicare i benefici/le ripercussioni derivanti dall'osservanza/non osservanza delle linee guida (ad esempio, azioni disciplinari o multe).

   • Rispondere alle domande e alle preoccupazioni del personale

   Ecco una cosa degna di nota: Sebbene il GDPR ponga l'accento sulla ricerca del consenso liberamente espresso dai dipendenti, ciò non implica che qualsiasi pratica di sorveglianza o raccolta di dati personali possa essere perseguita sulla base di tale consenso. Ad esempio, se un dipendente acconsente all'installazione di una telecamera a circuito chiuso per la sorveglianza, non significa che il datore di lavoro possa farlo. Cosa succede se la videosorveglianza non è consentita dalla legge o non rientra nelle competenze della giurisdizione locale? Questo può essere uno scenario complicato: è meglio evitarlo.

4. Studiare le leggi regionali pertinenti

   A questo punto, abbiamo stabilito che è imperativo assicurarsi di avere una solida conoscenza delle leggi della propria regione che regolano il tipo di attività di monitoraggio che è possibile intraprendere.

   In che modo queste leggi possono suggerire indicazioni per la funzione di monitoraggio? Vediamo alcuni esempi:

   • Nell'Unione Europea (UE), il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) garantisce che i datori di lavoro chiedano il consenso per la raccolta di dati personali. Il monitoraggio dei dipendenti è consentito, ma il programma di monitoraggio non deve interferire con le informazioni personali e sensibili dei dipendenti.

   • Negli Stati Uniti, il Legge sulla privacy delle comunicazioni elettroniche del 1986 garantisce che i datori di lavoro abbiano un motivo preciso e giustificabile per sorvegliare le comunicazioni elettroniche e orali sul posto di lavoro.

5. Scegliere un sistema di monitoraggio dei dipendenti

   Ora che avete una buona idea degli obblighi da rispettare, è il momento di scegliere la giusta piattaforma di monitoraggio dei dipendenti. Ma come fare, soprattutto quando il mercato sembra saturo di un mare di soluzioni diverse? Per aiutarvi, ecco alcune domande a cui rispondere:

   • Il software di monitoraggio dei dipendenti può funzionare in modo discreto? È progettato in modo tale da non interferire con la privacy dei dipendenti?

   • È facile da implementare? È possibile mettersi al lavoro subito dopo l'iscrizione al programma?

   • Come funzionano i moduli di reporting? È possibile generare facilmente rapporti su produttività, presenze, comunicazione e incarichi?

   • Rientra nell'ambito di applicazione delle leggi in materia? È conforme agli standard della vostra giurisdizione locale?

   • Riduce il lavoro manuale dei dipendenti per aiutarli a concentrarsi su compiti più creativi? Ad esempio, il sistema di monitoraggio riduce il lavoro manuale per la creazione di fogli di presenza e rapporti?

   Alla fine della giornata, una soluzione ideale sarà:

   • Non invadente: Fornisce una visibilità olistica del luogo di lavoro senza disturbare i dipendenti.

   • Intuitivo: Facile da usare e da imbrigliare

   • Flessibile: Estensibile e scalabile in base alla crescita dell'azienda

   • Personalizzabile: Consente di impostare criteri specifici

   • Conforme: Sostenere la legislazione e le leggi locali

   • Scalabile: Può supportare una serie di flussi di lavoro e di processi

   • Efficienza dei costi: Permette di migliorare l'efficienza operativa e di eliminare i colli di bottiglia.

6. Consultate un avvocato locale

   Sebbene le regole generali siano ampiamente delineate nei regolamenti, ci sono ancora sfumature che devono essere esplorate. Ad esempio, supponiamo che i dipendenti siano stabiliti nell'UE, mentre la società ha sede a Singapore. Quali principi si applicano a entrambi i Paesi? Per cogliere queste sfumature, è necessario rivolgersi a un esperto legale. Questi vi guideranno con successo anche sulla fattibilità del software di monitoraggio specifico che avete scelto.

