ক্যালিফোর্নিয়ায় কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার: আইনি প্রয়োজনীয়তা এবং সর্বোত্তম অনুশীলন

ক্যালিফোর্নিয়ার সংবিধানের অনুচ্ছেদ I, অনুচ্ছেদ 1 গোপনীয়তাকে সকল মানুষের অবিচ্ছেদ্য অধিকার ঘোষণা করে। যাইহোক, গোপনীয়তার অধিকার কর্মক্ষেত্রে এতটা নিরঙ্কুশ নয় কারণ তারা ব্যবসার বৈধ স্বার্থের সাথে ওভারল্যাপ করতে পারে, যেমন উৎপাদনশীলতা এবং নিরাপত্তা বজায় রাখা।

স্বার্থের এই সংঘর্ষগুলি নিম্নলিখিত দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়:

• ক্যালিফোর্নিয়া ইনভেসন অফ প্রাইভেসি অ্যাক্ট (সিআইপিএ)। সিআইপিএ সমস্ত পক্ষের সম্মতি ছাড়াই গোপনীয় কথোপকথন গোপন করা বা তাদের সমস্ত ফর্মে রেকর্ডিং নিষিদ্ধ করে৷ এই ফর্মগুলির মধ্যে ফোন কল, ইমেল এবং তাত্ক্ষণিক বার্তা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। CIPA সংস্থাগুলিকে কর্মচারী এবং ক্লায়েন্টের সম্মতি ছাড়া গোপনে এমনকি কাজের সাথে সম্পর্কিত কথোপকথন (যেমন ক্লায়েন্টদের সাথে ফোন কল) রেকর্ড করা থেকে নিষেধ করে৷ এই সম্মতি স্পষ্ট এবং নথিভুক্ত করা আবশ্যক. শুধুমাত্র একটি সাধারণ নীতিতে বলা যে পর্যবেক্ষণ ঘটতে পারে সব পরিস্থিতিতে বৈধ সম্মতি প্রতিষ্ঠার জন্য যথেষ্ট নাও হতে পারে।

• ক্যালিফোর্নিয়া লেবার কোড সেকশন 435 নিয়োগকর্তাদের কর্মচারীদের বা প্রার্থীদের সামাজিক মিডিয়া তথ্যের অনুরোধ করা থেকে নিষেধ করে।

• ক্যালিফোর্নিয়া কনজিউমার প্রাইভেসি অ্যাক্ট (CCPA) এবং ক্যালিফোর্নিয়া প্রাইভেসি রাইটস অ্যাক্ট (CPRA) প্রাথমিকভাবে ভোক্তা ডেটার উপর ফোকাস করে, কিন্তু তারা ক্যালিফোর্নিয়ার বাসিন্দা হিসাবে কর্মীদের নির্দিষ্ট অধিকার প্রসারিত করে। যথা, ব্যবসাগুলিকে তাদের তথ্য সংগ্রহ করা হয়, কেন, কীভাবে এটি ব্যবহার করা হয় এবং তাদের ব্যক্তিগত তথ্য ব্যবহার করা, মুছে ফেলা এবং অপ্ট আউট করার অধিকার সম্পর্কে কর্মীদের অবশ্যই অবহিত করতে হবে।

• গোপনীয়তার যুক্তিসঙ্গত প্রত্যাশা পরামর্শ দেয় যে নিরীক্ষণের বৈধতা প্রায়শই নির্ভর করে যে একজন কর্মচারী যুক্তিসঙ্গতভাবে এলাকায় গোপনীয়তা বা যোগাযোগের পদ্ধতির প্রত্যাশা করে কিনা। একটি স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করা পর্যবেক্ষণ নীতি এই প্রত্যাশাকে কিছুটা কমিয়ে দিতে পারে। যাইহোক, এমনকি এই জাতীয় নীতি নিয়োগকর্তাদের এমন এলাকাগুলি পর্যবেক্ষণ করার অনুমতি দিতে পারে না যেখানে কর্মীরা সর্বদা গোপনীয়তা আশা করে, যেমন বিশ্রামাগার বা বিরতি কক্ষ।

