Ένας οδηγός για το βασικό λογισμικό για τη διαχείριση των εργαζομένων

Η διαχείριση των εργαζομένων είναι πολύπλοκη και χρονοβόρα. Η πρόσληψη και η ένταξη του καλύτερου υποψηφίου, η παρακολούθηση της παραγωγικότητας, η διασφάλιση της τήρησης όλων των προθεσμιών και ο σχεδιασμός στρατηγικών για την ανάπτυξη και την παρακίνηση των εργαζομένων είναι προκλήσεις που πρέπει να ξεπεράσουν οι διευθυντές και τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού. Ευτυχώς, ζούμε στην εποχή της ανθηρής τεχνολογίας που μπορεί να διευκολύνει σημαντικά τους καθημερινούς μας αγώνες. Υπάρχει μια ψηφιακή λύση για τα πάντα. Σε αυτό το άρθρο, διερευνούμε τους τύπους λογισμικού διαχείρισης εργαζομένων και τα οφέλη τους και περιγράφουμε αξιόπιστες λύσεις σε κάθε κατηγορία.

Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων

Τα προγράμματα παρακολούθησης είναι ίσως ο πιο γνωστός τύπος λογισμικού για τη διαχείριση των εργαζομένων. Τα χαρακτηριστικά τους συνήθως περιλαμβάνουν:

• στιγμιότυπα οθόνης
• καταγραφή πληκτρολογήσεων
• παρακολούθηση των επισκέψεων σε ιστότοπους
• καταγραφή ερωτημάτων αναζήτησης
• παρακολούθηση λειτουργιών αρχείων
• καταγραφή της δραστηριότητας του εκτυπωτή
• παρακολούθηση χρόνου και πολλά άλλα.

Τα δεδομένα αυτά συνοψίζονται σε βαθμολογίες και στατιστικά στοιχεία παραγωγικότητας, απλοποιώντας την αξιολόγηση των επιδόσεων.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

Το CleverControl διαθέτει ευέλικτες ρυθμίσεις. Τα περισσότερα από τα χαρακτηριστικά του μπορούν να ενεργοποιηθούν/απενεργοποιηθούν, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε τις πρακτικές παρακολούθησης στις ισχύουσες νομοθεσίες και κανονισμούς περί απορρήτου. Το λογισμικό μπορεί επίσης να εγκατασταθεί σε ορατή λειτουργία, επιτρέποντας στους υπαλλήλους να ξεκινούν και να διακόπτουν την παρακολούθηση ή να έχουν πρόσβαση στον πίνακα ελέγχου των προσωπικών τους δραστηριοτήτων.

Λογισμικό διαχείρισης έργων

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• δημιουργία, ανάθεση και ιεράρχηση καθηκόντων
• καθορισμός προθεσμιών
• παρακολούθηση της προόδου των εργασιών
• σχολιασμό, ανταλλαγή μηνυμάτων και συνομιλία εντός της πλατφόρμας
• κοινή χρήση αρχείων
• χαρτογράφηση διαδρομής και παρακολούθηση ορόσημων
• καταγραφή χρόνου
• παρακολούθηση του προϋπολογισμού, διαχείριση εξόδων και πολλά άλλα.

Ένα τέτοιο λογισμικό για τη διαχείριση των εργαζομένων επιτρέπει στους διευθυντές να βλέπουν ολόκληρο το έργο, να το αναλύουν εύκολα σε εργασίες και υποεργασίες και να τις αναθέτουν στους εργαζομένους. Μπορούν να λαμβάνουν σε πραγματικό χρόνο πληροφορίες σχετικά με την πρόοδο, να εντοπίζουν πιθανά προβλήματα και να ανακατανέμουν τους απαραίτητους πόρους. Μια τέτοια βελτιωμένη ορατότητα εργασιών αυξάνει την αποδοτικότητα της ομάδας και βελτιώνει τη λήψη αποφάσεων και τη διαχείριση του προϋπολογισμού. Οι σαφείς αναθέσεις εργασιών και η παρακολούθηση της προόδου καθιστούν τα μέλη της ομάδας υπεύθυνα για την εργασία τους.

