Monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti: 6 metodi efficaci

Le prestazioni dei dipendenti sono alla base di qualsiasi azienda che voglia rimanere competitiva. Dipendenti con prestazioni elevate aumentano i profitti e la soddisfazione dei clienti, creando un'immagine aziendale positiva.

Il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti è essenziale per comprendere i contributi individuali, identificare le aree di miglioramento e premiare i migliori risultati. Misure tempestive a sostegno della produttività sono la chiave per aiutare ogni dipendente e l'azienda a rivelare il proprio vero potenziale. Tuttavia, performance è un termine ampio; il suo significato può variare a seconda dell'organizzazione, del settore e della posizione. Che cosa deve valutare esattamente un manager e qual è il modo migliore per farlo? In questo articolo risponderemo a queste domande.

Nell'accezione tradizionale, le prestazioni dei dipendenti sono la qualità, l'efficienza e la quantità del lavoro prodotto.

Per valutare la qualità del lavoro, occorre verificare se il lavoro del dipendente soddisfa le aspettative e gli standard del settore/dell'azienda. Verificate se il dipendente ha raggiunto gli obiettivi e ha fatto del suo meglio durante il lavoro. A seconda del settore e della posizione, le metriche qualitative possono essere:

• Soddisfazione del cliente: quanto i clienti sono soddisfatti del lavoro del dipendente; quanto bene e rapidamente il dipendente gestisce le loro richieste; se il dipendente segue il codice di condotta, ecc.

• Lavoro di squadra e collaborazione: il modo in cui il dipendente lavora con gli altri, contribuisce agli obiettivi del team e sostiene i colleghi.

• Iniziativa: se il dipendente è in grado di assumere nuovi compiti, proporre nuove idee e risolvere problemi in modo indipendente.

• Adattabilità: la flessibilità del dipendente nel gestire situazioni mutevoli e nuove sfide.

• Comunicazione: l'efficacia con cui il dipendente comunica con i colleghi, i clienti e la direzione.

La quantità si riferisce all'output del dipendente - il numero di articoli prodotti. Può sembrare che la quantità possa essere misurata solo nel settore manifatturiero, ma in realtà può riferirsi a qualsiasi elemento, anche non materiale: vendite generate, progetti completati, chiamate effettuate, ecc.

L'efficienza misura la rapidità e l'efficacia con cui vengono completate le attività, come il tempo per unità prodotta o il tempo di risposta del servizio clienti. Si riferisce al rispetto delle scadenze, al completamento dei compiti in tempo senza sacrificare la qualità e all'utilizzo dei metodi più efficienti per raggiungere gli obiettivi di lavoro. L'efficienza può essere misurata in:

• Articoli prodotti/compiti completati per ora/giorno/mese;

• Tempo di fermo macchina: il tempo in cui le apparecchiature non sono operative a causa di manutenzione, guasti o altri problemi;

• Consumo e spreco di materiali: la quantità di materiali o forniture che vengono utilizzati o scartati;

• Tempo di ciclo - il tempo necessario per completare un processo dall'inizio alla fine;

• Difetti per unità - il numero di errori o difetti riscontrati in un'unità di prodotto.

Molte organizzazioni moderne danno priorità al benessere e all'impegno dei dipendenti insieme alle metriche tradizionali. Questo approccio è ragionevole. I dipendenti disimpegnati mancano più spesso al lavoro, sono improduttivi e si ripercuotono negativamente sui colleghi e sui clienti. Questo costa alle aziende circa 34% della retribuzione annuale di tale dipendente o 450-550 miliardi di dollari all'anno solo negli Stati Uniti. Al contrario, i team altamente impegnati mostrano una redditività superiore del 23%.

Per misurare il coinvolgimento, i manager possono considerare

• Soddisfazione generale per il lavoro;

• Soddisfazione dei dipendenti per l'equilibrio tra lavoro e vita privata;

• Percezione dei dipendenti sulle opportunità di crescita e di carriera all'interno dell'azienda;

• Soddisfazione per la cultura aziendale;

• Turnover volontario/volontario;

• Assenteismo.

Oltre alla quantità, alla qualità, all'efficienza e all'impegno, può valere la pena di esaminare le metriche comportamentali che possono influire sulle prestazioni:

• Etica del lavoro: la dedizione, l'impegno e la professionalità del dipendente.

• Presenza e puntualità: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Conformità: l'adesione del dipendente alle politiche, alle procedure e ai regolamenti aziendali.

La valutazione delle prestazioni è un processo sistematico di valutazione delle prestazioni dei dipendenti rispetto a obiettivi e aspettative prestabiliti. È un ottimo metodo per discutere dei risultati ottenuti, rivelare le aree di miglioramento e fissare nuovi obiettivi.

Le valutazioni delle prestazioni richiedono una preparazione approfondita. Iniziate con la definizione di aspettative chiare: delineate le responsabilità e le aspettative di rendimento e stabilite obiettivi chiari e misurabili. Monitorate le prestazioni dei dipendenti per un certo periodo e raccogliete metriche quantitative e qualitative. Il feedback di manager, colleghi e clienti sarà un contributo prezioso al quadro generale delle prestazioni.

Durante la revisione, cercate di creare un ambiente confortevole e aperto per la discussione. Offrite sia rinforzi positivi che feedback costruttivi sulle aree da migliorare. Siate specifici e fornite esempi a sostegno del vostro feedback. Incoraggiate il dipendente a condividere il suo punto di vista e le sue preoccupazioni. Al termine della valutazione, create un piano per affrontare i problemi di performance e le aree di miglioramento.

Le valutazioni delle prestazioni sono efficaci se vengono effettuate regolarmente. Tuttavia, 69% delle aziende le organizza solo una o due volte l'anno, il che non è affatto sufficiente.