7. Non valutare per le prime settimane o mesi

   Come per qualsiasi altro nuovo progetto, è necessario dare a questo progetto il tempo necessario per ambientarsi. Non si ottiene subito un'istantanea dell'efficacia. Per quanto possibile, lasciate che i dipendenti si adattino al sistema di monitoraggio per alcune settimane o mesi. Non buttatevi subito nella valutazione, altrimenti rischiate di essere troppo severi.

   Nel frattempo, continuate a raccogliere i dati. Quando farete una valutazione, avrete intuizioni profonde associate a..:

   • Produttività del posto di lavoro in relazione al tempo attivo e inattivo

   • Se ci sono problemi che emergono giorno per giorno

   • Prestazioni del progetto rispetto ai vincoli di tempo e di bilancio

   • Se ci sono vulnerabilità di sicurezza che spuntano troppo spesso

   • Se c'è un uso improprio diffuso delle risorse aziendali

   • Se il sistema di monitoraggio non è invasivo e funziona secondo le vostre aspettative.

   • Se il sistema di monitoraggio stesso sta funzionando come previsto

   Tali approfondimenti porteranno a modelli che vi aiuteranno a identificare come migliorare i flussi di lavoro. Inoltre, vi aiuterà a correlare l'implementazione con variabili quali la produttività totale, i tempi di inattività e altri fattori.

8. Ridefinire le politiche e le ricompense

   Ora è il momento di coinvolgere nuovamente i dipendenti e di renderli partecipi dell'idea di essere monitorati. È qui che è necessario ridefinire le politiche e incoraggiare le persone a riflettere su

   • I potenziali benefici del sistema di monitoraggio in atto (almeno come strumento motivazionale)

   • Le ricompense associate a prestazioni di un certo livello

   • Le conseguenze dell'abbassamento di un certo standard

   • Gli incentivi basati sui livelli di raggiungimento

   Adottando queste misure, incoraggerete i dipendenti ad assumersi la responsabilità delle proprie prestazioni. Saranno più aperti a contribuire al successo dell'azienda. Dal punto di vista del datore di lavoro, ciò è estremamente utile per creare flussi di lavoro concreti.

   Ad esempio, se avete una forza lavoro remota e dovete monitorare da vicino il rispetto del lavoro da casa, potete condividere un calendario online e incoraggiarli a controllare con una frequenza appropriata. Potete chiedere loro di fissare degli obiettivi di performance e di fornire aggiornamenti regolari. Inoltre, è possibile fornire rapporti sui progressi compiuti, in modo da poter capire se ci sono problemi di abuso dilaganti.

9. Perfezionare e migliorare

   Quando si imposta un programma di monitoraggio nella propria azienda, c'è sempre un margine di miglioramento. È necessario rivedere continuamente il sistema per continuare a progredire. Potreste notare che i dipendenti non svolgono abbastanza lavoro. Oppure, alcuni di loro stanno perdendo tempo. Forse non ricevete rapporti tempestivi sui progressi compiuti. Forse i dipendenti non si appropriano del feedback. Forse il software manca di qualche funzione fondamentale per le vostre esigenze.

   Tutte queste osservazioni indicano una cosa: dovete perfezionare l'approccio. Continuate a parlare con i dipendenti per gestire le loro aspettative. Stabilite dei punti di controllo e valutate i progressi. Rivedete le politiche e assicuratevi che siano sempre pertinenti.

Un programma di monitoraggio sarà considerato un successo se vi aiuterà a migliorare la cultura lavorativa e il flusso di lavoro. A tal fine, è essenziale installare un sistema di monitoraggio robusto, completo e Software di monitoraggio dei dipendenti non invasivo perfezionare i processi operativi dopo aver individuato i colli di bottiglia e le inefficienze e stabilire una visione chiara con il vostro team.