Sledování výkonu zaměstnanců: 6 efektivních metod

Výkonnost zaměstnanců je základem každého podniku, který si chce udržet konkurenceschopnost. Vysoce výkonní zaměstnanci zvyšují zisky a spokojenost zákazníků a vytvářejí pozitivní image společnosti.

Sledování výkonu zaměstnanců je nezbytné pro pochopení jejich individuálního přínosu, identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit, a odměňování nejlepších pracovníků. Včasná opatření na podporu produktivity jsou klíčem k tomu, aby každý zaměstnanec i společnost odhalili svůj skutečný potenciál. Výkonnost je však široký pojem; jeho význam se může lišit v závislosti na organizaci, oboru a pozici. Co přesně by měl manažer hodnotit a jaký je nejlepší způsob hodnocení? Na tyto otázky odpovíme v tomto článku.

V tradičním pojetí je výkonnost zaměstnance kvalita, efektivita a množství odvedené práce.

Pro posouzení kvality práce byste měli zkontrolovat, zda práce zaměstnance odpovídá očekáváním a oborovým/firemním standardům. Zjistěte, zda zaměstnanec splnil své cíle a zda při práci na úkolu udělal maximum. V závislosti na oboru a pozici mohou být kvalitativní ukazatele následující:

• Spokojenost zákazníků: jak jsou zákazníci spokojeni s prací zaměstnance, jak dobře a rychle zaměstnanec vyřizuje jejich požadavky, zda zaměstnanec dodržuje etický kodex atd.

• Týmová práce a spolupráce: jak dobře zaměstnanec spolupracuje s ostatními, přispívá k dosažení týmových cílů a podporuje své kolegy.

• Iniciativa: zda je zaměstnanec schopen přijímat nové úkoly, navrhovat nové myšlenky a samostatně řešit problémy.

• Přizpůsobivost: jak pružně se zaměstnanec vyrovnává s měnícími se situacemi a novými výzvami.

• Komunikace: jak efektivně dokáže zaměstnanec komunikovat s kolegy, klienty a vedením.

Množství se vztahuje k výstupu zaměstnance - počtu vyrobených kusů. Může se zdát, že množství lze měřit pouze ve výrobě, ale ve skutečnosti se může týkat jakékoli položky, včetně nehmotných: vygenerovaných tržeb, dokončených projektů, uskutečněných hovorů atd.

Efektivita měří, jak rychle a efektivně jsou úkoly dokončeny, například čas na vyrobenou jednotku nebo doba odezvy zákaznického servisu. Odkazuje na dodržování termínů, včasné plnění úkolů bez ztráty kvality a používání nejefektivnějších metod k dosažení pracovních cílů. Efektivitu lze měřit v:

• Vyrobené položky/úkoly za hodinu/den/měsíc;

• Prostoje strojů - doba, kdy zařízení není v provozu z důvodu údržby, poruchy nebo jiných problémů;

• Spotřeba materiálu a odpad - množství spotřebovaného nebo vyřazeného materiálu nebo zásob;

• Doba cyklu - doba potřebná k dokončení procesu od začátku do konce;

• Chyby na jednotku - počet chyb nebo nedostatků zjištěných v jednotce výstupu.

Mnoho moderních organizací klade vedle tradičních ukazatelů důraz na pohodu a angažovanost zaměstnanců. Tento přístup je rozumný. Neangažovaní zaměstnanci častěji chybí v práci, jsou neproduktivní a negativně ovlivňují své spolupracovníky a zákazníky. Jen v USA to stojí firmy ročně asi 34 % ročního platu takového zaměstnance., tedy 450-550 miliard dolarů. Naopak vysoce angažované týmy vykazují o 23 % vyšší ziskovost.

Při měření angažovanosti mohou manažeři sledovat:

• Celková spokojenost s prací;

• Spokojenost zaměstnanců s rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem;

• Vnímání růstu a kariérních příležitostí ve společnosti ze strany zaměstnanců;

• Spokojenost s firemní kulturou;

• Dobrovolná/nedobrovolná fluktuace;

• Absence.

