Software pro monitorování zaměstnanců v Coloradu: Snížení pracovní zátěže HR a správa vzdálených týmů

Vzdálená nebo hybridní práce komplikují mnoho rutinních úkolů v oblasti lidských zdrojů. Jak sledovat proces nástupu, pokud je nový zaměstnanec v jiném městě? Jak potvrdit účast, pokud je tým rozptýlen po celém státě? Jak sestavit zprávu pro management?

Dalším problémem je nekonzistentnost. Jedna kancelář může dodržovat jasný a opakovatelný proces, zatímco jiná se spoléhá na alternativní řešení. Jeden manažer může být vynikající v zaškolování a následné kontrole, zatímco jiný předpokládá, že noví zaměstnanci si s tím poradí sami. Zaměstnanec pracující na dálku nemusí nutně znamenat neproduktivní, ale jeho práci je hůře vidět bez neustálých kontrol.

Nakonec, vyplnění všech těchto mezer padá na bedra personálního oddělení. Musí shromažďovat aktualizace, řešit nejasnosti a vyhodnocovat práci různých týmů, což trvá déle a je to při práci na dálku složitější.

Dobrá platforma pro monitorování zaměstnanců odlehčuje HR oddělení. Stává se prostorem, kde HR specialisté a vedoucí týmů vidí, kam každý zaměstnanec tráví čas, jaké nástroje používá a co brzdí procesy. Mohou sledovat změny v pracovních postupech a odhalovat problémy s výkonem dříve, než se stanou vážným problémem. Místo porovnávání kanceláří na základě neoficiální zpětné vazby je vedení může porovnávat na základě stejných dat.

Monitorování ale nenahrazuje řízení. Pouze dává personálnímu oddělení a vedoucím pracovníkům dostatečný přehled o situaci, aby mohli trávit méně času shromažďováním informací a více času jednáním na jejich základě.

Pro společnosti spravující vzdálené nebo hybridní týmy, CleverControl může pomoci snadněji sledovat vzorce produktivity bez nutnosti přidávat další manuální proces reportování. Platforma dokáže:

• automatizovat sledování docházky a pracovní doby
• sledovat pracovní procesy: co kdo dělá a jaké nástroje používá
• vytvářet souhrnné zprávy
• sjednotit přehled napříč kancelářemi a pracovními postupy
• a mnohem více.

Rozhodnutí o náboru se často dělají na základě neúplných informací. Tým říká, že je přetížený, manažer říká, že potřebuje dalšího člověka, a personální oddělení se snaží tuto pozici obsadit.

Ve skutečnosti se nejedná vždy o problém s personálním obsazením – často se jedná o nefunkční pracovní postup, duplicitní práci, špatné zaškolení nebo neefektivní procesy mezi pobočkami. Zavedení nového zaměstnance problém ve skutečnosti znásobuje, nikoli řeší.

Pokud tým skutečně trpí nedostatkem zaměstnanců, úkolem je najmout přesně toho správného kandidáta. Sledování toho, jak vysoce výkonní pracovníci pracují na podobných pozicích, na jaké nástroje se spoléhají a kde se úkoly hromadí, pomáhá vytvářet lepší popisy práce. Pomáhá také zlepšit kritéria pro výběr a předávání úkolů mezi náboráři a personalisty.

Pro zaměstnavatele v Coloradu, kteří soupeří o talenty, je to důležité. Vzhledem k tomu, že na americkém trhu práce jsou stále miliony volných pozic, musí zaměstnavatelé najímat opatrně a dobře se začleňovat, nejen rychle.

Nástup zaměstnanců je jednou z nejzřetelnějších oblastí, kde software pro monitorování zaměstnanců může snížit pracovní zátěž oddělení lidských zdrojů.

Když probíhá onboarding napříč více kancelářemi nebo vzdálenými místy, obvykle trpí nejdříve konzistence. Noví zaměstnanci mohou dostat stejný kontrolní seznam na papíře, ale jejich skutečná zkušenost se může značně lišit. Jeden člověk je proveden nástroji, které potřebuje. Jiný stráví týden přepínáním mezi aplikacemi, čekáním na přístup a snahou nevypadat na Zoomu ztraceně.

Monitorovací software pomáhá personálnímu oddělení vidět tento rozdíl mnohem dříve.

Pokud nový zaměstnanec nepoužívá požadované systémy, personální oddělení to může odhalit. Pokud jsou školicí materiály přiděleny, ale nikdy se neotevřou, je to viditelné. Pokud je nově přijatý zaměstnanec neustále nečinný, přechází mezi aplikacemi nebo tráví příliš mnoho času ve špatných nástrojích, může to být známkou toho, že potřebuje spíše podporu než kritiku.

