Vše je pod kontrolou: Jak zavést monitorovací program a neztratit tým
V roce 2021 provedla společnost ExpressVPN studium pochopit důsledky dohledu nad pracovníky na dálku.
About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.
56 % zaměstnanců uvedlo, že pociťují stres a úzkost kvůli dohledu zaměstnavatele.
48 % zaměstnanců souhlasilo se snížením platu, pokud by to znamenalo, že nebudou sledováni.
Ale proč takový pocit neklidu? No, někteří zaměstnanci jsou vyděšeni nedostatkem soukromí ve svém pracovním prostředí, a to hlavně kvůli vtíravé monitorovací politice přijaté některými zaměstnavateli.
Monitorování zaměstnanců je v podstatě nesmírně životaschopné - zejména pokud jde o identifikaci úzkých míst produktivity, zajištění dodržování bezpečnostních protokolů a zvýšení celkové výkonnosti. Často však může absence jednotného a robustního monitorovacího programu vést k závažným důsledkům - například k poklesu morálky zaměstnanců.
Případ rušivého monitorování - jak ovlivňuje váš tým
Před časem byla německá maloobchodní společnost nucena zaplatit pokuta ve výši 12,6 milionu dolarů v reakci na používání kamer ke sledování činnosti na pracovišti, což je v rozporu s předpisy o ochraně soukromí stanovenými v zemi a Evropské unii. Stejně tak jedna norská společnost vyrábějící počítačový hardware dostala od úřadů pokutu 24 000 dolarů, protože na své servery přenášela osobní e-mailové adresy.
Není tedy divu, že zaměstnanci váhají, zda se nechat monitorovat. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."
To vypovídá o tom, jak obtížné může být sladit sledování pracoviště s obavami o soukromí, když jsou všudypřítomné dotěrné a vtíravé monitorovací praktiky.
Poslední věc, kterou chcete udělat, je snížit důvěru zaměstnanců ve vaši společnost. To snižuje produktivitu a může mít dokonce negativní dopad na udržení zaměstnanců, nemluvě o problémech s regulací, které by se mohly objevit. V roce 2021 se italská SA uložil obci (kontrolor) pokutu ve výši 80 000 EUR. z důvodu porušení zákonů o ochraně osobních údajů proti stížnosti zaměstnance na shromažďování jeho citlivých údajů.
Abyste se vyhnuli negativním reakcím ze strany regulačních orgánů, které často provázejí nasazení rušivého monitorovacího programu, je nesmírně důležité vybudovat ve svém týmu důvěru. Abychom vám pomohli položit základy efektivního programu monitorování zaměstnanců, sestavili jsme několik základních tipů, kterými se můžete řídit.
Jak zavést monitorovací program a neztratit tým
V jednom z našich nedávných průzkumů jsme zjistili, že den volna navíc zvýšení produktivity zaměstnanců o více než 5 %.. V dalším průzkumu se nám podařilo nastínit, jak se aktivní a neaktivní doba zvýšení/snížení před a po vánočních prázdninách. Jak jsme to dokázali? Analýzou online monitorovacích dat, která naši klienti za dané období nashromáždili. A jak to pomohlo? Dokázali jsme nastínit proaktivní opatření, která by naši klienti měli přijmout, aby se jejich zaměstnanci cítili lépe a lépe pracovali.
The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.
Zde se dozvíte, jak takový monitorovací program zavést a neztratit tým:
Začněte definicí cílů kontroly
Pro zavedení monitorovacího programu je nutné nejprve definovat cíle kontroly. To znamená:
Určení cílů, kterých chcete prostřednictvím monitorovacího programu dosáhnout.
Definování odpovědností jednotlivých členů týmu
Stanovení pokynů, co je přijatelné a co ne.
Příprava plánu, jak má monitorovací program fungovat.
By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.
Vyhodnocení kritérií pro monitorování
Dále je třeba se ujistit, že jste vyhodnotili kritéria pro monitorování. To může zahrnovat například:
Definování typu sledovaného kanálu (např. e-mail, internet, telefonní hovory).
Určení doby, kdy bude funkce monitorování aktivní
Vyhodnocení úrovně dohledu, který je třeba zavést.
