La strategia di successo per la creazione di team virtuali ad alte prestazioni

Il discorso sulla costruzione di team ad alte prestazioni è in continua evoluzione, ma anche sempre presente. Se vi imbattete in scritti risalenti, ad esempio, ai primi anni 2000 o alla fine degli anni 90, noterete che la ricerca della sinergia e dell'eccellenza collettiva è quasi sempre al centro del discorso sul successo organizzativo. E questo ha molto senso anche se l'ecosistema in cui vi trovate è eccezionalmente diverso.

Per esempio, un classico McKinsey Quarterly L'articolo del 1992 si concentra sul fatto che la visione è parte integrante dell'idea di alte prestazioni e che deve essere razionale ed emotiva: deve "emozionare, coinvolgere e spaventare". Questa idea è ancora valida e continuerà a esserlo in tutti i settori.

O se si passa attraverso Gallup's opinion piece dal 2009, vi imbatterete nella risoluzione dei conflitti, nella definizione delle priorità dei compiti, nell'impegno, nella diversità e in altri ingredienti essenziali per un lavoro di squadra efficace. Di certo, questi principi di team building e di gestione per ottenere alte prestazioni sono senza tempo. Affrontano sia le dinamiche interpersonali che gli aspetti pratici del lavoro di squadra.

Ma mentre l'essenza e le fondamenta dei team ad alte prestazioni rimangono super attuali, il fatto che la maggior parte dei team sia chiamata a operare virtualmente o in configurazioni ibride introduce variabili e sfide che sono, nel vero senso della parola, senza precedenti. Preparate negli ultimi anni, ma comunque inedite.

È una nuova modalità di lavoro che richiede riflessione, considerazione, pianificazione, tempo, tecnologia ed elevati standard di leadership.

Prendo in prestito la definizione da un, articolo scientifico del 2010 perché è eccellente, ma con alcune modifiche.

Il team virtuale è caratterizzato da "piccoli gruppi temporanei di lavoratori della conoscenza dispersi geograficamente, organizzativamente e/o temporalmente che coordinano [e realizzano] il loro lavoro prevalentemente con tecnologie elettroniche di informazione e comunicazione".

Solo che i team virtuali non sono più "temporanei" o "piccoli". La pandemia COVID-19 ha accelerato drasticamente l'adozione del lavoro remoto e ibrido. Questi team possono ora comprendere interi reparti o addirittura organizzazioni, con membri che coprono diversi fusi orari e culture.

Con gli interventi tecnologici e l'ascesa delle piattaforme di collaborazione basate sul cloud, in particolare, il passaggio al lavoro virtuale è un'alternativa scontata. Le aziende possono utilizzare software di gestione dei progetti, soluzioni di sorveglianza dei dipendenti, applicazioni di messaggistica istantanea, archivi di documenti condivisi e persino ambienti di realtà virtuale per favorire la collaborazione.

Così, nel 2024, i team virtuali non si limiteranno più, ad esempio, ai professionisti dell'informatica. Comprendono vari settori e funzioni, dal servizio clienti alle vendite, dal marketing alla finanza. Anche ruoli tradizionalmente pratici, come l'ingegneria e la produzione, vengono sempre più adattati alla collaborazione virtuale attraverso l'uso di strumenti di monitoraggio remoto, soluzioni di realtà aumentata e simulazioni digitali.

Secondo lo Stato del lavoro a distanza 2023 rapporto Il 98% dei dipendenti di Buffer preferisce lavorare da remoto. Lo consiglierebbero ad amici e colleghi. Allo stesso modo, il recente studio di Robert Half survey rivela che il 78% dei dipendenti preferirebbe modalità di lavoro flessibili.

