6 formas de aumentar la productividad en el trabajo con software de control

La productividad de los empleados es un factor clave para el éxito de cualquier organización. Unos empleados comprometidos, centrados y eficientes contribuyen significativamente al crecimiento y la rentabilidad de la empresa. Investigación de Gallup concluye que los empleados comprometidos muestran un 23% más de rentabilidad, un 18% más de productividad en ventas y un 10% más de fidelidad de los clientes. Sin embargo, sólo el 23% de los empleados de todo el mundo pueden considerarse "comprometidos"

Las empresas buscan constantemente formas eficaces de aumentar la productividad y el compromiso de los empleados, desde la creación de diversos incentivos hasta la implantación de programas informáticos de seguimiento. Este artículo explorará formas de utilizar programas de seguimiento para impulsar la productividad.

El software de control de empleados es uno de los métodos más utilizados para hacer un seguimiento de la productividad, y ganó adeptos durante la pandemia de COVID-19. A pesar de su popularidad, existen amplios debates sobre su eficacia y ética. Los críticos afirman que la vigilancia constante crea un sentimiento de desconfianza y resentimiento hacia el empleador. Además, aumenta los niveles de estrés de los empleados y disminuye la satisfacción general en el trabajo. Sin embargo, es importante comprender que los efectos negativos se derivan de una aplicación incorrecta del software de vigilancia.

El seguimiento opresivo de cada paso del empleado o las reprimendas por un minuto de más en el baño provocarán ansiedad y harán que el trabajador se plantee cambiar de trabajo.

Muy al contrario, cuando el seguimiento se utiliza de forma ética y transparente para optimizar los procesos de trabajo y ayudar al personal, aumenta la productividad y contribuye a crear un ambiente de trabajo propicio. Consulte este artículo para saber más sobre la ética digital en el seguimiento de empleados.

El software de supervisión puede convertirse en un poderoso elemento del sistema para aumentar la productividad del lugar de trabajo de muchas maneras. A continuación te explicamos cómo puede ayudar a que tu equipo sea más eficiente.

El control de presencia es un proceso tedioso tanto para los jefes como para los empleados. Rellenar y revisar interminables hojas de asistencia en papel y calcular las horas extra, las bajas por enfermedad y las vacaciones lleva un tiempo valioso y es propenso a errores humanos.

La digitalización de los registros de asistencia acelera varias veces el proceso y elimina la necesidad de utilizar hojas de asistencia en papel, lo que mejora la eficiencia y reduce el impacto medioambiental. Los empleados pueden fichar fácilmente a la entrada y a la salida utilizando su ordenador o dispositivo móvil. En algunos casos, ni siquiera necesitan hacerlo manualmente: un software de control como CleverControl registra automáticamente el inicio y el fin de la actividad laboral. Algunos sistemas permiten a los empleados presentar solicitudes de permisos en línea, y los directivos pueden revisarlas y aprobarlas rápidamente.

Los programas de control calculan las horas de trabajo de cada empleado, registran cuándo llega tarde o se marcha antes y marcan las ausencias automáticamente. Los directivos pueden acceder a estos informes sobre la asistencia de los empleados, incluidas las horas trabajadas, las horas extraordinarias y los saldos de vacaciones, e incluso obtener nóminas calculadas.

Además, el software de control de empleados revela el fraude horario, es decir, la práctica de incluir horas extrañas en los partes de horas. El sistema mostrará si hay actividad laboral real en el ordenador del empleado cuando éste afirma que trabaja.

Como resultado, los programas de seguimiento ahorran tiempo y esfuerzo en los informes de asistencia y el cálculo de nóminas, liberando un tiempo valioso para tareas importantes de directivos y empleados.

A veces, basta con instalar un software de seguimiento para aumentar la productividad. Cuando los empleados saben que se les hace un seguimiento, tienden a autorregular su rendimiento: se vuelven más responsables y menos propensos a incumplir las políticas de trabajo.

Hablamos con Mark, propietario de una tienda online de material deportivo, sobre su experiencia con CleverControl. Durante la pandemia, su personal recurrió al trabajo remoto, por lo que necesitaba una herramienta para asegurarse de que los empleados seguían siendo tan eficaces como en la oficina. "Sinceramente, rara vez compruebo los informes de supervisión, quizá una o dos veces al mes", dice Mark. "Mi equipo sabe que está supervisado, lo que hace que sigan siendo productivos. Cuando compruebo el cuadro de mandos, principalmente miro las transmisiones en directo de las pantallas de los ordenadores para ver si los empleados están concentrados en el trabajo."

Los informes en tiempo real son una potente función que puede mejorar los flujos de trabajo. Ver en tiempo real lo que está haciendo tu equipo, detectar ineficiencias y proporcionar información a tiempo hará que los procesos de trabajo sean más eficaces y aumentará la productividad.