Posouzení, zda tato úroveň spadá do působnosti zákonů (více o tom později).
Informujte zaměstnance o potenciální monitorovací funkci
Zásadní je získat souhlas zaměstnanců a informovat je o monitorovacích funkcích. Informovaný souhlas je nezbytný pro zavedení účinného monitorovacího programu, protože zajišťuje, že jste za program odpovědní a že nepřekračujete hranice. Za tímto účelem by to účinně zahrnovalo:
Sdělit zaměstnancům, proč a jak budou sledováni.
Vysvětlení cílů kontroly (uvedení cílů, kterých chcete dosáhnout).
Sdělení výhod/důsledků dodržování/nedodržování pokynů (např. disciplinární opatření nebo pokuty).
Odpovědi na otázky a obavy vašich zaměstnanců
Zde je něco pozoruhodného: Ačkoli GDPR klade důraz na získání svobodně uděleného souhlasu od zaměstnanců, neznamená to, že na základě tohoto souhlasu lze provádět jakékoli sledování nebo shromažďování osobních údajů. Pokud například zaměstnanec udělí souhlas s instalací průmyslové kamery za účelem sledování, neznamená to, že to zaměstnavatel může dělat. Co když není sledování prostřednictvím videokamer povoleno zákonem nebo nespadá do působnosti místní jurisdikce? To může být ošemetný scénář - je lepší se mu vyhnout.
Prostudujte si příslušné zákony pro daný region
Již jsme zjistili, že je nutné se ujistit, že máte pevné znalosti o zákonech ve vašem regionu, které upravují typ monitorovacích činností, které můžete provádět.
Jak mohou tyto zákony naznačovat směr, kterým se má monitorovací funkce ubírat? Podívejme se na několik příkladů:
V Evropské unii (EU) je Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) zajišťuje, aby zaměstnavatelé získávali souhlas se shromažďováním osobních údajů. Monitorování zaměstnanců je přípustné, ale monitorovací program nesmí zasahovat do osobních, citlivých údajů zaměstnanců.
V USA je Zákon o ochraně soukromí v oblasti elektronických komunikací z roku 1986 zajišťuje, aby zaměstnavatelé měli konkrétní a oprávněný důvod pro dohled nad elektronickou a ústní komunikací na pracovišti.
Výběr systému monitorování zaměstnanců
Nyní, když už dobře víte, jaké povinnosti musíte splnit, je čas vybrat správnou platformu pro monitorování zaměstnanců. Jak ale postupovat, zvláště když se zdá, že trh je přesycen mořem různých řešení? Abychom vám s tím pomohli, přinášíme vám několik otázek, na které si můžete odpovědět:
Může software pro sledování zaměstnanců fungovat nenápadně? Je navržen tak, aby nenarušoval soukromí zaměstnanců?
Je snadné ji implementovat? Můžete začít pracovat ihned po přihlášení do programu?
Jak fungují moduly pro vykazování? Můžete snadno vytvářet přehledy o produktivitě, docházce, komunikaci a úkolech?
Spadá do působnosti příslušných zákonů? Splňuje normy vaší místní jurisdikce?
Snižuje manuální práci zaměstnanců a pomáhá jim soustředit se na kreativnější úkoly? Snižuje například monitorovací systém manuální papírování při vytváření časových výkazů a hlášení?
Ideální řešení nakonec bude:
Nenápadné: Poskytnutí komplexního přehledu o pracovišti bez rušení zaměstnanců.
Intuitivní: Snadné použití a postroj
Flexibilní: Rozšiřitelnost a škálovatelnost s růstem podniku
Možnost přizpůsobení: Umožňuje nastavit konkrétní zásady
V souladu s předpisy: Podporujte místní legislativu a zákony
Škálovatelné: Může podporovat celou řadu pracovních postupů a procesů.
Nákladově efektivní: Umožňuje zlepšit provozní efektivitu a odstranit úzká místa.
