Jak sledovat e-maily zaměstnanců - průvodce aplikacemi Outlook a Gmail (dříve G Suite)

E-maily jsou významným nástrojem pro komunikaci a spolupráci, který obsahuje velké množství důvěrných firemních dat. Spolu s přetrvávající oblibou e-mailů při rozvoji podnikání vyvstala naléhavá otázka ochrany citlivých dat. Tato rostoucí obava přispěla k vytvoření softwaru pro monitorování zaměstnanců s cílem sledovat používání e-mailů buď v aplikaci Outlook, nebo v Gmailu (dříve G Suite). V této příručce najdete přehled faktických údajů v souvislosti s tím, jak monitorovat e-maily zaměstnanců: nástroje, právní aspekty, názory zaměstnavatelů i zaměstnanců atd.

Transparentní sledování e-mailů zaměstnanců je nezbytné pro vytvoření ekologického, pohodlného a efektivního podnikatelského prostředí. Když zaměstnanci pochopí důvody používání monitorovacího softwaru, cítí se respektováni, což následně buduje důvěru ve výkonné pracovníky. Tato strategie nejen zvyšuje míru spokojenosti zaměstnanců s prací, ale přispívá také k vyšší produktivitě, lepší spolupráci, zabezpečení citlivých dat, což vede k ziskovějšímu podnikání.

Shromáždili jsme několik doporučení, jak budovat transparentní vztahy s vaším týmem. Neváhejte je použít k dosažení stanovených cílů:

• vypracovat jasné zásady
• získat souhlas zaměstnance
• vysvětlit účel monitorování
• omezit sledování na komunikaci související s prací
• odpovědně používat monitorovací nástroje
• pravidelně informovat zaměstnance
• zajistit soulad s právními požadavky.
• sledovat a přezkoumávat účinnost politiky

Existují různé možnosti, které pomáhají při sledování e-mailů aplikace Outlook. První z nich je použití vestavěných funkcí aplikace Outlook. Pomocí sledování zpráv můžete sledovat doručení e-mailů, potvrzení o přečtení a stav odeslaných e-mailů, což vede k záznamům s příchozími a odchozími e-maily.

Spolu se záznamy o příchozích a odchozích e-mailech můžete nástroj použít jako nástroj pro audit poštovní schránky. Jeho hlavní funkcí je sledování akcí, jako je odesílání e-mailů, mazání a přístup jiných osob. Pokud používáte Microsoft Exchange, můžete auditování poštovní schránky povolit prostřednictvím Centra správy Exchange.

Centrum shody Microsoft 365 je však určeno pro pokročilejší monitorování. Funkce, jako jsou zásady prevence ztráty dat (DLP), pomáhají monitorovat a zabraňovat sdílení citlivých informací prostřednictvím e-mailu.

V mnoha případech zabudované nástroje neřeší dotazy. Zaměstnavatelé začnou hledat další software, aby dosáhli stanovených cílů. Při dlouhém hledání se jim podařilo najít a implementovat nástroje třetích stran -. software pro monitorování zaměstnanců který se účinně integruje s aplikací Outlook. Tento nástroj dokáže poskytovat upozornění na klíčová slova, sledovat přílohy a analyzovat vzorce e-mailové komunikace.

Software pro monitorování zaměstnanců si již získal dobrou pověst díky různým možnostem sledování produktivity každého zaměstnance. Mezi dostupné funkce patří: monitorování e-mailů, sledování aplikací, snímky obrazovky, celková aktivita na webových stránkách atd.

Podnikatelé jsou ochotni použít všechny dostupné prostředky k ochraně rozumných dat a inovativních obchodních nápadů. Většinou zvažují zavedení jakékoli dostupné možnosti, někdy i s využitím Nasazení prevence ztráty dat (DLP) nástroje. Tyto nástroje automaticky monitorují odchozí e-maily, zda neobsahují citlivé údaje, jako jsou finanční informace nebo duševní vlastnictví, a blokují nebo označují nevhodné e-maily.

Sada G Suite je nyní známá jako Google Workplace, konkrétně Gmail. Průzkum pořádaný společností WifiTalents ukazuje neuvěřitelné statistiky:

• 60 % malých podniků používá Gmail jako svého hlavního poskytovatele e-mailu.
• 70 % podniků používá pro e-mailové služby Gmail nebo G Suite.

Vzhledem k těmto působivým statistikám je důležité zabývat se dvěma klíčovými otázkami týkajícími se monitorování služby Gmail:

1. jak používat vestavěné nástroje pro monitorování e-mailů
2. jak sledovat e-mail zaměstnanců g suite s dalšími zdroji

Pojďme si na ně postupně odpovědět a zjistit, zda maximálně využíváte potenciál integrovaných nástrojů pro monitorování e-mailů v Gmailu.

Můžete si začít klást otázky, jaké vestavěné možnosti jsou ve vašem konkrétním případě použitelné. Pojďme najít odpověď. Sama společnost Google doporučuje používat konzolu pro správu pracovního prostoru Google. Tato konzola získává následující možnosti:

Pokračujte v procházení doporučení společnosti Google a povolte funkci Gmail Retention a eDiscovery. Začněte prvním pojmem - Retention. Pro uchovávání, archivaci a eDiscovery e-mailů používejte službu Google Vault. Trezor umožňuje uchovávat e-maily po určitou dobu i poté, co je uživatelé odstraní, což je nezbytné pro dodržování právních předpisů a interní vyšetřování.

