Jak zavést disciplinovanou práci na dálku, aniž by byl na tým vyvíjen příliš velký tlak?

Práce na dálku se v poslední době stále více rozšiřuje posledních let. Většina zaměstnanců pracuje na dálku už téměř dva roky a v tuto chvíli jsou na to zvyklí. Umožnit zaměstnancům určitou míru práce na dálku je výhodné. Možnost pracovat odkudkoli je velkým přínosem pro produktivitu.

Schopnost vývojářů udržet si při práci na dálku ideální rozvrh a sebekázeň se však snižuje. Produktivita vaší firmy výrazně utrpí, pokud své pracovníky na dálku neukážete. V tomto článku proto vysvětlím, jak pomoci vzdáleným pracovníkům rozvinout smysl pro sebekázeň, aby byli produktivní.

Pojďme rovnou na věc.

Mnozí zaměstnanci využívají větší samostatnost, bezpečnost a produktivitu práce na dálku, ale zároveň ztrácejí část své tradiční pracovní morálky. Pracovníci již nevstávají v pravidelných intervalech, nedělají si přestávky na oběd a ani jinak nedodržují normy a postupy stanovené vedením. Dnešní pracovníci vstávají v poledne, oblékají se během pracovního dne neformálně a přicházejí a odcházejí, kdy se jim to hodí.

Nezapomeňte, že tradiční formy disciplíny na dnešních vzdálených pracovištích nefungují. Důvodem je umělá bariéra, která odděluje vedení od zaměstnanců. Stav týmu pracujícího na dálku není vždy snadné zjistit.

Proto je nezbytné vyškolit tým vzdáleného managementu v sebekázni, aby mohl při práci z domova uspět a vytvořit pro svou práci příznivé prostředí. Jakmile týmu vzdáleného vedení ukážete, jak pracovat samostatně, dobře hospodařit s časem a zůstat produktivní, nebudete se muset starat o školení.

Kromě těchto strategií můžete svému týmu pomoci k větší sebekontrole například tím, že:

Na virtuálním pracovišti byste neměli působit jako diktátor, ale řád je přesto nutný. Měli byste mít zásady a postupy, kterými se budou vaši zaměstnanci řídit jako v každé jiné firmě. Sdělte svým zaměstnancům pravidla a předpisy, kterými se vaše společnost řídí, a zajistěte, aby v nich byl vzbuzen smysl pro disciplínu.

Uveďte konkrétní příklady toho, jak může mít porušení pravidel nepříznivé důsledky. Nedochvilnost, neúčast na plánovaných schůzkách a tvrdohlavé odmítání spolupráce by měly vést k disciplinárním opatřením. V některých situacích se můžete rozhodnout pro přísné uplatňování předpisů.

Vzhledem k tomu, že pracují z domova, vás pravděpodobně zajímá, proč neuposlechli. Vyhněte se přísnosti a bezohlednosti tím, že si tyto kodexy chování necháte prověřit odborníkem.

Pokud víte, že umíte věci odkládat na poslední chvíli, dejte si termín, který pokryje většinu projektu, ale ne celý. Při tvorbě softwaru se nikdy nedoporučuje přeskakovat jednotlivé kroky. Obvykle je to zdrojem potíží a problémů.

Zkuste raději agilní sprint, krátké období, během kterého se soustředíte na konkrétní úkol, cíl nebo modul. Lidem prospívá rozdělení práce na zvládnutelné části, ale je nezbytné pečlivé plánování na začátku sprintu.

Cíle nemusí být dosaženo v rámci sprintu, ale to nevadí a lze to použít jako metriku. Je jasné, kdo dokáže přesně předpovědět, jak dlouho bude úkol trvat, a kdo ne.

Pokud vzdálení pracovníci nedosahují požadovaného výkonu nebo nestíhají plnit své povinnosti, může stačit rychlá aktualizace nebo připomínková zpráva, aby se vrátili do správných kolejí.

To může být nutné provádět denně, týdně nebo dokonce měsíčně, aby bylo možné sledovat konkrétní situace. Na individuální schůzce se vzdálenými zaměstnanci zjistěte, zda mají nějaké potíže a co lze udělat pro jejich zmírnění.

Podle případová studie Walden University, angažovanost zaměstnanců a vývojářů se zvyšuje, pokud cítí osobní vztah k firmě. Jako manažer nebo vedoucí týmu musíte zajistit jasnou a stálou komunikaci se vzdálenými zaměstnanci. Důvěra pracovníků vzroste a spolupráce bude plodná. Pokud se vám zdá, že je zaměstnanec ve stresu nebo nespokojený, můžete to poznat tak, že mu budete pravidelně volat na kus řeči.

Nespoléhejte se pouze na komunikaci týkající se práce. Popovídejte si s pracovníky na dálku, abyste je lépe poznali. Zajímejte se o jejich výchovu a o jejich hudební a filmový vkus. Dáte tím najevo, že si jich kromě zaměstnanců vážíte i jako lidí.

Videohovory jsou zdaleka nejefektivnější metodou přímé komunikace se vzdálenými zaměstnanci. To vám umožní číst řeč těla zaměstnance a odhadnout jeho celkovou náladu.

Plánujte, jak dát vzdáleným pracovníkům najevo, že si jich váží a že jsou vždy vítáni. Zaměstnanci, kteří jsou inspirováni k vyšším výkonům, dosahují lepších výsledků.

