Průvodce základním softwarem pro řízení zaměstnanců

Řízení zaměstnanců je složité a časově náročné. Najímání a přijímání nejlepších kandidátů, sledování produktivity, zajištění dodržování všech termínů a plánování strategií rozvoje a motivace zaměstnanců jsou výzvy, které musí manažeři a personální oddělení překonávat. Naštěstí žijeme v době rozmachu technologií, které nám mohou každodenní boj výrazně usnadnit. Na všechno existuje digitální řešení. V tomto článku prozkoumáme typy softwaru pro řízení zaměstnanců a jejich výhody a popíšeme spolehlivá řešení v jednotlivých kategoriích.

Software pro sledování zaměstnanců

Sledovací programy jsou pravděpodobně nejznámějším typem softwaru pro správu zaměstnanců. Jejich funkce obvykle zahrnují:

• snímky obrazovky
• zaznamenávání stisků kláves
• sledování navštívených webových stránek
• zaznamenávání vyhledávacích dotazů
• sledování operací se soubory
• zachycení činnosti tiskárny
• sledování času a další.

Tato data jsou shrnuta do výsledků produktivity a statistik, což zjednodušuje hodnocení výkonu.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

CleverControl má flexibilní nastavení. Většinu jeho funkcí lze povolit nebo zakázat, což vám umožní přizpůsobit monitorovací postupy platným zákonům a předpisům o ochraně osobních údajů. Software lze také nainstalovat ve viditelném režimu, který umožňuje zaměstnancům spustit a zastavit monitorování nebo přistupovat k osobnímu panelu aktivit.

Software pro řízení projektů

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• vytváření, přidělování a určování priorit úkolů
• stanovení termínů
• sledování postupu plnění úkolů
• komentování, zasílání zpráv a chat v rámci platformy.
• sdílení souborů
• mapování cest a sledování milníků
• sledování času
• sledování rozpočtu, správu výdajů a další.

Takový software pro řízení zaměstnanců umožňuje manažerům vidět celý projekt, snadno ho rozdělit na úkoly a dílčí úkoly a přiřadit je zaměstnancům. Mohou tak získat přehled o postupu prací v reálném čase, odhalit případné problémy a přerozdělit potřebné zdroje. Takový lepší přehled o úkolech zvyšuje efektivitu týmu a zlepšuje rozhodování a řízení rozpočtu. Jasné zadávání úkolů a sledování postupu práce vede členy týmu k odpovědnosti za jejich práci.

Asana je jedním z nejoblíbenějších cloudových softwarů pro správu projektů. Jeho přívětivé rozhraní a široká škála funkcí si získaly tisíce firem po celém světě. Velké projekty můžete rozdělit na menší, zvládnutelné úkoly a podúkoly, definovat závislosti a nastavit priority a termíny. Zobrazení projektu si můžete přizpůsobit podle svých preferencí. Úkoly můžete uspořádat jako seznam, kalendář, časovou osu, Ganttův diagram nebo tabuli Kanban. K úkolům lze přidávat vlastní pole pro snadnější třídění, filtrování a vytváření zpráv.

Asana dokáže sledovat čas strávený na jednotlivých úkolech, takže můžete přesněji vyhodnotit výdaje a potřebný čas.

Platforma má vynikající komunikační funkce, jako jsou týmové zprávy, zmínky a sdílení souborů. Inteligentní schránka umožňuje přizpůsobit oznámení a filtrovat nejdůležitější aktualizace, pozastavit oznámení pro ochranu vašeho soustředění a sledovat oznámení ze schránky.

Robustní automatizační funkce pomáhají automatizovat opakované úlohy. Můžete například přiřazovat úlohy na základě pravidel nebo spouštění oznámení.

Asana je integrována s mnoha dalšími nástroji, včetně Google Drive, Slacku a Microsoft Teams.

Platforma je díky své uživatelské přívětivosti, výkonné sadě funkcí a škálovatelnosti vhodná pro firmy všech velikostí a z různých odvětví.

