El mundo digital aporta numerosos cambios a nuestra vida. No tiene sentido negar que el avance de las tecnologías de la información más modernas fomenta la comunicación entre las personas. Todos buscan crear, desarrollar y diseñar algo nuevo. La monitorización online también evoluciona constantemente. Los empresarios se preguntan cada vez más cómo aumentar la productividad de cada miembro del personal. Como resultado, han surgido tecnologías innovadoras como el software de monitorización de empleados. El artículo de hoy abordará los fundamentos de una de las funciones de la monitorización de empleados: el uso de Internet.
¿Qué Es el Seguimiento Online del Uso de Internet de los Empleados?
El seguimiento online del uso de Internet de los empleados es una herramienta utilizada para supervisar y registrar las actividades de los empleados durante la jornada laboral. Sus principales objetivos son:
- garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa
- aumentar la productividad
- proteger frente a riesgos de seguridad
La protección frente a riesgos de seguridad implica el seguimiento de los sitios web visitados, el tiempo dedicado a Internet y el uso del ancho de banda.
Según Kaspersky, en España el 12% de los incidentes cibernéticos en empresas durante los últimos dos años se produjeron porque los empleados incumplieron los protocolos de seguridad, y el 38% de esas infracciones se debieron a errores humanos. Este tipo de datos explica por qué cada vez más empresas españolas recurren a software de monitorización del uso de Internet, con el fin de detectar comportamientos de riesgo a tiempo y reducir la exposición a este tipo de incidentes.
La monitorización del uso de Internet de los empleados solo está justificada dentro del horario laboral. Y mientras las empresas y su personal directivo no vulneren los derechos legales de los trabajadores, no hay motivo para no aprovechar este tipo de soluciones innovadoras.
Finalidad de la Monitorización del Uso de Internet de los Empleados
Existen, por supuesto, muchas razones por las que las empresas utilizan esta función. Estas son las más importantes:
- Productividad: esta función del software ayuda a eliminar casi por completo las actividades ajenas al trabajo en la oficina. Como ya se ha mencionado, una parte significativa de los incidentes de seguridad en España está relacionada con el incumplimiento de protocolos por parte de los empleados. El software de monitorización del uso de Internet permite controlar el proceso de trabajo y aumenta la productividad general.
- Seguridad: el control del uso de Internet ayuda a proteger los datos sensibles de la empresa frente al robo cibernético. Además, bloquea el acceso a software malicioso y sitios web peligrosos.
- Optimización de Recursos: al monitorizar el uso del ancho de banda, las empresas pueden gestionar mejor los recursos de su red. Esto, a su vez, garantiza que los procesos empresariales importantes dispongan del ancho de banda necesario y no se ralenticen por un uso innecesario.
- Gestión de Riesgos: esta opción ayuda a mitigar riesgos mediante la identificación y corrección de comportamientos inapropiados o inseguros, como el acceso a contenido prohibido. No prevenir este tipo de comportamiento puede derivar en problemas legales o dañar la reputación de la empresa.
¿Cómo Funciona la Monitorización de la Actividad de Internet de los Empleados?
Primero — instalación del agente: en primer lugar, se instala el agente en los dispositivos objetivo — ordenadores, portátiles y tablets. Estos programas funcionan sin sobrecargar el sistema. Registran la actividad en Internet sin interferir en el uso normal del ordenador. El agente instalado recopila:
- los sitios web visitados
- las aplicaciones ejecutadas y su duración de uso
- los archivos subidos o descargados
- las pulsaciones de teclado y el texto que aparece en pantalla
- capturas de pantalla
Segundo — recopilación y almacenamiento de datos: a intervalos de tiempo determinados, el software envía los datos recibidos al almacenamiento en la nube seleccionado. La información transferida desde la herramienta de monitorización de la actividad de Internet del empleado puede ser de dos tipos: anonimizada o asociada a una persona concreta. Estos datos se cifran correctamente y se almacenan de forma segura. Solo pueden acceder a ellos los gestores autorizados.
Tercero — informes y análisis: muchos programas de monitorización de empleados ofrecen paneles en tiempo real. Estos paneles muestran las actividades en curso de los empleados — qué aplicaciones o sitios web se están utilizando — así como los niveles de productividad. Estos paneles no son la única forma de analizar los datos recibidos. Los datos reportados incluyen:
- registros de actividad
- uso de aplicaciones
- categorización de sitios web
- software de control horario
También existen funciones adicionales, como monitorización en tiempo real, notificaciones y alertas, bloqueo de usuarios y optimización de la productividad. En resumen, el software proporciona acceso a los datos necesarios para contribuir a la productividad de los empleados.
¿Cómo Monitorizan las Empresas el Uso de Internet de sus Empleados?
Existen muchas opciones disponibles para controlar el uso de Internet. El software de monitorización de empleados ofrece esta posibilidad. Como ejemplo, tomaremos CleverControl con sus principales productos de software. Veamos con más detalle lo que ofrece este sector.
