Software pro monitorování zaměstnanců v Severní Karolíně: postřehy pro malé a střední podniky

Malé a střední podniky v Severní Karolíně dnes více než kdy jindy čelí tlaku na digitální bezpečnost a udržení produktivity, protože ekonomika státu stále více závisí na technologiích a práci na dálku. Jak mohou firmy zajistit, aby jejich důvěrná data byla v bezpečí a zaměstnanci odváděli co nejlepší práci?

Tento článek zkoumá odlišné problémy, s nimiž se potýkají malé a střední podniky (SMB) v Severní Karolíně - od specifik místního trhu až po příliš časté interní bezpečnostní chyby. Poté vám prozradíme, jak nejmodernější software pro monitorování zaměstnanců nabízí praktická řešení, která vám pomohou zabránit úniku dat, přesně sledovat pracovní dobu a vybudovat bezpečnější a produktivnější budoucnost vašeho podniku.

Základem hospodářství Severní Karolíny jsou malé a střední podniky - 99,6 % všech podniků ve státě tvoří malé a střední podniky, které zaměstnávají 45,3 % všech zaměstnanců státu, tedy 1,7 milionu lidí. Mezi hlavní podnikatelská odvětví v Severní Karolíně patří např:

1. Zdravotní péče: velké nemocnice a specializované kliniky zpracovávají velké množství citlivých údajů pacientů, což z nich činí stálý cíl úniku dat.

2. Odborné, vědecké a technické služby, včetně právních firem, poradenských agentur a technologických startupů, nakládají s obrovským množstvím důvěrných informací o klientech a duševním vlastnictví.

3. Výroba: výrobní podniky jsou obzvláště zranitelné vůči průmyslové špionáži a krádežím průmyslových vzorů nebo duševního vlastnictví.

4. Finanční služby, včetně bankovnictví, investice a pojišťovnictví jsou hlavními cíli finančních podvodů a úniků dat.

S pokračujícím přechodem na vzdálené a hybridní modely práce je ochrana důvěrných dat a zachování produktivity ještě složitější. Severní Karolína se v roce 2023 umístila na 11. místě mezi státy a District of Columbia v oblasti práce na dálku, přičemž 16,1 % jejích zaměstnanců pracuje převážně z domova. Středisky tohoto trendu jsou zejména velké metropolitní oblasti jako Raleigh-Cary (24,5 % pracovníků na dálku) a Charlotte-Concord-Gastonia (21,5 % pracovníků na dálku). Práce na dálku nabízí nepochybnou flexibilitu a úsporu nákladů, zároveň však rozšiřuje digitální perimetr podniku a činí jej zranitelnějším vůči narušení bezpečnosti.

Bezpečnostní nebezpečí mohou mít různou podobu, ale lze je zhruba rozdělit do dvou hlavních kategorií: nebezpečí způsobená zaměstnanci a nebezpečí způsobená zvenčí.

Úniky dat způsobené zaměstnanci mohou být úmyslné nebo náhodné a jsou příčinou až 88 % všech úniků dat.K náhodným únikům dat dochází v důsledku lidské nedbalosti nebo nedodržení bezpečnostních protokolů. Zaměstnanci mohou například omylem odeslat důležitá data nesprávnému příjemci, nechat svá pracovní zařízení nezabezpečená nebo se stát obětí podvodů sociálního inženýrství.

Úmyslná krádež dat je vzácnější, ale má fatální následky. Nespokojení zaměstnanci, osoby usilující o osobní prospěch nebo osoby najaté konkurencí mohou záměrně odcizit seznamy zákazníků, obchodní tajemství, finanční záznamy nebo jiná chráněná data.

V neposlední řadě mohou zaměstnanci získat neoprávněný přístup k datům nebo systémům, ke kterým nemají přístup. To může vést ke zneužití dat nebo vytvořit příležitosti pro další narušení.

Kromě úniků dat způsobených zaměstnanci existují také vnější hrozby. Například phishingové útoky jsou v Severní Karolíně stále nejčastěji hlášeným trestným činem, který se často zaměřuje na zaměstnance s cílem získat přístup k pověřením nebo systémům. Významnou hrozbou je také ransomware. Stačí jedno kliknutí na špatný odkaz nebo otevření infikované přílohy - a organizace je zablokována a ochromena v kritických systémech. V neposlední řadě existují podvody s kompromitujícími firemními e-maily. Jedná se o sofistikované systémy sociálního inženýrství, kdy se podvodník často vydává za vedoucího pracovníka, partnera společnosti nebo důvěryhodného dodavatele a přiměje zaměstnance k podvodným platbám nebo sdílení citlivých informací.

