Jak sledovat e-maily zaměstnanců - průvodce aplikacemi Outlook a Gmail (dříve G Suite)

E-maily jsou významným nástrojem pro komunikaci a spolupráci, který obsahuje velké množství důvěrných firemních dat. Spolu s přetrvávající oblibou e-mailů při rozvoji podnikání vyvstala naléhavá otázka ochrany citlivých dat. Tato rostoucí obava přispěla k vytvoření softwaru pro monitorování zaměstnanců s cílem sledovat používání e-mailů buď v aplikaci Outlook, nebo v Gmailu (dříve G Suite). V této příručce najdete přehled faktických údajů v souvislosti s tím, jak monitorovat e-maily zaměstnanců: nástroje, právní aspekty, názory zaměstnavatelů i zaměstnanců atd.

Transparentní sledování e-mailů zaměstnanců je nezbytné pro vytvoření ekologického, pohodlného a efektivního podnikatelského prostředí. Když zaměstnanci pochopí důvody používání monitorovacího softwaru, cítí se respektováni, což následně buduje důvěru ve výkonné pracovníky. Tato strategie nejen zvyšuje míru spokojenosti zaměstnanců s prací, ale přispívá také k vyšší produktivitě, lepší spolupráci, zabezpečení citlivých dat, což vede k ziskovějšímu podnikání.

Shromáždili jsme několik doporučení, jak budovat transparentní vztahy s vaším týmem. Neváhejte je použít k dosažení stanovených cílů:

• vypracovat jasné zásady
• získat souhlas zaměstnance
• vysvětlit účel monitorování
• omezit sledování na komunikaci související s prací
• odpovědně používat monitorovací nástroje
• pravidelně informovat zaměstnance
• zajistit soulad s právními požadavky.
• sledovat a přezkoumávat účinnost politiky

Existují různé možnosti, které pomáhají při sledování e-mailů aplikace Outlook. První z nich je použití vestavěných funkcí aplikace Outlook. Pomocí sledování zpráv můžete sledovat doručení e-mailů, potvrzení o přečtení a stav odeslaných e-mailů, což vede k záznamům s příchozími a odchozími e-maily.

Spolu se záznamy o příchozích a odchozích e-mailech můžete nástroj použít jako nástroj pro audit poštovní schránky. Jeho hlavní funkcí je sledování akcí, jako je odesílání e-mailů, mazání a přístup jiných osob. Pokud používáte Microsoft Exchange, můžete auditování poštovní schránky povolit prostřednictvím Centra správy Exchange.

Centrum shody Microsoft 365 je však určeno pro pokročilejší monitorování. Funkce, jako jsou zásady prevence ztráty dat (DLP), pomáhají monitorovat a zabraňovat sdílení citlivých informací prostřednictvím e-mailu.

V mnoha případech zabudované nástroje neřeší dotazy. Zaměstnavatelé začnou hledat další software, aby dosáhli stanovených cílů. Při dlouhém hledání se jim podařilo najít a implementovat nástroje třetích stran -. software pro monitorování zaměstnanců který se účinně integruje s aplikací Outlook. Tento nástroj dokáže poskytovat upozornění na klíčová slova, sledovat přílohy a analyzovat vzorce e-mailové komunikace.

Software pro monitorování zaměstnanců si již získal dobrou pověst díky různým možnostem sledování produktivity každého zaměstnance. Mezi dostupné funkce patří: monitorování e-mailů, sledování aplikací, snímky obrazovky, celková aktivita na webových stránkách atd.

Podnikatelé jsou ochotni použít všechny dostupné prostředky k ochraně rozumných dat a inovativních obchodních nápadů. Většinou zvažují zavedení jakékoli dostupné možnosti, někdy i s využitím Nasazení prevence ztráty dat (DLP) nástroje. Tyto nástroje automaticky monitorují odchozí e-maily, zda neobsahují citlivé údaje, jako jsou finanční informace nebo duševní vlastnictví, a blokují nebo označují nevhodné e-maily.

Sada G Suite je nyní známá jako Google Workplace, konkrétně Gmail. Průzkum pořádaný společností WifiTalents ukazuje neuvěřitelné statistiky:

• 60 % malých podniků používá Gmail jako svého hlavního poskytovatele e-mailu.
• 70 % podniků používá pro e-mailové služby Gmail nebo G Suite.

Vzhledem k těmto působivým statistikám je důležité zabývat se dvěma klíčovými otázkami týkajícími se monitorování služby Gmail:

1. jak používat vestavěné nástroje pro monitorování e-mailů
2. jak sledovat e-mail zaměstnanců g suite s dalšími zdroji

Pojďme si na ně postupně odpovědět a zjistit, zda maximálně využíváte potenciál integrovaných nástrojů pro monitorování e-mailů v Gmailu.

Můžete si začít klást otázky, jaké vestavěné možnosti jsou ve vašem konkrétním případě použitelné. Pojďme najít odpověď. Sama společnost Google doporučuje používat konzolu pro správu pracovního prostoru Google. Tato konzola získává následující možnosti:

Pokračujte v procházení doporučení společnosti Google a povolte funkci Gmail Retention a eDiscovery. Začněte prvním pojmem - Retention. Pro uchovávání, archivaci a eDiscovery e-mailů používejte službu Google Vault. Trezor umožňuje uchovávat e-maily po určitou dobu i poté, co je uživatelé odstraní, což je nezbytné pro dodržování právních předpisů a interní vyšetřování.