Software de Monitorización Remota
El software de monitorización remota se divide en dos funciones diferentes: monitorización remota a través de cuentas web seguras y monitorización en directo en tiempo real. Veamos las principales características.
Así, la monitorización remota a través de cuentas web seguras ofrece las siguientes opciones:
- cómo cambia su espacio de trabajo minuto a minuto
- qué tareas están surgiendo y adquiriendo prioridad
- qué ideas únicas se están expresando y debatiendo
En cuanto a la monitorización en directo en tiempo real, esto implica que el personal administrativo tiene acceso a lo siguiente, instalado en el ordenador del empleado:
- aplicaciones
- sitios web
- archivos
- mensajes
- correos electrónicos.
Sin embargo, tenga en cuenta que todo empleado tiene el derecho legal a saber si está siendo monitorizado. Las leyes y normativas relativas a este uso cambian constantemente, por lo que es importante mantenerse informado. En España, el artículo 87 de la LOPDGDD reconoce expresamente el derecho de los trabajadores a la intimidad digital frente al uso de los dispositivos facilitados por la empresa, por lo que la monitorización debe ser siempre proporcional y comunicada previamente al personal.
Qué Más Ofrecen CleverControl y Otras Plataformas:
- capturas de pantalla
- monitorización de dispositivos de almacenamiento extraíbles (USB, HDD, SD)
- control de impresión
Cada una de las funciones mencionadas está orientada a limitar el uso de Internet para actividades no relacionadas con el trabajo.
¿Qué más utilizan las empresas para monitorizar la actividad online y el uso de Internet de sus empleados? La monitorización de audio y vídeo incluye la grabación de sonido, el reconocimiento facial, capturas de la webcam y grabaciones de micrófono. Su superior también puede supervisar las redes sociales si se utilizan con fines laborales.
Todas las capacidades del software mencionadas muestran que las empresas se esfuerzan por aumentar la productividad tanto como sea posible, dado el papel que desempeña el comportamiento de riesgo de los empleados en la seguridad de la información corporativa.
¿Es Legal Monitorizar la Actividad de Internet de los Empleados?
¡Por supuesto que sí! Las leyes y normativas dependen del país en el que opere la organización. Veamos el marco legal vigente en España como Estado miembro de la Unión Europea.
En España, la monitorización de los datos de los empleados se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, en combinación con el Estatuto de los Trabajadores (art. 20.3) y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), cuyo artículo 87 regula específicamente el uso de dispositivos digitales por parte del personal y su control por la empresa. Conforme a esta normativa, la empresa puede supervisar el uso de Internet siempre que dicha vigilancia sea proporcional al fin perseguido y los empleados hayan sido informados previamente de su existencia y alcance. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) supervisa el cumplimiento de estas obligaciones y ha sancionado en el pasado a empresas que se excedieron en el control de las comunicaciones de sus trabajadores.
Si la información se obtiene dentro de este marco legal, puede ser monitorizada, registrada y analizada.
Preguntas Frecuentes
¿Cuáles Son los Retos de Monitorizar el Uso de Internet de los Empleados?
Los retos más comunes son:
- preocupaciones relacionadas con la privacidad
- cumplimiento legal
- la moral de los empleados
- la implementación técnica
- la sobrecarga de datos
- el coste
¿Cómo Monitorizar el Uso de Internet de los Empleados en el Caso de Trabajo Híbrido o en Remoto?
En el caso de un modelo de trabajo híbrido o en remoto, es posible utilizar las mismas herramientas de software mencionadas anteriormente, mediante acceso remoto a los ordenadores a través de software de monitorización de empleados.
¿Puede un Empleador Rastrear el Uso de WiFi?
Sí, muchas empresas monitorizan y registran de hecho el tráfico que pasa por su red por motivos legales y de seguridad. Si utiliza el WiFi con fines personales, es probable que estos datos queden registrados. Dado que se almacenan durante un tiempo, también pueden analizarse.
¿Cómo Puedo Monitorizar el Ancho de Banda de la Red de los Empleados?
Puede monitorizar el ancho de banda de la red de sus empleados utilizando herramientas de monitorización de red. Estas rastrean el uso del ancho de banda, identifican las fuentes de tráfico elevado y analizan el flujo de datos en su red.
Resumen
Resumamos las conclusiones clave del texto anterior:
- En la mayoría de los casos, es legal monitorizar el uso de Internet. Por supuesto, esto depende de la normativa de cada país, pero aun así es posible utilizar este tipo de software.
- En muchos países, el empleador debe notificar a los empleados sobre la instalación de este software.
- Existen numerosas herramientas, funciones y subfunciones que ayudan a los empleadores a verificar las actividades de su personal.
- Instalar un agente en el ordenador objetivo u otro dispositivo y obtener los primeros registros lleva poco tiempo.
- El objetivo principal de esta monitorización es reducir la proporción de actividades no relacionadas con el trabajo. En otras palabras, la productividad de los empleados mejorará considerablemente.