Kromě kvantity, kvality, efektivity a angažovanosti se vyplatí podívat se i na behaviorální ukazatele, které mohou mít vliv na výkonnost:

• Pracovní morálka: oddanost, nasazení a profesionalitu zaměstnance.

• Docházka a dochvilnost: the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Dodržování předpisů: dodržování zásad, postupů a předpisů společnosti ze strany zaměstnance.

Hodnocení pracovního výkonu je systematický proces hodnocení výkonu zaměstnance na základě předem stanovených cílů a očekávání. Je to skvělá metoda pro diskusi o dosažených výsledcích, odhalení oblastí pro zlepšení a stanovení nových cílů.

Hodnocení výkonnosti vyžaduje rozsáhlou přípravu. Začněte tím, že stanovíte jasná očekávání: nastíníte odpovědnosti a výkonnostní očekávání a stanovíte jasné a měřitelné cíle. Sledujte výkonnost zaměstnanců po určité období a shromažďujte kvantitativní a kvalitativní ukazatele. Zpětná vazba od vedoucích pracovníků, kolegů a zákazníků bude cenným příspěvkem k celkovému obrazu výkonnosti.

Během hodnocení se snažte vytvořit příjemné a otevřené prostředí pro diskusi. Nabídněte jak pozitivní posílení, tak konstruktivní zpětnou vazbu k oblastem, které je třeba zlepšit. Buďte konkrétní - uveďte příklady, kterými svou zpětnou vazbu podpoříte. Povzbuďte zaměstnance, aby se podělil o svůj pohled a obavy. Na konci hodnocení vytvořte plán řešení problémů s výkonem a oblastí ke zlepšení.

Hodnocení pracovního výkonu je účinné, pokud se provádí pravidelně. 69 % společností je však pořádá pouze jednou nebo dvakrát ročně, což je stěží dostačující.

80% of employees by raději dostávali pravidelnou zpětnou vazbu než roční hodnocení. Individuální kontroly jsou skvělým způsobem, jak vyplnit mezeru mezi hodnoceními výkonu a udržet si přehled o pracovním postupu. Zatímco hodnocení výkonnosti se zaměřuje hlavně na minulé výkony a pokrývá větší období, kontrolní návštěvy slouží k udržování pravidelné komunikace a zajištění toho, že vše probíhá podle plánu. Obvykle probíhají častěji, často jednou za týden nebo za dva týdny, a jsou neformálnější. Check-iny se zaměřují na konkrétní projekty, řeší každodenní úkoly a poskytují včasnou podporu.

Software pro monitorování zaměstnanců je cenným nástrojem pro sledování výkonu. Shromažďuje rozsáhlé údaje o používání počítače zaměstnancem, což umožňuje zjistit, kam směřuje pracovní doba a jak jsou využívány firemní zdroje, a zajistit tak dodržování firemních zásad a posílit bezpečnost.

Software pro monitorování zaměstnanců shromažďuje a analyzuje údaje o činnosti a prezentuje je v podobě grafických grafů trendů produktivity, docházky a používání softwaru a internetu. Pokročilé nástroje poskytují další funkce, jako je například živé streamování obrazovek zaměstnanců, které vám umožní sledovat, na čem pracují. CleverControl, přední software pro sledování výkonnosti zaměstnanců, nedávno představil AI Scoring. Algoritmus založený na umělé inteligenci analyzuje činnost zaměstnance, porovnává ji s oborovými standardy, vypočítává individuální skóre produktivity a poskytuje doporučení.

