Ein Leitfaden für unverzichtbare Software für die Mitarbeiterverwaltung

Die Verwaltung von Mitarbeitern ist komplex und zeitaufwändig. Die Einstellung und Eingliederung des besten Bewerbers, die Überwachung der Produktivität, die Einhaltung aller Fristen und die Planung von Strategien zur Mitarbeiterentwicklung und -motivation sind Herausforderungen, die Manager und Personalabteilungen bewältigen müssen. Glücklicherweise leben wir im Zeitalter der boomenden Technologie, die uns den Alltag erheblich erleichtern kann. Es gibt für alles eine digitale Lösung. In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Arten von Mitarbeiterverwaltungssoftware und ihre Vorteile ein und beschreiben zuverlässige Lösungen in jeder Kategorie.

Software zur Mitarbeiterüberwachung

Tracking-Programme sind vielleicht die bekannteste Art von Software für die Mitarbeiterverwaltung. Ihre Funktionen umfassen in der Regel:

• screenshots
• Protokollierung der Tastenanschläge
• Verfolgung besuchter Websites
• Aufzeichnung von Suchanfragen
• Überwachung von Dateioperationen
• Erfassen der Druckeraktivität
• Zeiterfassung und mehr.

Diese Daten werden zu Produktivitätskennzahlen und Statistiken zusammengefasst, was die Leistungsbewertung vereinfacht.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

CleverControl hat flexible Einstellungen. Die meisten Funktionen können aktiviert/deaktiviert werden, so dass Sie Ihre Überwachungspraktiken an die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften anpassen können. Die Software kann auch im sichtbaren Modus installiert werden, so dass die Mitarbeiter die Überwachung starten und beenden oder auf ihr persönliches Aktivitäts-Dashboard zugreifen können.

Software für Projektmanagement

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• Erstellen, Zuweisen und Priorisieren von Aufgaben
• Fristen setzen
• Verfolgung des Aufgabenfortschritts
• Kommentare, Nachrichten und Chats auf der Plattform
• gemeinsames Nutzen von Dateien
• Roadmapping und Meilensteinverfolgung
• Zeiterfassung
• Budgetverfolgung, Ausgabenmanagement und mehr.

Eine solche Software für die Mitarbeiterverwaltung ermöglicht es Managern, das gesamte Projekt zu überblicken, es einfach in Aufgaben und Teilaufgaben zu unterteilen und diese den Mitarbeitern zuzuweisen. Sie können sich in Echtzeit einen Überblick über den Fortschritt verschaffen, potenzielle Probleme erkennen und die erforderlichen Ressourcen neu zuweisen. Diese verbesserte Aufgabentransparenz erhöht die Effizienz des Teams und verbessert die Entscheidungsfindung und das Budgetmanagement. Klare Aufgabenzuweisungen und die Verfolgung des Fortschritts machen die Teammitglieder für ihre Arbeit verantwortlich.

Asana ist eine der beliebtesten cloudbasierten Projektmanagement-Software. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die breite Palette an Funktionen haben Tausende von Unternehmen auf der ganzen Welt überzeugt. Sie können große Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben und Teilaufgaben unterteilen, Abhängigkeiten definieren und Prioritäten und Fristen festlegen. Die Projektansichten können je nach Ihren Wünschen angepasst werden. Sie können Aufgaben als Liste, Kalender, Zeitleiste, Gantt-Diagramm oder Kanban-Tafel organisieren. Zur einfacheren Sortierung, Filterung und Berichterstellung können Sie Aufgaben benutzerdefinierte Felder hinzufügen.

Asana kann die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit nachverfolgen, so dass Sie Ausgaben und benötigte Zeit genauer einschätzen können.

Die Plattform bietet hervorragende Kommunikationsfunktionen wie Teamnachrichten, Erwähnungen und Dateifreigabe. Der intelligente Posteingang ermöglicht die Anpassung von Benachrichtigungen, um die wichtigsten Aktualisierungen zu filtern, Benachrichtigungen anzuhalten, um Ihre Konzentration zu schützen, und Benachrichtigungen aus dem Posteingang zu verfolgen.

Robuste Automatisierungsfunktionen helfen bei der Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben. So können Sie beispielsweise Aufgaben auf der Grundlage von Regeln oder auslösenden Benachrichtigungen zuweisen.

Asana lässt sich mit vielen anderen Tools integrieren, darunter Google Drive, Slack und Microsoft Teams.

Die Plattform eignet sich dank ihrer Benutzerfreundlichkeit, ihrer leistungsstarken Funktionen und ihrer Skalierbarkeit für Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Branchen.