Το Asana είναι ένα από τα πιο δημοφιλή λογισμικά διαχείρισης έργων που βασίζονται στο cloud. Το φιλικό περιβάλλον εργασίας του και το ευρύ φάσμα χαρακτηριστικών του κέρδισαν χιλιάδες εταιρείες παγκοσμίως. Μπορείτε να σπάσετε μεγάλα έργα σε μικρότερα, διαχειρίσιμα καθήκοντα και υποεργασίες, να ορίσετε εξαρτήσεις και να ορίσετε προτεραιότητες και προθεσμίες. Οι προβολές έργων μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τις προτιμήσεις σας. Μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες ως λίστα, ημερολόγιο, χρονοδιάγραμμα, διάγραμμα Gantt ή πίνακα Kanban. Στις εργασίες μπορούν να προστεθούν προσαρμοσμένα πεδία για ευκολότερη ταξινόμηση, φιλτράρισμα και υποβολή εκθέσεων.

Το Asana μπορεί να παρακολουθεί τον χρόνο που δαπανάται για κάθε εργασία, ώστε να μπορείτε να εκτιμάτε με μεγαλύτερη ακρίβεια τα έξοδα και τον απαιτούμενο χρόνο.

Η πλατφόρμα διαθέτει εξαιρετικές δυνατότητες επικοινωνίας, όπως ομαδικά μηνύματα, αναφορές και κοινή χρήση αρχείων. Τα έξυπνα εισερχόμενα επιτρέπουν την προσαρμογή των ειδοποιήσεων για να φιλτράρετε τις πιο σημαντικές ενημερώσεις, να διακόπτετε τις ειδοποιήσεις για να προστατεύετε την εστίασή σας και να παρακολουθείτε τις ειδοποιήσεις από τα εισερχόμενα.

Η ισχυρή λειτουργία αυτοματοποίησης βοηθά στην αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να αναθέσετε εργασίες βάσει κανόνων ή ενεργοποίησης ειδοποιήσεων.

Το Asana ενσωματώνεται με πολλά άλλα εργαλεία, όπως το Google Drive, το Slack και το Microsoft Teams.

Η πλατφόρμα είναι κατάλληλη για επιχειρήσεις όλων των μεγεθών και σε διάφορους κλάδους χάρη στη φιλικότητα προς το χρήστη, το ισχυρό σύνολο λειτουργιών και την επεκτασιμότητά της.

Συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού

Το λογισμικό διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού (HRMS) είναι μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα που έχει σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό και την αυτοματοποίηση των λειτουργιών ανθρώπινου δυναμικού καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των εργαζομένων. Τα βασικά χαρακτηριστικά του είναι τα εξής:

• αποθήκευση πληροφοριών εργαζομένων (στοιχεία επικοινωνίας, ιστορικό απασχόλησης, αρχεία επιδόσεων κ.λπ.)
• Σύστημα παρακολούθησης υποψηφίων (ATS) (διαχείριση θέσεων εργασίας και αιτήσεων υποψηφίων)
• ροές εργασίας και λίστες ελέγχου εισαγωγής
• έλεγχοι ιστορικού και έλεγχοι για ναρκωτικά
• επεξεργασία μισθοδοσίας και υπολογισμοί φόρων
• διαχείριση παροχών (ασφάλιση υγείας, συνταξιοδοτικά προγράμματα κ.λπ.)
• παρακολούθηση χρόνου και παρουσίας
• διαχείριση της απόδοσης
• πρωτοβουλίες ανάπτυξης των εργαζομένων και πολλά άλλα.

Το εν λόγω λογισμικό για τη διαχείριση των εργαζομένων αυτοματοποιεί τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, μειώνει το διοικητικό βάρος των ειδικών σε θέματα ανθρώπινου δυναμικού και ελαχιστοποιεί τα λάθη κατά την εισαγωγή δεδομένων και την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Χάρη σε αυτό, οι ομάδες ανθρώπινου δυναμικού μπορούν να επικεντρωθούν σε στρατηγικές πρωτοβουλίες που ενισχύουν τη δέσμευση των εργαζομένων.

Χρησιμοποιώντας το HRMS, οι οργανισμοί μπορούν να διατηρούν ακριβή αρχεία και να διασφαλίζουν τη συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία. Εκτός αυτού, το HRMS παρέχει πολύτιμα δεδομένα και πληροφορίες που επιτρέπουν τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού.

Το HRMS προσφέρει λειτουργικότητα και για τους εργαζόμενους. Οι λειτουργίες αυτοεξυπηρέτησης που διαθέτει επιτρέπουν στους εργαζόμενους να διαχειρίζονται τις πληροφορίες τους και να έχουν εύκολη πρόσβαση στις υπηρεσίες ανθρώπινου δυναμικού.