In effetti, il passaggio ai team virtuali non è solo una tendenza passeggera, ma una trasformazione fondamentale del nostro approccio al lavoro. Questo perché i vantaggi di un team virtuale ben organizzato e performante sono molteplici e di vasta portata. Per esempio:

Si potrebbe discutere sul fatto che l'ambiente d'ufficio tradizionale favorisca la collaborazione e la creatività attraverso le interazioni di persona. È vero, non c'è dubbio. Ma i dipendenti che lavorano in un ambiente virtuale sono in grado di lavorare negli ambienti più favorevoli alla loro produttività personale, che si tratti di un tranquillo ufficio a casa, di un'accogliente caffetteria o di qualsiasi altro spazio libero dalle solite distrazioni dell'ufficio.

I dati lo confermano. Ad esempio, un Future Forum rapporto sottolinea che i lavoratori dei team virtuali hanno una produttività superiore del 29%. Inoltre, la loro capacità di concentrazione è superiore del 53%.

Come si evince dal rapporto di Buffer, il 71% degli intervistati ha affermato che la definizione dei confini del lavoro è fondamentale. Il 45% ha affermato che è più facile farlo quando si lavora in un ambiente virtuale. Possono organizzare la loro giornata in modo da soddisfare al meglio le loro esigenze personali e professionali. Questa autonomia consente loro di gestire il tempo in modo più efficace e di dedicarsi agli impegni personali, che si tratti di trascorrere del tempo con la famiglia, di dedicarsi agli hobby o anche solo di prendersi un momento per ricaricarsi.

Tale flessibilità è, infatti, un vantaggio strategico per le aziende, in quanto può portare a una forza lavoro più soddisfatta, produttiva e resiliente. Le aziende sanno che l'analisi di Robert Half sull'ecosistema del lavoro negli Stati Uniti evidenzia una crescita del 14% degli annunci di lavoro ibridi nei diversi Stati tra il primo trimestre del 2023 e il primo trimestre del 2024.

Passando a un modello virtuale, le aziende possono ridurre notevolmente le spese operative. Ad esempio, eliminando la necessità di un ufficio fisico, le aziende possono risparmiare sull'affitto, che spesso è una delle spese generali maggiori per le imprese. Inoltre, è possibile risparmiare su servizi come elettricità, acqua e internet, che non devono più essere forniti su larga scala per un intero ufficio.

Certo, è necessario impostare sistemi di collaborazione online, disporre di strumenti per la gestione dei progetti, la collaborazione e il monitoraggio dei dipendenti, ma questi costi sono in genere molto inferiori rispetto al mantenimento di un ufficio fisico. Senza dimenticare i costi relativi alle indennità di pendolarismo, agli spuntini in ufficio e ai servizi in loco. Sebbene le aziende debbano reinvestire una parte di questi risparmi in vantaggi virtuali, come ad esempio gli stipendi per l'home office, i programmi di benessere o le attività di team-building online, la spesa complessiva è generalmente inferiore.

La gestione dei team virtuali ha anche un rovescio della medaglia che tiene i leader divisi.

In questo articolo parliamo di team ad alte prestazioni e quindi è assolutamente fondamentale affrontare il problema del calo di produttività o della percezione che i leader hanno dello stesso. Le distrazioni a casa, gli ambienti di lavoro incoerenti e la mancanza di una supervisione diretta possono portare a livelli di produttività non uniformi tra i membri del team.

A 2022 Microsoft studio ha rivelato che per l'85% dei leader è difficile creare fiducia nel fatto che i dipendenti siano produttivi in una configurazione ibrida. In questo studio:

• L'87% dei dipendenti ha dichiarato di essere produttivo
• Il 12% dei leader ha piena fiducia nella produttività dei dipendenti.

Quindi, c'è sicuramente questa evidente disconnessione ed è un problema fondamentale e un ostacolo nella costruzione di team ad alte prestazioni.

Per i ruoli ben definiti e per i profili che dispongono di sistemi super chiari, il passaggio a un sistema virtuale o a un sistema di gestione delle risorse umane è un'operazione che non può essere effettuata. ambiente di lavoro ibrido può essere relativamente agevole. Tuttavia, per molti ruoli, soprattutto quelli più fluidi o collaborativi, la mancanza di chiarezza nelle aspettative, negli obiettivi e nelle responsabilità può diventare un ostacolo significativo al successo.