নিরীক্ষণ করা ডিভাইস এবং এলাকার উপর নির্ভর করে গোপনীয়তার যুক্তিসঙ্গত প্রত্যাশা উল্লেখযোগ্যভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারীরা স্বাভাবিকভাবেই সাধারণ খোলা জায়গাগুলিতে কম গোপনীয়তা আশা করে, যেমন ওয়ার্কস্টেশন বা মিটিং রুম, বিশেষ করে যখন নিয়োগকর্তা একটি স্বচ্ছ পর্যবেক্ষণ নীতি প্রদান করে। বিপরীতে, ব্যক্তিগত অফিস, ব্যক্তিগত লকার, এবং অবশ্যই, বিশ্রামাগার এবং চেঞ্জিং রুম হল সেই ক্ষেত্র যেখানে কর্মীরা উচ্চ স্তরের গোপনীয়তা আশা করে।

A similar principle applies to monitoring devices. Tracking company-owned laptops, phones, and other devices is generally more expected and legally defensible. At the same time, monitoring personal devices, especially, outside work hours or involving personal accounts is considered a "no-no" in most cases.

সব মিলিয়ে ক্যালিফোর্নিয়ার নিয়োগকর্তারা নিরীক্ষণ করতে পারেন:

• কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইস এবং প্ল্যাটফর্ম এবং তাদের উপর কাজ-সম্পর্কিত যোগাযোগ।

• যুক্তিসঙ্গত সীমার মধ্যে কর্মচারী কর্মক্ষমতা.

• কোম্পানির মালিকানাধীন যানবাহন বা ডিভাইসের অবস্থান।

• নিরাপত্তা নীতি, কোম্পানির আচরণের কোড এবং আইনি প্রবিধানের সাথে সম্মতি।

• কোম্পানির নেটওয়ার্কে ইন্টারনেট ব্যবহার।

• কোম্পানি প্রাঙ্গনে নিরাপত্তা ফুটেজ.

সংস্থাগুলির উচিত নয়:

• কর্মীদের ব্যক্তিগত ডিভাইসে বা কাজের সময়ের বাইরে ব্যক্তিগত যোগাযোগ ট্র্যাক করুন।

• গোপনীয়তার উচ্চ প্রত্যাশা সহ ব্যক্তিগত এলাকাগুলি নিরীক্ষণ করুন, যেমন রুম পরিবর্তন বা বিশ্রামাগার।

• লিঙ্গ, অক্ষমতা, ধর্ম, বা অন্যান্য সুরক্ষিত বৈশিষ্ট্যের উপর ভিত্তি করে বৈষম্যমূলক পর্যবেক্ষণ অনুশীলন ব্যবহার করুন।

• লুকানো পর্যবেক্ষণ ব্যবহার করুন যা কর্মচারীদের মর্যাদাকে ক্ষুন্ন করে।

• অসম্মত কর্মীদের বিরুদ্ধে একটি হয়রানি বা ভয় দেখানোর পদ্ধতি পর্যবেক্ষণ করুন।

আইনের ডানদিকে থাকতে এবং কর্মচারীদের গোপনীয়তাকে সম্মান করতে, আমরা ক্যালিফোর্নিয়ার ব্যবসার মালিকদের এই নীতিগুলি অনুসরণ করার পরামর্শ দিই:

• সর্বদা কর্মীদের যে কোনো ধরনের পর্যবেক্ষণ সম্পর্কে অবহিত করুন।

• যেখানে প্রয়োজন সেখানে পর্যবেক্ষণের সম্মতি নিন।

• একটি বৈধ ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য আছে, যেমন কর্মক্ষমতা উদ্বেগ বা নিরাপত্তা।

• শুধুমাত্র উল্লিখিত ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য কী প্রয়োজনীয় তা পর্যবেক্ষণ করুন। অত্যধিক বিস্তৃত বা অনুপ্রবেশকারী পর্যবেক্ষণ এড়িয়ে চলুন.