Το Workday είναι ένα προηγμένο λογισμικό βασισμένο στο υπολογιστικό νέφος για τη διαχείριση των εργαζομένων. Ενώνει όλες τις λειτουργίες ανθρώπινου δυναμικού, όπως μισθοδοσία, παροχές, διαχείριση ταλέντων και διαχείριση δεδομένων εργαζομένων, σε ένα ενιαίο σύστημα.

Η πλατφόρμα προσφέρει παραμετροποιήσιμα ταμπλό και αναφορές. Εκεί, μπορείτε να πάρετε πληροφορίες σχετικά με τα ποσοστά κύκλου εργασιών, τις τάσεις απόδοσης και τα δημογραφικά στοιχεία του εργατικού δυναμικού. Όλες οι αλλαγές αντικατοπτρίζονται άμεσα, ώστε να έχετε πάντα πρόσβαση στις πιο πρόσφατες πληροφορίες και να λαμβάνετε στρατηγικές αποφάσεις.

Το Workday υποστηρίζει ολόκληρο τον κύκλο ζωής των εργαζομένων, από την ανάρτηση θέσεων εργασίας έως την παρακολούθηση των υποψηφίων και την εισαγωγή τους, τη διαχείριση των επιδόσεων και τις παροχές. Διευκολύνει επίσης τον προγραμματισμό διαδοχής, καθώς μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό εργαζομένων με υψηλό δυναμικό. Αργότερα, μπορείτε να τους προετοιμάσετε για μελλοντικούς ηγετικούς ρόλους.

Ένα άλλο πρακτικό σύνολο λειτουργιών αυτοματοποιεί τις διαδικασίες μισθοδοσίας: μισθός, φόροι, παροχές και κρατήσεις. Η αυτοματοποίηση μειώνει τα λάθη και τον διοικητικό φόρτο και εξασφαλίζει έγκαιρες και ακριβείς πληρωμές.

Το Workday ωφελεί και τους εργαζόμενους. Οι ισχυρές λειτουργίες αυτοεξυπηρέτησης που προσφέρει τους επιτρέπουν να διαχειρίζονται τις προσωπικές τους πληροφορίες, να έχουν πρόσβαση στις μισθοδοτικές καταστάσεις, να ζητούν ρεπό και να εγγράφονται σε παροχές.

Συνολικά, το Workday είναι μια αποτελεσματική λύση που βελτιώνει σημαντικά τη διαχείριση των ανθρώπινων πόρων. Μπορεί να προσαρμοστεί στις ιδιαίτερες ανάγκες των οργανισμών σε διάφορους κλάδους και να υποστηρίξει τόσο τις μικρές όσο και τις μεγάλες επιχειρήσεις.

Πλατφόρμες εμπειρίας εργαζομένων

Όπως υποδηλώνει και το όνομα, οι πλατφόρμες εμπειρίας εργαζομένων (EX) χρησιμεύουν για τη βελτίωση της συνολικής εμπειρίας των εργαζομένων από την εισαγωγή τους μέχρι τη στιγμή της αποχώρησής τους από την εταιρεία. Αυτός ο τύπος λογισμικού προσθέτει στις παραδοσιακές λειτουργίες του ανθρώπινου δυναμικού. Πρωταρχικός σκοπός του είναι να βελτιώσει την ευημερία και τα κίνητρα των εργαζομένων, να ενισχύσει την παραγωγικότητα και να δημιουργήσει ένα φιλικό και ελκυστικό εργασιακό περιβάλλον.

EX προσφέρει συνήθως τις ακόλουθες λειτουργίες:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• εργαλεία αναγνώρισης (π.χ. συστήματα με βάση τη βαθμολογία, βραβεία μεταξύ ομοτίμων κ.λπ.)
• εσωτερικά κοινωνικά δίκτυα ή φόρουμ
• συνομιλίες και κοινή χρήση αρχείων
• έναν κεντρικό κόμβο για τα νέα και τις ανακοινώσεις της εταιρείας
• δεδομένα και αναλύσεις σχετικά με τη δέσμευση των εργαζομένων, το συναίσθημα και τις τάσεις απόδοσης
• πρόσβαση σε εκπαιδευτικό υλικό και μαθήματα
• προγράμματα ευεξίας και πολλά άλλα.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.