Společně se službou Google Vault pro uchovávání umožňují vyhledávat a exportovat e-maily během vyšetřování nebo auditů. To vám zajistí přístup ke všem relevantním komunikacím.

Vnitřní nástroje jsou sice funkční, ale zásadní otázkou zůstává: jsou dostatečné pro komplexní monitorování e-mailů? Vzhledem k omezením jediného řešení nabízejí externí nástroje rozsáhlou škálu funkcí určených k uspokojení různých potřeb monitorování.

Kromě toho poskytne vaší firmě řadu monitorovacích řešení, mezi něž patří nahrávání webové kamery, záznam snímků obrazovky, aktivit na sociálních sítích a rozpoznávání obličejů. Jednou z nejatraktivnějších funkcí pro mnoho podniků je integrace umělé inteligence. Získáte statistiky o produktivitě zaměstnanců zaznamenané pomocí umělé inteligence.

Závěrem lze říci, že odpovědi na obě otázky stále přispívají k diskusi, ale je zřejmé, že žádné jednotné řešení neexistuje. Využijte jakoukoli možnost, abyste ochránili svou společnost, důvěryhodnost zaměstnanců a produktivitu.

Monitorování e-mailů zaměstnanců není jen o dohledu; je to strategický nástroj, který zlepšuje bezpečnost, produktivitu a dodržování předpisů. Zde je pět nejdůležitějších důvodů, proč ho implementovat:

E-mail je primárním kanálem pro citlivé informace. Monitorování vám umožňuje detekovat a blokovat e-maily obsahující důvěrná data – jako jsou finanční zprávy, seznamy klientů nebo produkty – a bránit jim v odesílání na neoprávněné osobní nebo externí účty. Tento proaktivní přístup je vaší první linií obrany proti úmyslnému i náhodnému narušení bezpečnosti dat.

Jediné kliknutí na odkaz v chytře maskovaném phishingovém e-mailu může ohrozit celou vaši síť. Sledováním podezřelých adres odesílatelů, odkazů a příloh můžete identifikovat potenciální phishingové útoky nebo napadené účty dříve, než způsobí škodu, což vašemu IT týmu umožní okamžitě reagovat.

Udržujte vysoké standardy profesionality a dodržování předpisů zajištěním toho, aby veškerá externí komunikace byla vhodná a v souladu se značkou. Monitorování pomáhá prosazovat firemní politiku, zabraňuje zasílání urážlivého nebo neprofesionálního obsahu a poskytuje auditní stopu pro regulovaná odvětví, která musí komunikaci archivovat a kontrolovat.

Analyzujte tok e-mailů, abyste pochopili vzorce interní a externí komunikace. Zůstávají dotazy zákazníků příliš dlouho bez odpovědi? Potýkají se interní týmy s pomalou dobou odezvy? Monitorování e-mailů poskytuje data k identifikaci těchto úzkých míst, což vám pomáhá optimalizovat pracovní postupy a zlepšit celkovou provozní efektivitu.

Když dojde k interním konfliktům nebo problémům v oblasti lidských zdrojů, e-mail poskytuje objektivní záznam událostí. Monitorování (s řádným právním souhlasem) vytváří ověřitelný protokol komunikace, který může být nezbytný pro provádění spravedlivého a přesného vyšetřování sporů, obvinění z obtěžování nebo porušení zásad.

Před zavedením takového softwaru by si měl každý zaměstnavatel řádně promyslet oprávněnost monitorovací praxe. Každá země má zavedeny vlastní předpisy, kterými se tato nika řídí. Hlavní případy ukazují, že mnoho zemí povoluje používání monitorovacího softwaru, ale s jednou poznámkou: zaměstnanci vědí, že se tato praxe používá.

Nezapomeňte respektovat práva zaměstnanců na ochranu osobních údajů. Vedoucí pracovníci mají zákonné oprávnění sledovat pouze pracovní aspekty života. Nikdo by tedy neměl překračovat hranice - pokud si je zaměstnanec vědom této praxe, je pravděpodobnější, že se bude cítit respektován, což může vést ke zvýšení motivace a produktivity.

Při zavádění monitorování zaměstnanců zvažte jeho dopad na kulturu pracoviště a vyberte nástroje, které odpovídají vašim konkrétním potřebám a zároveň zajišťují bezpečnost dat. Vyvažte kontrolu a autonomii zaměstnanců, abyste podpořili důvěru a morálku. Pravidelně revidujte a aktualizujte své postupy, abyste zůstali v souladu s předpisy a transparentní. Poskytování právních a etických školení pro management spolu s jasnou komunikací se zaměstnanci pomůže podpořit respektující a produktivní pracovní prostředí.

Zabezpečení firemních e-mailů je v dnešním pracovišti nezbytné. Zatímco Outlook a Gmail nabízejí základní monitorování, specializovaný software, jako je CleverControl, poskytuje hlubší zabezpečení, proaktivní prevenci úniku dat a cenné informace o produktivitě.

Úspěch vyžaduje transparentní přístup: stanovte jasné zásady, získejte souhlas zaměstnanců a používejte data k podpoře svého týmu, nikoli k jeho trestání.

Chraňte svou obchodní komunikaci ještě dnes. Vyzkoušejte CleverControl zdarma and experience the benefits yourself.