• কাজের সময় কাজের সাথে সম্পর্কিত যোগাযোগ এবং ক্রিয়াকলাপগুলিতে নিরীক্ষণ সীমিত করুন।

• সন্দেহ হলে, ক্যালিফোর্নিয়ার কর্মসংস্থান আইনে বিশেষজ্ঞ একজন অ্যাটর্নির সাথে পরামর্শ করুন যাতে আপনার পর্যবেক্ষণ অনুশীলনগুলি সঙ্গতিপূর্ণ হয় তা নিশ্চিত করতে।

একটি মনিটরিং সলিউশন বাস্তবায়ন করা বাজারে সবচেয়ে শক্তিশালী সমাধান বেছে নেওয়া এবং কর্মচারীর কম্পিউটারে থাপ্পড় মারার চেয়ে আরও জটিল প্রক্রিয়া। আমরা বেশ কয়েকটি ধাপ সমন্বিত একটি সতর্ক ধীরে ধীরে প্রক্রিয়ার পরামর্শ দিই।

আমরা আপনাকে নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক সমস্যাগুলিকে সংজ্ঞায়িত করে শুরু করার পরামর্শ দিই যা আপনি পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে সমাধান করতে চান। তারা কি: নিরাপত্তা, কর্মক্ষমতা, সম্মতি, বা তাদের একটি সংমিশ্রণ? এই প্রশ্নের উত্তরটি নির্দেশ করবে যে বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার পর্যবেক্ষণ সমাধানে সন্ধান করা উচিত।

আপনি যখন মনিটরিং টুলগুলি অন্বেষণ করেন, তখন আপনার কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় মাথায় রাখা উচিত। প্রথমটি হল সফটওয়্যারটির বৈশিষ্ট্য। প্রস্তাবিত ক্ষমতাগুলি মূল্যায়ন করুন, যেমন কার্যকলাপ ট্র্যাকিং, ইমেল পর্যবেক্ষণ, ফাইল স্থানান্তর ট্র্যাকিং, ইত্যাদি৷ আপনার সংজ্ঞায়িত প্রয়োজনের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং ক্যালিফোর্নিয়ায় আইনত অনুমোদিত সেগুলি বেছে নিন৷

ব্যবহারের সহজতা এবং একীকরণ সমান গুরুত্বপূর্ণ কারণ। একটি নিখুঁত পছন্দ হল ব্যবহারকারী-বান্ধব সফ্টওয়্যার যা আপনার বিদ্যমান আইটি অবকাঠামো এবং সিস্টেমগুলির সাথে নির্বিঘ্নে সংহত করে৷

এছাড়াও, আপনি অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য সফ্টওয়্যার সন্ধান করতে চাইতে পারেন। এটি আপনাকে পর্যবেক্ষণ সেটিংস পরিবর্তন করতে এবং নির্দিষ্ট ভূমিকা, বিভাগ বা কর্মচারীদের জন্য পৃথকভাবে প্রয়োগ করার অনুমতি দেবে। এই ধরনের পদ্ধতি আপনাকে ডেটা সংগ্রহকে কম করে এবং গোপনীয়তা বিধি মেনে চলার সময় মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টি পেতে সাহায্য করবে।

আরেকটি উল্লেখযোগ্য ফ্যাক্টর হল মাপযোগ্যতা। আপনার ব্যবসা বৃদ্ধি পায়, এবং আপনার মনিটরিং সমাধান এটির সাথে বৃদ্ধি পেতে সক্ষম হওয়া উচিত।

অবশেষে, গবেষণা বিক্রেতা খ্যাতি. যেহেতু আপনি সম্ভাব্য সংবেদনশীল তথ্য সংগ্রহ করবেন, তাই আপনার সফ্টওয়্যার প্রদানকারীর একটি নির্ভরযোগ্য খ্যাতি, নিরাপত্তা শংসাপত্র এবং শক্তিশালী ডেটা সুরক্ষা প্রোটোকল থাকা উচিত।