Questa chiarezza è difficile da coltivare. Una volta coltivata, porta sicuramente dei frutti. Per esempio, lo studio di Microsoft sopra citato sottolinea che "la chiarezza è fondamentale". I dipendenti con questa chiarezza hanno una probabilità 3,95 volte maggiore di rimanere e 4,5 volte maggiore di essere soddisfatti del proprio lavoro.

Come accennato all'inizio, la modalità di lavoro virtuale richiede riflessione, considerazione, pianificazione, tempo, tecnologia ed elevati standard di leadership.

Valutare le esigenze e le dinamiche uniche di un team virtuale è il primo passo. I leader devono tenere conto dei diversi background, stili di lavoro e circostanze personali dei membri del team.

Devono anche valutare i requisiti aziendali. Questo equilibrio richiede che i leader siano al tempo stesso empatici e strategici.

In un ambiente virtuale, dove gli aggiustamenti spontanei sono meno fattibili, la pianificazione meticolosa diventa ancora più importante.

• In primo luogo, i leader devono prevedere le potenziali sfide, come le differenze di fuso orario, i ritardi nella comunicazione e i diversi livelli di disponibilità dei membri del team. Devono incorporare queste considerazioni nella tempistica del progetto.
• In secondo luogo, gli obiettivi che nascono da queste considerazioni devono essere "intellettuali, razionali, credibili". Di conseguenza, la tabella di marcia per raggiungere questi obiettivi deve essere "quantificata, definita e misurata".

I leader devono assicurarsi che i loro team abbiano accesso a strumenti affidabili e di facile utilizzo che facilitino la comunicazione, la collaborazione e la gestione efficace dei progetti.

Collaborazione in tempo reale

Strumenti come Slack, Microsoft Teams, ecc. possono rivelarsi estremamente utili per la comunicazione istantanea a livello aziendale, gli aggiornamenti e le discussioni più profonde. Slack, ad esempio, consente di creare gruppi e canali in cui le discussioni possono essere organizzate per progetto o argomento. A tali gruppi possono essere invitati membri specifici del team.

Gestione del progetto

Strumenti come Asana, Trello o Jira sono indispensabili per tenere traccia dei compiti, delle scadenze e dell'avanzamento generale dei progetti. Atlassian, lo sviluppatore di Jira, ha riferito di un Aumento di 3 volte in posti a pagamento nel terzo trimestre del 2024. Il loro modello cloud è incredibilmente utile per le aziende completamente remote. Lo stesso vale per la maggior parte delle soluzioni specifiche per la gestione dei progetti.

Monitoraggio della produttività

Il monitoraggio dell'attività dei dipendenti in un ambiente virtuale può essere impegnativo, ma è essenziale per mantenere la produttività e garantire che i membri del team siano in regola e non si rilassino.

Uno strumento come CleverControl è in grado di monitorare la produttività in modo completo ed efficace, agendo come un potente assistente virtuale. Ad esempio, può facilitare:

• Tracciamento dell'attività in tempo reale, reso possibile da funzioni quali la registrazione dello schermo, il monitoraggio della webcam e altro ancora.
• Riconoscimento dei volti per una maggiore responsabilità, una riduzione del lavoro e del furto di tempo
• Reportistica e analisi complete, in grado di evidenziare le tendenze della produttività nel tempo e di migliorare le revisioni delle prestazioni, l'ottimizzazione dei flussi di lavoro e l'identificazione dei colli di bottiglia.

Costruire team virtuali ad alte prestazioni è sia un'arte che una scienza. I leader devono considerare le sfumature aziendali oggettive e quantificabili. Ma allo stesso tempo devono comprendere gli aspetti emotivi ed empatici della gestione e del potenziamento di team dispersi.

Per cominciare, possono concentrarsi sul controllo dei dati. L'implementazione di strumenti e tecnologie che consentano di accedere in tempo reale a informazioni precise e attuabili deve essere una priorità assoluta.