80% of employees preferirebbero ricevere un feedback regolare invece di una revisione annuale. I check-in individuali sono un ottimo modo per riempire il vuoto tra una revisione e l'altra e per rimanere aggiornati sul flusso di lavoro. Mentre le valutazioni delle prestazioni si concentrano principalmente sulle prestazioni passate e coprono periodi più ampi, i check-in servono a mantenere una comunicazione regolare e a garantire che tutto sia in regola. In genere hanno una frequenza maggiore, spesso settimanale o bisettimanale, e sono più informali. I check-in si concentrano su progetti specifici, affrontano le attività quotidiane e forniscono un supporto tempestivo.

Il software di monitoraggio dei dipendenti è uno strumento prezioso per il controllo delle prestazioni. Raccoglie dati approfonditi sull'utilizzo del computer da parte dei dipendenti, permettendo di vedere dove va il tempo di lavoro e come vengono utilizzate le risorse aziendali, per garantire la conformità alle politiche aziendali e rafforzare la sicurezza.

Il software di monitoraggio dei dipendenti raccoglie e analizza i dati sulle attività e li presenta sotto forma di grafici delle tendenze della produttività, delle presenze e dell'utilizzo di software e Internet. Gli strumenti avanzati offrono funzioni aggiuntive, come lo streaming in diretta degli schermi dei dipendenti, che consente di vedere su cosa stanno lavorando. CleverControl, il software leader nel monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, ha recentemente introdotto l'AI Scoring. L'algoritmo basato sull'intelligenza artificiale analizza l'attività del dipendente, la confronta con gli standard del settore, calcola un punteggio di produttività individuale e fornisce raccomandazioni.

Il software di monitoraggio dei dipendenti consente ai manager di risparmiare tempo e fatica. Invece di esaminare manualmente i rapporti sulle prestazioni e sulle presenze, possono ottenere le statistiche con un semplice clic del mouse. Grazie alle loro funzionalità complete e all'analisi approfondita, questi programmi possono essere utilizzati per monitorare le prestazioni dei dipendenti da soli o in combinazione con altri metodi. Ad esempio, le informazioni raccolte possono essere utilizzate per le valutazioni annuali delle prestazioni. Il software di monitoraggio dei dipendenti può essere utilizzato per raccogliere metriche qualitative e di efficienza e per valutare il coinvolgimento dei dipendenti.

L'implementazione di un software di monitoraggio dei dipendenti richiede trasparenza e rispetto della privacy. Utilizzatelo per misurare la produttività e identificare le aree di miglioramento. Raccogliere solo i dati strettamente necessari e garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti vigenti. Si raccomanda di informare i dipendenti del monitoraggio e di spiegarne le finalità, per evitare di creare inutili pressioni e problemi di fiducia.

Il software di gestione dei compiti è un altro strumento prezioso per il monitoraggio delle prestazioni. Mentre i programmi di monitoraggio dei dipendenti tengono traccia dell'attività complessiva dei dipendenti, del tempo inattivo e delle distrazioni, i task manager si concentrano su progetti e compiti specifici. Questi sistemi sono in grado di monitorare l'avanzamento delle attività dei dipendenti, consentendovi di identificare tempestivamente i potenziali problemi e di fornire un supporto tempestivo. È possibile vedere quanto tempo impiega un dipendente a completare un'attività, monitorare i progressi del dipendente e responsabilizzarlo per il rispetto delle scadenze. È possibile osservare il carico di lavoro di ciascun dipendente, ridistribuirlo in modo uniforme all'interno del team e individuare i migliori risultati e i dipendenti in difficoltà.

I software per la gestione dei compiti funzionano bene per raccogliere metriche quantitative, qualitative e di efficienza delle prestazioni. Per ottenere il massimo da questi strumenti, stabilite obiettivi chiari e raggiungibili per ciascun dipendente, monitorate i progressi e fornite un feedback tempestivo.

Le valutazioni tra pari consistono nell'ottenere un feedback sulle prestazioni di un dipendente da parte dei suoi colleghi. Tali valutazioni integrano il feedback di manager e subordinati e offrono una prospettiva diversa e preziosa. Inoltre, i dipendenti possono sentirsi più impegnati e apprezzati quando i loro colleghi sono coinvolti nella valutazione delle loro prestazioni.

Per incoraggiare un feedback onesto, assicuratevi che le valutazioni siano anonime e si concentrino su competenze e comportamenti specifici relativi al ruolo del dipendente.

Coinvolgere i dipendenti nella valutazione delle loro prestazioni è un metodo prezioso di monitoraggio. Promuove la responsabilità, migliora il coinvolgimento e mostra una prospettiva unica. I dipendenti hanno la possibilità di esprimere i loro pensieri in merito alle prestazioni, alle mansioni, ai colleghi, ai potenziali problemi e ai suggerimenti.

L'automonitoraggio può aiutare i dipendenti a comprendere meglio i propri punti di forza e di debolezza. Può anche aumentare la produttività: i lavoratori hanno maggiori probabilità di raggiungere i loro obiettivi quando seguono attivamente i loro progressi e si adattano se necessario.

Per ottenere risultati ottimali è fondamentale adattare la strategia di monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti alle esigenze specifiche dell'azienda. Sono disponibili diversi metodi, ma l'approccio più efficace spesso prevede una combinazione di tecniche.

Sfruttando la potenza delle valutazioni periodiche delle prestazioni, dei check-in individuali, del software di monitoraggio dei dipendenti, degli strumenti di gestione delle attività, delle valutazioni tra pari e dell'autocontrollo, è possibile creare un sistema completo che supporta lo sviluppo dei dipendenti, favorisce un ambiente di lavoro positivo e guida il successo aziendale complessivo.