Systeme zur Verwaltung der Humanressourcen

Personalverwaltungssoftware (HRMS) ist eine umfassende Plattform zur Rationalisierung und Automatisierung von Personalfunktionen während des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeiter. Ihre wichtigsten Funktionen sind:

• Speicherung von Mitarbeiterinformationen (Kontaktdaten, Beschäftigungsgeschichte, Leistungsnachweise usw.)
• Applicant Tracking System (ATS) (Verwaltung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen)
• Onboarding-Workflows und Checklisten
• Zuverlässigkeitsüberprüfungen und Drogenscreenings
• Gehaltsabrechnung und Steuerberechnungen
• Verwaltung der Sozialleistungen (Krankenversicherung, Altersvorsorge usw.)
• Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
• Leistungsmanagement
• Initiativen zur Mitarbeiterentwicklung und vieles mehr.

Eine solche Software für die Mitarbeiterverwaltung automatisiert sich wiederholende Aufgaben, reduziert den Verwaltungsaufwand für HR-Spezialisten und minimiert Fehler bei der Dateneingabe und der Gehaltsabrechnung. Dadurch können sich die HR-Teams auf strategische Initiativen konzentrieren, die das Engagement der Mitarbeiter fördern.

Mit HRMS können Unternehmen genaue Aufzeichnungen führen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherstellen. Außerdem liefert HRMS wertvolle Daten und Erkenntnisse, die fundierte Personalentscheidungen ermöglichen.

HRMS bietet auch Funktionen für Mitarbeiter. Die Selbstbedienungsfunktionen ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Informationen zu verwalten und einfach auf HR-Dienste zuzugreifen.

Workday ist eine fortschrittliche Cloud-basierte Software für die Mitarbeiterverwaltung. Sie vereint alle HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Talentverwaltung und Mitarbeiterdatenmanagement in einem einzigen System.

Die Plattform bietet anpassbare Dashboards und Berichte. Dort erhalten Sie Einblicke in Fluktuationsraten, Leistungstrends und demografische Daten der Belegschaft. Alle Änderungen werden sofort angezeigt, so dass Sie immer Zugriff auf die aktuellsten Informationen haben und strategische Entscheidungen treffen können.

Workday unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters, von der Stellenausschreibung über die Bewerberverfolgung und das Onboarding bis hin zum Leistungsmanagement und den Sozialleistungen. Es erleichtert auch die Nachfolgeplanung, da es dabei helfen kann, Mitarbeiter mit hohem Potenzial zu identifizieren. Später können Sie diese dann auf künftige Führungsaufgaben vorbereiten.

Ein weiterer praktischer Funktionsumfang automatisiert die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Gehalt, Steuern, Leistungen und Abzüge. Die Automatisierung reduziert Fehler und den Verwaltungsaufwand und gewährleistet rechtzeitige und genaue Zahlungen.

Auch die Mitarbeiter profitieren von Workday. Die robuste Selbstbedienungsfunktion ermöglicht es ihnen, ihre persönlichen Daten zu verwalten, Gehaltsabrechnungen abzurufen, Urlaub zu beantragen und sich für Leistungen anzumelden.

Alles in allem ist Workday eine effektive Lösung, die das Personalmanagement deutlich verbessert. Sie lässt sich an die spezifischen Anforderungen von Organisationen in verschiedenen Branchen anpassen und unterstützt sowohl kleine als auch große Unternehmen.

Plattformen für Mitarbeitererfahrungen

Wie der Name schon sagt, dienen Employee-Experience-Plattformen (EX) dazu, das Gesamterlebnis der Mitarbeiter vom Onboarding bis zum Austritt aus dem Unternehmen zu verbessern. Diese Art von Software ergänzt die traditionellen HR-Funktionen. Ihr Hauptzweck ist es, das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter zu verbessern, die Produktivität zu steigern und eine freundliche und ansprechende Arbeitsumgebung zu schaffen.

EX bietet in der Regel die folgenden Funktionen:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• Anerkennungsinstrumente (z. B. punktebasierte Systeme, Peer-to-Peer-Auszeichnungen usw.)
• interne soziale Netzwerke oder Foren
• Chats und Dateiaustausch
• eine zentrale Anlaufstelle für Unternehmensnachrichten und -ankündigungen
• Daten und Analysen zu Mitarbeiterengagement, Stimmungslage und Leistungstrends
• Zugang zu Schulungsmaterialien und Kursen
• Wohlfühlprogramme und vieles mehr.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.