Tým a zaměstnance lze motivovat pravidelným veřejným oceněním jejich úsilí. To jim dává pocit, že mají v týmu své místo a jsou jeho přínosnými členy. Ujistěte se, že vědí, jak moc si ceníte jejich mimořádného úsilí, které vynakládají, tím, že jim projevíte uznání. Při poskytování pochvaly není nutné používat pouze slova. Rozdávání i skromných odměn může mít významný vliv na morálku.

Každá forma práce na dálku je zcela závislá na technologickém pokroku. Cokoli, co stojí v cestě, může být demoralizující. Představte si zaměstnance, který se spoléhá na nestabilní software a nedostatečné komunikační prostředky. Jejich morálka je podlomena a v důsledku toho se snižuje jejich pracovní výkon.

Podporujte mezi svými zaměstnanci používání kvalitních počítačů a rychlého připojení k internetu. Usnadněte jim komunikaci prostřednictvím textových a video zpráv a sdílení a nahrávání souborů. Tímto způsobem bude vaše videokonference a projekt probíhat bez problémů.

Můžete použít software pro monitorování zaměstnanců jako je CleverControl, abyste mohli efektivně a pohodlně sledovat své zaměstnance. Zjistěte vše, co potřebujete vědět o každodenních aktivitách svého týmu, od aplikací, které používají, přes texty, které píší a kopírují, až po jejich polohu. Vytvářejte individualizované snímky obrazovky, abyste prokázali účast zaměstnanců v pracovním procesu.

Je lákavé chtít neustále volat a žádat o informace několikrát denně. Pamatujte, že pracujete s neviditelným týmem bez přímého dohledu lékaře. Taková strategie se však často velkolepě vymstí.

Začněme tím nejzjevnějším: začínající manažeři často chybují tím, že své zaměstnance řídí mikromanagementem a pronásledují je, místo aby je nechali pracovat. Za druhé tím dáváte najevo, že nevěříte v jejich schopnost samostatně zvládnout situaci. Abyste se vyhnuli narušování jejich produktivity, naplánujte pro ně ve vhodnou dobu kontrolní schůzky a porady k projektu, kde budou dostávat aktuální informace.

V případě uzamčení se zaměstnanci mohou cítit nemotivovaní, když jsou nuceni zůstat doma a jsou odříznuti od okolního světa. Manažer nebo vedoucí týmu musí svůj tým na dálku povzbuzovat tím, že ho bude tlačit k tomu, aby se věnoval možnostem profesního a osobního rozvoje.

Jednou z definic růstového myšlení je přesvědčení, že zlepšení je možné v jakékoli fázi nebo profesi. Vedoucí pracovníci a manažeři mohou vytvořit kulturu, ve které si lidé cení růstu více než okamžitých výsledků. Vytvářejte prostředí, ve kterém jsou zaměstnanci povzbuzováni k učení a riskování, aby se posunuli v kariéře.

Vaše společnost má silnou interní komunikaci a dobře definované, dosažitelné cíle. Přesto, když zaměstnancům ukážete, jak si vedou, pomůže jim to k lepším výsledkům. Vytvořte vizuální výsledkovou tabuli, která bude sledovat výkonnost týmu i jednotlivců a podněcovat k usilovné práci.

Klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a hlavní priority každého týmu lze přehledně zobrazit na vizuální výsledkové tabuli. Manažeři a jejich týmy mohou využívat špičkové nástroje, jako je Trello, pro zadávání úkolů a spolupráci nebo statistiky a vizualizace, které jim každý týden nebo měsíc zprostředkují pokrok.

Pravidelné schůzky, na kterých se hodnotí tabulka výsledků a hlavní cíle, mohou zaměstnance informovat, zapojit a nadchnout pro dosažení cílů.

Možnost pracovat z domova je hlavní výhodou práce na dálku a pro většinu zaměstnanců představuje hlavní motivaci. Poskytněte týmu potřebné zdroje a pomoc a pak ustupte. Budete muset stanovit pravidla, díky nimž si každý člen týmu uvědomí své role a povinnosti.

Pracovníci na dálku by měli být seznámeni s cíli společnosti, aby si mohli osvojit kulturu, která bude těmto cílům sloužit. Pracovníci na dálku mají větší šanci zůstat motivovaní, pokud věří ve vyšší dobro.

Mnozí pracovníci jsou dnes zvyklí pracovat na dálku a vyjadřují nespokojenost s delší pracovní dobou než v minulosti. Pokud se zaměstnanec cítí vyhořelý, může to poškodit jeho pracovní výkon a přimět ho to k úvahám o odchodu.

Nemusíte se obávat! Nastavení rozumného rozvrhu přestávek pro zaměstnance je jednoduché. Kromě pravidelné přestávky na oběd by měli mít každou hodinu a půl patnáctiminutovou nebo pětiminutovou přestávku. Dlouhodobé používání počítače je totiž spojeno s únavou a poklesem kognitivních funkcí.

Mají-li si pracovníci při práci z domova zachovat zdravý rozum, měli by jim nadřízení umožnit časté, ale krátké přestávky.

Nezáleží na tom, zda skupina spolupracuje na dálku nebo fyzicky. Pro udržení konstantní míry efektivity a výkonnosti je nutné prosazovat přísná pravidla a předpisy na celém pracovišti. Nepotřebujete granulární nebo absolutní moc nad pracovníky. Pomohlo by, kdybyste vytvořili formální dekorace, které budete na svých zaměstnancích prosazovat.