Bezpečnostní hrozby jsou pro malé a střední podniky v Severní Karolíně jen částí problému. Podniky se musí vypořádat s problémy s produktivitou, které se mohou zvýšit v prostředí vzdálené práce. Dochází k nepřesné evidenci pracovní doby nebo dokonce ke krádežím času, když zaměstnanci přehánějí pracovní dobu nebo se během placené pracovní doby věnují osobním záležitostem. Nadměrné činnosti nesouvisející s prací a neoprávněné instalace softwaru nejenže snižují produktivitu, ale mohou také způsobit narušení bezpečnosti. Zaměstnanec může omylem vystavit společnost škodlivým webovým stránkám, infikovat zařízení malwarem nebo porušit licenční ujednání.

V roce 2023 nahlásily podniky a jednotlivci v Severní Karolíně ohromující finanční ztráty ve výši 234 milionů dolarů způsobené kybernetickou kriminalitou, čímž se tento stát s 12 282 podanými stížnostmi dostal na 13. místo v zemi, co se týče celkových ztrát. Tato čísla dokazují, že společnosti musí přijmout proaktivní opatření na ochranu citlivých údajů před interními i externími hrozbami.

Kybernetická bezpečnost a produktivita jsou komplexní problémy, jejichž řešení vyžaduje promyšlený přístup. Jedním z nástrojů, který jistě pomůže oběma problémům, je software pro monitorování zaměstnanců, zejména jeho dva typy: Data Loss Prevention (DLP) a monitorování aktivit.

Software pro prevenci ztráty dat (DLP)

Podstatou softwaru DLP je zabránit tomu, aby citlivá data opustila kontrolu organizace, ať už náhodně, nebo úmyslně. Pro malé a střední podniky v Severní Karolíně, které nakládají s informacemi o zákaznících, duševním vlastnictví nebo finančními údaji, představuje DLP základní obrannou vrstvu.

Software DLP může:

1. Sledujte, jak jsou soubory přenášeny, a zabraňte neoprávněnému kopírování na jednotky USB, cloudová úložiště, aplikace pro zasílání zpráv nebo externí pevné disky.
2. Prověřte odchozí e-maily, webové soubory, dokumenty a další citlivé informace, jako jsou osobní údaje (PII), chráněné zdravotní údaje (PHI) nebo údaje o platebních kartách (PCI). Pokud jsou tyto informace zjištěny, může software odeslat upozornění nebo proces zablokovat.
3. Zabraňte zaměstnancům pořizovat snímky obrazovky nebo nahrávat obrazovky.
4. Stanovte základní úroveň běžného chování zaměstnanců a identifikujte odchylky, které by mohly naznačovat pokus o krádež dat nebo porušení zásad.
5. Extrahujte a analyzujte text z obrázků a snímků obrazovky a zajistěte, aby citlivá data neunikla netextovou cestou.

Jednou z hlavních výhod DLP je možnost zabránit úniku dat ještě předtím, než k němu dojde, a minimalizovat tak finanční škody a škody na pověsti. Kromě toho DLP pomáhá plnit regulační požadavky týkající se ochrany dat (např. HIPAA pro zdravotnictví, Gramm-Leach-Bliley Act pro finanční služby).

Software pro monitorování činnosti

Zatímco software DLP se zaměřuje především na sledování citlivých informací a zaměstnanců, kteří k těmto datům přistupují, software pro sledování aktivity pokrývá širší rozsah chování zaměstnanců. Lze jej proto použít nejen pro zabezpečení, ale také pro sledování produktivity a pracovní doby.

Klíčové funkce pro zabezpečení a produktivitu:

1. Sledování navštívených webových stránek a používaných aplikací během pracovního dne.
2. Zachycení začátku a konce pracovního dne, identifikace nečinnosti a aktivní doby a skutečné pracovní doby.
3. Sledování e-mailů a komunikace na zařízeních ve vlastnictví společnosti.
4. Vytváření podrobných zpráv o činnosti zaměstnanců, identifikace trendů, období nejvyšší produktivity a oblastí pro zlepšení.
5. Pravidelné pořizování snímků obrazovky nebo nahrávání obrazovky.
6. Rozpoznávání obličeje pro kontrolu přístupu k zařízení.
7. Pokročilá řešení pro monitorování zaměstnanců mohou také zaznamenávat obraz a zvuk z webové kamery, zachycovat hovory, spravovat úkoly, zjišťovat, kolik času na nich strávili, a mnoho dalšího.

