Tutto è sotto controllo: come implementare un programma di monitoraggio e non perdere una squadra
Nel 2021, ExpressVPN ha condotto un studio per comprendere le implicazioni della sorveglianza sulla forza lavoro a distanza.
About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.
Il 56% dei dipendenti ha dichiarato di aver provato stress e ansia a causa della sorveglianza del datore di lavoro.
In effetti, il 48% dei dipendenti ha accettato di subire una riduzione dello stipendio, se ciò significava che non sarebbero stati monitorati.
Ma perché questo senso di disagio? Alcuni dipendenti sono spaventati dalla mancanza di privacy nel loro ambiente di lavoro, soprattutto a causa delle invadenti politiche di monitoraggio adottate da alcuni datori di lavoro.
In sostanza, il monitoraggio dei dipendenti è estremamente utile, soprattutto quando si tratta di identificare i colli di bottiglia della produttività, garantire il rispetto dei protocolli di sicurezza e migliorare le prestazioni complessive. Tuttavia, spesso la mancanza di un programma di monitoraggio uniforme e solido può portare a gravi conseguenze, come un calo del morale dei dipendenti.
Il caso del monitoraggio invasivo: come influisce sul vostro team
Qualche tempo fa, un'azienda tedesca di vendita al dettaglio è stata obbligata a pagare una multa di 12,6 milioni di dollari in risposta all'uso di telecamere di videosorveglianza per monitorare le attività sul posto di lavoro, in violazione delle norme sulla privacy definite dal Paese e dall'Unione Europea. Allo stesso modo, un'azienda di hardware per computer in Norvegia è stata multata di 24.000 dollari dalle autorità in quanto ha trasferito indirizzi e-mail personali sui suoi server.
Non c'è da stupirsi, quindi, che i dipendenti esitino a farsi monitorare. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."
Questo dato la dice lunga su quanto possa essere difficile conciliare il monitoraggio del posto di lavoro con le preoccupazioni per la privacy, quando le pratiche di monitoraggio intrusivo e invadente sono diffuse.
L'ultima cosa che si vuole fare è diminuire la fiducia che i dipendenti nutrono nei confronti dell'azienda. Questo intacca la produttività e può sicuramente avere un impatto negativo sulla fidelizzazione dei dipendenti, per non parlare dei problemi normativi che potrebbero sorgere. Nel 2021, la SA italiana ha inflitto a un comune (controllore) un'ammenda di 80.000 EUR a causa di una violazione delle leggi sulla protezione dei dati, a fronte del reclamo presentato da un dipendente per la raccolta dei suoi dati sensibili.
Per evitare i contraccolpi normativi che spesso si verificano con l'implementazione di un programma di monitoraggio invasivo, è di fondamentale importanza creare fiducia all'interno del vostro team. Per aiutarvi a gettare le basi di un programma di monitoraggio dei dipendenti efficace, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti essenziali da seguire.
Come implementare un programma di monitoraggio e non perdere un team
In uno dei nostri recenti sondaggi, abbiamo scoperto che un giorno di ferie in più aumento della produttività dei dipendenti di oltre il 5%. In un altro sondaggio, siamo riusciti a delineare come i tempi di attività e inattività aumentato/diminuito prima e dopo le vacanze di Natale. Come lo abbiamo fatto? Analizzando i dati di monitoraggio online che i nostri clienti hanno accumulato nel periodo. E come ci ha aiutato? Siamo riusciti a delineare le misure proattive che i nostri clienti dovrebbero adottare per aiutare i loro dipendenti a sentirsi meglio e a lavorare meglio.
The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.
Ecco come implementare un programma di monitoraggio di questo tipo e non perdere la squadra:
Iniziare definendo gli obiettivi del controllo
Per implementare il programma di monitoraggio, è indispensabile definire innanzitutto gli obiettivi del controllo. Ciò significa che:
Identificare gli obiettivi che si vogliono raggiungere attraverso il programma di monitoraggio.
Definire le responsabilità di ciascun membro del team
Stabilire linee guida su ciò che è accettabile e ciò che non lo è.
Preparare una tabella di marcia per il funzionamento del programma di monitoraggio.
By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.