Systémy řízení lidských zdrojů

Software pro řízení lidských zdrojů (HRMS) je komplexní platforma určená k zefektivnění a automatizaci personálních funkcí v celém životním cyklu zaměstnance. Mezi jeho klíčové funkce patří:

• ukládání informací o zaměstnancích (kontaktní údaje, historie zaměstnání, záznamy o výkonnosti atd.)
• Systém sledování uchazečů (ATS) (správa pracovních nabídek a žádostí uchazečů)
• pracovní postupy a kontrolní seznamy pro onboarding.
• prověřování minulosti a protidrogové kontroly
• zpracování mezd a výpočet daní
• správa benefitů (zdravotní pojištění, penzijní plány atd.).
• sledování času a docházky
• řízení výkonu
• iniciativy pro rozvoj zaměstnanců a další.

Takový software pro správu zaměstnanců automatizuje opakující se úkoly, snižuje administrativní zátěž personalistů a minimalizuje chyby při zadávání dat a zpracování mezd. Díky tomu se mohou HR týmy soustředit na strategické iniciativy, které zvyšují angažovanost zaměstnanců.

Pomocí systému HRMS mohou organizace vést přesnou evidenci a zajistit dodržování pracovněprávních předpisů. Kromě toho systém HRMS poskytuje cenná data a poznatky, které umožňují přijímat informovaná rozhodnutí v oblasti lidských zdrojů.

HRMS nabízí funkce i pro zaměstnance. Jeho samoobslužné funkce umožňují zaměstnancům snadno spravovat své informace a přistupovat k personálním službám.

Workday je pokročilý cloudový software pro správu zaměstnanců. Sjednocuje všechny HR funkce, jako jsou mzdy, benefity, správa talentů a správa dat zaměstnanců, do jediného systému.

Platforma nabízí přizpůsobitelné řídicí panely a přehledy. Můžete v nich získat přehled o míře fluktuace, výkonnostních trendech a demografických údajích o pracovní síle. Všechny změny se promítají okamžitě, takže máte vždy přístup k nejaktuálnějším informacím a můžete činit strategická rozhodnutí.

Workday podporuje celý životní cyklus zaměstnance, od zadávání pracovních pozic přes sledování kandidátů a nástup do zaměstnání až po správu výkonnosti a benefitů. Usnadňuje také plánování nástupnictví, protože může pomoci identifikovat zaměstnance s vysokým potenciálem. Později je můžete připravit na budoucí vedoucí pozice.

Další praktická sada funkcí automatizuje mzdové procesy: mzdy, daně, benefity a srážky. Automatizace snižuje chybovost a administrativní zátěž a zajišťuje včasné a přesné výplaty.

Workday přináší výhody i zaměstnancům. Jeho robustní samoobslužné funkce jim umožňují spravovat osobní údaje, přistupovat k výplatním páskám, žádat o volno a přihlašovat se k benefitům.

Celkově je Workday efektivním řešením, které výrazně zlepšuje řízení lidských zdrojů. Dokáže se přizpůsobit specifickým potřebám organizací v různých odvětvích a podporuje malé i velké podniky.

Platformy pro zkušenosti zaměstnanců

Jak již název napovídá, platformy pro zkušenosti zaměstnanců (EX) slouží ke zlepšení celkové zkušenosti zaměstnanců od nástupu do zaměstnání až po odchod z firmy. Tento typ softwaru doplňuje tradiční HR funkce. Jeho hlavním účelem je zlepšit pohodu a motivaci zaměstnanců, zvýšit produktivitu a vytvořit přátelské a poutavé pracovní prostředí.

EX obvykle nabízí následující funkce:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• nástroje uznávání (například bodové systémy, vzájemné ocenění atd.).
• interní sociální sítě nebo fóra
• chaty a sdílení souborů
• centrální centrum pro zprávy a oznámení společnosti.
• data a analytické údaje o angažovanosti zaměstnanců, náladách a trendech v oblasti výkonnosti.
• přístup ke školicím materiálům a kurzům
• programy pro dobré životní podmínky a další.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.