Software pro monitorování zaměstnanců je ideální pro zvýšení produktivity. Pomáhá identifikovat činnosti, při kterých dochází k plýtvání časem, a soustředit se na pracovní úkoly. Kromě toho zajišťuje přesnou fakturaci a mzdy na základě skutečně odpracovaných hodin.

Některé funkce DLP může doplňovat software pro monitorování aktivity. Ačkoli obvykle nesleduje operace se soubory, jeho rozsáhlé záznamy o činnosti zaměstnanců mohou poskytnout potřebné důkazy v případech interního vyšetřování.

Monitorování aktivit podporuje kulturu, v níž si zaměstnanci uvědomují svůj pracovní výkon a jsou zodpovědní za svůj čas.

Konstruktivní zpětná vazba je oboustranná. Po vyslovení svého hodnocení dejte zaměstnanci slovo, aby vysvětlil své vidění situace. Můžete ho k tomu vybídnout otevřenými otázkami, například: "Co si myslíte o svých výsledcích?" nebo "Co si myslíte, že mohlo přispět k tomuto poklesu výkonu?". Podnítí zaměstnance k zamyšlení nad svou prací a ke sdílení problémů, které může mít. Často budou mít cenné souvislosti, o kterých jste možná nevěděli, nebo dokonce sami navrhnou řešení. Aktivně jim naslouchejte a zapisujte si jejich postřehy.

Bez ohledu na to, jaký typ monitorovacího softwaru si firma vybere, jeho implementace bude vyžadovat více než jen jeho zavedení do kancelářských počítačů. Před použitím jakéhokoli monitorování je nejdůležitější porozumět právnímu prostředí - federálním a státním předpisům o ochraně osobních údajů a pracovněprávním předpisům.

Federální zákon Electronic Communications Privacy Act (ECPA) obecně povoluje zaměstnavatelům sledovat komunikaci v systémech vlastněných společností z legitimních obchodních důvodů. Jednotlivé státy mohou přidávat další požadavky, ale Severní Karolína neukládá příliš přísné jedinečné povinnosti. To však neznamená, že by je podnik neměl pečlivě zvážit, aby zajistil jejich dodržování.

Za prvé, výslovný souhlas zaměstnance s monitorováním, i když není vždy výslovně vyžadován, je přesto velmi vhodný, zejména při monitorování komunikace. Obvykle se tak děje prostřednictvím jasných a komplexních zásad monitorování zaměstnanců, které se podepisují při přijetí do zaměstnání nebo při zavádění nových monitorovacích opatření.

Tajné sledování může být u některých typů sledování nezákonné. Například zákon Severní Karolíny o kybernetickém sledování zakazuje sledování pomocí GPS bez souhlasu, ačkoli existují výjimky pro vozidla vozového parku. I v případě, že určitý typ sledování není výslovně nezákonný pro tajné použití, může nedostatek transparentnosti vážně poškodit morálku zaměstnanců a vést k nedůvěře nebo právním sporům na základě "rozumného očekávání soukromí".

Zaměstnavatelé v Severní Karolíně by nikdy neměli sledovat zaměstnance v soukromých prostorách, jako jsou toalety, šatny nebo odpočívárny, protože je to téměř všeobecně zakázáno a považováno za závažný zásah do soukromí. Stejně tak sledování osobních zařízení zaměstnance (např. jeho soukromého telefonu nebo notebooku používaného k příležitostným pracovním úkolům) nebo sledování jeho polohy mimo pracovní dobu bez výslovného a konkrétního souhlasu pravděpodobně porušuje očekávání ochrany soukromí a může vést k právním důsledkům. Zaměstnanec však při používání zařízení, sítí nebo e-mailových účtů ve vlastnictví společnosti k pracovním účelům nemá žádné oprávněné očekávání ohledně soukromí.

Kromě zákonných požadavků by podniky měly zvážit i etickou stránku zavádění monitorování zaměstnanců. To je samo o sobě rozsáhlé téma, kterému jsme se podrobně věnovali v tomto článku.

Jedinečná povaha ekonomiky Severní Karolíny, rostoucí trend vzdálené a hybridní práce a v důsledku toho zvýšená bezpečnostní rizika a požadavky na produktivitu vyžadují proaktivní přístup. Tímto přístupem je software pro monitorování zaměstnanců.

Při promyšlené implementaci se sledování zaměstnanců stává více než jen nástrojem dohledu. Stává se strategickým přínosem, který umožňuje podnikům v Severní Karolíně budovat bezpečnější, produktivnější a nakonec i úspěšnější budoucnost.