Valutare i criteri di monitoraggio
Successivamente, è necessario assicurarsi di valutare i criteri di monitoraggio. Questo potrebbe comportare qualcosa di simile:
Definire il tipo di canale da monitorare (ad esempio, e-mail, Internet, telefonate).
Determinazione degli orari di attivazione della funzione di monitoraggio
Valutare il livello di sorveglianza da adottare
Valutare se tale livello rientra nell'ambito di applicazione delle leggi (per saperne di più, più avanti).
Informare il personale della potenziale funzione di monitoraggio
È fondamentale ottenere il consenso del personale e tenerlo al corrente delle funzioni di monitoraggio. Avere il consenso informato è indispensabile per avere un programma di monitoraggio efficace, in quanto garantisce che siate responsabili del programma e che non stiate oltrepassando i limiti. A tal fine, si tratterebbe di
Comunicare al personale i motivi e le modalità del monitoraggio.
Spiegare gli obiettivi del controllo (elencare gli obiettivi che si vogliono raggiungere)
Comunicare i benefici/le ripercussioni derivanti dall'osservanza/non osservanza delle linee guida (ad esempio, azioni disciplinari o multe).
Rispondere alle domande e alle preoccupazioni del personale
Ecco una cosa degna di nota: Sebbene il GDPR ponga l'accento sulla ricerca del consenso liberamente espresso dai dipendenti, ciò non implica che qualsiasi pratica di sorveglianza o raccolta di dati personali possa essere perseguita sulla base di tale consenso. Ad esempio, se un dipendente acconsente all'installazione di una telecamera a circuito chiuso per la sorveglianza, non significa che il datore di lavoro possa farlo. Cosa succede se la videosorveglianza non è consentita dalla legge o non rientra nelle competenze della giurisdizione locale? Questo può essere uno scenario complicato: è meglio evitarlo.
Studiare le leggi regionali pertinenti
A questo punto, abbiamo stabilito che è imperativo assicurarsi di avere una solida conoscenza delle leggi della propria regione che regolano il tipo di attività di monitoraggio che è possibile intraprendere.
In che modo queste leggi possono suggerire indicazioni per la funzione di monitoraggio? Vediamo alcuni esempi:
Nell'Unione Europea (UE), il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) garantisce che i datori di lavoro chiedano il consenso per la raccolta di dati personali. Il monitoraggio dei dipendenti è consentito, ma il programma di monitoraggio non deve interferire con le informazioni personali e sensibili dei dipendenti.
Negli Stati Uniti, il Legge sulla privacy delle comunicazioni elettroniche del 1986 garantisce che i datori di lavoro abbiano un motivo preciso e giustificabile per sorvegliare le comunicazioni elettroniche e orali sul posto di lavoro.
Scegliere un sistema di monitoraggio dei dipendenti
Ora che avete una buona idea degli obblighi da rispettare, è il momento di scegliere la giusta piattaforma di monitoraggio dei dipendenti. Ma come fare, soprattutto quando il mercato sembra saturo di un mare di soluzioni diverse? Per aiutarvi, ecco alcune domande a cui rispondere:
Il software di monitoraggio dei dipendenti può funzionare in modo discreto? È progettato in modo tale da non interferire con la privacy dei dipendenti?
È facile da implementare? È possibile mettersi al lavoro subito dopo l'iscrizione al programma?
Come funzionano i moduli di reporting? È possibile generare facilmente rapporti su produttività, presenze, comunicazione e incarichi?
Rientra nell'ambito di applicazione delle leggi in materia? È conforme agli standard della vostra giurisdizione locale?
Riduce il lavoro manuale dei dipendenti per aiutarli a concentrarsi su compiti più creativi? Ad esempio, il sistema di monitoraggio riduce il lavoro manuale per la creazione di fogli di presenza e rapporti?
Alla fine della giornata, una soluzione ideale sarà:
Non invadente: Fornisce una visibilità olistica del luogo di lavoro senza disturbare i dipendenti.
Intuitivo: Facile da usare e da imbrigliare
Flessibile: Estensibile e scalabile in base alla crescita dell'azienda
Personalizzabile: Consente di impostare criteri specifici
Conforme: Sostenere la legislazione e le leggi locali
Scalabile: Può supportare una serie di flussi di lavoro e di processi
Efficienza dei costi: Permette di migliorare l'efficienza operativa e di eliminare i colli di bottiglia.
