Jak poskytovat konstruktivní zpětnou vazbu pomocí údajů z monitorování

Údaje shromážděné nástroji pro monitorování zaměstnanců jsou obvykle vnímány jako kvantitativní měřítko úsilí zaměstnance pro tabulky a čtvrtletní zprávy. X splněných úkolů, Y nedodržených termínů a Z % průměrné produktivity. Monitorovací údaje však mohou být cenným materiálem pro poskytování konstruktivní, akční zpětné vazby. Chcete vědět jak? Připravili jsme pro vás několik praktických tipů.

Pokročilý software pro sledování zaměstnanců může shromažďovat rozsáhlé údaje o pracovním dni zaměstnance, včetně používaných aplikací, navštívených webových stránek, neaktivního času a mnoha dalších údajů. Neuchopujte však jen všechny dostupné metriky. Místo toho byste se měli zaměřit na ty, které jsou důležité pro výkon jednotlivce a týmu. Chcete zlepšit spokojenost zákazníků? Klíčové je hodnocení služeb zákazníkům a doba odezvy. Chcete zvýšit efektivitu projektů? Míra dokončení projektu, dodržování milníků nebo dokonce záznamy o používání softwaru (pokud jsou relevantní pro pracovní postupy) mohou poskytnout cenné poznatky. Cílem je zde kvalita nad kvantitou - vybírejte data, která přímo odpovídají výkonnostním cílům a vyhýbají se jakémukoli dojmu mikromanagementu.

Samotná tabulka s metrikami nepřináší velký užitek. Co však ano, je její pečlivá interpretace a odhalení trendů a vzorců. Byla tato metrika vždy nízká, nebo se jedná o jednorázový propad? Má tento zaměstnanec neustále problémy s určitým typem úkolu? Kolísá jeho soustředěnost vždy v určitou denní dobu? Když si těchto vzorců všimnete, budete schopni rozlišit mezi jednorázovými případy a trvalými problémy. Nezapomeňte vzít v úvahu také kontext, který mohl ovlivnit produktivitu zaměstnanců, například zvýšená poptávka nebo technické problémy.

Přístup k rozhovoru o zpětné vazbě s daty vyžaduje promyšlený přístup. Vždy začněte pozitivně. Uznejte oblasti, kde data ukazují na vysokou výkonnost nebo zlepšení. Tím nastavíte tón spolupráce. Poté jasně uveďte účel diskuse: jde o růst a rozvoj, nikoli o hodnocení.

Konstruktivní zpětná vazba znamená být objektivní a zaměřit se spíše na chování než na osobnost. Místo věty "Vždycky nedodržuješ termíny" zkuste říct "Z výkazů vyplývá, že úkoly se v tomto čtvrtletí neustále zpožďují".

Zvažte přístup "Proč, co, jak":

1. Proč jsou tato data důležitá? (Spojte je s cíli týmu, dopadem na zákazníky atd.)
2. Co konkrétně data ukazují? (Představte metriky a pozorované trendy.)
3. Jak můžeme tento poznatek zlepšit nebo využít v budoucnu? (To otevírá cestu ke společnému řešení problémů.)

Konstruktivní zpětná vazba je oboustranná. Po vyslovení svého hodnocení dejte zaměstnanci slovo, aby vysvětlil své vidění situace. Můžete ho k tomu vybídnout otevřenými otázkami, například: "Co si myslíte o svých výsledcích?" nebo "Co si myslíte, že mohlo přispět k tomuto poklesu výkonu?". Podnítí zaměstnance k zamyšlení nad svou prací a ke sdílení problémů, které může mít. Často budou mít cenné souvislosti, o kterých jste možná nevěděli, nebo dokonce sami navrhnou řešení. Aktivně jim naslouchejte a zapisujte si jejich postřehy.

Konstruktivní zpětná vazba je pouze prvním krokem na cestě ke zlepšení. Dalším je vypracování akčního plánu. Můžete použít systém cílů SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) nebo jakýkoli jiný systém, ale stanovené cíle by měly být měřitelné, jasné a dosažitelné. "Zlepšit svou produktivitu" zní vágně a vyvolává otázky typu "Co se považuje za zlepšení?", "Co mám udělat pro zlepšení?", "Kdy se mají projevit výsledky?" atd. Pokud se však se zaměstnancem dohodnete na "Budu usilovat o zkrácení průměrné doby plnění úkolů o 15 % během příštího měsíce pomocí nového nástroje pro řízení projektů", bude zaměstnanec přesně vědět, o co má usilovat. Určete veškeré zdroje, školení nebo podporu, kterou by mohl potřebovat od vás nebo od organizace, aby těchto cílů dosáhl. Díky takovému přístupu založenému na spolupráci vás zaměstnanec bude vnímat spíše jako podporujícího partnera než jako přísného nadřízeného, což může dokonce zvýšit jeho morálku!

Zpětná vazba je trvalý proces, nikoli jednorázová událost. Pomocí nástroje pro monitorování zaměstnanců sledujte pokrok dané osoby a po určité době naplánujte následné rozhovory, abyste zkontrolovali pokrok a znovu prověřili údaje z monitorování. Vidět zlepšení je pro zaměstnance neuvěřitelnou motivací! Pokud je však pokrok minimální nebo příliš pomalý, je to znamení pro úpravu a vylepšení akčního plánu.

Vytváření konstruktivní zpětné vazby na základě monitorovacích dat nejen obohacuje individuální hodnocení výkonu o objektivní informace a usnadňuje práci manažerům. Pomáhá také vytvářet transparentní a silnou kulturu orientovanou na růst. Zpětná vazba podložená objektivními informacemi nutí zaměstnance převzít odpovědnost za svou práci a rozvoj. Přesouvá se od subjektivní kritiky ke společnému chápání výkonu a potenciálu.