Společně se službou Google Vault pro uchovávání umožňují vyhledávat a exportovat e-maily během vyšetřování nebo auditů. To vám zajistí přístup ke všem relevantním komunikacím.

Vnitřní nástroje jsou sice funkční, ale zásadní otázkou zůstává: jsou dostatečné pro komplexní monitorování e-mailů? Vzhledem k omezením jediného řešení nabízejí externí nástroje rozsáhlou škálu funkcí určených k uspokojení různých potřeb monitorování.

Kromě toho poskytne vaší firmě řadu monitorovacích řešení, mezi něž patří nahrávání webové kamery, záznam snímků obrazovky, aktivit na sociálních sítích a rozpoznávání obličejů. Jednou z nejatraktivnějších funkcí pro mnoho podniků je integrace umělé inteligence. Získáte statistiky o produktivitě zaměstnanců zaznamenané pomocí umělé inteligence.

Závěrem lze říci, že odpovědi na obě otázky stále přispívají k diskusi, ale je zřejmé, že žádné jednotné řešení neexistuje. Využijte jakoukoli možnost, abyste ochránili svou společnost, důvěryhodnost zaměstnanců a produktivitu.

Sledování e-mailových aktivit zaručuje vyšší bezpečnost a dodržování firemních zásad. Například podle americké legislativy je sledování e-mailových aktivit zaměstnanců s výjimkou některých států zcela legální. Například Connecticut vyžaduje písemné potvrzení zaměstnance, že je monitorován. Soukromé společnosti v New Yorku musí zaměstnance o aspektech monitorování konkrétně informovat.

Monitorování vede ke zvýšení úrovně zabezpečení, protože lze odhalit únik citlivých údajů prostřednictvím e-mailů.

Monitorování zaměstnanců může přispět k výraznému zvýšení produktivity a efektivity, protože poskytuje přehled o tom, jak je čas na pracovišti tráven. Sledováním činností mohou manažeři identifikovat vzorce neproduktivního chování a okamžitě je řešit. To pomáhá zajistit, aby se zaměstnanci soustředili na své úkoly, což snižuje plýtvání časem a umožňuje jim pracovat efektivněji. Monitorovací nástroje navíc mohou upozornit na oblasti, kde lze pracovní postupy optimalizovat, a tak vedou k zefektivnění procesů a celkově lepšímu výkonu. V důsledku toho může organizace dosáhnout svých cílů rychleji a s menšími prostředky.

Monitorování zaměstnanců pomáhá zmírnit rizika a hrozby kybernetické kriminality. Díky neustálému sledování aktivit zaměstnanců je poměrně obtížné spáchat trestný čin. K dispozici je více údajů, které umožňují předcházet trestným činům.

Monitorování zaměstnanců poskytuje cenné poznatky a analýzy, které mohou organizacím pomoci přijímat rozhodnutí založená na datech. Shromažďováním a analýzou údajů o činnostech zaměstnanců, jako je čas strávený plněním úkolů, používání softwaru a způsoby komunikace, mohou podniky získat hlubší porozumění chování zaměstnanců a trendům v produktivitě.

Vedle všech výše uvedených výhod jsme nemohli přestat zmiňovat - lepší správu klientů. Když vaši zaměstnanci vykazují vysokou produktivitu, stoupá i řízení klientů. Lepší správa klientů je cestou ke zvýšení příjmů.

Před zavedením takového softwaru by si měl každý zaměstnavatel řádně promyslet oprávněnost monitorovací praxe. Každá země má zavedeny vlastní předpisy, kterými se tato nika řídí. Hlavní případy ukazují, že mnoho zemí povoluje používání monitorovacího softwaru, ale s jednou poznámkou: zaměstnanci vědí, že se tato praxe používá.

Nezapomeňte respektovat práva zaměstnanců na ochranu osobních údajů. Vedoucí pracovníci mají zákonné oprávnění sledovat pouze pracovní aspekty života. Nikdo by tedy neměl překračovat hranice - pokud si je zaměstnanec vědom této praxe, je pravděpodobnější, že se bude cítit respektován, což může vést ke zvýšení motivace a produktivity.

Při zavádění monitorování zaměstnanců zvažte jeho dopad na kulturu pracoviště a vyberte nástroje, které odpovídají vašim konkrétním potřebám a zároveň zajišťují bezpečnost dat. Vyvažte kontrolu a autonomii zaměstnanců, abyste podpořili důvěru a morálku. Pravidelně revidujte a aktualizujte své postupy, abyste zůstali v souladu s předpisy a transparentní. Poskytování právních a etických školení pro management spolu s jasnou komunikací se zaměstnanci pomůže podpořit respektující a produktivní pracovní prostředí.

Poskytnuté informace pomáhají zaměstnavatelům pochopit, jak účinně sledovat e-maily zaměstnanců. Jaké nástroje, ať už vestavěné nebo externí, jsou použitelné. Zmiňujeme také aspekt legitimace, který říká, že ve velkém počtu zemí by měl být obdržen písemný doklad o znalosti zaměstnance.

Zdůrazňujeme hodnotu monitorovací praxe pro obě strany pracovních vztahů. Jak zvýšit produktivitu zaměstnanců spolu s bezpečností a ochranou soukromí? Měli byste vyzkoušet software pro monitorování zaměstnanců, který pomáhá být v kontaktu se všemi rozumnými údaji společnosti.