Consultate un avvocato locale
Sebbene le regole generali siano ampiamente delineate nei regolamenti, ci sono ancora sfumature che devono essere esplorate. Ad esempio, supponiamo che i dipendenti siano stabiliti nell'UE, mentre la società ha sede a Singapore. Quali principi si applicano a entrambi i Paesi? Per cogliere queste sfumature, è necessario rivolgersi a un esperto legale. Questi vi guideranno con successo anche sulla fattibilità del software di monitoraggio specifico che avete scelto.
Non valutare per le prime settimane o mesi
Come per qualsiasi altro nuovo progetto, è necessario dare a questo progetto il tempo necessario per ambientarsi. Non si ottiene subito un'istantanea dell'efficacia. Per quanto possibile, lasciate che i dipendenti si adattino al sistema di monitoraggio per alcune settimane o mesi. Non buttatevi subito nella valutazione, altrimenti rischiate di essere troppo severi.
Nel frattempo, continuate a raccogliere i dati. Quando farete una valutazione, avrete intuizioni profonde associate a..:
Produttività del posto di lavoro in relazione al tempo attivo e inattivo
Se ci sono problemi che emergono giorno per giorno
Prestazioni del progetto rispetto ai vincoli di tempo e di bilancio
Se ci sono vulnerabilità di sicurezza che spuntano troppo spesso
Se c'è un uso improprio diffuso delle risorse aziendali
Se il sistema di monitoraggio non è invasivo e funziona secondo le vostre aspettative.
Se il sistema di monitoraggio stesso sta funzionando come previsto
Tali approfondimenti porteranno a modelli che vi aiuteranno a identificare come migliorare i flussi di lavoro. Inoltre, vi aiuterà a correlare l'implementazione con variabili quali la produttività totale, i tempi di inattività e altri fattori.
Ridefinire le politiche e le ricompense
Ora è il momento di coinvolgere nuovamente i dipendenti e di renderli partecipi dell'idea di essere monitorati. È qui che è necessario ridefinire le politiche e incoraggiare le persone a riflettere su
I potenziali benefici del sistema di monitoraggio in atto (almeno come strumento motivazionale)
Le ricompense associate a prestazioni di un certo livello
Le conseguenze dell'abbassamento di un certo standard
Gli incentivi basati sui livelli di raggiungimento
Adottando queste misure, incoraggerete i dipendenti ad assumersi la responsabilità delle proprie prestazioni. Saranno più aperti a contribuire al successo dell'azienda. Dal punto di vista del datore di lavoro, ciò è estremamente utile per creare flussi di lavoro concreti.
Ad esempio, se avete una forza lavoro remota e dovete monitorare da vicino il rispetto del lavoro da casa, potete condividere un calendario online e incoraggiarli a controllare con una frequenza appropriata. Potete chiedere loro di fissare degli obiettivi di performance e di fornire aggiornamenti regolari. Inoltre, è possibile fornire rapporti sui progressi compiuti, in modo da poter capire se ci sono problemi di abuso dilaganti.
Perfezionare e migliorare
Quando si imposta un programma di monitoraggio nella propria azienda, c'è sempre un margine di miglioramento. È necessario rivedere continuamente il sistema per continuare a progredire. Potreste notare che i dipendenti non svolgono abbastanza lavoro. Oppure, alcuni di loro stanno perdendo tempo. Forse non ricevete rapporti tempestivi sui progressi compiuti. Forse i dipendenti non si appropriano del feedback. Forse il software manca di qualche funzione fondamentale per le vostre esigenze.
Tutte queste osservazioni indicano una cosa: dovete perfezionare l'approccio. Continuate a parlare con i dipendenti per gestire le loro aspettative. Stabilite dei punti di controllo e valutate i progressi. Rivedete le politiche e assicuratevi che siano sempre pertinenti.
Il bilancio
Un programma di monitoraggio sarà considerato un successo se vi aiuterà a migliorare la cultura lavorativa e il flusso di lavoro. A tal fine, è essenziale installare un sistema di monitoraggio robusto, completo e Software di monitoraggio dei dipendenti non invasivo perfezionare i processi operativi dopo aver individuato i colli di bottiglia e le inefficienze e stabilire una visione chiara con il vostro team.