El software de supervisión de empleados proporciona información valiosa sobre los hábitos y patrones de trabajo de los empleados, lo que permite revelar ineficiencias y mejorar la productividad.

En primer lugar, el programa realiza un seguimiento de los niveles de actividad a lo largo del día, revelando las horas de mayor rendimiento. Al conocer su tiempo más productivo, los empleados pueden programar reuniones o tareas que requieran mayor concentración durante estos periodos. Por otro lado, los periodos de inactividad pueden revelar posibles distracciones, lo que permite a los directivos tomar las medidas necesarias.

Algunas soluciones de control incorporan funciones de gestión de tareas. Gracias a ella, los responsables pueden hacer un seguimiento del tiempo que los empleados dedican a las distintas tareas y detectar las que sistemáticamente llevan más tiempo del previsto. Esta información les permitirá evaluar las prioridades de las tareas, identificar las áreas en las que podría mejorarse la gestión del tiempo y proporcionar apoyo específico.

Por último, el software de seguimiento de empleados es una valiosa fuente de información sobre la actividad laboral de los empleados remotos. Controlar a los trabajadores remotos es un hueso duro de roer para muchos directivos, ya que no saben cómo hacerlo correctamente. Las herramientas de seguimiento solucionan este problema: proporcionan informes detallados sobre la actividad de cada empleado sin necesidad de realizar comprobaciones constantes. Analizando los patrones de trabajo a distancia, los directivos pueden identificar posibles problemas, como dificultades técnicas o falta de comunicación, y abordarlos en consecuencia.

El software de supervisión recopila datos objetivos sobre el rendimiento de los empleados, como el tiempo dedicado a las tareas, los niveles de rendimiento, las distracciones y el cumplimiento de los plazos. Estos datos pueden utilizarse para proporcionar información personal, específica y práctica.

Al basarse en datos y no en impresiones subjetivas, los directivos pueden reducir los sesgos en sus evaluaciones de rendimiento, lo que da lugar a comentarios más justos y precisos. Además, pueden sugerir planes de desarrollo personalizados que aborden necesidades específicas y ayuden a los empleados a alcanzar todo su potencial.

El feedback no debe limitarse a detectar las ineficiencias de un empleado: la dirección también debe reconocer sus logros. Existe una clara conexión entre el reconocimiento y la productividad. 37% de los empleados admiten que se sentirían más animados a mejorar su rendimiento si recibieran más reconocimiento. El software de control de empleados ayuda a detectar a los empleados de alto rendimiento y a reconocer sus logros, lo que a su vez aumenta su motivación para seguir creciendo.

Las distracciones en el trabajo no son raras, pero entregarse en exceso a las redes sociales o a las compras en línea no contribuye a la productividad ni al desarrollo profesional.

Con los programas de monitorización, los jefes y los empleados pueden controlar el tiempo que pasan en distintas aplicaciones y sitios web e identificar sus mayores pérdidas de tiempo. Los programas de control también pueden configurarse para bloquear sitios web o aplicaciones específicos, evitando que los empleados se distraigan y promoviendo un entorno de trabajo más centrado y productivo.

El agotamiento en el lugar de trabajo se ha convertido en una tendencia común pero preocupante, y la situación está empeorando. Según una encuesta, el 44% de los empleados experimentan agotamiento y el 45% se sienten emocionalmente agotados en el trabajo. El agotamiento tiene profundos efectos físicos y emocionales en los empleados, incluida la disminución del rendimiento.

La buena noticia es que puede detectarse a tiempo con la ayuda de un software de supervisión. Puede detectar empleados que hacen horas extras de forma constante o que empiezan su jornada laboral muy temprano, lo que puede ser señal de exceso de trabajo y agotamiento. Las pausas breves y poco frecuentes pueden indicar que los empleados descuidan su autocuidado y se exigen demasiado.

Otro signo de agotamiento puede ser una inactividad prolongada y un descenso de la productividad, como la realización de menos tareas o una menor calidad del trabajo.

Los programas de seguimiento pueden detectar a tiempo desviaciones en los patrones de trabajo del empleado. Analizando los informes de seguimiento, los directivos pueden identificar a los empleados con riesgo de agotamiento y tomar medidas proactivas para abordar el problema, como apoyo adicional, ajuste de la carga de trabajo u oferta de vacaciones.

A pesar de la controversia que rodea al software de control de empleados, puede convertirse en una poderosa herramienta para impulsar la productividad en el lugar de trabajo. Hace que la rutina de gestión -seguimiento de la asistencia, análisis de patrones de trabajo, feedback personalizado y bloqueo de distracciones- sea más fácil, eficiente y personalizada. Ahorra un tiempo valioso y ayuda a crear un entorno de trabajo más eficiente y productivo. Sin embargo, es esencial encontrar un equilibrio entre supervisión y confianza, garantizando que la tecnología se utilice para apoyar a los empleados, no para vigilarlos.