Úspěšný onboarding má měřitelný dopad na podnikání, a proto je důležité včasné odhalení problémů. SHRM doporučuje sledovat onboarding pomocí metrik, jako je doba potřebná k dosažení produktivity, fluktuace a udržení zaměstnanců, výkon a zpětná vazba od nově přijatých zaměstnanců. SHRM rovněž poznamenává, že silný onboarding pokládá základy pro dlouhodobou produktivitu a loajalitu.

V praxi to znamená, že personální oddělení může přestat vnímat nástupní proces jako jednorázovou papírovací událost a začít jej vnímat jako pozorovatelný proces. To je obzvláště cenné, když jsou týmy rozděleny a manažeři nemohou vždy vidět, kdy se nový zaměstnanec potichu potýká s problémy.

Problém není práce na dálku. Problém je ve špatné viditelnosti.

Bez přehledu o situaci se mnoho manažerů automaticky rozhodne pro dvě špatné možnosti: buď se zaměří na mikromanagement, nebo se téměř plně neangažují, dokud se něco nepokazí. Ani jedno z toho nefunguje dobře.

Software pro monitorování zaměstnanců vytváří kompromis. Manažeři mohou vidět rozložení pracovní zátěže, vzorce produktivity a úzká hrdla procesů, aniž by museli plánovat nekonečné hovory o stavu. Mohou koučovat na základě skutečného chování, nikoli na základě tušení. Mohou spravedlivěji porovnávat výkonnost týmů napříč kancelářemi. Mohou také odhalit známky přetížení dříve, než se projeví syndrom vyhoření nebo zmeškané termíny.

To je jeden z nejpraktičtějších důvodů, proč zaměstnavatelé v Coloradu hledají monitorovací software pro vzdálené týmy. Cílem není sledovat každé kliknutí. Cílem je řídit se s menším počtem slepých míst.

Implementace monitorování zaměstnanců je složitější než instalace softwaru na počítače týmu. Zaměstnavatelé v Coloradu by měli také pochopit právní kontext.

Na federální úrovni, Zákon o ochraně soukromí elektronických komunikací chrání drátovou, ústní a elektronickou komunikaci. Na pracovišti mají zaměstnavatelé často více prostoru pro monitorování komunikace v systémech společnosti z oprávněných obchodních důvodů, ale to jim nevytváří neomezenou pravomoc.

Nicméně, NLRB varovala, že rušivý elektronický dohled může narušovat práva zaměstnanců podle § 7, včetně jejich práva diskutovat o mzdách a pracovních podmínkách nebo se účastnit jiné chráněné vzájemné činnosti.

Colorado dodává několik bodů, které by zaměstnavatelé měli znát. Zaprvé, Colorado je obecně státem, kde se pro nahrávání rozhovorů vyžaduje souhlas jedné strany, což je méně omezující než státy se souhlasem všech stran, ačkoli zaměstnavatelé by stále neměli předpokládat, že všechny postupy nahrávání jsou bezrizikové.

Za druhé, zaměstnanci soukromého sektoru v Coloradu mít právo na požádání alespoň jednou ročně kontrolovat a získávat kopie svých osobních spisů a bývalí zaměstnanci se dostanou k jedné kontrole po propuštění. Proto je konzistentní dokumentace a vedení záznamů obzvláště důležité.

Tato část by neměla nahrazovat právní poradenství, ale vysvětluje, proč by zaměstnavatelé měli uvážlivě dbát na monitorovací zásady, oznamování zaměstnancům a obchodní účel, který stojí za jakýmikoli nástroji sledování, které používají.

Kromě právního kontextu existuje i etický. Pokud chcete vědět, jak zajistit, aby monitorování bylo nejen v souladu s právem, ale i etické, podívejte se tento článek.

Ne každý monitorovací nástroj je pro HR stejně užitečný, zejména ve společnostech se vzdálenými nebo distribuovanými týmy. Nejlepší řešení by mělo:

• kombinuje přehlednost s jednoduchostí
• umožňují rychlé odhalení vzorů
• umožňují porovnávání týmů bez nutnosti ručního vytváření reportů
• Data a zprávy by měly být srozumitelné i bez speciálního školení.

Užitečné funkce, které byste měli hledat v softwaru pro monitorování zaměstnanců:

• centralizované dashboardy
• sledování docházky
• sledování pracovní doby
• statistiky používání a aktivity aplikací

Pro firmy v Coloradu není software pro monitorování zaměstnanců jen o dohledu. V nejlepším případě je to způsob, jak zefektivnit personální oddělení a konzistentnější řízení týmu.

Při promyšleném používání může platforma jako CleverControl pomoci personálnímu oddělení trávit méně času shromažďováním informací a více času zlepšováním zkušeností zaměstnanců, podporou manažerů a budováním distribuovaných týmů, které skutečně dobře spolupracují.

Podívejte se, jak CleverControl pomáhá HR týmům a manažerům monitorovat pracovní postupy, zjednodušovat nástup a spravovat vzdálené zaměstnance napříč více kancelářemi.