Come le riunioni regolari possono influire sulla produttività

La motivazione e il senso di responsabilità non sono gli unici fattori che determinano la produttività del personale. L'organizzazione del lavoro, per quanto strutturata e logica possa essere, può essere dannosa se non tiene conto della personalità del dipendente.

L'azienda di web design del caso di oggi è un nostro cliente di lunga data. Ha iniziato a utilizzare CleverControl nel 2017, quando il suo team era composto da sole cinque persone, compreso il direttore. Da allora, la loro startup è cresciuta fino a diventare una piccola azienda, così come è cresciuta la loro base di clienti, la complessità degli ordini e, di conseguenza, il personale. Se prima il dipendente poteva discutere rapidamente del progetto in corso con il direttore o con il collega vicino al distributore d'acqua o durante la pausa, il team più grande ha richiesto altre forme di organizzazione. Il direttore ha deciso di organizzare riunioni giornaliere obbligatorie e incontri mensili; inoltre, i dipendenti organizzavano le proprie riunioni quando avevano bisogno di discutere del compito in corso. Alla fine, il dipendente poteva avere due-tre riunioni al giorno. Per alcuni dipendenti, l'opportunità di presentare i risultati del proprio lavoro, di partecipare a discussioni dal vivo e di sentirsi parte del team è stata una grande motivazione e ispirazione. Altri, al contrario, non hanno accolto con favore il nuovo flusso di lavoro.

Il direttore ha notato che uno dei dipendenti senior, che era lì dal primo giorno, mostrava una produttività inferiore al solito. Il direttore ha ispezionato i registri raccolti sul computer del dipendente da CleverControl e ha trovato uno schema frustrante. Periodi significativi di inattività o di attività improduttiva seguivano ogni riunione a cui il dipendente doveva partecipare. Il dipendente navigava su siti web di notizie e forum o giocava a piccoli giochi prima di tornare al lavoro circa un'ora dopo la riunione.

Il dipendente era introverso, comunicava poco con i colleghi su argomenti diversi dal lavoro e preferiva lavorare da solo. Ha confessato che ogni riunione, soprattutto se spontanea, lo svuotava e lo faceva deragliare e il dipendente aveva bisogno di tempo per ritrovare la concentrazione. Questo caso ha indotto il direttore a riconsiderare il flusso di lavoro per tenere conto delle personalità dei dipendenti. Al dipendente introverso è stato permesso di partecipare solo alle riunioni obbligatorie in cui la sua presenza e le sue competenze erano assolutamente necessarie. Inoltre, il direttore ha lavorato per diminuire il numero di brief.

• Monitoraggio delle attività

  Lunghi periodi di inattività hanno attirato l'attenzione del direttore sulla mancanza di concentrazione del dipendente durante la giornata lavorativa.
• Tracciamento dei siti web visitati

  I siti web improduttivi sono un altro segnale preoccupante della mancanza di impegno dei dipendenti.
• Registro degli eventi

  L'analisi dell'attività del dipendente sul computer ha contribuito a rivelare il motivo della sua improduttività.