Konzultace s místním právníkem
Přestože jsou obecná pravidla v nařízeních rámcově popsána, stále existují nuance, které je třeba prozkoumat. Řekněme například, že zaměstnanci jsou usazeni v EU, zatímco společnost sídlí v Singapuru. Jaké zásady by platily pro obě země? K zachycení těchto nuancí je třeba vyhledat služby právního experta. Ten by vás také úspěšně navedl na životaschopnost konkrétního monitorovacího softwaru, který jste si vybrali.
Prvních pár týdnů nebo měsíců nehodnoťte
Stejně jako u každého jiného nového projektu je třeba dát mu čas, aby se usadil. Efektivitu nezískáte okamžitě. Pokud je to možné, nechte zaměstnance, aby si na zavedení monitorovacího systému zvykli po dobu několika týdnů nebo měsíců. Nepouštějte se do hodnocení hned, jinak riskujete, že budete příliš přísní.
Mezitím pokračujte ve shromažďování údajů. V době, kdy budete provádět hodnocení, budete mít hluboké poznatky související s:
Produktivita na pracovišti s ohledem na aktivní a neaktivní čas
Zda se objevují nějaké problémy, které se objevují každý den.
Výkonnost projektu s ohledem na časová a rozpočtová omezení
Pokud se příliš často objevují nějaké chyby zabezpečení.
Zda dochází k rozsáhlému zneužívání zdrojů společnosti.
Zda nenápadnost monitorovacího systému funguje podle vašich očekávání.
Zda samotný monitorovací systém funguje podle očekávání.
Takové poznatky by vedly ke vzorcům, které by vám pomohly určit, jak zlepšit pracovní postupy. Pomohlo by vám to také korelovat implementaci s proměnnými, jako je celková produktivita, prostoje a další faktory.
Nové vymezení zásad a odměn
Nyní je čas znovu zapojit zaměstnance a zapojit je do myšlenky, že jsou monitorováni. Zde je třeba nově definovat zásady a povzbudit lidi, aby přemýšleli o tom, že
Potenciální přínosy zavedeného monitorovacího systému (přinejmenším jako motivační nástroj)
Odměny spojené s dodržováním určitého standardu
Důsledky poklesu pod určitou úroveň
Motivace na základě dosažených úrovní
Těmito kroky povzbudíte zaměstnance, aby převzali odpovědnost za svůj výkon. Budou tak otevřenější přispívat k úspěchu podniku. Z pohledu zaměstnavatele je to nesmírně životaschopné pro vytvoření konkrétních pracovních postupů.
Pokud máte například zaměstnance na dálku a potřebujete pečlivě sledovat, jak dodržují pracovní režim z domova, můžete s nimi sdílet online kalendář a vyzvat je, aby se hlásili s vhodnou frekvencí. Můžete je přimět, aby si stanovili výkonnostní cíle a poskytovali pravidelné aktualizace. Také můžete poskytovat zprávy o pokroku, abyste mohli zjistit, zda nedochází k nějakým rozbujelým problémům se zneužíváním.
Zlepšování a zdokonalování
Při nastavování monitorovacího programu ve vaší společnosti je vždy prostor pro zlepšení. Abyste se mohli neustále posouvat vpřed, musíte systém neustále revidovat. Možná si všimnete, že zaměstnanci neodvádějí dostatek práce. Nebo se někteří z nich flákají. Možná nedostáváte včas zprávy o pokroku. Možná zaměstnanci nepřebírají odpovědnost za zpětnou vazbu. Možná softwaru chybí nějaká funkce, která je pro vaše potřeby klíčová.
Všechna tato pozorování ukazují na jednu věc: je třeba zdokonalit přístup. Pokračujte v rozhovorech se zaměstnanci, abyste zvládli jejich očekávání. Stanovte si kontrolní body a vyhodnocujte pokrok. Přezkoumejte zásady a ujistěte se, že jsou stále stejně relevantní.
Podtrženo, sečteno
Monitorovací program bude považován za úspěšný, pokud vám pomůže zlepšit pracovní kulturu a pracovní postupy. Za tímto účelem je nezbytné, abyste nainstalovali robustní, komplexní a software pro nenápadné sledování zaměstnanců vyladit provozní procesy poté, co zjistíte úzká místa a neefektivitu, a společně s týmem stanovit jasnou vizi.