নিরীক্ষণ সফ্টওয়্যারের হঠাৎ, কোম্পানি-ব্যাপী রোলআউট অপ্রত্যাশিত সমস্যা এবং বাধাগুলি প্রকাশ করতে পারে যা এই ধরনের স্কেলে সমাধান করা কঠিন হবে। পরিবর্তে, আমরা একটি একক বিভাগ বা কর্মচারীদের একটি গ্রুপ জড়িত একটি পাইলট প্রোগ্রাম দিয়ে শুরু করার পরামর্শ দিই। এটি আপনাকে সফ্টওয়্যারটি পরীক্ষা করতে, এর কার্যকারিতা মূল্যায়ন করতে, প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করতে এবং অপ্রত্যাশিত সমস্যাগুলি সনাক্ত করতে দেয়।

পাইলট পর্যায় শেষ করার পরে এবং সফ্টওয়্যারটিতে প্রয়োজনীয় সামঞ্জস্য করার পরে, আপনি এটি পুরো কোম্পানিতে রোল আউট করেন।

কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যারটির কার্যকরী প্রয়োগ কেবল এটি ইনস্টল করা এবং প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলি সমাধান করে না বরং এটি কীভাবে দক্ষতার সাথে ব্যবহার করতে হয় সে সম্পর্কে পরিচালক এবং কর্মীদের প্রশিক্ষণও দেয়।

এই প্রশিক্ষণটি ম্যানেজারদের শেখাতে হবে কীভাবে সফ্টওয়্যারটি ব্যবহার করতে হবে, এর প্রতিবেদনগুলি ব্যাখ্যা করতে হবে, কোম্পানির পর্যবেক্ষণ নীতিগুলি মেনে চলতে হবে এবং যে সমস্যাগুলি ঘটতে পারে তার সমাধান করতে হবে৷

কর্মচারীদের জন্য, তাদের বোঝা উচিত কী নিরীক্ষণ করা হচ্ছে, কীভাবে ডেটা ব্যবহার করা হবে, কোম্পানির পর্যবেক্ষণ নীতি কী এবং তাদের যে কোনও প্রশ্ন বা উদ্বেগের উত্তর দেওয়া উচিত।

একজন কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সমাধান বাস্তবায়ন করা এককালীন প্রক্রিয়া নয়। গোপনীয়তা প্রবিধান পরিবর্তিত হয়, সফ্টওয়্যার নতুন বৈশিষ্ট্য বিকাশ করে এবং আপনার পর্যবেক্ষণ লক্ষ্যগুলি সময়ের সাথে সাথে বিকশিত হতে পারে। এই কারণেই নিয়মিতভাবে কোম্পানির পর্যবেক্ষণ অনুশীলন এবং নীতিগুলি পর্যালোচনা করা সঙ্গতিপূর্ণ থাকার জন্য এবং সেগুলি এখনও আপনার লক্ষ্যগুলির সাথে প্রাসঙ্গিক তা নিশ্চিত করার জন্য অত্যাবশ্যক৷

ক্যালিফোর্নিয়ার প্রবিধানগুলি ব্যক্তিগত গোপনীয়তার বিষয়ে কঠোর। একজন ব্যবসার মালিক বা একজন ম্যানেজার হিসেবে একজন কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সমাধান ব্যবহার করতে চান, আপনার প্রতিষ্ঠানের বৈধ স্বার্থ এবং প্রযোজ্য আইনের সাথে সম্মতির মধ্যে ভারসাম্য খোঁজা উচিত। এই ভারসাম্য গোপনীয়তা প্রবিধানের দৃঢ় জ্ঞান, স্বচ্ছ, ন্যায়সঙ্গত, এবং আনুপাতিক অনুশীলন এবং পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যারের যত্নশীল পছন্দের মধ্যে রয়েছে।