Software pro monitorování zaměstnanců šetří manažerům mnoho času a úsilí. Namísto ručního procházení výkazů o výkonnosti a docházce mohou získat statistiky pouhým kliknutím myši. Díky svým všestranným funkcím a hloubkové analýze lze tyto programy používat jako způsob sledování výkonnosti zaměstnanců samostatně nebo v kombinaci s jinými metodami. Shromážděné informace lze například využít pro každoroční hodnocení výkonnosti. Software pro monitorování zaměstnanců lze použít ke shromažďování kvalitativních ukazatelů a ukazatelů efektivity a k hodnocení angažovanosti zaměstnanců.

Zavedení softwaru pro monitorování zaměstnanců vyžaduje transparentnost a respektování soukromí. Využijte jej k měření produktivity a identifikaci oblastí, které je třeba zlepšit. Shromažďujte pouze údaje, které jsou nezbytně nutné, a zajistěte soulad s platnými zákony a předpisy. Doporučuje se, aby byli zaměstnanci o monitorování informováni a byly jim vysvětleny účely monitorování, aby se předešlo vytváření zbytečného tlaku a problémů s důvěrou.

Dalším cenným nástrojem pro sledování výkonnosti je software pro správu úkolů. Zatímco programy pro sledování zaměstnanců sledují celkovou aktivitu zaměstnanců, dobu nečinnosti/aktivity a rozptýlení, správci úkolů se zaměřují na konkrétní projekty a úkoly. Tyto systémy mohou sledovat průběh plnění úkolů zaměstnanců, což vám umožní včas odhalit potenciální problémy a poskytnout včasnou podporu. Uvidíte, jak dlouho zaměstnanci trvá dokončení úkolu, budete sledovat jeho pokrok a vést zaměstnance k odpovědnosti za dodržování termínů. Můžete sledovat pracovní zátěž každého zaměstnance, rovnoměrně ji přerozdělovat mezi celý tým a odhalovat nejvýkonnější a problémové zaměstnance.

Software pro správu úkolů dobře slouží ke shromažďování kvantitativních, kvalitativních a výkonnostních ukazatelů. Chcete-li z těchto nástrojů vytěžit maximum, stanovte každému zaměstnanci jasné dosažitelné cíle, sledujte pokrok a poskytněte včasnou zpětnou vazbu.

Kolegiální hodnocení je získávání zpětné vazby o výkonu zaměstnance od jeho kolegů. Tato hodnocení doplňují zpětnou vazbu od vedoucích pracovníků a podřízených a nabízejí jiný cenný pohled. Kromě toho se zaměstnanci mohou cítit více angažovaní a oceňovaní, když se na hodnocení jejich výkonu podílejí jejich kolegové.

Chcete-li podpořit upřímnou zpětnou vazbu, zajistěte, aby hodnocení bylo anonymní a zaměřené na konkrétní dovednosti a chování, které se týkají role zaměstnance.

Zapojení zaměstnanců do hodnocení jejich výkonu je cennou metodou monitorování. Podporuje odpovědnost, zvyšuje angažovanost a ukazuje jedinečnou perspektivu. Zaměstnanci mají možnost vyjádřit své názory na svůj výkon, úkoly, kolegy, případné obavy a návrhy.

Sebemonitorování může zaměstnancům pomoci lépe porozumět svým silným a slabým stránkám. Může dokonce zvýšit produktivitu: pracovníci s větší pravděpodobností dosáhnou svých cílů, pokud aktivně sledují svůj pokrok a podle potřeby se přizpůsobují.

Pro dosažení optimálních výsledků je zásadní přizpůsobit strategii sledování výkonu zaměstnanců konkrétním potřebám vaší společnosti. K dispozici jsou různé metody, ale nejefektivnější přístup často zahrnuje kombinaci různých technik.

Využitím síly pravidelných hodnocení výkonu, individuálních kontrol, softwaru pro sledování zaměstnanců, nástrojů pro správu úkolů, vzájemných hodnocení a sebekontroly můžete vytvořit komplexní systém, který podporuje rozvoj zaměstnanců, podporuje pozitivní pracovní prostředí a přispívá k celkovému obchodnímu úspěchu.